Viking Line Abp — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Apr 1, 2022

Viking Line: Yhtiökokouskutsu

Viking Line: Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp            YHTIÖKOKOUSKUTSU            01.04.2022, klo 09.00
Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka
pidetään keskiviikkona 27. huhtikuuta 2022 klo 11.00 kulttuuri- ja kongressitalo
Alandicassa, Strandgatan 33, Maarianhamina.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen
alkaa klo 10.00.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Toimintavuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja
   tilintarkastuskertomuksen esittäminen

7. Toimitusjohtajan lyhyt yleiskatsaus

8. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

11. Viking Line Abp:n hallitus ehdottaa, että toimintavuodelta 1.1.–31.12.2021 ei
    jaeta osinkoa.

12. Hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajien palkkioista päättäminen

13. Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot säilyisivät ennallaan ja
    olisivat siten seuraavat:
    Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio 28 000 euroa
    Hallituksen jäsenen vuosipalkkio 22 000 euroa
    Hallituksen varajäsenen vuosipalkkio 5 000 euroa
    Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen kokouksilta maksettava kokouspalkkio olisi
    1 000 euroa kokoukselta.

Hallitus ehdottaa edelleen, että tilintarkastajien palkkio maksetaan laskua
vastaan.

1. Hallituksen jäsenten valitseminen

2. Hallitus ehdottaa nimityskomitean ominaisuudessa, että hallituksen
   varsinaisiksi jäseniksi valitaan uudelleen: Ben Lundqvist, puheenjohtaja,
   Christina Dahlblom, Nils-Erik Eklund, Jakob Johansson, Stefan Lundqvist, Lars G
   Nordström ja Peter Wiklöf. Varajäseniksi ehdotetaan valittavaksi uudelleen
   Ulrica Danielsson, Casper Lundqvist ja Gert Sviberg.

3. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että varsinaiseksi tilintarkastajaksi seuraavan varsinaisen
yhtiökokouksen päättymiseen asti valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö
PricewaterhouseCoopers Oy.

PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että KHT Martin Grandell toimisi
vastuullisena tilintarkastajana.

1. Muut asiat

2. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset sekä
tämä kokouskutsu ovat saatavilla Viking Line Abp:n internetsivuilla osoitteessa
www.vikingline.com. Viking Line Abp:n tilinpäätös, toimintakertomus ja
tilintarkastuskertomus, sekä palkitsemispolitiikka on saatavilla mainituilla
internetsivuilla. Hallituksen ehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat
myös saatavilla yhtiökokouksessa. Asiakirjojen jäljennökset ja tämä
yhtiökokouskutsu lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen
pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 3.
toukokuuta 2022 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakkeenomistaja, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 13. huhtikuuta
2022 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n
pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty
hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity
yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa
osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään maanantaina 25.
huhtikuuta 2022 klo 12.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) sähköpostitse osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com
b) puhelimitse numeroon 018-27000
c) tai kirjeitse osoitteeseen Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 MARIEHAMN.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi ja
henkilötunnus sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen
henkilötunnus.

Osakkeenomistajien Viking Line Abp:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain
yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn
yhteydessä.

Yhtiökokousta koskeva tietosuojaseloste julkaistaan yhtiön internetsivuilla
vikingline.com/yhtiokokous-2022

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä on tarvittaessa pystyttävä
osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai toimikelpoisuutensa kokouspaikalla.

1. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen
niiden osakkeiden perusteella, jotka on 13. huhtikuuta 2022 (yhtiökokouksen
täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön
osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää edelleen, että osakkeenomistaja on
näiden osakkeiden perusteella rekisteröity 22. huhtikuuta 2022 klo 10.00
Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon.
Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä on samalla myös ilmoitus
osallistumisesta yhtiökokoukseen. Muutokset osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen
täsmäytyspäivän jälkeen eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai
osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin
omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä
osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen.
Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen
omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi
yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana.

1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan
asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty
valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa
oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos arvo-osuustilille merkittyjen
osakkeiden osakkeenomistajaa edustaa yhtiökokouksessa useampi asiamies, on
ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava mitä osakkeenomistajan osakkeita kukin
asiamies edustaa.

Valtakirjat on toimitettava pdf-tiedostoina osoitteeseen
bolagsstamma@vikingline.com tai postitse Viking Line Abp, PB 166, AX-22101
Mariehamn ja viimeistään maanantaina 25. huhtikuuta 2022 klo 12.00. Kuoreen
merkintä ”yhtiökokous”.

1. Muut ohjeet ja tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa
osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä
asioista.

Viking Line Abp:llä on kokouskutsun päivänä 1. huhtikuuta 2022 yhteensä 17 260
000 osaketta ja 17 260 000 ääntä.

Muu tietoa koskien tämän vuoden yhtiökokousta: Yhtiökokouksen jälkeen
kahvitarjoilu.

Maarianhaminassa 1. huhtikuuta 2022

VIKING LINE ABP
HALLITUS
Jan Hanses
Toimitusjohtaja

Yhtiökokouskutsu on käännös virallisesta ruotsinkielisestä tekstistä.

TJ Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00

Liitteet: