Governance Information • Mar 17, 2022
Governance Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
An unsere Aktionäre
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
Die Erklärung sowie sämtliche weiteren Entsprechenserklärungen seit dem Börsengang sind auf der Website der Gesellschaft unter Instone Entsprechungserklärung veröffentlicht.
Vorstand und Aufsichtsrat der Instone Real Estate Group SE (die "Gesellschaft") sind gemäß § 161 Absatz 1 AktG verpflichtet, jährlich eine Entsprechenserklärung abzugeben, dass den vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Vorstand und Aufsichtsrat haben im Dezember 2020 eine Entsprechenserklärung abgegeben, die im April 2021 aufgrund der Verabschiedung eines aktualisierten Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands durch den Aufsichtsrat am 23. April 2021 unterjährig aktualisiert wurde.
Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft erklären, für den Zeitraum zwischen der Abgabe der Entsprechenserklärung im Dezember 2020 und der Abgabe der aktualisierten Entsprechenserklärung im April 2021 den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der zuletzt im amtlichen Teil des Bundesanzeigers am 20. März 2020 veröffentlichen Fassung vom 16. Dezember 2019 ("DCGK") zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands in Abschnitt G.I. (G.1, G.2, G.6, G.7, G.10 und G.11) und der Empfehlung F. 2 des DCGK nicht entsprochen zu haben.
Vorstand und Aufsichtsrat erklären, seit Abgabe der aktualisierten Entsprechenserklärung im April 2021 den Empfehlungen des DCGK mit den folgenden Ausnahmen entsprochen zu haben:
Gemäß der Empfehlung G.7 des DCGK soll der Aufsichtsrat für das bevorstehende Geschäftsjahr für jedes Vorstandsmitglied für alle variablen Vergütungsbestandteile die Leistungskriterien festlegen, die sich – neben operativen – vor allem an strategischen Zielsetzungen orientieren sollen. Die Unternehmensplanung und die Prognose, aus der die maßgeblichen Leistungskriterien für den Vorstand durch den Aufsichtsrat abgeleitet werden, werden aufgrund der höheren Planungsgenauigkeit zu Beginn des Geschäftsjahres verabschiedet. Darauf aufbauend legt der Aufsichtsrat die Leistungskriterien für die variablen Vergütungsbestandteile
In diesem Abschnitt informiert Instone Real Estate gemäß §§ 289f und 315d Handelsgesetzbuch (HGB) über die Prinzipien der Unternehmensführung sowie gemäß § 161 Aktiengesetz (AktG) und nach Maßgabe des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) über die Corporate Governance der Gesellschaft. Die Erklärung zur Unternehmensführung beinhaltet neben der Entsprechenserklärung zum DCGK insbesondere auch Angaben zur Unternehmensführung und zum Compliance-Management-System ebenso wie zur Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Aufsichtsratsausschüsse. GRI 2-14
Corporate Governance steht für eine verantwortungsbewusste und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Führung und Kontrolle von Unternehmen. Die Unternehmensführung und Unternehmenskultur der Instone Real Estate Group SE entsprechen den gesetzlichen Vorschriften und – bis auf wenige Ausnahmen – den zusätzlichen Empfehlungen des DCGK. Vorstand und Aufsichtsrat fühlen sich guter Corporate Governance verpflichtet und sämtliche Unternehmensbereiche orientieren sich an diesem Ziel. Im Mittelpunkt stehen für die Gesellschaft Werte wie Kompetenz, Trans parenz und Nachhaltigkeit.
Vorstand und Aufsichtsrat haben sich sorgfältig mit der Erfüllung der Vorgaben des DCGK befasst. Sie haben dabei den DCGK in der Fassung vom 16. Dezember 2019 berücksichtigt und im Dezember 2021 gemäß § 161 AktG ihre turnusmäßige Ent sprechenserklärung im Hinblick auf die Empfehlungen des DCGK abgegeben sowie zu den wenigen Abweichungen Stellung genommen.
An unsere Aktionäre
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
ebenfalls zu Beginn des jeweiligen Geschäftsjahres fest. Dies ist aus Sicht des Aufsichtsrats sachgerecht, um die verabschiedete Unternehmensplanung mit den Leistungskriterien für den Vorstand zu harmonisieren.
Gemäß der Empfehlung G.10 Satz 2 des DCGK soll ein Vorstandsmitglied über langfristig variable Gewährungsbeträge erst nach vier Jahren verfügen. Das Vergütungssystem für den Vorstand und die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands sehen davon abweichend eine Gewährung der langfristigen variablen erfolgsabhängigen Vergütung nach Ablauf einer dreijährigen Performance- Periode vor. Dies entspricht sowohl den aktienrechtlichen Anforderungen an langfristige Bemessungsgrundlagen für die variable Vergütung als auch den Empfehlungen verschiedener institutioneller Stimmrechts berater. Ein längerer Aufschub der Auszahlung der variablen langfristigen Vergütung hat aus Sicht des Aufsichtsrates gegenüber den bestehenden vertraglichen Regelungen dagegen keinen zusätzlichen Mehrwert für die Incentivierung des Vorstands.
Vorstand und Aufsichtsrat beabsichtigen vor diesem Hintergrund, den vorgenannten Empfehlungen G. 7 und G. 10 Satz 2 des DCGK auch künftig nicht zu entsprechen.
Darüber hinaus wurde der Empfehlung F. 2 des DCGK, gemäß dem verpflichtende unterjährige Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich gemacht werden sollen, seit Abgabe der aktualisierten Entsprechenserklärung im April 2021 ebenfalls nicht entsprochen, da die organisatorischen Voraussetzungen und Ressourcen für eine Berichterstattung innerhalb dieser Fristen noch nicht vorhanden waren. Die Gesellschaft beabsichtigt jedoch, da die erforderlichen organisatorischen Voraussetzungen inzwischen geschaffen wurden, der Empfehlung künftig zu entsprechen und verpflichtende unterjährige Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums zu veröffentlichen.
Essen, im Dezember 2021
Der Vorstand
Der Aufsichtsrat
Die Unternehmensführung der Instone Real Estate Group SE wird maßgeblich von den Vorgaben des Aktiengesetzes bestimmt und orientiert sich zudem an den Vorgaben des DCGK. Zudem hat der Vorstand Grundwerte rechtmäßigen und ethischen Handelns in einem konzernweit geltenden Code of Conduct niedergelegt. Darin werden kraft Gesetzes oder bereits vorhandener dienstlicher Anweisungen bestehende Pflichten und Verantwortungen konkretisiert und verschiedene Verhaltensgrundsätze abgeleitet. Der Code of Conduct bietet den Beschäftigten des Instone-Konzerns Orientierung und Hilfestellung in der alltäglichen Arbeit und enthält zugleich verbindliche Anforderungen an das Handeln aller Mitarbeitenden. Er vermittelt außerdem Werte, zu denen sich die Instone Real Estate Group SE nachdrücklich bekennt.
Als eine europäische Aktiengesellschaft (SE) mit Sitz in Essen hat die Instone Real Estate Group SE gemäß ihrer Satzung ein duales Führungssystem, bestehend aus Vorstand und Aufsichtsrat. Diese arbeiten zum Wohle der Gesellschaft eng und vertrauensvoll zusammen. Der Vorstand führt das Unternehmen, während der Aufsichtsrat ihn dabei berät und überwacht.
Die Aktionäre der Instone Real Estate Group SE üben ihre Rechte in der Hauptversammlung aus.
Sowohl der Vorstand als auch der Aufsichtsrat verfügen jeweils über eine Geschäftsordnung, die unter anderem detaillierte Regelungen für die jeweilige Gremientätigkeit und die Binnenorganisation sowie für die Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat enthalten, die über die aktienrechtlichen Vorgaben hinausgehen. GRI 2-9
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
Der Vorstand leitet die Gesellschaft in eigener Verantwortung nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und der Geschäftsordnung für den Vorstand. Er ist dabei dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Der Vorstand entwickelt die strate gische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung. Er trägt außerdem die Verantwortung für ein angemessenes Risikomanagement und -controlling sowie die regelmäßige, zeitnahe und umfassende Berichterstattung an den Aufsichtsrat.
Der Vorstand nimmt die Leitungsaufgabe als Kollegialorgan wahr. Ungeachtet der Gesamtverantwortung für die Geschäftsführung führen die einzelnen Vorstandsmitglieder die ihnen zugewiesenen Ressorts nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung, der Geschäftsordnung des Vorstands sowie im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung. Die Arbeit des Vorstands einschließlich der Geschäftsverteilung ist in der Geschäftsordnung des Vorstands geregelt, die der Aufsichtsrat erlassen und im Geschäftsjahr 2021 zuletzt am 8. Dezember 2021 angepasst hat.
Die festgelegte Geschäftsverteilung des Vorstands ist auf der folgenden Seite abgebildet.
Die Geschäftsordnung des Vorstands regelt zudem, in welchen Fällen eine Beschlussfassung durch den Gesamtvorstand erforderlich ist und bei welchen Angelegenheiten eine Entscheidung des Vorstands stets der Beteiligung des Vorstandsvorsitzenden und/oder des Finanzvorstands bedarf. Vorstandssitzungen werden nach Möglichkeit zweiwöchentlich, mindestens jedoch einmal im Monat unter der Leitung des Vorstandsvorsitzenden abgehalten. Gelegentlich nehmen einzelne Vorstandsmitglieder auch per Telefon- oder Videokonferenz daran teil, wobei im abgelaufenen Geschäftsjahr Vorstandssitzungen unter dem Einfluss der Corona-Pandemie regelmäßig virtuell stattgefunden haben. Die Geschäftsordnung des Vorstands ermöglicht zudem die Beschlussfassung außerhalb von Sitzungen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt.
Nach der allgemeinen Vertretungsregelung der Satzung wird die Gesellschaft durch zwei Vorstandsmitglieder oder ein Vorstandsmitglied in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. GRI 2-9
Sonstige Informationen
Inklusive Gesellschafts- und Kapitalmarktrecht sowie AR-Betreuung.
Risiko- und Chancenbericht
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Der Aufsichtsrat hat neben bestimmten in der Satzung enthaltenen Zustimmungsvorbehalten in der Geschäftsordnung des Vorstands bestimmte weitere Geschäfte und Maßnahmen von grundlegender Bedeutung festgelegt, die seiner vorherigen Zustimmung bedürfen. Hierzu zählen beispielsweise die Verabschiedung der Jahresplanung, größere Grundstückserwerbe, der Abschluss und die Änderung bestimmter Finanzierungsverträge sowie die Durchführung bestimmter gesellschaftsrechtlicher Maßnahmen. Auch Geschäfte zwischen der Gesellschaft oder einer ihrer Tochtergesellschaften und Mitgliedern des Vorstands beziehungsweise diesen nahestehenden Personen bedürfen demnach der Zustimmung des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats und müssen marktüblichen Konditionen entsprechen.
Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung und der in der Geschäftsordnung des Vorstands festgelegten Unterrichtungsgrundsätze regelmäßig und anlassbezogen sowie zeitnah und umfassend, insbesondere auch über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance sowie über die laufenden Projekte und die Finanzierungslage der Gesellschaft. Der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsratsvorsitzende befinden sich darüber hinaus in einem regelmäßigen Austausch.
Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Er arbeitet mit dem Vorstand zum Wohle der Gesellschaft eng zusammen und ist in alle Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung eingebunden.
Seine Aufgaben und Rechte werden durch die gesetzlichen Bestimmungen, die Satzung, die Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat vom 14. Oktober 2021 sowie die Geschäftsordnung für den Vorstand bestimmt. Er bestellt die Mitglieder des Vorstands und beruft diese ab, vertritt die Gesellschaft ihnen gegenüber und sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung.
Die Arbeit des Aufsichtsrats findet sowohl im Plenum als auch in Ausschüssen statt. Die Arbeit der Ausschüsse soll die Effizienz der Aufsichtsratstätigkeit zusätzlich steigern. Die Ausschussvorsitzenden berichten dem Aufsichtsrat regelmäßig über die Arbeit ihres jeweiligen Ausschusses. Gemäß der Satzung muss der Aufsichtsrat mindestens zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr abhalten. Im Übrigen hält er Sitzungen ab, sooft und sobald das Interesse der
Gesellschaft dies erfordert, und beurteilt in regelmäßigen Abständen die Effizienz seiner Tätigkeit, zuletzt im Geschäftsjahr 2021. Die Gesellschaft unterstützt zudem die Mitglieder des Aufsichtsrats bei ihrer Amtsführung sowie bei deren Aus- und Fortbildungsmaßnahmen.
Die Auswahl der Aufsichtsratsmitglieder erfolgt insbesondere unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Kenntnisse, Fähigkeiten und ihrer fachlichen Eignung sowie ihres Kompetenzprofils. Dazu gehören nach Maßgabe der aktienrechtlichen Vorgaben sowie Ziele für das Kompetenzprofil des Aufsichtsrats insbesondere folgende Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen, über die die Mitglieder des Aufsichtsrats insgesamt verfügen müssen:
Zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft sollen nur Personen vorgeschlagen werden, die zum Zeitpunkt der Bestellung das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Die Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat beträgt zwölf Jahre.
Den aktienrechtlichen Anforderungen an die Besetzung des Aufsichtsrats sowie den einzelnen Empfehlungen in C.1 DCGK, die die Benennung konkreter Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats unter bestimmten Kriterien, die Berücksichtigung dieser Ziele bei den Vorschlägen des Aufsichtsrats sowie die Veröffentlichung dieser Zielsetzungen und deren Umsetzungsstand in der Erklärung zur Unternehmensführung betreffen, hat die Gesellschaft entsprochen.
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Im Geschäftsjahr 2021 haben die Mitglieder des Aufsichtsrats das beschlossene Kompetenzprofil insgesamt erfüllt. GRI 2-10
Das Aktiengesetz verpflichtet die Instone Real Estate Group SE, Zielgrößen für den Anteil von Frauen im Aufsichtsrat, im Vorstand und in den ersten beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands festzulegen.
Der Aufsichtsrat hat eine Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat definiert und diese bei seiner derzeitigen Größenordnung auf 20 % festgelegt. Aufgrund des Ausscheidens von Frau Korsch aus dem Aufsichtsrat zum 9. Juni 2021 wurde die Zielgröße im Berichtszeitraum kurzzeitig bis zum Wirksamwerden der gerichtlichen Bestellung von Frau Jansen als Mitglied des Aufsichtsrats am 20. September 2021 zeitweise unterschritten. Der Frauenanteil im Aufsichtsrat beträgt nach der Bestellung von Frau Jansen wieder 20 %, sodass die Zielvorgabe erfüllt wird.
Für den Vorstand der Instone Real Estate Group SE beträgt die vom Aufsichtsrat festgelegte Zielgröße für den Frauen anteil derzeit 0 %. Dies ist nicht zuletzt dem Umstand geschuldet, dass es dem Aufsichtsrat unter Würdigung der bestehenden Verhältnisse, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuellen Bestelldauer der Mitglieder des Vorstands und der Größe des Vorstands mit derzeit drei Mitgliedern, nicht möglich war, eine höhere Quote festzusetzen. Nichtsdestotrotz hat der Aufsichtsrat bestimmt, dass bei der Zusammensetzung des Vorstands auch künftig auf Diversität geachtet werden soll. Gleichwohl ist der Aufsichtsrat der Überzeugung, dass eine Position vorwiegend nach Qualifizierung und Kompetenz besetzt werden soll – unabhängig vom Geschlecht. Die Gesellschaft hat die Zielgröße im Berichtszeitraum eingehalten.
Beide im Dezember 2020 für Vorstand und Aufsichtsrat letztmals bestätigten Zielgrößen gelten nach der Vorgabe des Aufsichtsrats für fünf Jahre bis Dezember 2025. Zum Ablauf dieser Frist wird er die Zielgrößen einer erneuten Überprüfung unterziehen.
Für den Frauenanteil auf der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands, die aus den Mitgliedern der Geschäftsführung der Instone Real Estate Development GmbH und der Nyoo Real Estate GmbH besteht, hat der Vorstand im Dezember 2020 entschieden, die Zielgröße auf 25 % anzuheben (ohne Berücksichtigung von Doppelmandaten), nachdem die Zielgröße zuvor 0 % betragen hatte. Der Frauenanteil auf der ersten Führungsebene betrug zum 31. Dezember 2021 25 %, sodass die Zielgröße eingehalten wurde.
Für den Frauenanteil auf der zweiten Führungs ebene unterhalb des Vorstands, die aus den Niederlassungsleitern, kaufmännischen Leitern, Bereichsleitern und Abteilungsleitern der Instone-Gruppe besteht, hat der Vorstand im Dezember 2020 entschieden, die Zielgröße auf 30 % festzulegen, nachdem die Zielgröße zuvor 25 % betragen hatte. Der Frauenanteil auf der zweiten Führungsebene betrug zum 31. Dezember 2021 23 % (Stand 31. Dezember 2020: 19 %), sodass die Zielgröße noch nicht erreicht wurde, Instone Real Estate hier aber wie geplant weitere Fortschritte erzielen konnte. Ab dem 1. Januar 2022 wird der Frauenanteil auf der zweiten Führungsebene bereits 26 % betragen.
Als Umsetzungsfristen für das Erreichen der Zielgrößen der ersten und zweiten Führungsebene hat der Vorstand eine Frist von fünf Jahren bestimmt, die im Dezember 2025 endet.
Der Vorstand fördert die Zielerreichung durch eine langfristige Personalplanung und -entwicklung. Dazu zählt beispielsweise, dass weibliche Mitarbeiter gezielt durch Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie durch gesonderte Arbeitszeitmodelle für Chancengleichheit gefördert werden, um hierdurch mehr Frauen in Führungspositionen zu bringen. Zudem hat der Vorstand im Einklang mit der seit der Börsennotierung verfolgten Praxis im Hinblick auf die Empfehlung gemäß A.1 des DCGK für die Besetzung von Führungsfunktionen im Unternehmen bestimmt, dass auch auf Diversität geachtet und diese gefördert werden soll. Der Vorstand versteht Diversität dabei umfassend, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Alter, Geschlecht, internationalen Hintergrund, Bildung und berufliche Erfahrungen. Ungeachtet dessen werden die Besetzung
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
von und die Beförderung in Führungspositionen im Unternehmen sowie die zugrunde liegenden Auswahlentscheidungen aber auch weiterhin maßgeblich auf Basis der jeweiligen spezifischen Qualifikationen erfolgen. Der Vorstand wird daher auch zukünftig Führungskräfte nach Maßgabe ihrer beruflichen Fähigkeit und ihrer Eignung für die spezifischen Funktionen in dieser Führungsrolle auswählen und damit unabhängig von Abstammung, Geschlecht oder anderen nicht leistungsbezogenen Eigenschaften.
Der Vorstand besteht laut Satzung aus mindestens zwei Personen. Die Zahl der Mitglieder bestimmt der Aufsichtsrat. Der Vorstand setzte sich im Geschäftsjahr 2021 aus drei gleichberechtigten Mitgliedern zusammen, die jeweils die ihnen zugewiesenen Ressorts verantworten.
Der Aufsichtsrat sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung für die Besetzung des Vorstands. Die langfristige Nachfolgeplanung der Instone Real Estate Group SE orientiert sich an der Unternehmensstrategie und berücksichtigt dabei die Laufzeiten der Vorstandsanstellungsverträge und die vom Aufsichtsrat für die Mitglieder des Vorstands festgelegte Regelaltersgrenze von 65 Jahren. Dabei hat der Aufsichtsrat festgelegt, vor Ablauf eines Anstellungsvertrags grundsätzlich gemeinsam mit dem Vorstand über eine Verlängerung des abgelaufenen Vertrags zu verhandeln und/oder, sofern erforderlich, die Nachfolge durch einen anderen geeigneten Kandidaten einzuleiten. Der Aufsichtsrat entwirft für vakante Positionen im Vorstand beziehungsweise externe Kandidaten für zu besetzende Positionen unter Berücksichtigung des Diversitätskonzepts der Gesellschaft ein Stellenprofil. Dabei achtet er darauf, dass die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidaten den Anforderungen des zu besetzenden Ressorts entsprechen und im Gesamtvorstand ausgewogen sind. Zudem erstattet der Vorstand regelmäßig Bericht über die Besetzung und Nachfolgeplanung auf den weiteren Führungsebenen unterhalb des Vorstands.
Dem Aufsichtsrat gehören laut Satzung fünf Mitglieder an. Er unterliegt keiner Arbeitnehmermitbestimmung. Alle Mitglieder werden als Vertreter der Anteilseigner durch die Hauptversammlung gewählt. Sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats sind unabhängig gemäß den Empfehlungen des DCGK.
Einzelheiten zu den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats enthält der Anhang zum Konzernabschluss der Instone Real Estate Group SE gemäß § 285 Nummer 10 HGB. Seite 227 f.
Der Vergütungsbericht über das Geschäftsjahr 2021 mitsamt Vermerk des Abschlussprüfers gemäß § 162 AktG, das geltende Vergütungssystem gemäß § 87a Abs. 1 und 2 Satz 1 AktG und der letzte Vergütungsbeschluss gemäß § 113 AktG sind auf der Website von Instone Real Estate unter [https://ir.de.instone.de/ websites/instonereal/German/5930/verguetung.html] öffentlich zugänglich. GRI 2-19, 2-20
Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohle der Gesellschaft eng zusammen. Der intensive und ständige Dialog zwischen den Gremien ist die Basis einer effizienten und zielgerichteten Unternehmensleitung. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung der Instone Real Estate Group SE, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung. GRI 2-12, 2-13
Beide Gremien halten zudem eine jährliche gemeinsame Strategietagung ab, bei der sich die jeweiligen Mitglieder offen über die strategische Ausrichtung des Unternehmens und Initiativen des Vorstands austauschen. Der Vorstand erörtert mit dem Aufsichtsrat daneben in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung. Der Aufsichtsrats vorsitzende und der Vorsitzende des Prüfungsausschusses haben zwischen den Sitzungen regelmäßig Kontakt mit dem Vorstand und beraten mit ihm Fragen der Strategie, Planung, Geschäftsentwicklung, Risiko lage, des Risikomanagements und der Compliance. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird durch den Vorstand unverzüglich über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung der Gesellschaft und ihrer Konzernunternehmen von wesentlicher Bedeutung sind, informiert. Der Aufsichtsratsvorsitzende unterrichtet sodann den Aufsichtsrat und beruft erforderlichenfalls eine außerordent liche Aufsichtsratssitzung ein. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat zudem regelmäßig und anlassbezogen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, der Satzung sowie der Geschäftsordnung des Vorstands, die umfassende Regelungen für die zu erstattenden Berichte und berichtspflichtigen Informationen enthält. GRI 2-30, 3
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
Die Satzung und die Geschäftsordnung des Vorstands sehen ferner Regelungen für Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats bei Maßnahmen und Rechtsgeschäften mit grundlegender Bedeutung vor. Für den Umgang mit Interessenkonflikten im Aufsichtsrat und im Vorstand enthalten die jeweiligen Geschäftsordnungen des Vorstands und Aufsichtsrats ebenfalls Regelungen, die, neben einer Pflicht zur unverzüglichen Offenlegung von Interessenkonflikten, bei wesentlichen Interessenkonflikten im Vorstand eine Zustimmung des Aufsichtsrats und bei festgestellten Interessenkonflikten im Aufsichtsrat ein Teilnahme- und/oder Stimmverbot für das befangene Mitglied vorsehen. Bei wesentlichen und nicht vorübergehenden Interessenkonflikten hat das betreffende Aufsichtsratsmitglied sein Amt niederzulegen. Im Berichtsjahr wurden keine Interessenkonflikte im Vorstand und Aufsichtsrat festgestellt.
Geschäfte von Mitgliedern des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie ihnen nahestehenden Personen mit der Gesellschaft oder deren verbundenen Unternehmen bedürfen zudem der Zustimmung des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats. Die Übernahme von Nebentätigkeiten – insbesondere die Wahrnehmung von Aufsichtsratsmandaten und Mandaten in vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen – außerhalb des Unternehmens durch die Mitglieder des Vorstands erfordert die Zustimmung des Aufsichtsratsplenums.
Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats wurde eine D&O-Gruppenversicherung abgeschlossen. Diese sieht einen Selbstbehalt für die Mitglieder des Vorstands vor, der den Anforderungen des § 93 Absatz 2 Satz 3 AktG entspricht. GRI 2-25, 2-26
Der Aufsichtsrat verfügte im Geschäftsjahr 2021 über drei Ausschüsse: den Nominierungsausschuss, den Prüfungsausschuss und den Vergütungsausschuss. Weitere Ausschüsse können nach Bedarf gebildet werden. Nachfolgend sind die Aufgaben und Zuständigkeiten und die personelle Zusammensetzung der Ausschüsse dargestellt.
Der Nominierungsausschuss schlägt dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vor und befasst sich mit der Nachfolgeplanung im Aufsichtsrat.
Mitglieder des Nominierungsausschusses waren im Geschäftsjahr 2021:
Die Mitglieder des Vergütungsausschusses sind unabhängig im Sinne der Empfehlungen des DCGK.
Der Prüfungsausschuss (Audit Committee) befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und des internen Revi sionssystems, der Abschlussprüfung, insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung sowie der Compliance.
Der Prüfungsausschuss bereitet die Beschlüsse des Aufsichtsrats über den Jahresabschluss und den Konzernabschluss vor; das heißt, ihm obliegen hierbei insbesondere die Vorprüfung der Unterlagen zum Jahresabschluss und zum Konzernabschluss sowie die Vorbereitung der Feststellung beziehungsweise Billigung dieser ebenso wie des Gewinnverwendungsvorschlags des Vorstands. Des Weiteren bereitet der Prüfungsausschuss die Vereinbarungen mit dem Abschlussprüfer – und hier insbesondere die Erteilung des Prüfungsauftrags, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und die Honorarvereinbarung sowie die Bestellung des Abschlussprüfers durch die Hauptversammlung – vor. Dies beinhaltet auch die Prüfung der erforderlichen Unabhängigkeit,
Risiko- und Chancenbericht
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
wobei der Prüfungsausschuss geeignete Maßnahmen trifft, um die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers festzustellen und zu überwachen. Der Prüfungsausschuss beschließt anstelle des Aufsichtsratsplenums über Vereinbarungen mit dem Abschlussprüfer (insbesondere die Erteilung des Prüfungsauftrags, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und die Honorarvereinbarung). Der Prüfungsausschuss beschließt zudem anstelle des Aufsichtsratsplenums über Geschäfte mit nahestehenden Personen (Related Party Transactions). Der Prüfungsausschuss erörtert mit dem Vorstand die Grundsätze der Compliance, der Risikoerfassung, des Risikomanagements sowie der Angemessenheit und Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems. GRI 2-16
Mitglieder des Prüfungsausschusses waren im Geschäftsjahr 2021:
Jedes Mitglied des Prüfungsausschusses ist unabhängig und verfügt aufgrund seiner Ausbildung beziehungsweise seiner beruflichen Erfahrung über Sachverstand auf dem Gebiet der Abschlussprüfung und der Rechnungslegung und ist mit dem Sektor der Gesellschaft vertraut, sodass die Voraussetzungen des § 107 Absatz 4 Satz 3 i. V. m. § 100 Absatz 5 Aktiengesetz beachtet sind. Ferner verfügt der Ausschussvorsitzende insbesondere auch über die vom DCGK geforderten besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren und ist mit der Abschlussprüfung vertraut.
Der Vergütungsausschuss berät über die Dienstverträge der Vorstandsmitglieder und bereitet Beschlüsse des Aufsichtsrats vor.
Im Geschäftsjahr 2021 bestand der Vergütungsausschuss aus folgenden Mitgliedern:
Die Mitglieder des Vergütungsausschusses sind unabhängig im Sinne der Empfehlungen des DCGK.
Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet. Er nimmt die Lei tungsaufgabe als Kollegialorgan – jedoch mit individueller Ressortzuweisung an die einzelnen Vorstandsmitglieder – wahr.
Die Aktionäre der Instone Real Estate Group SE nehmen ihre Rechte im Rahmen der Hauptversammlung wahr und üben dabei ihr Stimmrecht aus. Jede Aktie der Gesellschaft gewährt eine Stimme.
Die ordentliche Hauptversammlung findet grundsätzlich jährlich innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres statt. Der Vorstand kann, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, aufgrund der Sonderregelung des § 1 Absatz 5 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Corona-Pandemie entscheiden, die Hauptversammlung bis zum 31. August 2022 als rein virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfinden zu lassen. Die Tagesordnung der Hauptversammlung und die für die Hauptversammlung verlangten Berichte und Unterlagen werden auf der Website der Gesellschaft unter Instone-Hauptversammlung veröffentlicht.
