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Yimikang Tech. Group Co.,Ltd. — Audit Report / Information 2012
Mar 25, 2013
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Audit Report / Information
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四川依米康环境科技股份有限公司 2012 年度内部控制自我评价报告
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四川依米康环境科技股份有限公司
2012 年度内部控制自我评价报告
四川依米康环境科技股份有限公司(以下简称“公司”)根据《公司法》、《证券法》、 《会计法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》(2012 年修订)、《深圳证券交易所 创业板上市公司规范运作指引》、《上市公司治理准则》、《企业内部控制基本规范》(财会 [2008]7 号)、《企业内部控制配套指引》(财会[2010]11 号)以及深交所《关于做好上市 公司2012 年年度报告披露工作的通知》等有关法律法规的相关规定,结合公司自身经营管理 的特点,公司董事会、董事会审计委员会及公司审计部对公司2012 年度部控制的规范性、完 整性以及实施的有效性进行了全面深入的检查,在查阅了公司的各项内控管理制度,了解公 司及分子公司有关部门在内部控制实施工作的基础上,本着对全体股东负责的态度,对截止 2012 年12 月31 日与财务报表相关的内部控制做出自我评价报告。
公司董事会及全体董事保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏, 并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。 一、公司的基本情况
四川依米康环境科技股份有限公司前身为四川依米康制冷设备有限公司,设立于2002 年 9 月12 日。2009 年9 月21 日,公司依法整体变更为股份公司,股本总额为5,800 万元,并在 成都市工商行政管理局完成登记。2010 年1 月19 日公司增资扩股,股本总额增至5,880 万 元,同时完成工商变更登记手续。经中国证券监督管理委员会证监许可[2011]1104 号文核 准,公司首次向社会公众发行人民币普通股(A 股) 1,960 万股,公司股票于 2011 年 8 月 3 日在深圳证券交易所创业板上市,股票简称“依米康”,股票代码“300249”。公司上市后 注册资本变更为7,840 万元,于2011 年8 月22 日在成都市工商行政管理局完成登记。
公司注册经营范围:生产、销售及安装制冷设备、空调、不间断电源、电池及相关产 品;提供环境工程技术咨询及相关工程服务(涉及许可的凭资质许可证从事经营);节能技术 的研发、应用、推广;节能工程设计、工程施工(涉及许可的凭资质许可证从事经营)、技术 咨询和技术服务;合同能源管理;货物、技术进出口业务(法律、法规禁止的除外,法律、法 规限制的取得许可后方可经营)。(以上经营项目不含法律、法规和国务院决定需要前置审批
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或许可的项目)。企业法人营业执照注册号:510100400013149,注册地址:成都高新区科园 南二路二号,法定代表人:张菀。
二、公司建立内部控制的目的和遵循的原则
(一) 公司建立内部控制的目的
1、确保公司各项经营管理活动符合国家有关法律、法规、规章以及相关规定,保证公司 内部规章制度的贯彻执行;
2、通过建立和完善内部治理以及符合公司发展战略的内部组织结构,形成科学的权利机 制、决策机制、执行机制和监督机制,保证公司经营管理目标和发展战略的实现;
3、建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,提高经营效率,通过对企业风险的有 效管控和评估,不断加强对公司经营环节的有效控制,保证公司各项业务活动的顺利开展;
4、规范公司运作机制和会计行为,保证公司财务报告及相关信息披露的真实、准确、完 整、及时、公平;
5、防止并及时发现、纠正各种错误及舞弊行为,保护公司各项资产的安全、完整及有效 运转,杜绝浪费和失误现象。
(二) 公司建立内部控制制度遵循的原则
1、合法性原则。内部控制应当符合法律、行政法规的规定和有关政府监管部门的监管要 求。
2、全面性原则。内部控制应贯穿决策、执行、监督和反馈全过程,覆盖公司及全资子公 司、控股子公司的各种业务和事项,涵盖公司内部的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处 理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。内部控制约束公司的所 有人员,任何个人都不得拥有超越内部控制的权力。
3、重要性原则。内部控制应在全面控制的基础上,关注公司重要业务事项、业务过程中 的关键控制点和高风险领域。
