Viking Line Abp — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

Apr 21, 2020

Viking Line: Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Viking Line: Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Viking Line Abp                  BOLAGSSTÄMMOKALLELSE             21.04.2020,
kl. 08.30

BOLAGSSTÄMMOKALLELSE

Aktieägarna i Viking Line Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls
onsdagen den 13 maj 2020 kl. 12.00 i Alandica Kultur & Kongress, Strandgatan 33,
Mariehamn.
Emottagandet av personer som har anmält sig till stämman och utdelning av
röstsedlar börjar kl. 11.00.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1. Öppnande av stämman

2. Konstituering av stämman

3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen

4. Konstaterande av stämmans laglighet

5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden

6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för år
   2019.

7. Verkställande direktörens korta översikt

8. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet

9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören

10. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och
    dividendutdelning

11. Styrelsen för Viking Line Abp föreslår att inte någon dividend för
    räkenskapsåret 1.1 – 31.12.2019 utdelas.

12. Behandling av ersättningspolicyn för bolagets styrelse, VD och VD:s
    ersättare.

Ersättningspolicyn finns publicerad på
vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningspolicy (http://www.viking
line.com/sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningspolicy)

• Styrelsen föreslår att ersättningspolicyn för bolagets organ (styrelse, VD,
  och VD:s ersättare) bifalls.

11. Beslut om styrelseledamöternas och revisorernas arvoden

• Styrelsen föreslår att styrelseledamöternas arvoden behålls oförändrade enligt
  följande:

Årsarvode, styrelsens ordförande 28 000 euro

Årsarvode, övriga ordinarie styrelsemedlemmar 22 000 euro

Årsarvode, styrelsesuppleanter 5 000 euro

Därtill föreslås ett arvode om 1 000 euro per bevistat möte.

Styrelsen föreslår vidare att revisorernas arvode utgår enligt skälig räkning.

1. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter

2. Styrelsen föreslår att bolaget fastställer antalet revisorer för
   räkenskapsåret 2020 till en samt att en revisorssuppleant utses.

3. Val av styrelseledamöter

Styrelsen (i egenskap nomineringskommitté) föreslår att till ordinarie medlemmar
väljs: Ben Lundqvist, ordförande, Nils-Erik Eklund, Jakob Johansson, Stefan
Lundqvist, Lars G Nordström, Laura Tarkka och Peter Wiklöf. Till suppleanter
föreslås Ulrika Danielsson, Erik Grönberg och Casper Lundqvist bli valda.

Styrelseledamöterna Agneta Karlsson, Dick Lundqvist och Erik Grönberg har
undanbett sig återval. Erik Grönberg har samtyckt till att väljas till
revisorssuppleant.

1. Val av revisor

2. Styrelsen föreslår för stämman att revisionssammanslutningen
   PricewaterhouseCoopers Oy väljs till revisor för perioden fram till och med
   utgången av nästa ordinarie bolagsstämma.

PricewaterhouseCoopers Oy har meddelat Bolaget att CGR Ylva Eriksson skulle
fungera som huvudansvarig revisor.

Styrelsen föreslår vidare att revisionssammanslutningen PricewaterhouseCoopers
Oy återväljs som revisorssuppleant.

1. Övriga ärenden
2. Avslutande av stämman

B. Bolagsstämmohandlingar

De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan ovan samt denna
stämmokallelse finns tillgängliga på Viking Line Abp:s Internetsidor
vikingline.com. Viking Line Abp:s bokslut, verksamhetsberättelse,
revisionsberättelse och ersättningspolicy är tillgängliga på ovan nämnda
Internetsidor. Bolagets tryckta årsredovisning kan beställas på adressen:
vikingline.com/sv/investerare/kontakt/ (https://www.vikingline.com/sv/investerare
/kontakt/). Beslutsförslagen och övriga ovan nämnda dokument finns också
tillgängliga vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna
stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna. Stämmoprotokollet finns till
påseende på ovan nämnda Internetsidor senast den 20 maj 2020.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 30 april 2020
(bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets
aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är
registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som
aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i
bolagsstämman skall anmäla sig senast måndagen den 11 maj 2020 kl. 12.00.
Anmälan till bolagsstämman kan göras:

a) per e-post bolagsstamma@vikingline.com

b) per telefon på numret 018-27727

c) eller skriftligt till Viking Line Abp, Pb 166, AX-22101 MARIEHAMN.

I samband med anmälan skall anges aktieägarens namn och personbeteckning, samt
namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning.

De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Viking Line Abp används endast
för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill
anknutna registreringar.

Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen
kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.

1. Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med
de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att på bolagsstämmans
avstämningsdag 30 april 2020 vara antecknad i aktieägarförteckningen som
upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att
aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 8 maj 2020, kl. 10.00 har
antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear
Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också anmälan
till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag
påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas i god tid begära av sin
egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den
tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till
bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till
förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i
bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

1. Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.
Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat
tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare
företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med
aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan
uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.
Fullmakter bör sändas som PDF-fil till bolagsstamma@vikingline.com.ax eller per
post till Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda
senast måndagen den 11 maj 2020 kl. 12.00. Vänligen märk kuvertet
”bolagsstämma”.

1. Övriga anvisningar och information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden
som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.

På dagen för denna stämmokallelse 21 april 2020 uppgår det totala antalet aktier
i Viking Line Abp till 10 800 000 aktier och det totala antalet röster i Viking
Line Abp till 10 800 000 röster.

Övrig information beträffande årets bolagsstämma: Vår önskan med anledning av
rådande läge är att bolagsstämman ska hållas med så få närvarande personer som
möjligt.

• Aktieägare med över 50 % procent av Viking Line Abp:s röster har redan innan
bolagsstämman meddelat att de kommer att omfatta samtliga av styrelsen lagda
förslag och flertalet av dem kommer inte att närvara på stämman utan endast vara
företrädda via fullmakt.

• Bolagsstämman kommer att sändas via Internet på bolagets hemsida
vikingline.com/sv/investerare/ (http://www.vikingline.com/sv/investerare/) så
att alla som önskar bereds möjlighet att följa den.

• Vår rekommendation till aktieägare som önskar delta är att de gör det genom
att tillställa en fullmakt till Viking Line Abp:s ekonomidirektör Mats Engblom.
I fullmakten kan man framföra hur den som har fullmakten skall rösta.
Mallfullmakter finns på bolagets hemsida
vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma/bolagsstamma
-2020/ (http://www.vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma/bola
gsstamma-2020/)

• Samtliga formella enligt bolagsordningen obligatoriska beslutspunkter kommer
att behandlas vid bolagsstämman, men verksamhetspresentationen kommer att vara
mycket kort.

• Någon förtäring kommer inte att erbjudas.

• Aktieägare som ändå väljer att komma till bolagsstämman kommer att placeras
långt ifrån varandra i salen.

Mariehamn den 21 april 2020

Viking Line Abp
STYRELSEN
Jan Hanses
Verkställande direktör

VD Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00

Bifogade filer: