Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Zelluna ASA AGM Information 2021

Mar 25, 2021

3779_rns_2021-03-25_f824eb4d-d4a3-436c-bbb4-8c791b1b8efa.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og på engelsk. Ved uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen gå foran.

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ULTIMOVACS ASA

Styret innkaller med dette til ordinær generalforsamling i Ultimovacs ASA ("Selskapet") i Jonas Einarssons auditorium i Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, den 15. april 2021 kl 09:00.

På grunn av den ekstraordinære situasjonen med coronaviruset Covid-19 og i lys av de reise- og møteanbefalinger og restriksjoner som er innført, finner styret det påkrevet med en sterk oppfordring om at aksjonærene avgir sine stemmer gjennom innsendelse av fullmaktsskjema i forkant av møtet og at man ikke møter opp personlig.

Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter.

Følgende saker foreligger på agendaen: The following items are on the agenda:

  • 1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDSIGNERE PROTOKOLLEN
  • 2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
  • 3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2020

Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020 er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020 godkjennes."

This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN ULTIMOVACS ASA

The Board of Directors ("Board") hereby calls for the Annual General Meeting of Ultimovacs ASA (the "Company") in the meeting room 'Jonas Einarssons auditorium' in Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, at 09:00 CET on 15 April 2021.

Due to the extraordinary situation with the corona virus Covid-19, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions currently in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to vote through submission of proxy forms prior to the meeting and not attend the meeting in person.

The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will open the General Meeting and perform registration of the shareholders in attendance and the powers of attorney.

1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA

3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020

The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2020 have been made available at the Company's website www.ultimovacs.com.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

"The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2020 are approved."

4. GODKJENNELSE AV RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE

Styret har i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a utarbeidet retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen inneholder blant annet beskrivelse av en aksjebasert incentivordning for Selskapets ansatte. Erklæringen er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Retningslinjene om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes."

5. BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE

Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil på generalforsamlingen gi en redegjørelse for styrets erklæring om eierstyring og selskapsledelse. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsrapport for 2020, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

Det stemmes ikke over dette punkt.

Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til sammensetning av Selskapets styre. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til sammensetning av valgkomitéen. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

4. APPROVAL OF THE GUIDELINES REGARDING STIPULATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO THE EXECUTIVE MANAGEMENT

In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board has prepared guidelines regarding the stipulation of salary and other remuneration to the Company's executive management. The statement includes, inter alia, the description of a share based incentive program for the Company's employees. The statement has been made available at the Company's website www.ultimovacs.com.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

"The guidelines regarding stipulation of salary and other remuneration to the executive management are approved."

5. CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE

The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will give an account of the Board's statement on corporate governance. The statement is included in the Company's annual report for 2020, which is available at the Company's website www.ultimovacs.com.

This is a non-voting item.

6. VALG AV STYRE 6. ELECTION OF THE BOARD OF DIRECTORS

The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for composition of the Company's Board. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com.

7. VALG AV VALGKOMITÉEN 7. ELECTION OF THE NOMINATION COMMITTEE

The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for composition of the Nomination Committee. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com.

8. HONORAR TIL MEDLEMMER AV STYRET OG STYREUTVALG

Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av styret og styreutvalg. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

9. HONORAR TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITÉEN

Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av valgkomitéen. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.ultimovacs.com.

Selskapets revisor har beregnet et honorar for 2020 på NOK 233,200, hvorav alt relaterer seg til lovpålagt revisjon. Styret har ingen bemerkninger til honorarkravet.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Honorar til revisor for 2020 på til sammen NOK 233,200 godkjennes."

11. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED INVESTERINGER, GENERELLE SELSKAPSFORMÅL OG TRANSAKSJONER

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å innhente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

8. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND SUB-COMMITTEES OF THE BOARD

The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Board and sub-committees of the Board. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com.

9. REMUNERATION TO MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE

The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Nomination Committee. The statement is available at the Company's website www.ultimovacs.com.

10. HONORAR TIL REVISOR 10. REMUNERATION TO THE AUDITOR

The Company's auditor has requested a fee of NOK 233,200 for 2020, all of which relates to mandatory audit. The Board has no objections to the fee requested.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

"Fees to the auditor in the aggregate amount of NOK 233,200 for 2020 are approved."

11. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INVESTMENTS, GENERAL CORPORATE PURPOSES AND TRANSACTIONS

The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

  • 1. Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med opp til NOK 640 065,20.
  • 2. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan settes til side.
  • 3. Fullmakten dekker også kapitalforhøyelser mot innskudd i annet enn kontanter og retten til å pådra særskilte forpliktelser på vegne av Selskapet, så vel som beslutninger om fusjon og fisjon, jf. allmennaksjeloven §§ 13-5 og 14-6 (2). Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17.
  • 4. Fullmakten kan kun benyttes til å hente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner.
  • 5. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.

12. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I FORBINDELSE MED INCENTIVPROGRAMMER

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å utstede aksjer til konsernets ansatte i forbindelse med incentivprogrammer. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • 1. Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med opp til NOK 320 032,60.
  • 2. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan settes til side.
  • 3. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17.
  • 4. Fullmakten kan kun benyttes til å utstede aksjer til konsernets ansatte i forbindelse med incentivprogrammer.
  • 5. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.
  • 1. The Board of Directors is authorised to increase the share capital by up to NOK 640,065.20.
  • 2. The shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be set aside.
  • 3. The authorisation also covers share capital increases against non-cash contributions and the right to assume special obligations on behalf of the Company, as well as resolutions on mergers and demergers, cf. sections 13-5 and 14-6 (2) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. The authorisation can be used in situations as described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.
  • 4. The authorisation may only be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions.
    1. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, however no longer than until 30 June 2022.

12. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH INCENTIVE PROGRAMS

The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to issue shares to the group's employees in connection with incentive programs. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

  • 1. The Board of Directors is authorised to increase the share capital by up to NOK 320,032.60.
  • 2. The shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be set aside.
  • 3. The authorisation can be used in situations as described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.
  • 4. The authorisation may only be used to issue shares to the group's employees in connection with incentive programs.
    1. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, however no longer than until 30 June 2022.

13. FULLMAKT FOR STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å erverve egne aksjer på vegne av Selskapet, slik at Selskapet kan bruke aksjene for investeringsformål, realisere aksjene, benytte aksjene som vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner, eller benytte aksjene til å oppfylle Selskapets forpliktelser i forbindelse med incentivprogrammer for konsernets ansatte, eller til sletting og nedsettelse av Selskapets aksjekapital.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • 1. Styret gis fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve og å bli gitt sikkerhet i egne aksjer opp til en samlet pålydende verdi på NOK 320 032,60.
  • 2. Kjøpesummen per aksje skal være minst NOK 1 og maksimalt NOK 100.
  • 3. Fullmakten kan kun benyttes med det formål å bruke egne aksjer for investeringsformål, realisere aksjene, benytte aksjene som vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner, eller benytte aksjene til å oppfylle Selskapets forpliktelser i forbindelse med incentivprogrammer for konsernets ansatte, eller til sletting og nedsettelse av Selskapets aksjekapital.
  • 4. Styret kan ellers fritt bestemme på hvilken måte erverv eller avhendelse av aksjer skal skje.
  • 5. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.

13. AUTHORISATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE TREASURY SHARES

The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to acquire treasury shares on behalf of the Company, in order for the Company to use the shares for investment purposes, realise the shares, use the shares as consideration in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions, or use the shares to fulfil the Company's obligations in connection with incentive programs for the group's employees, or to cancel the shares and consequently decrease the Company's share capital.