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
In Hauptversammlungen werden grundlegende Beschlüsse gefasst. Dazu zählen Beschlüsse über eine etwaige Gewinnverwendung, die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und des Abschlussprüfers, Satzungsänderungen sowie Kapitalmaßnahmen. Die Hauptversammlung bietet dem Vorstand und Aufsichtsrat die Gelegenheit, direkt mit den Anteilseignern in Kontakt zu treten und sich hinsichtlich der weiteren Unternehmensentwicklung auszutauschen.
Die Instone Real Estate Group SE stellt ihren Aktionären zur Erleichterung der persönlichen Wahrnehmung ihrer Rechte einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zur Verfügung, der auch während der Hauptversammlung erreichbar ist. In der Einladung zur Hauptversammlung wird erklärt, wie Weisungen im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt werden können. Daneben bleibt es den Aktionären unbenommen, sich durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl in der Hauptversammlung vertreten zu lassen.
Für die ordentliche Hauptversammlung 2021 hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats wie im Vorjahr erneut von den Erleichterungen des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungsund Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Corona-Pandemie Gebrauch gemacht. Die ordentliche Hauptversammlung der Instone Real Estate Group SE (zum damaligen Zeitpunkt noch Instone Real Estate Group AG) fand am 9. Juni 2021 in Essen statt und wurde als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre vor dem Hintergrund der zu diesem Zeitpunkt bestehenden behördlichen Verordnungen zum Schutz gegen mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 verbundene Gesundheitsgefahren abgehalten. Die Aktionäre konnten der Hauptversammlung über einen Livestream folgen und ihre Stimmen per Briefwahl oder über einen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft abgeben. Die Präsenz betrug 82,31 % des Grundkapitals. Sämtlichen Tagesordnungspunkten wurde mit großer Mehrheit zugestimmt.
Die Instone Real Estate Group SE legt großen Wert auf Diversität, sowohl mit Blick auf ihre Verwaltungsorgane als auch auf ihre Mitarbeiter insgesamt, und begreift Vielfalt als eine Stärke des Unternehmens. Diversität ist daher für die Instone Real Estate Group SE ein wichtiger Baustein für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Der Aufsichtsrat hat vor diesem Hintergrund bereits im Geschäftsjahr 2018 festgelegt und im Geschäftsjahr 2020 erneut bestätigt, dass bei der Zusammensetzung des Vorstands auch künftig auf Diversität geachtet werden soll. Daneben hat der Aufsichtsrat eine Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand sowie eine Regelaltersgrenze für Vorstandsmitglieder bei Vollendung des 65. Lebensjahres festgelegt. Auch bei der Auswahl der Kandidaten des Aufsichtsrats soll im Interesse eines ergänzenden Zusammenwirkens im Aufsichtsrat auf eine hinreichende Vielfalt im Hinblick auf unterschiedliche berufliche Hintergründe, Fachkenntnisse und Erfahrungen geachtet werden. Die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat liegt bei seiner derzeitigen Größenordnung bei 20 %.
Die Besetzung von Aufsichtsrat und Vorstand zum 31. Dezember 2021 entspricht nach Selbsteinschätzung des Aufsichtsrats den beschriebenen Diversitätskonzepten. So verfügen die Mitglieder des Vorstands über unterschiedliche berufliche Qualifikationen und langjährige Erfahrung, unter anderem in international tätigen Konzernen. Seit dem 1. Januar 2019 gehört dem Vorstand mit Herrn Dr. Foruhar Madjlessi zudem ein Mitglied mit langjähriger internationaler Erfahrung und besonderer Expertise in den Bereichen Kapitalmarkt und Unternehmensfinanzierung an. Ferner hat keines der Vorstandsmitglieder das 65. Lebensjahr vollendet. Auch der Aufsichtsrat ist zum 31. Dezember 2021 weiterhin vielfältig besetzt.
Vor allem der Prüfungsausschussvorsitzende erfüllt die Anforderungen an die besonderen Kenntnisse und Erfahrungen auf den Gebieten der Rechnungslegung und Abschlussprüfung. Die Mitglieder des Aufsichtsrats verfügen über Erfahrung, Kenntnisse und Fähigkeiten im Führen oder Überwachen von mittelgroßen oder großen Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Kapitalmarkt, Immobilien sowie Leitung und Überwachung, und tragen so zu einer vielfältigen Zusammensetzung des Aufsichtsrats bei. Der Aufsichtsrat verfügt zudem über ein weibliches Mitglied, sodass auch die selbst gesetzte Zielgröße für den Frauenanteil von 20 % zum 31. Dezember 2021 erreicht wurde. Keines der Aufsichtsratsmitglieder – alle älter als 50 Jahre – hat bei seiner Wahl das 70. Lebensjahr vollendet.
An unsere Aktionäre
Zusammengefasster Lagebericht
Grundlagen des Konzerns
Nachhaltigkeitsbericht
Wirtschaftsbericht
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Sonstige Angaben
Erklärung zur Unternehmens führung
Konzernabschluss
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Sonstige Informationen
Compliance ist bei Instone Real Estate ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen und verantwortungsvollen Unternehmensführung.
Wir bekennen uns zu ethischen Grundsätzen und geltenden Rechtsnormen. Übergeordnet verankert haben wir dies in unserer Richtlinie zum Compliance-Management- System sowie in unserem Code of Conduct für Mitarbeiter, der auf unserer Website unter Instone Code of Conduct abrufbar ist. Unser Ziel ist es, einen Schwerpunkt auf Compliance zu legen und eine gleichermaßen positive wie motivierende Mitarbeiter ansprache zu finden. Der Code of Conduct ist konzernweit gültig und wurde in allen Beteiligungs gesellschaften eingeführt, auf die wir unmittelbar oder mittelbar einen kontrollierenden Einfluss ausüben. Ein kontrollierender Einfluss ist regelmäßig anzu nehmen, wenn eine Beteiligung von mehr als 50 % der Stimmrechte besteht.
Auch von unseren Partnern wie Kunden, Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern erwarten wird die Einhaltung von bestimmten Standards, darunter insbesondere auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Regeln, die wir in unserem Code of Conduct für Vertragspartner festgelegt haben.
Unsere zentrale Compliance-Organisation versteht sich als wesentlicher Mitgestalter einer auf Integrität ausgerichteten Unter nehmensführung und Unternehmenskultur. Sie fördert eine Compliance-Kultur und sorgt dafür, dass diese bei Führungskräften und Beschäftigten verinnerlicht wird. GRI 2-27
Oberstes Ziel des konzernweiten Compliance-Management-Systems ist es, Verstöße gegen geltende Gesetze und interne Richtlinien zu verhindern und aufzudecken und den Instone-Konzern und seine Mitarbeitenden vor unangemessenem und rechtswidrigem Verhalten zu schützen. Wir haben daher ein Compliance-Management-System implementiert, das Risiken identifiziert und reduziert sowie Regel treue im Instone-Konzern sicherstellt. Dazu bedienen wir uns insbesondere verschiedener unternehmensinterner Richtlinien und Prozesse, beispielsweise zur Geldwäscheprävention und Geschäftspartner-Compliance, Kapitalmarkt-Compliance und Korruptionsprävention und der Schulung und Beratung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weitere
wesentliche Säulen unseres Compliance-Management-Systems sind unser Hinweisgeber-(Whistleblower-)System und unser Code of Conduct für unsere Vertragspartner.
Zuständig für die konzernweite Ausgestaltung, Weiterentwicklung und Umsetzung des Compliance-Management- Systems sowie für die Durchführung der Schulungen ist unser Konzern-Compliance-Beauftragter. Weitere Compliance-Beauftragte sind verantwortlich für die Überwachung des Compliance-Management-Systems in ihrer Gesellschaft. Alle Compliance- Beauftragten stehen den Beschäftigten als Ansprechpartner zu Compliance- Themen zur Verfügung. Wirksam keit und Angemessenheit des Compliance-Management-Systems werden in regelmäßigen Sitzungen der Compliance-Komitees der jeweiligen Gesellschaften überprüft und etwaiger Nachsteuerungsbedarf identifiziert und durchgeführt. Im Zuge der fortlaufenden Weiter entwicklung des Compliance-Management-Systems sowie bei rechtlichen Fragestellungen lassen sich der Vorstand und der Compliance-Beauftragte auf Konzernebene bei Bedarf anwaltlich beraten.
Wir führen regelmäßig Compliance- und Datenschutzschulungen durch, in denen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen über Gesetze und Verhaltensgrundsätze erhalten. Die Teilnahme an den Schulungsveranstaltungen ist für alle Instone-Mitarbeitenden verpflichtend und wird überprüft und dokumentiert. Im Berichtsjahr betrug die Quote erfolgreicher Abschlüsse der Schulungen jeweils über 99 %. Die Themen betrafen im Berichtsjahr vor allem Anti-Korruption, Datenschutz, Datensicherheit sowie Wettbewerbs- und Kartellrecht. Im Instone-Intranet befindet sich eine Informationsseite zum Themenkomplex Compliance, sodass die Mitarbeitenden direkten kompakten Zugriff auf alle wesentlichen Informationen (unter anderem Kontaktdaten Compliance, Links und Richtlinien) bezüglich Compliance haben. An dieser Stelle wird über alle aktuellen Compliance- Themen informiert. GRI 205-2
Trotz bester umfangreicher Präventionsmaßnahmen können dennoch Gesetzesverstöße und Pflichtverletzungen vorkommen. Verstöße beziehungsweise ein Verdacht auf einen Verstoß gegen Recht, Gesetz und interne Richtlinien und Regelungen können von Mitarbeitenden, Kunden, Vertragspartnern und sonstigen Dritten per E-Mail, über eine Hinweisgeber-Hotline oder ein digitales externes Hinweisgeber-Portal gemeldet werden. Anrufe bei der Hinweisgeber-
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Hotline gehen bei einer externen Anwaltskanzlei ein und werden genauso wie die Meldungen im digitalen Hinweisgeber- Portal auf Wunsch des Hinweisgebers anonym an Instone Real Estate weitergegeben. Unsere Mitarbeitenden können sich zudem jederzeit mit Hinweisen unmittelbar an ihre Vorgesetzten sowie den Compliance-Beauftragten wenden. GRI 2-16
Wir prüfen alle Hinweise und gehen diesen konsequent nach. Dabei achten wir auf die folgenden Grundsätze:
Im Geschäftsjahr 2021 gab es keine Hinweise auf Compliance-Verstöße bei Instone Real Estate, die von Mitarbeitenden oder Dritten beispielsweise über das Hinweisgebersystem gemeldet wurden. Ungeachtet dessen geht Instone Real Estate Compliance-Verdachtsfällen sorgfältig nach und reagiert darauf.