4、制衡性原则。内部控制的建立在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形 成权责分明、相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率;内部控制保证公司的机构、岗位的合 理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分 明、相互制约、相互监督;任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力。
5、有效性原则。内控制度应能够为内部控制目标的实现提供合理保证。内部控制建立和 实施过程中存在的问题应当能够得到及时地纠正和处理。
6、适应性原则。内部控制制度不仅应符合国家法律法规的规定,还应随着外部环境的变
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化、公司业务职能的调整和管理要求的提高,不断进行修订和完善。
7、成本效益原则。内部控制应当遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制 效果,内部控制的建立与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应。 三、内部控制建设情况
(一)公司内部控制环境
1、公司的治理机构
公司根据《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》(2012年修订)、 《深圳证券交易所创业版上市公司规范运作指引》等法律法规性文件和公司章程的规定,健全 和规范了公司治理结构,建立健全了股东大会、董事会、董事会下设各专门委员会、监事会、 独立董事等治理层以及相关的议事规则或者工作制度,公司股东大会、董事会、监事会、独立 董事、董事会秘书以及董事会专门委员会均按照各自的议事规则和工作细则规范运作,并建立 了相互协调和相互制衡机制,独立董事和董事会秘书能够有效增强董事会决策的公正性和科学 性,维护了公司和全体股东的利益,为公司的规范运作、长期健康发展打下了坚实的基础。
公司董事会聘任了总经理、财务总监、技术总监、行政总监、董事会秘书等高级管理人员, 并对总经理机构设置、高管任职资格及职权与义务、绩效考核与激励约束机制、工作报告制度 等方面作了明确的规定,保证公司高级管理人员依法行使职权,通过总经理指挥、协调、管理、 监督各职能部门行使经营管理权力,保障股东权益、公司利益和员工的合法权益不受侵犯。 2、公司的组织结构
在公司治理结构所确定的内部控制基本组织框架基础上,公司根据经营管理的实际情况和 所处行业的市场竞争特点,合理设立了与管理职能及业务规模相适应的组织机构,包括董事会 办公室、营销中心、技术研发中心、制造中心、行政中心、财务中心等,营销中心下设各区域 营销中心、市场部、技术支持部、客服部等职能部门,技术研发中心下设技术开发部和产品研 发部,制造中心下设生产部、质管部、采购部、合同部、储运部,行政中心下设总经办、信息 部、人力资源部、行政部,财务中心下设财务管理部和财务核算部。公司已形成了与公司经营 实际情况相匹配的、有效的经营运作模式,组织机构分工明确、职能健全清晰,为公司组织市 场营销、产品制造、研究开发、扩大生产经营规模、提高产品及服务质量、提升技术水平、确 保经营效益等方面发挥了至关重要的作用。
公司科学划分了各部机构和部门职责和权限形成各司其职、各负其责、相互配合、相互制 约的内部控制体系。
公司组织结构如下:
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| 股东大会 董事会 监事会 董事会秘书 证券事务部 提名委员会 总经理 战略委员会 薪酬与考核委员 审计委员会 审计部 营销中心 技术研发中心 财务中心 制造中心 行政中心 |
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| 四 川 营 销 中 心 |
北 京 营 销 中 心 |
上 海 营 销 中 心 |
天 津 营 销 中 心 |
客 户 服 务 中 心 |
市 场 部 |
产 品 及 系 统 方 案 部 |
技 术 开 发 部 |
产 品 研 发 部 |
质 管 部 |
储 运 部 |
生 产 部 |
采 购 部 |
合 同 部 |
财 务 部 |
人 力 资 源 部 |
总 经 办 |
信 息 部 |
行 政 部 |
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3、内部审计机制
公司董事会下设立审计委员会,审计委员会按照《审计委员会工作细则》、《审计委员会年 报工作规程》的规定勤勉尽责,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。公司审计部 下设审计部,审计部为公司专门的内部审计部门,配备了专门的审计人员,负责实施内部控制 的监督、检查工作。在公司董事会审计委员会的监督与指导下,2012年度审计部严格执行审计 程序独立开展公司内部审计工作;采取定期与不定期检查方式,对公司的财务、募集资金使用、 内部控制制度执行、对外投资项目、经营活动中的重点控制程序进行审计、稽核,对经济效益 的真实性、合法性做出评价;对在审计过程中发现的问题,及时提出控制管理建议,并督促相 关部门及时整改,确保内控制度的有效实施,持续改进公司规范运作水平。
4、人力资源政策
公司坚持“公开、平等、竞争、择优”的用人制度,通过科学的人力资源管理充分调动公 司员工的积极性,形成平等竞争、合理流动、量才适用、人尽其才的内部用人机制,从而有效 提升工作效率。公司聘用认同本企业文化、爱岗敬业、符合职位要求、有发展潜力的人员。 公 司建立和实施了员工的聘用、培训、辞退与辞职制度以及员工的薪酬、考核、晋升与奖惩等人 事管理制度,确保公司人力资源的稳定发展。同时,公司通过网络学院视频培训等方式切实加 强员工培训和继续教育,不断提升员工素质通过良好的员工考核和激励机制来留住优秀人才, 保证人员的稳定性,促进员工与公司的共同成长。
