AI assistant
Zwipe AS — AGM Information 2023
Jun 28, 2023
3797_rns_2023-06-28_220db24f-05c0-4d95-b19e-32f20b096e62.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

Dette dokumentet er utarbeidet både på norsk og engelsk. Dersom det skulle vise seg å være uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.
INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING
I ZWIPE AS
(ORGANISASJONSNUMMER 994 553 607)
Ekstraordinær generalforsamling i Zwipe AS ("Selskapet" og "Generalforsamlingen") vil bli avholdt:
Dato: 10. juli 2023
Tid: 10.00
Generalforsamlingen vil gjennomføres elektronisk på Microsoft Teams med elektronisk stemmegivning.
Teams-invitasjon tilsendes aksjonærene som etterspør slik invitasjon ved henvendelse til Selskapet på e-post til [email protected] innen kl. 16.00 den 7. juli 2023.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Jörgen Lantto, eller den styret utpeker.
- 1 Åpning av Generalforsamlingen ved styrets leder. Opptak av fortegnelse over møtende aksjonærer
- 2 Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
- 4 Valg av nytt medlem til styret 4 Election of a new member to the Board
- 5 Honorar til det nye styremedlemmet 5 Remuneration to the new Board member
- 6 Godkjennelse av at styret kan gjøre endringer i Selskapets RSU incentivprogram
This document has been prepared in both Norwegian and English. In case of any discrepancy between the two versions, the Norwegian version shall prevail.
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN ZWIPE AS
(COMPANY REGISTRATION NUMBER 994 553 607)
An extraordinary general meeting of shareholders in Zwipe AS (the "Company" and the "General Meeting") will be held:
Date: 10 July 2023
Time: 10:00 hours (CEST)
Please be informed that the General Meeting will be held as a virtual meeting with electronic voting on Microsoft Teams.
Invitation to the Teams meeting will be sent to shareholders who request such invitation by contacting the Company on e-mail to [email protected] by 7 July 2023 at 16:00 hours (CEST).
The General meeting will be opened by the chair of the board, Jörgen Lantto (the "Chair"), or the person designated by the board of directors (the "Board").
Styret har foreslått følgende agenda: The Board has proposed the following agenda:
- 1 Opening of the General Meeting by the Chair. Registration of meeting shareholders
- 2 Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes
- 3 Godkjennelse av innkalling og agenda 3 Approval of the notice and the agenda
--
- 6 Approval that the Board may make amendments to the Company's RSU incentive program
-

Selskapet har på tidspunktet for denne innkallingen en aksjekapital på NOK 5 841 373,20, fordelt på 58 413 732 aksjer, hver pålydende NOK 0,10.
Det er ikke fastlagt stemmerettsbegrensninger i vedtektene. Stemmerett kan dog ikke utøves for aksjer som tilhører Selskapet selv eller et datterselskap. Hver aksje gir eieren rett til én stemme.
Selskapets aksjonærer har rett til å delta og stemme på Generalforsamlingen når aksjekjøpet er registrert i Euronext Securities Oslo ("ES-OSL" eller "VPS") senest fem (5) virkedager før Generalforsamlingen (3. juli 2023, "record date"). Aksjonærer som eier aksjer via en forvalterkonto (engelsk: "nominee account"), som for eksempel Avanza AB, og som vil delta på Generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd ved e-post til [email protected]. Slik melding må være mottatt av Selskapet senest to virkedager før Generalforsamlingen, det vil si senest 6. juli 2023.
