Governance Information • Mar 19, 2020
Governance Information
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va-Q-tec AG Alfred-Nobel-Straße 33 97080 Würzburg, Germany Tel: +49 (0)931 35 942 - 0 www.va-Q-tec.com
Vorstand und Aufsichtsrat legen großen Wert auf eine offene Unternehmens- und Führungskultur. Ein positives Miteinander im Unternehmen - ein "gutes Betriebsklima" - ist sehr wichtig für den wirtschaftlichen Unternehmenserfolg und zufriedene Kunden, Mitarbeiter, Partner und Aktionäre. Ein solches Klima des Miteinanders und der offenen internen Kommunikation fördert das Bewusstsein für die Einhaltung von Gesetzen, ethischen Standards und wirtschaftlichen sowie sozialen Vorgaben.
Zur Sicherstellung des ethischen Handelns hat die va-Q-tec AG entsprechende Standards in einer konzernweiten Corporate Compliance Policy festgelegt. Kernelemente sind zum einen die darin kodifizierten Grundwerte wie z.B. persönliche Integrität, Beachtung der Vielfalt und Rechtstreue im Geschäftsleben. Zusätzlich legt die Corporate Compliance Policy in konzernweit gültigen Richtlinien Anweisungen für das Geschäftsgebaren für den eventuellen Fall ethisch zweifelhafter Situationen fest. Das Compliance-Programm wird in Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat aktiv gelebt und weiterentwickelt.
Die va-Q-tec AG beachtet alle gesetzlichen Anforderungen an die gute Unternehmensführung sowie mit den in der Entsprechenserklärung genannten, begründeten Ausnahmen die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Vorstand und Aufsichtsrat informieren die Mitarbeiter im Zuge der Kapitalmarktnotierung zu den relevanten Fragen des Kapitalmarktrechtes, auch mit entsprechenden schriftlichen Unterlagen, informiert.
Die va-Q-tec AG als deutsche Aktiengesellschaft besitzt entsprechend den deutschen aktienrechtlichen Vorgaben ein dualistisches Führungssystem. Es setzt sich aus dem Vorstand und dem Aufsichtsrat zusammen.
Der Vorstand der va-Q-tec AG leitet die Geschäfte der Gesellschaft in eigener Verantwortung. Er ist dabei an das Unternehmensinteresse gebunden und der Steigerung des nachhaltigen Unternehmenswerts verpflichtet. Er entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat der Gesellschaft ab und sorgt für ihre Umsetzung. Der Vorstand erörtert den aktuellen Stand der Strategieumsetzung in regelmäßigen Abständen mit dem Aufsichtsrat. Zudem sorgt er für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen. Die Vorstandsmitglieder üben ihre Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung der Gesellschaft, der Beschlüsse der Hauptversammlung und des Aufsichtsrats, ihrer jeweiligen Dienstverträge sowie der Geschäftsordnung des Vorstandes aus und wirken auf deren Beachtung durch die Gesellschaft und die Tochtergesellschaften hin.
Der Vorstand arbeitet mit dem Aufsichtsrat zum Wohle des Unternehmens vertrauensvoll und eng zusammen. Gemeinsames Ziel von Vorstand und Aufsichtsrat ist die Umsetzung der Wachstumsstrategie und die Nutzung der vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten, die sich für die Technologien des Konzerns bieten. Der Aufsichtsrat bestellt die Vorstandsmitglieder, beruft diese ab und bestimmt die Verteilung ihrer Verantwortlichkeiten. Er kann außerdem einen Vorstandsvorsitzenden (CEO) bestellen.
Zum 31. Dezember 2019 umfasst der Vorstand der va-Q-tec AG zwei Mitglieder:
va-Q-tec AG Würzburg/Germany Registered: Würzburg HRB 7368 Vorstand/Management: Dr. Joachim Kuhn (CEO) Stefan Döhmen
Vorsitzender des Aufsichtsrats / Chairman: Dr.Gerald Hommel Ust-Ident-Nr. (VAT) DE 211 420 322 Steuer-Nr. (Tax) 257 120 80070
Commerzbank Würzburg BLZ 790 400 47 | Kto-Nr. 683 609 200 IBAN: DE74 7904 0047 0683 6092 00 Swift (BIC): COBADEFF790
Sparkasse Mainfranken Würzburg BLZ 790 500 00 | Kto-Nr. 467 454 02 IBAN: DE49 7905 0000 0046 7454 02 Swift (BIC): BYLADEM1SWU
| Name | Funktion | Mitglied des Vorstandes seit |
Vertragsende |
|---|---|---|---|
| Dr. Joachim Kuhn | Chief Executive Officer, Vorstandsvorsitzender |
2001 | 31.12.2023 |
| Stefan Döhmen | Chief Financial Officer, Finanzvorstand |
2017 | 31.12.2022 |
Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft gesamtverantwortlich zum Wohl des Konzerns. Jedes Vorstandsmitglied handelt in dem ihm zugewiesenen Ressort eigenverantwortlich. Der Geschäftsverteilungsplan weist die Aufgaben der einzelnen Vorstandsmitglieder zum 31. Dezember 2019 wie folgt aus:
Herr Dr. Kuhn ist neben seiner Tätigkeit im Vorstand der va-Q-tec AG Mitglied des Beirates der SUMTEQ GmbH, an der die va-Q-tec AG eine Minderheitsbeteiligung hält. Zusätzlich ist Herr Dr. Kuhn Kuratoriumsvorsitzender des ZAE Bayern, dem Forschungsinstitut aus dem va-Q-tec hervorgegangen ist. Anderen Nebentätigkeiten gehen die Vorstandsmitglieder nicht nach.