5、企业文化及企业文化建设
公司非常重视在内部建立并弘扬和谐健康、开拓创新、团结合作、精益求精的企业文化 , “立新、守信、兼容、至善”是企业文化的核心,其具体含义如下:
“立新”是指为公司在经营和管理上不断学习和吸收新知识、新技术、新思维、新理念以 提升和改进公司的经营管理水平,不断给自己设立新的目标和高度,鼓励员工勇于开拓、创新, 提高公司的综合实力,以在竞争日益加剧的市场竞争中站稳脚跟,立于不败之地。
“守信”是指企业在经营和管理活动中遵守国家和地方的法律法规和各类契约,在合同签 订、产品质量、交货期、服务、融资契约等方面遵守承诺,严守信用,取得合作方的尊重和信 任。
“兼容”是指公司在人才、技术、资金、信息等各方面做到善于兼收并蓄,善于容纳容留, 对不同人、不同意见均可求同存异予以包容,接受来自各方面的合理建议,这样才利于公司的 发展和提升,达到做大做强的目的 。
“至善”是指公司要不断需求市场契机,将产品质量和服务能力最大化,综合效益最佳化,
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不断做大,做强;对员工要予以关心爱护,使员工关系融洽、和谐,使员工健康快乐地工作, 给企业带来良好的经济效益;对客户要及时全面地了解其需求,为其提供高质量的产品和满意 的服务,与客户共同发展,建立长期友好的合作关系,成为战略合作伙伴;对社会要建立与其 和谐共处、相互依存的关系,尽企业所能回馈社会,在重视经济效益的同时,注重社会效益, 形成良好的企业形象。
(二)风险评估
公司在对外投资、市场拓展、技术开发、物资采购、生产管理、质量控制、员工管理、信 息披露等经营管理的各个方面,通过建立健全并严格执行内控制度,将各类风险纳入管理体系。 公司在制定发展规划和经营计划的同时,针对各种可能遇到的经营风险、市场风险、技术风险、 财务风险和环境风险等予以识别、评估和采取有效的应对措施,并贯彻至各部门和全体员工, 将可能遇到的重大风险降至最低。
(三)内部控制活动
1、公司基本内部控制制度的建设与完善情况
公司根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》等有关法律法规的规定,目前已制 定了《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》等33项内部 控制制度。其中,2012年度新增了《独立董事年报工作制度》、《分子公司管理制度》、《董事、 监事及高级管理人员薪酬管理办法》、《年报信息披露重大差错责任追究制度》、《外部信息人管 理制度》、《董事会审计委员会年报工作制度》 、《董事、监事和高级管理人员内部问责制度》 等内部控制制度。 另外,根据中国证券监督管理委员会《关于开展加强上市公司治理专项活 动有关事项的通知》(证监公司字【2007】28 号)和四川证监局的要求,在2012年度公司开展 了公司治理专项自查活动,并对有关内部控制制度进行了修订,包括《公司章程》、《董事会秘 书工作细则》、《对外担保管理制度》、《对外投资管理制度》、《关联交易决策制度》、《经营决策 和经营管理规则》、《募集资金管理制度》、《内部审计制度》、《总经理工作细则》、《内幕信息知 情人登记管理制度》。 通过上述制度的修订和完善,确保了公司股东大会、董事会、董事会下 设各专门委员会、监事会、独立董事、经营管理层在经营管理活实施过程中有据可依,行为合 法、合规、真实、有效,在制度上进一步健全了公司内控体系。
2、公司会计核算、财务管理方面的内部控制
公司从2008年1月1日起执行财政部2006年2月15日颁布的《企业会计准则》,建立了公司具 体的财务管理制度,明确制订了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,公司目前财务控 制主要包括以下几个方面:货币资金控制、实物资产控制、对外投资控制、工程项目控制、采
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购与付款控制、销售与收款控制、筹资控制、成本费用控制、担保控制,相关内部控制制度具 体有财务中心下设各岗位的《岗位说明书》、付款管理办法、现金管理规定、预算制定及管理 规定、预算控制和分析、费用报销规定、财务部档案管理规定、帐务处理规定、进口合同执行 程序、投标资料执行程序、往来管理办法、中标服务费及履约保证金执行程序、合同执行费用 付款程序、固定资产管理程序、仓库物资保管制度、产成品仓库管理制度、厂区出入制度、销 售定单和发货流程、各项资产盘点制度等。上述财务内部制度的建立和有效执行对规范公司会 计核算、加强会计监督、保障财务会计数据准确、确保资产安全、控制经营风险、防止舞弊和 堵塞漏洞提供了有力保证。
公司设置财务中心为独立的会计机构,下设有财务管理部和会计核算部,在财务管理方面 和会计核算方面均设置了较为合理的岗位和职责权限,并配备了相应的人员以保证财务工作的 顺利进行,财务中心由财务总监领导,设置部门经理、成本核算会计、费用核算会计、应付应 收核算会计、出纳、分子公司主管会计等岗位。会计机构人员分工明确,实行岗位责任制,各 岗位能够起到互相牵制的作用,批准、执行和记录职能分开。2012年度公司加强财务信息化建 设工作,不断升级内控管理软件及财务管理软件,以加强公司财务管理活动的准确性和效率。 3、控制程序
为合理保证公司各项经营目标的实现,公司建立了相关的控制程序,主要包括:交易授权 控制、责任分工控制、会计系统控制、资产接触与记录使用控制、预算控制等。 (1)不相容职务分离控制
公司为了预防和及时发现在执行所分配的职责时可能产生的错误和舞弊行为,在从事经营 活动的各个部门、各个环节制定了一系列较为详尽的岗位职责分工制度:如将现金出纳和会计 核算分离;将各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离、逐级审批等。
(2)授权审批控制
公司按交易金额的大小及交易性质不同,根据《公司章程》及前述各项管理制度规定,采 取不同的交易授权。对于经常发生的销售业务、采购业务、正常业务的费用报销、授权范围内 融资等采用公司各成本中心、部门逐级授权审批制度;对非经常性业务交易,如对外投资、发 行股票、资产重组、转让股权、担保、关联交易等重大交易,按不同的交易额根据公司内部控 制制度的规定由公司总经理、董事会、股东大会审批。
(3)财产保护控制
公司限制未经授权人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保 险措施,以确保各种财产安全完整。公司建立了一系列资产保管制度、会计档案保管制度,并
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配备了必要的设备和专职人员,从而使资产和记录的安全和完整得到了根本保证。
(4)会计系统控制
公司严格执行国家统一的会计准则制度,加强会计基础工作,明确会计凭证、会计账簿和 财务会计报告的处理程序,保证会计资料真实完整。公司依法设置会计机构,配备了会计从业 人员,从事会计工作的人员全部取得了会计从业资格证书。
(5)预算控制
公司实施全面预算管理制度,明确各责任单位在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、 审定、下达和执行程序,强化预算约束。
(6)运营分析控制
公司实施全面运营情况分析制度,经理层综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面 的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法,定期开展运营情况分析,发现存在的问 题,及时查明原因并加以改进。
(7)绩效考评控制
公司建立和实施绩效考评制度,科学设置考核指标体系,对公司内部各责任单位和全体员 工的业绩进行定期考核和客观评价,将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、 调岗、辞退等的依据。
(四)公司重点控制活动
2012年,公司在组织结构调整、部门职能完善的基础上,不断完善关键业务环节的内部控
制 。目前公司对经营管理活动中各业务环节实施了有效的控制,具体如下:
- 1、决策管理控制
公司制定了《公司章程》、《经营决策和经营管理规则》、《董事会战略委员会工作细则》、 《对外投资管理制度》、《募集资金管理制度》 、《关联交易决策制度》 、《对外担保管理制度》 等,明确重大决策的主要内容,对公司战略、重大投资、重大资产购置和重大融资进行可行性 研究,并对可行性研究结果进行审核,按审批程序进行决策。本年度的重大决策均严格执行了 相关制度,确保了决策的科学性和集体决策制度的落实。
2、财务管理控制
为了规范公司的经营管理,加强财务监督,提高公司经济效益,公司在财务预测、财务计 划、财务控制、财务分析等管理环节上制定了一系列的管理制度。这些制度的实施为实现公司 价值最大化的目标提供了保障,为公司进行重大财务决策提供了可靠的依据。
3、预算管理控制
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公司已制定《财务预算管理办法》,明确各部门在预算编制、审批、执行、分析与考核各 环节的职责及业务流程。全面财务预算的实施为公司经营管理层提高经营管理水平、实现公司 经营目标发挥了重要作用。
4、人力资源管理控制
公司制定并不断完善并实施了《人力资源工作细则》,明确了人力资源规划、员工聘用与 管理、员工薪酬与福利、员工绩效管理、员工培训与教育、员工关系管理等的工作规范和流程; 该细则的实施确保了人力资源工作合法合规,为公司经营管理活动目标的实现提供了保障,为 公司战略规划的实现提供人力资源储备力量。
5、采购与付款管理控制
在采购管理方面,公司制定并严格执行《进口物料采购操作流程》、《供应商开发和评价流 程》、《关于采购物料价格的有关规定》、《合同执行费用付款程序》等流程或规定,对物资计划、 物资采购、仓库验收、保管和发放、呆滞物资处理等方面做出明确规定。在选择供应商及建立 合格供应商库、请购与审批、采购合同的谈判与审批、验收与相关会计记录、付款申请、审批、 执行各环节建立互相制约的岗位设置,明确岗位职责。
制造中心根据公司的销售计划以及生产能力,制定采购计划。采购计划包含以下数据:采 购数量、不同批量价格、采购周期及报警数量。对超计划和计划外的采购申请,按照计划外采 购程序进行审核批准。采购所需支付的款项按合同约定条款进行,相关采购员收集经相关部门 审批的付款申请,交由财务部执行付款程序,财务部会计将付款申请与合同条款核对并查询该 供应商付款记录,核对无误 后交出纳付款。经库管员验收不合格需退还供应商的货物,由相 关采购员负责接洽及善后事宜。采购部指定专职人员管理未付款项,与供应商定期核对,并将 核对结果报告财务部,财务部采用适当程序进行复核。
2012年度,公司还制定了《设备及重要物资采购价格稽核管理办法》,该办法的有效执行 确保了采购设备和物料的性价比不断提高,使采购价格透明公开,采购过程得到了有效控制。 以上制度的严格实施确保了公司资产的安全,为公司经营管理目标的达成提供了保障。 6、生产管理控制