Aksjonærer som ønsker å delta på Generalforsamlingen personlig eller ved fullmektig eller forhåndsstemme, oppfordres til å registre dette elektronisk ved å følge lenken på Selskapets hjemmeside https://zwipe.com/investors/general-meetings, via VPS Investortjenester, ved at signert versjon av vedlagte blankett sendes på e-post til [email protected], eller til postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, NO – 0021 Oslo. Registrering av forhåndsstemme kan gjøres elektronisk via VPS Investortjenester ved å velge Hendelser – Generalforsamling (klikk på ISIN) eller ved å følge følgende lenke https://www.euronextvps.no eller ved å sende signert blankett til DNB Bank ASA på postadressen over. Ved elektronisk registering av forhåndsstemme må aksjeeiere identifisere seg med deres referansenummer og PIN-kode for Generalforsamlingen. Aksjonærer som ikke får registrert seg elektronisk, kan sende signert blankett per e-post til [email protected] eller til postadressen som angitt på blanketten. Påmelding, fullmakt eller forhåndsstemme må være registrert på lenken tilgjengelig på Selskapets hjemmeside eller være mottatt av DNB Bank ASA, Verdipapirservice innen kl. 16.00, 7. juli 2023 (dette gjelder likevel ikke for aksjonærer som eier aksjer via forvalterkonto hvor fristen er 6. juli 2023). Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og vedlagte blankett må sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice til ovenstående e-post eller postadresse. Deltakelse ved fullmektig krever også at aksjene er registrert på en VPS-konto.
Ettersom Generalforsamlingen kun vil bli avholdt som elektronisk møte, vil det ikke bli lagt til rette for fysisk deltagelse.
Selskapets aksjer, deltakelse og stemmegivning The shares of the Company, attendance and voting
At the date of this notice, the Company's share capital is NOK 5,841,373.20 divided into 58,413,732 shares, each having a par value of NOK 0.10.
There are no limitations for voting rights set out in the articles of association, however, no voting rights may be exercised for the Company's own shares (treasury shares) or for shares held by the Company's subsidiaries. Each share entitles the holder to one vote.
The Company's shareholders are entitled to attend and vote at the General Meeting when their acquisition of shares has been entered in Euronext Securities Oslo ("ES-OSL" or "VPS") no later than five (5) business days prior to the General Meeting (3 July 2023, the "record date"). Shareholders holding shares registered in a nominee account, such as for instance through Avanza AB, who wish to participate in the General Meeting, must notify the Company thereof by email to [email protected]. Such notification must be received by the Company at the latest two business days prior to the General Meeting, i.e. no later than 6 July 2023.
Shareholders who wish to attend the General Meeting in person or by proxy or vote in advance are encouraged to register this electronically by following the link on the Company's website https://zwipe.com/investors/generalmeetings, via VPS Investor Services, by sending a signed version of the attached form by e-mail to [email protected], or by ordinary mail to: DNB Bank ASA, Registrars Department, Postboks 1600 Sentrum, NO-0021 Oslo. Registration of advance votes may be done electronically via VPS Investor Services by selecting Corporate Actions, General Meeting (click on ISIN) or by following the link https://www.euronextvps.no or by sending signed version of the attached form to DNB Bank ASA at the above postal address. For electronic registration of advance votes, shareholders must identify themselves by their own unique reference and PIN code for the General Meeting. Shareholders who cannot register electronically may send a signed form via e-mail to [email protected] or to the postal address provided at the form. Notification of attendance, proxy or advance votes must be registered online or received by DNB Bank ASA, Registrars Department by 16:00 hours CEST on 7 July 2023 (this does however not apply to shareholders who own shares through a nominee account, who must register no later than 6 July 2023). Proxy with voting instructions to the Chair cannot be registered electronically, and the attached form must be sent to DNB Bank ASA, Registrars Department to the above-mentioned e-mail or postal address. Attendance by proxy also requires the shares to be registered on a VPSaccount.
As the General Meeting only will be held as a virtual meeting, no physical participation will be facilitated.

Aksjonærer som har registrert deltakelse i henhold til instruksjonene ovenfor, må også sende e-post til [email protected] og vil deretter få tilsendt lenke til Teamsinvitasjon til Generalforsamlingen.