Ein wesentlicher Bestandteil der Compliance bei Instone ist die sorgfältige Auswahl von Geschäftspartnern, insbesondere zur Reduzierung von Korruptions-, Betrugs-(Fraud-)Risiken und zur Geldwäscheprävention. Instone Real Estate hat daher besondere Präventionsmaßnahmen ergriffen, um derartige Verdachtslagen zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken, darunter:
Vor jedem Vertragsabschluss – beispielsweise mit Werkunternehmern oder Käufern unserer Eigentumswohnungen – hat eine Geschäftspartnerprüfung (Third Party Due Diligence) durch Instone Real Estate zu erfolgen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Instone Real Estate sind dabei über Unternehmensrichtlinien dazu verpflichtet, zunächst jeden potenziellen Geschäftspartner sorgfältig zu identifizieren. Dazu sind in erster Linie diejenigen Beschäftigten verpflichtet, die Verträge mit Geschäftspartnern abschließen, wie beispielsweise der Einkauf und das Projekt- oder das Vertriebsmanagement. Instone Real Estate hat dazu einen formellen Prüf- und Kontrollprozess eingerichtet, bei dem Geschäftspartner in Risikogruppen eingeordnet werden. Vertiefte Prüfungen erfolgen, sobald anhand vordefinierter Kriterien die Möglichkeit eines erhöhten Compliance-Risikos oder eines Geldwäscherisikos festgestellt wird. Sollte diese vertiefte Prüfung ein erhöhtes Compliance-Risiko oder ein Geldwäscherisikos bestätigen, kann ein Vertragsschluss nur nach Freigabe des Compliance-Beauftragten erfolgen.
Instone Real Estate und seine Mitarbeitenden beachten zudem die Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG), um Instone Real Estate vor Schaden (insbesondere in Bezug auf Reputation und Ruf) zu bewahren. Bei Immobilientransaktionen sind darüber hinaus auch die beurkundenden Notare zu einer Identitätsprüfung verpflichtet und tragen mit dazu bei, Geldwäsche im Rahmen von Immobilientransaktionen zu verhindern. Sofern im Rahmen der Geschäftspartnerprüfung ein Verdacht auf ein Geldwäscherisiko festgestellt wird, erfolgt eine genauere Durchleuchtung des Geschäftspartners. Sollte der Verdacht auf ein Geldwäscherisiko bestätigt werden, entscheidet der Compliance-Beauftragte über das weitere Vorgehen und eine Meldung an die zuständigen staatlichen Stellen.
Instone Real Estate befolgt die gesetzlichen Verpflichtungen zur Prüfung von Neukunden, Lieferanten und Dienstleistern auf deren Aufnahme in Sanktionslisten. Ebenso werden beispielsweise Bestandskunden und Lieferanten, mit denen eine längere Kooperation besteht, in regelmäßigen Abständen entsprechend überprüft.
Unsere Beschäftigten sind zur Prävention von betrügerischen Aktivitäten (Fraud) zudem durch eine Unternehmensrichtlinie unter Beachtung des Vieraugenprinzips zur Prüfung und Freigabe von Bankdaten, Überweisungen und Zahlungseingängen verpflichtet.
Risiko- und Chancenbericht
Prognosebericht
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
Vergütungsbericht
Auch von unseren Geschäftspartnern und Lieferanten fordern wir die Einhaltung unserer hohen Anforderungen. In unserem eingangs bereits erwähnten Code of Conduct für Vertragspartner verpflichten sich diese, jede Art von Korruption sowie Handlungen, die als solche ausgelegt werden könnten, zu unterlassen. Wir erwarten und wirken auch darauf hin, dass unsere Geschäftspartner und Lieferanten diese Verpflich tungen, Grundsätze und Werte beachten und alle erforderlichen Maßnahmen treffen, um aktive und passive Korruption zu ver hindern und zu ahnden.
Instone Real Estate unterliegt als börsennotierte und im Prime Standard notierte Gesellschaft einer Vielzahl kapitalmarktrechtlicher Vorschriften, die sich insbesondere aus Regelungen der Verordnung (EU) Nummer 596/2014 des Europäischen Parlaments und des Rats vom 16. April 2014 über Marktmissbrauch (Marktmissbrauchsverordnung), des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) und der Börsenordnung für die Frankfurter Wertpapierbörse ergeben. Zur Beachtung dieser Pflichten hält Instone Real Estate ihre Organmitglieder und Mitarbeitenden durch die Festlegung von Verhaltensregelungen an, die insbesondere die folgenden Pflichten betreffen:
Instone Real Estate hat zudem ein Ad-hoc-Komitee gebildet, das den Vorstand berät und Handlungsempfehlungen zum Umgang mit möglichen Insiderinformationen ausspricht. Mitarbeitende sind verpflichtet, mögliche Insiderinformationen unverzüglich dem Ad-hoc-Komitee zu melden, und werden bei Kenntnis von Insiderinformationen entsprechend den gesetzlichen Pflichten auf Insiderlisten aufgenommen. Ein Handel mit Instone-Aktien in Kenntnis von Insiderinformationen ist untersagt. Mitarbeitende werden darüber hinaus eindringlich gebeten, weder unmittelbar noch mittelbar Geschäfte mit Instone-Aktien während sogenannter Closed Periods innerhalb von 30 Tagen vor der Veröffentlichung der Halbjahres- oder Jahresabschlusszahlen vorzunehmen. Über den Beginn und das Ende dieser Closed Periods wird im Instone-Intranet über eine Ampel informiert.
Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Instone Real Estate Group SE sowie sonstige Personen, die Führungsaufgaben bei der Instone Real Estate Group SE wahrnehmen, und Personen, die in enger Beziehung zu ihnen stehen, sind gemäß Artikel 19 Absatz 1 Marktmissbrauchsverordnung verpflichtet, Geschäfte mit Aktien der Instone Real Estate Group SE oder mit sich darauf beziehenden Finanzinstrumenten unverzüglich und spätestens drei Geschäftstage nach dem Datum des Geschäfts an die Gesellschaft zu melden. Diese veröffentlicht die Meldungen gemäß Artikel 19 Absatz 2 der Marktmissbrauchsverordnung unverzüglich und spätestens drei Geschäftstage nach dem Geschäft. Die Meldungen können auf der Website der Gesellschaft unter Instone Managers Transactions abgerufen werden.
Im Berichtsjahr 2021 wurden keine erheblichen Bußgelder aufgrund von Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften im sozialen und wirtschaftlichen Bereich gegen Instone Real Estate verhängt.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.