Die Geschäftsordnung des Vorstandes wurde zuletzt am 30. April 2019 vom Aufsichtsrat aktualisiert und beschlossen. Sie enthält insbesondere Regelungen zur Arbeitsweise des Vorstands und zur Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Vorstandsmitgliedern sowie zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat. Sie legt einen Katalog durch den Aufsichtsrat zustimmungspflichtiger Geschäfte fest. Alle Beschlüsse des Vorstands werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit nicht zwingendes Gesetz eine andere Mehrheit vorschreibt. Vorstandssitzungen finden regelmäßig mehrmals monatlich statt. Darüber hinaus hatte der Vorstand auch zwischen den regelmäßigen Sitzungen ständig einen engen Kontakt untereinander und mit dem Aufsichtsrat.
Aufgrund der geringen Anzahl der Vorstände hat der Aufsichtsrat die Frauenquote im Vorstand auf 0% festgelegt. Die Frauenquote in der zweiten Führungsebene beträgt 16,66%.
Der Aufsichtsrat der va-Q-tec AG berät und überwacht den Vorstand regelmäßig bei der Leitung des Unternehmens. Der Aufsichtsrat übt seine Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung der Gesellschaft und seiner Geschäftsordnung aus. Die den Aufsichtsrat betreffenden Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex werden beachtet, soweit sich aus der auf der Webseite der Gesellschaft veröffentlichten Entsprechungserklärung des Vorstands und Aufsichtsrats nach § 161 AktG nichts Abweichendes ergibt. Er arbeitet bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben vertrauensvoll und eng mit dem Vorstand zum Wohle des Unternehmens zusammen und bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands. Zusätzlich achtet er bei der Zusammensetzung
des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity) und strebt dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen an. Die Mitglieder des Vorstandes sollen sich im Hinblick auf ihren Hintergrund, die berufliche Erfahrung und Fachkenntnisse ergänzen, sodass das Gremium auf einen möglichst breit gefächerten Erfahrungsfundus und unterschiedliche Spezialkenntnisse zurückgreifen kann. Er sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Unternehmensplanung.
Die Aufsichtsratsbeschlüsse werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Sie können auch ohne Einberufung einer Sitzung gefasst werden und die Abstimmung kann auch mündlich, schriftlich, fernmündlich, fernschriftlich (Telefax) oder per E-Mail erfolgen, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende dies anordnet und kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren unverzüglich widerspricht. Beschlüsse des Aufsichtsrats werden, soweit nicht gesetzlich oder nach dieser Satzung etwas anderes vorgeschrieben ist, mit einfacher Mehrheit gefasst.
Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen des Unternehmens für sich, für eine ihm nahestehende natürliche oder juristische Person oder für eine sonstige Institution oder Vereinigung, in der bzw. für die es tätig ist, nutzen. Jedes Aufsichtsratsmitglied legt Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Dritten entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen.
Die Mitglieder des Aufsichtsrates sollen gemäß § 2 Abs. 1 der Geschäftsordnung in ihrer Gesamtheit über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Gemäß § 2 Abs. 4 der Geschäftsordnung muss ferner mindestens ein unabhängiges Mitglied des Aufsichtsrats über Expertise auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Der Aufsichtsrat benennt unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Deutsche Corporate Governance Kodex konkrete Ziele für seine Zusammensetzung.
Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus den folgenden sechs Personen:
1994 2010 Geschäftsführer von Reis Robotics, Reis GmbH & Co KG
2010 2016 Geschäftsführer der Reis Group Holding GmbH
Für sich selbst hat der Aufsichtsrat die Frauenquote ab 30. Juni 2017 (Erfüllungsfrist) auf 16,66 % festgelegt, das entspricht einem von sechs Mitgliedern. Der Aufsichtsrat strebt im Interesse eines ergänzenden Zusammenwirkens eine hinreichende Vielfalt im Hinblick auf Geschlecht, Internationalität sowie unterschiedliche berufliche Hintergründe, Fachkenntnisse und Erfahrungen an.
Der Aufsichtsrat der va-Q-tec AG hat gegenwärtig drei Ausschüsse eingerichtet: Einen Prüfungsausschuss, einen Nominierungsausschuss sowie einen Präsidialausschuss.
Der Prüfungsausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern:
Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung und Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, der Compliance und des Internen Revisionssystems, sowie der Abschlussprüfung. Letzteres insbesondere im Hinblick auf die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung.
Der Nominierungsausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern:
Der Nominierungsausschuss schlägt dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vor.
Der Präsidialausschuss besteht bis zum Ablauf der jeweiligen Amtsperiode aus folgenden Mitgliedern:
Den Vorsitz des Präsidialausschusses führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Der Präsidialausschuss berät über Schlüsselthemen der Corporate Governance und bereitet Beschlüsse des Aufsichtsrats vor. Neben der langfristigen Nachfolgeplanung für den Vorstand bereitet der Präsidialausschuss die Beschlüsse des Aufsichtsrats Insbesondere über folgende Angelegenheiten vor:
Bestellung und Abberufung von Mitgliedern des Vorstands sowie Ernennung eines
Vorstandsvorsitzenden
und der Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder.
Mitglieder des Vorstandes, Gründer und Mitglieder des Aufsichtsrates hielten zum Ende des Geschäftsjahres 2019 folgende direkte Beteiligungen am Grundkapital der va-Q-tec AG:
| Aktionär | Anzahl der Aktien | |
|---|---|---|
| Vorstand und Gründer | 3.582.550 | |
| Aufsichtsrat | 68.981 |
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