Aksjonærenes rettigheter Shareholders' rights
Aksjonærene har visse lovbestemte rettigheter i forbindelse med Generalforsamlingen, herunder:
Retten til å møte (elektronisk) på Generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, rett til å ta ordet og delta i meningsutvekslingen, rett til å bli bistått av en rådgiver og å gi rådgiveren rett til å uttale seg i Generalforsamlingens diskusjoner, rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder gir informasjon om (1) årsregnskapet og årsberetningen, (2) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, og (3) Selskapets økonomiske stilling og andre saker som Generalforsamlingen skal behandle. Retten gjelder ikke hvis de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet, jf. aksjeloven § 5-15. Aksjonærene har også rett til å foreslå vedtak knyttet til saker på agendaen.
Aksjonærer har rett til å få behandlet forslag på Generalforsamlingen. Forslaget skal meldes skriftlig til styret senest 14 dager før Generalforsamlingen. Forslag til beslutning eller en begrunnelse for hvorfor spørsmålet settes på dagsordenen skal inngis innen samme frist.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av den som åpner møtet, hvis beslutning kan omgjøres av Generalforsamlingen med alminnelig flertall.
Revidert årsrapport og årsregnskap for 2022 og denne innkallingen er tilgjengelig på www.zwipe.com/investors.
* * * * * *
- juni 2023
Jörgen Lantto Styrets leder
* * * * * *
Vedlegg:
-
- Redegjørelse for agendaens punkt nr. 4, 5 og 6
-
- Møte og fullmaktsskjema uten stemmeinstrukser og informasjon om forhåndsstemming
-
- Fullmaktsskjema med stemmeinstrukser til styrets leder og informasjon om forhåndsstemming
-
- Valgkomiteens innstilling
Shareholders who have registered participation in accordance with the instructions above, must also send an e-mail to [email protected] and will, thereafter, receive a link to the Teams meeting for the General Meeting.
The shareholders have certain statutory rights in connection with the General Meeting, including:
The right to attend (electronic) at the General Meeting, either in person or by proxy, the right to speak at the meeting, the right to be assisted by an advisor and to give the advisor the right to speak, the right to have the Board members and the chief executive officer to provide information regarding (1) the annual report and annual accounts, (2) any matters that have been submitted to the shareholders for decision and (3) the Company's financial position and other matters to be dealt with by the General Meeting. The right does not apply to information that cannot be given without making disproportionate damage to the Company, cf. section 5-15 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act. The shareholders are also entitled to propose resolutions to the items on the agenda.
Furthermore, the shareholders have the right to have proposals addressed by the General Meeting if the shareholder has notified in writing no later than 14 days before the General Meeting, provided that the proposal for a resolution or an explanation of the reasons why the item is proposed for the agenda is presented within said time limits.
Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the General Meeting, whose decisions may be reversed by the General Meeting by simple majority vote.
Audited annual report and financial statements for 2022 and this notice are available on www.zwipe.com/investors.
28 June 2023
Jörgen Lantto Chair of the Board
Attachments:
-
- Information on agenda matter no. 4, 5 and 6
-
- Notice of attendance and proxy without voting instructions and information on voting in advance
-
- Proxy form with voting instructions to the Chair and information on voting in advance
-
- The nomination committee's report

| anbefalt at Robert Jansson velges som nytt styremedlem, med tjenestetid frem til ordinær generalforsamling i 2025, altså for litt under to år. Hvis forslaget får Generalforsamlings tilslutning, innebærer det at antallet styremedlemmer økes fra dagens fem til seks. Det vises til Valgkomiteens forslag som er vedlagt denne innkallingen, og som også inkluderer mini-CV for Robert Jansson. |
"Nomination Committee") has recommended that Robert Jansson is elected as a new member to the Board, with a service time until the annual general meeting in 2025, i.e. for just under two years. If approved by the General Meeting, the proposal entails that the number of Board members is increased from today's five to six. It is referred to the Nomination Committee's report which is appended to this notice, and which also includes mini CVs for. |
||
|---|---|---|---|
| Forutsatt at Generalforsamlingen godkjenner forslaget, vil Selskapets styre bestå av følgende, alle med tjenesteperiode til ordinær generalforsamling i 2025: |
Subject to the General Meeting's approval of the proposal, the Board will comprise of the following, all with a service period until the annual general meeting in 2025: |
||
| - Jörgen Lantto, styrets leder | - Jörgen Lantto, Chair of the Board | ||
| - Dennis Jones | - Dennis Jones | ||
| - Tanya Juul Kjaer | - Tanya Juul Kjaer | ||
| - Christina Örn | - Christina Örn | ||
| - David Chew | - David Chew | ||
| - Robert Jansson | - Robert Jansson | ||
| Agendaens punkt 5: Honorar til det nye styremedlemmet |
Agenda matter no 5: Remuneration to the new Board member |
||
| Det vises til vedlagte forslag fra Valgkomiteen. | Reference is made to the attached proposal from the Nomination Committee. |
||
| Valgkomiteen foreslår at Robert Jansson mottar NOK 130 000 i honorar for perioden frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024 som er samme beløp som de øvrige alminnelige styremedlemmene har rett til for perioden frem til nevnte ordinære generalforsamling. |
The Nomination Committee proposes that Robert Jansson receives NOK 130,000 in remuneration for the period until the Company's annual general meeting in 2024, being the same amount as other regular Board members are entitled to for the period until said annual general meeting. |
||
| Forslaget innebærer at samlet honorar for Styret i perioden fra Selskapets ordinære generalforsamling i 2023 til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024 utgjør NOK 910 000. |
The proposal entails that the total remuneration for the Board from the period from the Company's annual general meeting in 2023 until the Company's annual general meeting in 2024 amounts to NOK 910,000. |
||
| Agendaens punkt 6: Godkjennelse av at styret kan gjøre endringer i Selskapets RSU incentivprogram |
Agenda matter no 6: Approval that the Board may make amendments to the Company's RSU incentive program |
Vedlegg til innkallingen Attachments to the notice Agendaens punkt 4: Valg av nytt medlem til styret Agenda matter no. 4: Election of a new member to
Valgkomiteen i Selskapet ("Valgkomiteen") har
generalforsamling ("OGF") følgende vedtak om en ny
the Board
The nomination committee of the Company (the
(the "AGM") adopted the following resolution on a new

incentivordning for Selskapets ledende ansatte og andre nøkkelpersoner i form av såkalte "restricted share units" (heretter "RSU-planen" og "RSU'er"):
"Generalforsamlingen godkjente innføring av den foreslåtte RSU-planen og de nevnte rammene for planen."
I innkallingen til OGF den 11. mai 2023 ble det opplyst om at opptjeningsperioden for RSUene skal være fire år fra tildeling.
Styret har basert på forslag fra styrets godtgjørelseskomité og i samarbeid med Selskapets ledelse vurdert de nærmere vilkårene i RSU-planen slik de ble presentert i innkallingen til OGF den 11. mai 2023.
I den forbindelse besluttet styret 27. juni 2023 at det vil være hensiktsmessig å endre RSU-planens punkt om opptjeningsperiode. Styret har derfor vedtatt at den gjeldende opptjeningsperioden med 100 % opptjening ved utløpet av fireårsperioden blir erstattet med en årlig opptjeningsplan, med 1/3 opptjening ved utgangen av det 2., 3. og 4. året fra tildeling, hvilket vil si ingen opptjening etter 1. år. Det antas at Generalforsamlingen bør godkjenne at styret gjør en slik endring.
Styret har ikke på dette tidspunktet funnet grunn til å gjøre andre endringer i RSU-planen eller omfanget av den, men har foreslått at Generalforsamlingen gir styret en generell rett til å gjøre endringer i RSU-planen med unntak av endringer i vilkår som har direkte konsekvens for maksimal potensiell utvanning på grunn av RSUplanen slik som maksimalt antall RSUer i planen eller at én opptjent RSU gir rett til én aksje i Selskapet.
Styret har på denne bakgrunn foreslått at Generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner at styret endrer de nærmere vilkårene i RSU-planen som presentert på den ordinære generalforsamlingen 11. mai 2023, inkludert, men ikke begrenset til, endringer av vilkårene for opptjening av RSUene. Styret kan ikke endre vilkår som har direkte betydning for den maksimale utvanningen som følge av RSU-planen slik som maksimalt antall RSUer i planen eller at én opptjent RSU gir rett til å erverve én aksje i selskapet."
incentive scheme directed towards the Company's leading employees and other key personnel in the form of so-called restricted share units (hereinafter the "RSU plan" and "RSUs"):
"The General Meeting approved the introduction of the RSU plan and the said scope and overall terms of the plan."
In the notice to the AGM on 11 May 2023, it was stated that the vesting period for the RSUs shall be four years from grant.
The Board has, based on a proposal from the Board's remuneration committee and in cooperation with the Company's management assessed the various aspects of the RSU plan as it was presented in the notice to the AGM on 11 May 2023.
In this regard, the Board on 27 June 2023, assessed it as beneficial to amend the conditions of the vesting schedule under the RSU plan. The Board has therefore resolved that the current arrangement with 100% vesting at the expiry of the four-year period is replaced with an annual vesting schedule, with 1/3 vesting at the end of the 2nd, 3rd and 4th year from grant, meaning no vesting after the 1st year. It is assumed that the General Meeting should approve such change.
The Board has not at this point in time found reason to make any other amendments to the RSU plan or the scope of it but has proposed that the General Meeting grants a general authorization to the Board to make changes to the RSU plan, however not including changes of terms with a direct impact on the maximum dilution potentially caused by the RSU plan such as the maximum number of RSUs under the plan and that one vested RSU gives the right to acquire one share in the Company.
On this basis, the Board has proposed that the General Meeting adopts the following resolution:
"The general meeting approvesthat the board of directors amends the terms of the RSU plan as presented at the annual general meeting on 11 May 2023, including but not limited to, amendments of the terms of vesting of the RSUs. The board may not change terms with a direct impact on the maximum dilution potentially caused by the RSU plan such as the maximum number of RSUs under the plan or that one vested RSU gives the right to acquire one share in the company."
*** ***

Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling i Zwipe AS avholdes den 10. juli 2023 kl. 10.00. Generalforsamlingen vil kun gjennomføres elektronisk på Microsoft Teams.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer på tidspunktet for innkallingen _____________________, og aksjonæren kan stemme for det antall aksjer som er innført for vedkommende i eierregisteret per 3. juli 2023.
VIKTIG MELDING:
Generalforsamlingen vil kun avholdes elektronisk på Microsoft Teams, og aksjonærer oppfordres til å benytte muligheten til å gi fullmakt med stemmeinstruks. Teams-invitasjon tilsendes ved henvendelse til selskapet på e-post [email protected] innen kl. 16.00 den 7. juli 2023.
Frist for forhåndsstemming og registrering av påmelding og fullmakter med og uten stemmeinstruks er kl. 16.00 den 7. juli 2023
Påmeldingsskjema for den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside https://www.zwipe.com/investors/general-meetings eller via Investortjenester, tilgjengelig på https://www.euronextvps.no eller via egen kontofører, innen kl. 16:00 den 7. juli 2023.
For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser –Generalforsamling, klikk på ISIN.
Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmeldingen må være mottatt senest kl. 16:00 den 7. juli 2023. Blanketten må være datert og signert.
Dersom aksjeeier er et selskap, oppgi navn på personen som vil møte på vegne av selskapet:
______________________________________________________________________________________________ Navn på personen som vil delta på den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS den 10. juli 2023
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Fullmakt uten stemmeinstruks for den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS
Dersom du selv ikke kan møte på Generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person for å stemme for dine aksjer.
Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside https://www.zwipe.com/investors/general-meetings eller via Investortjenester.
For å gi fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling og klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakten må være mottatt senest kl. 16:00 den 7. juli 2023. Blanketten må være datert og signert. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest og firmaattesten skal vedlegges fullmakten ved innsending.
Undertegnede: ________________________________________________________________________________________
gir herved (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger).
Styrets leder, Jörgen Lantto (eller den han bemyndiger), eller
________________________________________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS 10. juli 2023 for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder for den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS
Dersom du ikke selv kan delta på Generalforsamlingen, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger. Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.
Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest kl. 16:00 den 7. juli 2023. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest og firmaattesten skal vedlegges fullmakten ved innsending.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ________________________________________________________________________________________
gir herved styrets leder, Jörgen Lantto (eller den han bemyndiger), fullmakt til å møte og avgi stemme på den ekstraordinære generalforsamlingen i Zwipe AS den 10. juli 2023 for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonen nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets forslag. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling i Zwipe den 10. juli 2023 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av Generalforsamlingen ved styrets leder. Opptak av fortegnelse over møtende aksjonærer | |||
| 2. | Valg av møteleder og representant til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. | Godkjennelse av innkalling og agenda | | | |
| 4. | Valg av nytt medlem av styret | | | |
| 5. | Honorar til det nye styremedlemmet | | | |
| 6. | Godkjennelse av at styret kan gjøre endringer i Selskapets RSU incentivprogram | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Ref no: PIN code:
Notice of Extraordinary General Meeting
An Extraordinary General Meeting in Zwipe AS will be held on 10 July 2023 at 10:00 CEST. The General Meeting will be held as a virtual meeting only on Microsoft Teams.
The shareholder is registered with the following number of shares at the time of the notice: _________________________, and the shareholder may vote for the number of shares owned at the record date being 3 July 2023.
IMPORTANT NOTICE:
The Extraordinary General Meeting will be held as a virtual meeting only, and shareholders are encouraged to participate by granting a proxy with voting instructions. Invitation to the Teams meeting will be sent to shareholders who request such invitation by contacting the company on e-mail to [email protected] by 7 July 2023 at 16:00 CEST.
The deadline for advance votes and registration of notice of attendance and proxies with and without and voting instructions is 7 July 2023 at 16:00 hours CEST
Notice of attendance for the Extraordinary General Meeting of Zwipe AS
Notice of attendance should be registered through the company's website https://www.zwipe.com/investors/general-meetings or through VPS Investor Services available at https://www.euronextvps.no/, no later than 7 July 2023 at 16:00 hours CEST.
For notification of attendance through the company's website, the above-mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services choose Corporate Actions – General Meeting, click on ISIN.
Alternatively, you may send this registration form by e-mail to [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 7 July 2023 at 16:00 hours CEST. The form must be dated and signed.
If the shareholder is a company, please state the name of the individual who will be representing the company:
___________________________________________________________________________________________________ Name of the person who will attend the Extraordinary General Meeting in Zwipe AS on the 10 July 2023
Place Date Shareholder's signature
Proxy without voting instructions for the Extraordinary General Meeting of Zwipe AS
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy without voting instructions to another individual.
Ref no: PIN code:
The proxy should be registered electronically through the company's website https://www.zwipe.com/investors/ general-meetings or through VPS Investor Services no later than 7 July 2023 at 16:00 hours CEST.
For granting proxy through the company's website, the above-mentioned reference number and pin code must be stated.
In VPS Investor Services choose Corporate Actions – General Meeting, click on ISIN
Alternatively, this proxy form without voting instructions may be sent by e-mail to [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 7 July 2023 at 16:00 hours CEST. The proxy must be dated and signed. If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company's Certificate of Registration and the Certificate of Registration must be attached to the proxy form sent.
The undersigned: ________________________________________________________________________________________
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or a person authorized by him),
the Chair of the Board of Directors, Jörgen Lantto (or a person authorized by him), or
________________________________________________________________ (NB: The proxy holder must send an e-mail to [email protected] to receive the Teams-invite) (Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend the Extraordinary General Meeting of Zwipe AS on 10 July 2023 and to vote for my/our shares.
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)

Ref no: PIN code:
Proxy with voting instructions to the Chair of the Board of Directors for the Extraordinary General Meeting in Zwipe AS
If you are unable to attend the meeting, you may use this proxy form to give voting instructions to the Chair of the Board of Directors or the person authorized by him. If you grant proxy to another person than the Chair of the Board of Directors, you must send a proxy without proxy instructions and agree on the voting instructions directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions to the Chair of the Board of Directors cannot be submitted electronically, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 7 July 2023 at 16:00 hours CEST. If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company's Certificate of Registration and the Certificate of Registration must be attached to the proxy form sent.
Proxies with voting instructions to the Chair of the Board of Directors must be dated and signed to be valid.
The undersigned: ________________________________________________________________________________________
hereby grants the Chair of the Board of Directors, Jörgen Lantto (or a person authorized by him), proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Zwipe AS on 10 July 2023.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board of Directors' proposal. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice to the General Meeting, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Extraordinary General Meeting of Zwipe on 10 July 2023 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening of the General Meeting by the Chair. Registration of meeting shareholders | |||
| 2. | Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes | | | |
| 3. | Approval of the notice and the agenda | | | |
| 4. | Election of a new member of the Board | | | |
| 5. | Remuneration to the new Board member | | | |
| 6. | Approval that the Board may make amendments to the Company's RSU incentive program |
| | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
Zwipe AS
Report from the Nomination Committee to the Extraordinary General Meeting, XX July 2023.
Since the Extraordinary General Meeting of Zwipe on 28 January, 2021, the Nomination Committee consists of:
| Chairman | Lars Windfeldt |
|---|---|
| Member | Niclas Eriksson |
| Member | Jörgen Lantto (Chairman of the board) |
Background:
- The Nominaton Committee originally intended to propose to the AGM that the board would continue to consist of 6 board members. The Nomination Committee has considered that Zwipe's Board would benefit from having a person with direct experience from the Access Control market.
- Unfortunately the search for a person with experience from the Access Control market was not completed in time for the Annual General Meeting held 11 May 2023.
- Because of the above, the Nomination Committee has continued its work after the AGM with the objective of proposing the election of an additional board member if a suitable person could be identified.
- The Nomination Committee has now completed this work and wishes to recommend the election of an additional person as member of the company's Board of Directors.
The Nomination Committee proposes that the Board is increased from 5 persons to 6 persons.
The Nomination Committee proposes that Robert Jansson is elected as new member of the Board with a term starting XX July 2023 and ending at the AGM in 2025.
Robert Jansson is Director Sales of Northern and East Europe & South Africa with STid Security. He has been working in the field of Identity and Access Management since 1998, with a focus on international RFID reader and credential business. He has experience in printed and logical security as well. He has held various positions throughout their career, including Sales and Export Manager roles at Solid (which was part of the foundation of ASSA ABLOY) and HID Global in the Nordics. As self-employed IAM expert, Robert has worked at Infratek Security Norway and Nexus ID Solutions Sweden before joining STid Security France in 2018 in his current role as Director of Sales for Northern and East Europe, South Africa.
Remuneration;
On 11 May 2023, the Annual General Meeting decided that the annual remuneration for a member of the Board would be 130,000 NOK. The Nomination Committee proposes that Robert Jansson receives the same 130,000 NOK for the period until the AGM in 2024 as the other members of the Board, despite the fact that his term starts on July XX instead of May 11.
The total annual compensation for the Board is thus 910,000 NOK.