The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:

  • 1. The Board of Directors is authorised to on behalf of the Company acquire and be granted security in treasury shares up to an aggregate nominal value of NOK 320,032.60.
  • 2. The purchase price for each share shall be minimum NOK 1 and maximum NOK 100.
  • 3. The authorisation may only be used for the purpose of using treasury shares for investment purposes, realise the shares, use the shares as consideration in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions, or use the shares to fulfil the Company's obligations in connection with incentive programs for the group's employees, or to cancel the shares and consequently decrease the Company's share capital.
  • 4. The Board of Directors may otherwise freely determine the method of acquisition and disposal of shares.
  • 5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, however no longer than until 30 June 2022.

VEDLEGG

    1. Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling
    1. Årsregnskap 2020 (på engelsk)
    1. Retningslinjer om lederlønn (på engelsk)
    1. Innstilling fra valgkomitéen (på engelsk)

Vedleggene er tilgjengelige på selskapets web-side www.ultimovacs.com .

APPENDICES

    1. Registration and proxy form to the annual general meeting
    1. Financial Statements 2020
    1. Guidelines on remuneration
    1. Recommendations by the Nomination Committee

The appendices are available on the company website www.ultimovacs.com .

Påmelding

Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen må melde seg på innen 13. april 2021 kl. 12.00.

Påmelding skjer ved oversendelse av vedlagte møteseddel til:

DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo E-post: [email protected]

Fullmakt

Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig bes sende inn vedlagte fullmaktsseddel. Dersom det gis fullmakt til styrets leder bør vedlagte skjema for fullmaktsinstruks fylles ut. Dersom instruksen ikke fylles ut, anses dette som en instruks om å stemme for styrets forslag i innkallingen, for valgkomiteens innstilling og for styrets anbefaling knyttet til innkomne forslag. Ved fullmakt til styrets leder med stemmeinstruks skal instruksen gis ved bruk av vedlagte skjema.

Annen informasjon

En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Aksjer som er registrert på forvalterkonto i samsvar med allmennaksjeloven § 4-10 kan ikke representeres på generalforsamlingen, verken av forvalteren eller den reelle aksjonæren. For å muliggjøre representasjon av slike aksjer på generalforsamlingen, må aksjonæren overføre aksjene fra forvalterkontoen til en konto i eget navn, slik at registreringen er effektiv senest innen den fristen som er angitt for registrering av oppmøte som angitt ovenfor.

Registration of attendance

Shareholders wishing to attend the General Meeting must register their attendance prior to 13 April 2021 at 12:00 CET.

Please register by submitting the attached attendance slip to:

DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo E-mail: [email protected]

Proxy

Shareholders wishing to attend by proxy are asked to submit the attached proxy form. If proxy is given to the Chair of the Board, the attached power of attorney instruction form should be completed. If proxy is given to the chair and the instruction form is not completed, this will be regarded as an instruction to vote in favour of the proposals made by the Board as set out in the notice of the General Meeting, in favour of the recommendations of the nomination committee and in favour of the Board's recommendations in relation to any proposals received. Instructions to the chair of the Board may only be given using the attached instruction form.

Other information

A shareholder may require Board members and the chief executive officer to furnish in the General Meeting all available information regarding circumstances that may affect the evaluation of (i) the matters submitted to the shareholders for resolution and (ii) the Company's financial position, and the business of other companies relating to which the Company has an interest, and any other matters the General Meeting shall consider, unless the information requested cannot be provided without disproportionately harming the Company.

Shares which are registered on a nominee account in accordance with section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may not be represented at the General Meeting, neither by the nominee or the beneficial shareholder. To enable representation of such shares in the General Meeting, the shareholder must transfer the shares from the nominee account to an account in its own name, such registration being in effect no later than the deadline for registration of attendance set out above.

Per dato for innkallingen er det totalt 32 003 261 aksjer i Selskapet, hver pålydende NOK 0,10 og hver med én stemme på selskapets generalforsamling.

As of the date of this notice, there are a total of 32,003,261 shares of the Company, each with a nominal value of NOK 0.10 and each representing one vote at the Company's General Meeting.

* * *

Oslo, 25. mars 2021 / 25 March 2021

På vegne av styret i Ultimovacs ASA / On behalf of the Board of Directors of Ultimovacs ASA

Jonas Einarsson (sign.)