Viking Line Abp — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Mar 31, 2023

Viking Line Abp: Bolagsstämmokallelse

Viking Line Abp: Bolagsstämmokallelse

Viking Line Abp                         KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA
            31.2.2023, kl. 09.00

BOLAGSSTÄMMOKALLELSE

Aktieägarna i Viking Line Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls
torsdagen den 27 april 2023 kl. 12.00 i Alandica Kultur och Kongress,
Strandgatan 33, Mariehamn. Emottagandet av personer som har anmält sig till
stämman och utdelning av röstsedlar börjar kl. 11.00.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1. Öppnande av stämman

2. Konstituering av stämman

3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen

4. Konstaterande av stämmans laglighet

5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden

6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för
   verksamhetsåret 1.1. - 31.12.2022.

7. Verkställande direktörens korta översikt

Bokslutet, verksamhetsberättelsen samt revisionsrapporten finns tillgängliga på
bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/finansiella-rapporter/

1. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet

2. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören

3. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och
   dividendutdelning

4. Styrelsen för Viking Line Abp föreslår att 0,40 euro/aktie utdelas i dividend
   för räkenskapsåret 1.1 - 31.12.2022. Styrelsen föreslår vidare att
   avstämningsdag för dividendutbetalningen skulle vara den 2 maj 2023 samt
   utbetalningsdag den 9 maj 2023.

5. Föredragning av ersättningsrapport.

6. Styrelsen föreslår att ersättningsrapporten godkänns

Ersättningsrapporten finns tillgänglig på bolagets hemsida vikingline.com/
sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningsrapport/

1. Beslut om styrelseledamöternas och revisorernas arvoden

2. Styrelsen föreslår att styrelseledamöternas arvoden behålls oförändrade enligt
   följande:

Årsarvode, styrelsens ordförande 28 000 euro

Årsarvode, övriga ordinarie styrelsemedlemmar 22 000 euro

Årsarvode, styrelsesuppleanter 5 000 euro

Därtill föreslås ett arvode om 1 000 euro per bevistat möte.

Styrelsen föreslår vidare att revisorernas arvode utgår enligt skälig räkning.
12. Val av styrelseledamöter

Styrelsemedlemmarna Ben Lundqvist, Nils-Erik Eklund och Lars G Nordström har
inför bolagsstämman meddelat att de inte står till förfogande för omval.

Styrelsen (i egenskap nomineringskommitté) föreslår att till ordinarie medlemmar
väljs: Jakob Johansson, ordförande, Christina Dahlblom, Ulrika Danielsson,
Stefan Lundqvist, Andreas Remmer, Gert Sviberg och Peter Wiklöf. Till
suppleanter föreslås Tomas Lindholm, Casper Lundqvist och Fredrik Vojbacke
väljas.
De föreslagna nya medlemmarnas CV:n finns tillgängliga på stämmans hemsida
vikingline.com/bolagsstamma-2023

1. Val av revisor

2. Styrelsen föreslår för bolagsstämman att revisionssammanslutningen
   PricewaterhouseCoopers Oy återväljs till bolagets revisor för 2023.

PricewaterhouseCoopers Oy har meddelat bolaget att CGR revisor Martin Grandell
skulle fortsätta vara huvudansvarig revisor.
14. Övriga ärenden
15. Avslutande av stämman

B. Bolagsstämmohandlingar

De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan ovan samt denna
stämmokallelse finns tillgängliga på Viking Line Abp:s Internetsidor
vikingline.com. Viking Line Abp:s bokslut, verksamhetsberättelse,
revisionsberättelse och ersättningspolicy är tillgängliga på ovan nämnda
Internetsidor. Beslutsförslagen och övriga ovan nämnda dokument finns också
tillgängliga vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna
stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna. Stämmoprotokollet finns till
påseende på ovan nämnda internetsidor senast den 3 maj 2023.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 14 april 2023
(bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets
aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är
registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som
aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i
bolagsstämman skall anmäla sig senast tisdagen den 25 april 2023 kl. 12.00.
Anmälan till bolagsstämman kan göras:

a) via bolagets hemsida vikingline.com/bolagsstamma-2023

b) per e-post bolagsstamma@vikingline.com

c) per telefon på numret 018-27000

d) eller skriftligt till Viking Line Abp, Pb 166, AX-22101 MARIEHAMN.

I samband med anmälan skall anges aktieägarens namn och personbeteckning, samt
namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning.

De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Viking Line Abp används endast
för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill
anknutna registreringar.

Dataskyddsbeskrivningen avseende bolagsstämman finns publicerad på bolagets
hemsida vikingline.com/bolagsstamma-2023

Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen
kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.

1. Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med
de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att på bolagsstämmans
avstämningsdag 14 april 2023 vara antecknad i aktieägarförteckningen som
upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att
aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 24 april 2023, kl. 10.00 har
antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear
Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också anmälan
till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag
påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas i god tid begära av sin
egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den
tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till
bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till
förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i
bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

1. Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.
Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat
tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare
företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med
aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan
uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren. Fullmakter bör
sändas som PDF-fil till bolagsstamma@vikingline.com eller per post till Viking
Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda senast tisdagen
den 25 april 2023 kl. 12.00. Vänligen märk kuvertet ”bolagsstämma”.

1. Övriga anvisningar och information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden
som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.

På dagen för denna stämmokallelse 31 mars 2023 uppgår det totala antalet aktier
uppgår det totala antalet aktier i Viking Line Abp till 17 280 000 aktier och
det totala antalet röster i Viking Line Abp till 17 280 000 röster.

Övrig information beträffande årets bolagsstämma

• Efter bolagsstämma serveras lunchbuffet

Mariehamn den 31 mars 2023

Viking Line Abp
STYRELSEN
Jan Hanses
Verkställande direktör

VD Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00

Bifogade filer: