Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 25, 2025
Proxy Solicitation & Information Statement
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Solvac S.A. doit être en possession de la présente procuration, dûment complétée et signée, le 7 mai 2025 au plus tard. De plus, les actionnaires doivent se conformer à la procédure de participation décrite dans la convocation à l'Assemblée Générale. La procuration peut être envoyée soit par courrier à Solvac S.A., Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par voie électronique à l'adresse e-mail : [email protected]
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La procuration doit indiquer le sens dans lequel le mandataire exercera son droit de vote pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour.
A défaut de précision quant au sens du vote pour une ou plusieurs des décisions proposées ci-dessous ou si les instructions quant au sens du vote données par l'actionnaire ne sont pas claires, ceci constituera une instruction de voter en faveur de la ou des propositions de décision concernées.
Je soussigné(e) (nom, prénom et adresse à compléter)
Propriétaire du nombre d'actions nominatives mentionnées ci-dessus, à la date d'enregistrement fixée au mardi 29 avril 2025 à minuit, de la société anonyme Solvac S.A., dont le siège est établi rue des Champs Elysées 43 à 1050 Bruxelles déclare donner pouvoir à :
Nom, Prénom :
Adresse :
Les actionnaires personnes morales doivent indiquer les nom(s), prénom(s) et qualité de la ou des personne(s) physique(s) qui signe(nt) cette procuration pour leur compte. Ce ou ces personne(s) physique(s) déclare(nt) par la présente et garanti(ssen)t à Solvac S.A. avoir les pleins pouvoirs de signer cette procuration.
ou, à défaut, à Monsieur Luc Lebrun avec faculté de substitution,
A. aux fins de me représenter à l'Assemblée Générale Ordinaire de Solvac S.A. qui aura lieu le mardi 13 mai 2025 à 14h30 (heure belge) et de voter en mon nom sur tous les points de l'ordre du jour.
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Il est proposé d'approuver les comptes annuels ainsi que la répartition du bénéfice de l'exercice et de distribuer un dividende brut par action de 5,81 EUR, sous déduction des acomptes versés respectivement les 27 août 2024 (3,486 EUR brut) et 30 janvier 2025 (1,48 EUR brut). Il est donc proposé la mise en paiement le 27 mai 2025 d'un troisième acompte de dividende (0,844 EUR brut), ce dernier valant dès lors solde.
Il est proposé d'approuver le Rapport de rémunération figurant dans la Déclaration de Gouvernance d'Entreprise.
| POUR | CONTRE | ABSTENTION | ||||||
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| 4. | Décharge à donner aux Administrateurs et au Commissaire pour les opérations de l'exercice 2024. | |||||||
| Il est proposé de donner décharge : | ||||||||
| a. aux Administrateurs |
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| POUR | CONTRE | ABSTENTION | ||||||
| b. au Commissaire |
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| POUR | CONTRE | ABSTENTION |
en fonction durant l'exercice 2024 pour les opérations de cet exercice.
Il est proposé d'approuver les modifications apportées à la politique de rémunération adoptée par l'Assemblée Générale Ordinaire du 10 mai 2022. La version révisée, soumise à l'approbation de l'Assemblée Générale Ordinaire, est disponible sur le site web de Solvac comme indiqué dans la convocation à la présente Assemblée Générale.
POUR CONTRE ABSTENTION
(iii) Le Conseil d'Administration propose de réélire avec effet immédiat Madame Valentine Delwart pour une nouvelle période de 4 ans, qui viendra à échéance à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029.
POUR CONTRE ABSTENTION
b. Monsieur Marc-Eric Janssen de la Boëssière-Thiennes a informé le Conseil d'Administration de sa décision de mettre fin à son mandat d'administrateur avant son terme, pour des raisons personnelles, celui-ci étant initialement prévu jusqu'à l'Assemblée Générale Ordinaire de mai 2026. Sa démission prendra effet à l'issue de la présente Assemblée Générale.
Afin de pourvoir à son remplacement, le Conseil d'Administration propose de nommer avec effet immédiat Monsieur Tanguy du Monceau de Bergendal en qualité d'Administrateur pour une période de 4 ans qui viendra à échéance à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029.
POUR CONTRE ABSTENTION
c. Le Conseil d'Administration, sur la base des éléments en sa possession et des confirmations reçues, confirme qu'il n'a aucune indication d'éléments susceptibles de mettre en doute l'indépendance de Madame Savina de Limon Triest et propose à l'Assemblée Générale de constater qu'elle satisfait aux critères d'indépendance fixés par le Code des sociétés et des associations ainsi que le Code de Gouvernance d'Entreprise.
d. Le Conseil d'Administration sur la base des éléments en sa possession et des confirmations reçues, confirme qu'il n'a aucune indication d'éléments susceptibles de mettre en doute l'indépendance de Madame Valentine Delwart et propose à l'Assemblée Générale de constater qu'elle satisfait aux critères d'indépendance fixés par le Code des sociétés et des associations et le Code de Gouvernance d'Entreprise.
e. Le Conseil d'Administration sur la base des éléments en sa possession et des confirmations reçues, confirme qu'il n'a aucune indication d'éléments susceptibles de mettre en doute l'indépendance de Monsieur Tanguy du Monceau de Bergendal et propose à l'Assemblée Générale de constater qu'il satisfait aux critères d'indépendance fixés par le Code des sociétés et des associations et le Code de Gouvernance d'Entreprise.
a. Renouvellement du mandat du Commissaire
Le mandat du Commissaire arrive à échéance à l'issue de la présente Assemblée Générale.
Il est proposé de renouveler le mandat de la société EY Réviseurs d'Entreprises SRL, ayant son siège social à De Kleetlaan 2, 1831 Diegem et portant le numéro d'entreprise 0446.334.711 en tant que Commissaire pour une période de trois ans se terminant après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2028.
Pour l'exercice de ce mandat, EY Réviseurs d'entreprises SRL sera représentée par Madame Marie-Laure Moreau, réviseur d'entreprises.
Il est proposé de fixer les émoluments annuels du Commissaire, qui comprennent l'audit des comptes statutaires, à 25.000 EUR HTVA.
POUR CONTRE ABSTENTION
B. Le mandataire pourra en outre signer tous actes, pièces, procès-verbaux, liste de présence et autres documents relatifs à l'Assemblée Générale et, en général, faire tout ce qui sera nécessaire pour l'accomplissement du présent mandat.
Dans l'hypothèse où des actionnaires, conformément à l'article 7:130 du Code des Sociétés et des Associations, exercent leur droit de demander l'inscription de sujets aux ordres du jour et/ou de déposer des propositions de décision concernant des sujets à l'ordre du jour existants ou des sujets à inscrire à l'ordre du jour, les procurations notifiées antérieurement à la publication de l'ordre du jour modifié resteront valides pour les sujets aux ordres du jour qu'elles couvrent. Solvac S.A. rendra également disponible sur son site internet (http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales) l'ordre du jour modifié et un formulaire modifié de procuration pour le 28 avril 2025 au plus tard, afin de permettre aux actionnaires qui le souhaitent de donner des instructions de vote spécifiques sur les sujets de l'ordre du jour nouveaux et/ou les propositions de décision nouvelles/alternatives.
C. Au cas où des propositions de décision nouvelles/alternatives sont déposées concernant des sujets aux ordres du jour existants postérieurement aux procurations notifiées, le mandataire devra s'abstenir de voter sur les propositions de décision nouvelles/alternatives. Dans ce cas, les actionnaires auront toutefois la possibilité de renvoyer une nouvelle procuration à Solvac S.A., au moyen du formulaire de procuration révisé mentionné au paragraphe précédent.
Solvac S.A. est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre de l'Assemblée Générale conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données, y compris le Règlement 2016/679 européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Ces données à caractère personnel consistent essentiellement en des données d'identification des actionnaires, de leurs représentants ou mandataires, des données de contact (p.ex. adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail), le nombre et le type d'actions, l'intention de participer, la présence à l'Assemblée Générale, les questions posées, les votes exprimés, etc.
Ces données seront utilisées afin de préparer et de gérer les présences et le processus de vote relatifs à l'Assemblée Générale, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés. Ce traitement des données à caractère personnel est nécessaire en vue de satisfaire aux obligations légales de Solvac S.A. A défaut pour Solvac S.A. de traiter ces données à caractère personnel, elle ne sera pas en mesure de permettre à la personne concernée d'être présente ou de se faire représenter à l'Assemblée Générale et/ou d'enregistrer le vote en qualité d'actionnaire de Solvac S.A.
Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs, à savoir 10 ans après la tenue de l'Assemblée Générale.
Pour plus d'informations, les actionnaires et les mandataires peuvent consulter la "Politique de Protection des Données et de la vie privée" via le lienhttps://www.solvac.be/politique-de-confidentialite/
Comme repris dans notre Politique de Protection des Données dont question ci-dessus, vous disposez également de droits sur vos données à caractère personnel conformément aux conditions et dans les limites légales applicables, à savoir le droit d'accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci ainsi que le droit à la limitation du traitement, le droit de s'opposer au traitement, le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente – en Belgique, l'Autorité de Protection des Données.
Vous pouvez exercer vos droits mentionnés ci-dessus en contactant Solvac S.A., rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles – Belgique (tél +32 2 639 66 30 / e-mail : [email protected]).
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Nous attirons votre attention sur le fait que les votes par procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.
Fait à ………………………………………….., le ……............................................ 2025.
Signature(s) à faire précéder de la mention « Bon pour pouvoir »
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