公司制定了《生产订单执行控制程序》、《生产部作业指导书》、《质管部作业指导书》等生 产管理文件。上述文件明确了生产作业的程序、主要内容以及产品质量控制制度,明确了生产 协作部门的职责、产品质量保证措施等,为保证各个生产环节紧密衔接,建立正常的生产秩序 和正常的生产经营提供了保障,确保了生产质量、生产安全,为公司长期规范、稳定、有序地 发展奠定了基础,为客户提供满意的产品。
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7、销售及回款管理控制
公司制定了《合同执行更改程序》、《提货担保流程》、《业务文件盖章流程》等细则,明确 了各部门对合同的职责评审、定价原则、结算办法;对销售及收款作出了明确规定,收款责任 一律落实到销售人员,并将销售货款回收率与销售人员的考核相联系;销售人员每月与客户对 账,发现差异应通知财务部,并由财务部与客户核对差异原因。财务部对应收账款实行账 龄 分析和坏账预警信息反馈,关注超过合同约定未收回的款项,督促销售部门催收。收款涉及的 商业汇票,由财务部办理收取,并由专人保管。
8、资产管理控制
公司已建立了《库房管理规定》、《固定资产管理程序》等资产管理文件,对实物资产的验 收入库、领用发出、保管及处置等环节进行控制;采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、 账实核对等措施,防止各种实物资产的毁损和灭失。公司定期对应收款项、固定资产等项目中 存在的问题和潜在的损失进行调查,根据谨慎性原则,按照公司《财务管理制度》和会计政策 的要求,合理地计提资产减值准备,将估计损失、计提准备及需要核销的项目按规定的程序和 审批权限报批。
公司实物资产的归口管理部门建立了实物资产台账,对资产的增减、清理、报废等情况进 行登记,为会计核算提供资料;其次,负责组织检查资产的使用情况,作好资产的维护保修工 作,确保设备安全的运行;定期进行固定资产的盘点工作,作到账、实相符。 公司每年年末 由财务部协调实物资产管理部门、使用部门进行资产全面的实地盘点,由实物资产管理部门编 制“实物资产盘点表”,三方代表对盘点结果进行签字确认,做到账、实相符;一旦发生实物 资产盘盈、盘亏、 毁损、报废等情况,查明原因并及时处理。
以上资产管理制度的实施,对相关职能部门起到了相互监督,相互制约的作用,保证了资 产的完整性和安全性。
9、对外投资管理控制
公司在《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《总经理工作细则》、《对 外投资管理制度》、《经营决策和经营管理规则》等相关内部控制制度中,对公司对外投资的投 资类别、投资对象以及相应的决策程序、决策权限等方面作了明确规定;对于重大投资项目需 聘请有关机构和专家进行咨询、评审;若对外投资属关联交易事项,则还应按公司关于关联交 易事项的决策权限执行。
2012年度,公司审议通过了四个对外投资事项,其中已经执行完毕的有三项,具体如下: (1)使用超募资金3,315万元收购深圳市龙控计算机有限公司51%股权;(2)使用超募资金450
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万元收购上海虹港数据信息有限公司30%股权;(3)使用超募资金600万元与上海虹港数据有限 公司其他股东按原持有股权的比例共同对上海虹港数据有限公司进行增资。(4)使用超募资金 561万元与自然人彭立等6人共同出资在北京设立桑瑞思时代飞扬(北京)工程技术有限公司。上 述事项公司严格执行了依法制定的对外投资内部控制相关制度,聘请了审计机构(针对股权收 购项目)、律师、保荐人参与咨询、评审,出具了项目可行性分析报告,并提交战略委员会、 董事会、监事会、独立董事进行审议,对相关内幕信息采取了有效的保密措施,严格控制了内 幕交易;公司及时进行了信息披露。公司拟使用超募资金用于设立控股子公司桑瑞思时代飞扬 (北京)工程技术有限公司,因交易对方的出资款筹措出现了一定的困难,已严重地延误了合 资公司的设立及合作计划的实施,经各方友好协商,解除了合作协议,终止了该投资事项。 10、货币资金的管理控制
公司参照《企业内部控制应用指引》的要求,制定了《现金管理规定》以及合理的财务人 员分工制度,保证了货币资金的安全性、使用的有效性。公司设置独立的出纳岗位,遵循不相 容岗位相互分离、制约和监督的原则,出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费 用、债权债务账目的登记工作。出纳按照货币资金的支付申请、支付审批、支付复核、办理支 付等程序办理支付业务。财务部根据开户银行、款项种类分别设置银行存款日记账、现金日记 账,同时按照业务发生的时间顺序逐笔登记;每月月末,将银行存款日记账余额同银行对账单 相互核对,如有差额,逐笔查明原因进行处理,同时编制银行余额调节表。会计定期或不定期 进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符;发现不符,及时查明原因,作出处理。财 务印鉴实行专人分管制度,按规定履行相关的审批手续并进行登记后方可办理盖章的业务与事 项。
2012年度,以上制度的实施,确保了公司对货币资金的有效控制,确保了货币资金的安全 和有效运行。
11、日常借款和费用开支的管理控制
公司制定了《费用报销的规定》、《付款的管理办法》等制度,对资金的借支和费用报销制 定了严格的审批程序。对于员工需要借支的款项,由经办人员填制借款单,部门经理对借款的 合理性及借款金额进行审核、财务部会计人员对借款手续及所附材料是否齐全进行审核、经过 总经理审批后,出纳根据审批的借款单付款;日常费用的报销由经办人填制有关报销凭证,经 部门经理对业务活动及报销费用的真实性和准确性核实,财务部会计人员对报销凭证的合法性 和合规性审核,经有权审批人审批后办理费用报销。
2012年度,以上制度的实施,保证了货币资金的安全,确保了公司经营活动的合法合规,
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有效地控制了经营活动成本。
12、信息披露管理控制
为规范公司信息披露工作,强化信息披露和投资者关系管理,确保信息披露的公平性,公 司制定了《信息披露管理制度》、《投资者关系管理制度》、《内幕信息知情人登记制度》、《外部 信息人管理制度》、《重大信息内部报告制度》等制度,明确了信息披露的内容和披露标准、信 息传递、审核及披露流程等,相关制度得到严格贯彻执行。公司董事长作为信息披露第一责任 人、董事会秘书作为信息披露的组织者积极履行职责,对公开信息披露和重大内部事项沟通进 行全程、有效的控制,以确保信息披露工作真实、准确、完整、及时、公平。同时,公司制定 了相应的保密制度,与相关人员签订了保密协议, 对公司保密事项、保密范围、保密措施以 及责任追究等方面做出具体规定。2012年度,公司信息披露的内部控制得到有效执行,未发生 内幕信息泄露和内幕交易情形,维护了广大投资者的合法权益。
13、募集资金存放与使用管理控制
为规范公司募集资金存放、使用和管理,保证募集资金的安全,保障投资者的合法权益, 公司在2012年度修订了《募集资金管理制度》,对募集资金存储、审批、使用、监督和责任追 究以及募投项目的日常管理、实施流程等做出了明确的规定,并详细规定募集资金投资项目调 整或变更的审批权限和程序等,明确了公司、保荐机构、募集资金专户存储银行对募集资金的 管理和监督职责,明确了募集资金使用的监督和责任追究,以确保募集资金的使用合法、合规, 更好的保护投资者的利益。2012年度公司审计部有效实施对募集资金使用情况的监督,每季度 检查募集资金存放与使用情况,向审计委员会报告;每个会计年度结束后,董事会在定期报告 中对募集资金的存放与使用情况进行披露;董事会对年度募集资金的存放与使用情况出具专项 报告,并聘请信永中和会计师事务所有限责任公司对募集资金存放与使用情况进行专项审计, 并出具鉴证报告。目前,公司募集资金存放于董事会确定的专项账户上,公司严格履行《三方 监管协议》, 并严格按照募集资金投资计划使用募集资金。公司不存在将募集资金用于委托理 财、质押、委托贷款、借予他人或其他改变募集资金用途的情况。
14、关联交易管理控制
公司制定了《关联交易决策制度》并在2012年度进行了修订,对关联方和关联交易、关联 交易的审批权限和决策程序等作了明确的规定,规范了与关联方的交易行为,力求遵循诚实守 信、平等自愿、公平、公正的原则,保护公司及中小股东的利益。
公司严格控制并尽量减少关联交易,2012年度公司未发生重大关联交易,仅有少量经营性 关联交易,该类关联交易决策程序符合有关法律、法规及《公司章程》和《关联交易制度》的
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规定,定价公允,属于与日常经营相关的所占同类销售比例较小的交易,符合公司实际生产经 营需要,未有违反相关法律法规及规范性文件的情形发生;公司不存在关联方占用资金和为关 联方提供担保的情形,不存在损害公司和股东利益的情形。
15、对外担保管理控制
公司十分重视对外担保的内控管理,根据《公司法》、《证券法》和公司章程的有关规定, 结合公司实际情况,制定了《对外担保管理制度》并在2012年度进行了修订,明确规定公司对 外担保(包括对控股子公司的担保)实行统一管理,非经公司董事会或股东大会批准,任何人 无权以公司名义签署对外担保的合同、协议或其他类似的法律文件。
2012年度,公司未发生对外担保事项。
16、年报信息披露重大差错责任追究管理控制
为进一步健全公司的信息披露管理制度,提高公司规范运作水平,增强信息披露的真实性、 准确性、完整性和及时性,提高年报信息披露的质量和透明度,根据《证券法》、《中华人民共 和国会计法》、《上市公司信息披露管理办法》、《上市公司治理准则》、《关于做好上市公司 2011 年年度报告披露工作的通知》(证监会公告[2011]41号)和《深圳证券交易所创业板股票上市 规则》等法律、法规、规范性文件及《公司章程》、《信息披露管理制度》的有关规定,结合公 司的实际情况,2012年度公司制定了《年报信息披露重大差错责任追究制度》,该制度已经公 司第一届董事会第十六次会议审议通过。
2012年度,公司未发生重大会计差错更正、重大遗漏信息补充以及业绩预告修正等情况。 17、内部审计工作管理控制
为加强内部控制实施情况的监督管理,公司制定了《董事会审计委员会工作细则》、《内部 审计制度》,并在2012年度对《内部审计制度》进行了修订,进一步明确了审计部的职责、权 限以及工作程序。按照公司内部审计制度赋予的职责,审计部在公司审计委员会的直接领导下, 对关键业务环节实施了内部审计监督,独立行使内部审计职权,将审计结果直接向审计委员会 汇报。审计委员会主要负责内部审计与外部审计之间进行沟通,并监督公司内部审计制度的实 施。
2012年度,审计委员会共召开了8次会议,审议了公司内部控制制度的执行情况,对公司 开展公司治理专项自查活动的自查报告和整改计划进行了审查,对公司每季度的财务信息及其 披露内容进行了审核,对公司对外投资事项进行专项审查,对募集资金使用进行审查,按照年 报流程与信永中和会计师事务所有限责任公司就 2012年年度审计进行了事前、事中、事后的 沟通,并形成书面沟通意见;内部审计工作得到有效实施,履行了内部控制监督检查的职责,
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为确保公司规范运作和内部控制的有效实施发挥了重要作用。
18、对分子公司管控
为规范子公司管理,公司于2012年度制定了《分子公司管理制度》,规范了子公司的管理 制度和工作流程,指导分子公司规范运作,控股子公司发生交易的批准权限按照公司《公司章 程》、《经营决策和经营管理规则》、《对外投资管理制度》、《对外担保管理制度》、《关联交易决 策制度》等相关制度严格执行。截至2012 年度末,公司拥有3 家控股子公司、1家参股公司, 分别是四川桑瑞思环境技术工程有限公司(持股比例100%)、四川多富冷暖设备有限公司(持 股比例100%)、深圳市龙控计算机技术有限公司(持股比例51%)、上海虹港数据信息有限公司 (持股比例30%)。公司对分公司及全资子公司在经营、资金、人员配备、财务等项活动实施全 面管控;公司董事会对控制子公司在经营管理计划、资金调度、人员配备、财务核算等重大方 面,通过实施并不断完善相关经营管理制度,对其进行监督、控制,以确保董事会下达的经营 管理目标的实现;公司对参股子公司根据该公司《公司章程》约定的决策权限,积极参与其经 营计划、关联交易、对外担保、对外投资、利润分配等重大事项的决策,定期监督其经营状况, 确保预测的投资收益的达成。公司对分公司及控股子公司的财务负责人员实行统一委派、统一 管理,并进行定期轮换制。2012年度,分子公司均按月向公司报送财务报表、市场经营情况报 表等书面材料;审计部对了分公司及控股子公司进行了审计,加强对控股子公司的管控。
(五)信息与沟通
公司目前使用的信息系统有:OA、ERP、 CRM、PDM管理信息系统。
1、OA系统
OA系统指办公自动化(Office Automation)协同信息系统,即采用Internet/Intranet 技术,基于工作流的概念,帮助公司迅速建立便捷、规范的办公环境。
2、ERP系统
ERP指企业资源计划(Enterprise Resource Planning)信息系统,此系统用于公司生产、 供应链、财务管理有关的资源计划管理信息系统,适用于允许使用并操作公司信息系统的公司 员工,管理内容主要包括客户和供应商的基础资料、材料采购、销售管理、生产与检验管理、 仓库管理、客户保用材料管理、质量管理、财务、分析和报表。
3、CRM系统
CRM指客户关系管理(Customer Relationship Management)信息系统,此系统用于公司 销售过程和客户关系管理信息系统,适用于允许使用并操作公司信息系统的公司员工,管理内 容主要包括费用报销管理、客户、联系人、竞争厂商管理;产品、费用、备品、选件管理;业
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务单据主题管理;机会(售前项目)管理;报价单管理;合同管理;实施项目管理;与客户所 有往来的业务活动记录。
4、PDM系统
PDM指产品数据管理(Product Data Management)信息系统,此系统用于公司产品设计数据 管理系统,适用于技术研发中心所有人员,根据公司研发、设计、管理工作内容不同分为管理 文档、订单项目、新产品项目、结构零部件、外购件、其他文件夹。
(六)内部监督
公司监事会负责对董事、经理及其他高管人员的履职行为及公司依法运作情况进行监督, 对股东大会负责。董事会审计委员会下设审计部,负责对公司各部门的工作流程、经济活动、 财务状况和募集资金使用等进行审计、监督, 协助公司进行财务清理和整顿,以便及时发现 内控制度的缺陷和不足,提出整改方案和完善意见,并以适当方式及时报告董事会。公司各职 能部门均有相应的职权监督,并对权限范围内的职责具有一定的监督和管理的职能,形成部门 与部门之间、岗位与岗位之间的相互协作、相互制衡的机制。
四、公司内部控制制度执行有效性的自我评价
(一)公司对内部控制执行有效性的评价程序和方法
1、公司董事会评价。依法建立健全内部控制并保证其有效性是公司管理层的责任,公司 已根据自身的经营特点建立各项内部控制制度,所建立的内部控制制度贯穿于公司经营活动的 各个层面和各个环节并形成了比较规范、健全的内控管理体系,符合我国法律、法规和证券监 管部门的要求,完全能够满足公司经营管理和业务发展的需要,能保证各项业务活动的有效进 行,保护资产的安全和完整,防止并及时发现和纠正错误及舞弊行为,也为会计信息的真实、 合法、完整提供保证。
2、内审评价。公司内部审计人员独立行使审计监督权,对有关部门及有关人员遵守财经 法规情况、财务会计制度的执行情况进行审计检查,对违反财务会计制度的行为进行处罚,确 保财务会计制度的有效遵守和执行。公司对内控制度执行情况进行定期或不定期的检查与评 价,对于发现的内控制度缺陷和未得到遵循的现象实行逐级负责并报告。各级人员严格执行公 司制定的内控制度,对于未遵守内控制度的情况及发现的问题,分别向上级作出解释并采取相 应的措施。
(二)内部控制缺陷及其认定情况
公司根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》对重大缺陷、重要缺陷和 一般缺陷的认定要求,结合公司特点和行业特征等内、外因素,按照如下标准认定公司内部控
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制缺陷:
1、如果内部控制存在一个或多个缺陷的组合,对公司经营管理效率和效果、风险防范能 力、公司战略目标实现程度、公司重大决策结果、以及公司披露信息的可信赖程度很小偏离控
