Syn — AGM Information 2025

Feb 21, 2025

SYN

Aðalfundur Sýnar hf. 2025

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn kl. 15:00 föstudaginn 14. mars 2025 Fundurinn verður rafrænn og honum streymt frá Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, en hluthafar sem það kjósa eru jafnframt velkomnir á fundarstað. Allir fundarmenn verða að skrá sig á slóðinni: www.lumiconnect.com/meeting/synagm2025

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun um hvemig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2024.
4. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.
5. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
6. Tillaga um um heimild til kaupa á eigin hlutum (sem getið verður í viðauka við samþykktir félagsins).

7. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.

8. Tilnefningarnefnd gerir grein fyrir skýrslu sinni.

9. Kosning stjórnar félagsins.
10. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar.
11. Tillaga stjórnar að endurskoðunarfinma félagsins.
12. Tillaga stjórnar um utanaðkomandi nefndarmann í endurskoðunarnefnd.
13. Önnur mál löglega upp borin.

Upplýsingar fyrir hluthafa:

Heildarfjöldi hluta í félaginu er 247.648.960 hlutir og jafn morg atkvaði fylgja hverjum hlut. Hver hlutur er að fjárhæð kr. 10 að nafnverði. Engir eigin hlutir félagsins eru til staðar og því bera allir hlutir virk atkvaði. Á hluthafafundum ræður afí atkvaða úrsiltum allra venjulegra mál, nema öðruvísi sé mælt fyrir í samþykktum félagsins eða lögum.

Aðrar upplýsingar:

Stjórn Sýnar hf. hefur ákveðið að aðalfundurinn verði rafrænn, þ.e. hluthafar munu taka þátt í fundinum með rafrænum hætti gegnum aðalfundarkerfi Lumi AGM. Rafræn þátttaka mun því jafngilda mætingu á fundinn og veita þátttóku í honum að öðru leyti.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á að sækja fundinn, hvort sem þeir ætla að mæta á fundarstað eða fylgjast með fundinum í vefstreymi, þurfa að skrá sig til að nálgast aðgangsuppýsingar á vefsvæðinu: www.lumiconnect.com/meeting/synagm2025

Skráning fer eingöngu fram með þessum rafræna hætti. Hluthafar eru beðnir um að skrá sig timanlega á fundinn og eigi síðar en kl. 16:00 þann 13. mars 2025, daginn fyrir fundardag, þar sem ekki er hægt að tryggja aðgang að fundinum berist skráning eftir þann tíma, auk þess sem atkvaðlsréttur á fundinum miðast við fjölda hluta á því timamarki. Hlutaskrá miðast því við uppgjör viðskipta hjá Nasdaq CSD verðbréfamiðstöð þann 13. mars 2025.

Þau sem skrá sig til fundar með rafrænum hætti fá aðgang að streymi af fundinum, geta kosið rafrænt og borin upp skriflegar spurningar. Atkvaðagreiðsla á fundinum mun eingöngu fara fram í gegnum aðalfundakerfi Lumi AGM. Allir hluthafar, hvort sem þeir mæta til fundarins á fundarstað eða taka þátt með rafrænum hætti, geta greitt atkvaði í gegnum vefslöð Lumi AGM á tölvu eða spjaldtölvu. Nánari upplýsingar um skráningu á fundinn og rafræna þátttóku verður að finna á heimasíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur

Hluthafar getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt eða rafrænt umboð og skal það dagsett. Umboðum skal skila við skráningu á fundinn á slöðinni: www.lumiconnect.com/meeting/synagm2025

Endanleg dagskrá og tillögur stjórnar verða birtar tiu dögum fyrir fundinn.

Hluthafar eiga rétt á að leggja fram mál eða ályktunartillögur fyrir fundinn ef gerð hefur verið skrifleg eða rafræn krafa um það eigi síðar en 10 dögum fyrir fund, þ.e. fyrir kl. 15:00 þriðjudaginn 4. mars 2025. Hafni hluthafar krafist þess fyrir þetta timamark að tiltekið mál eða ályktun verði tekið fyrir verða endanleg dagskrá og tillögur uppfærðar á vef félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfundinn. Hægt er að senda tillögur, ályktanir eða spurningar fyrir fundinn á netfangið hluthafar@syn.is. Mál, sem ekki hafa verið greind í dagskrá hluthafafundar, er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki allra hluthafa félagsins en gera má ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn. Hluthafar geta einnig lagt fram spurningar er varða auglýsta dagskrárliði á aðalfundinum sjálfum.

Sérstök tilnefningarnefnd hefur verið að störfum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningarnefndar. Hluthafar og aðr í sem óska eftir tilnefningu nefndarinnar til framboðs til stjórnar að aðalfundi félagsins hafa átt þess kost að koma áhuga slnum og eftir atvikum framboði á framfæri við nefndina. Skýrsla tilnefningarnefndar er send kauphöll samhliða fundarboði þessu og verður einnig fyrirliggjandi á heimasíðu félagsins. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningarnefnd til að eftirfarandi frambjöðendur, í staðfrýsróð, verði kosnir í aðalstjórn félagsins á aðalfundi: Hákon Sigurðsson, Heiðrún Lind Marteinsdóttir, Páll Gíslason, Petrea Ingileif Guðmundsdóttir og Ragnar Páll Dyer. Þá leggur nefndin til að eftirtaldir frambjöðendur, í staðfrýsróð, verði kosnir í varastjórn félagsins: Daði Kristjánsson, Ingibjörg Ásdis Ragnarsdóttir.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr. a. hlutafélagolaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 15 sunnudaginn 9. mars 2025. Framboð skulu berast á netfangið: hluthafar@syn.is

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar gefst hluthófum tækflæri til að kjósa allt að þrjá fulltrúa í tilnefningarnefnd. Framboðsfrestur til tilnefningarnefndar er til kl. 15:00 sunnudaginn 9. mars 2025 og ber að skila framboðum á netfangið: hluthafar@syn.is. Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningarnefndarfulltrúanna.

Endanlegar upplýsingar um frambjöðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Dagskrá, tillögur til aðalfundar, ársreikningur fyrir árið 2024, skýrslur starfskjara nefndar og tilnefningarnefndar, starfskjarastefna og önnur skjól sem lögð verða fyrir aðalfundinn verður að finna á vefsíðu félagsins, syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur, eigi síðar en þremur vikum fyrir fundinn, jafnframt því sem þau eru aðgengileg frá sama timamarki hluthófum til sýnis í hófuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík.

Allar nánari upplýsingar verður að finna á heimasíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargógn jafnframt á íslensku.

Stjórn Sýnar hf.

Sýn hf. Suðurlandsbraut 8 108 Reykjavík Simi 599 0000 Kennitala: 470905-1740