2、如果内部控制存在一个或多个缺陷的组合,对公司经营管理效率和效果、风险防范能 力、公司战略目标实现程度、公司重大决策结果、以及公司披露信息的可信赖程度较大程度的
3、如果内部控制存在一个或多个缺陷的组合,对公司经营管理效率和效果、风险防范能 力、公司战略目标实现程度、公司重大决策结果、以及公司披露信息的可信赖程度严重或完全 偏离控制目标,产生重大的不利影响,通常认定为内部控制的重大缺陷。
(三)内部控制缺陷的整改情况及重大缺陷拟采取的整改措施
经对2012年内部控制制度有效性的检查和评价,公司董事会认为,2012年度公司内部控制 不存在重要缺陷和重大缺陷整改事项。
(四)内部控制非重大缺陷及非重要缺陷持续改进情况
1、2012年度公司实施的内部控制持续改进主要活动
根据中国证券监督管理委员会《关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知》(证 监公司字【2007】28号)及中国证监会四川监管局(以下简称“四川证监局”)有关文件的要 求,结合《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》、《上市公司股东大会规则》、《深 圳证券交易所创业板股票上市规则》等有关法律、行政法规以及《公司章程》、《股东大会议 事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》等内部规章制度,在四川证监局的指导、 保荐人海际大和证券有限责任公司的持续督导和社会公众的监督下,公司于2012年4月-10月顺 利完成了公司治理自查、监管部门现场检查、公众评议检查和整改提高阶段的各项工作,通过 对内部控制制度的修订以及补充执行,持续完善了公司治理及内部控制制度建设;通过组织董 监高参加证监会、证监局以及保荐人举行的各类培训,及时收集并传达与创业板上市公司相关 的法律法规及监管部门文件及工作通知,举行经常性的内部沟通和培训等活动进一步加强了对 公司董事、监事及高级管理人员的培训力度,增强其完善公司治理结构的意识,提高公司治理 水平;利用公司新引进的OA信息平台、“依米康网络学院”等资源、公司董监高对分子公司提 高日常工作监管和指导力度等措施加强了对分子公司的管理;董事会办公室充分OA信息平台将 内部控制制度进行共享并重点组织公司及分公司、控股子公司的“内部信息报告义务人”的培 训加强重大事项内部报告制度的执行力度,提高了信息披露水平;通过改进和完善公司网站上
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“投资者关系”专栏建设、参加深圳证券信息有限公司及四川证监局等组织的投资者关系先进 管理模式的专题培训和交流、增加投资者关系管理的人力和物力资源投入等持续改进投资者关 系管理工作;通过建立独立董事工作记录强化了独立董事的履职行为。公司治理专项活动的有 效开展,增强了公司董事、监事和高级管理人员以及相关部门人员规范运作意识,提高了相关 人员的业务素质和水平,进一步完善了公司内部控制制度,提高了公司治理的水平,为公司整 体竞争力的提升奠定了良好的基础。
2、公司内部控制持续改进措施
内部控制建设是一项长期而艰巨的系统工程,随着公司经营规模的不断扩大、战略计划的 逐步实施和所面临的内、外部环境的变化,为了保证公司内部控制能够长期有效运行,公司内 部控制体系需要不断地修订或完善,对内部控制的各环节的执行检查和监督需进一步加强。因 此,公司将本着以“防范经营风险,确保公司经营管理目标实现,保护投资者合法权益”的宗 旨,计划采取以下措施不断完善内部控制体系:
(1)进一步健全并完善内部控制制度体系,及时对公司业务环节及业务流程的梳理,提 高管理效率。
(2)进一步加强发挥内部监督职能。充分发挥董事会专门委员会的作用、进一步加强审 计部履职管理,提高内部审计工作效率和水平,对内部控制体系实施持续的日常监督检查以及 专项审计,及时发现问题并改进,保证内部控制的有效性。
(3)加强投资者关系管理工作。加强对投资者管理的资源投入,摸索先进且有效的投资 者关系管理模式,加强投资者分红管理,树立良好的公众公司形象。
五、内部控制有效性的结论
综上所述,公司董事会认为,依法建立健全内部控制并保证其有效性是公司管理层的责任, 公司已根据自身的经营特点建立各项内部控制制度,所建立的内部控制制度贯穿于公司经营活 动的各个层面和各个环节并形成了比较规范、健全的内控管理体系,符合我国法律、法规和证 券监管部门的要求,完全能够满足公司经营管理和业务发展的需要,能保证各项业务活动的有 效进行,保护资产的安全和完整,防止并及时发现和纠正错误及舞弊行为,也为会计信息的真 实、合法、完整提供保证。 截止 2012 年 12 月 31 日,公司内部控制制度能够贯彻落实和 有效执行,在公司经营管理各个关键环节、关联交易、对外担保、重大投资、信息披露等方面 发挥了较好的管理控制作用,能够对公司各项业务的健康运行及经营风险的控制提供保证,公 司内部控制制度是有效的。2012年度未发现公司存在内部控制制度和执行的重大缺陷,公司内 控制度是有效的。
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随着未来公司业务的进一步发展、经营规模的不断扩大,公司将继续完善内部控制制度, 加大内部控制制度的执行力度,使内部控制体系有效运行,强化内部控制监督检查,促进公司 健康、可持续发展。
四川依米康环境科技股份有限公司
二〇一三年三月二十四日
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