Solvac S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2019

Apr 12, 2019

Madame, Monsieur,

Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire, aux Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire qui se tiendront au Square, Brussels Meeting Center, Mont des Arts – 1000 Bruxelles, le mardi 14 mai 2019 à partir de 14h30.

L'ordre du jour de chacune de ces assemblées figure en annexe à la présente lettre, ainsi que le rapport annuel relatif à l'exercice 2018 et le rapport spécial du Conseil d'Administration visé au point 1 de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Extraordinaire.

Nous attirons votre attention sur le fait que pour pouvoir délibérer valablement sur son ordre du jour, l'Assemblée Générale Extraordinaire devra réunir la moitié au moins des titres composant le capital social. Ces décisions requièrent par ailleurs une majorité des trois-quarts des voix pour être adoptées.

FORMALITES A ACCOMPLIR EN VUE D'ASSISTER OU DE VOUS FAIRE REPRESENTER A CES ASSEMBLEES

Afin d'être admis à chacune des assemblées générales, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvac à la date du 30 avril 2019 à minuit et, d'autre part, vous devrez confirmer à Solvac votre volonté de participer à chacune de ces assemblées générales (que vous y participiez en personne ou par procuration).

1) Dans tous les cas, seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du 30 avril 2019 à vingt-quatre heures (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter aux assemblées du 14 mai 2019 sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour des assemblées générales.

2) Si vous comptez assister aux assemblées en personne, il vous suffit de dater et de signer l'avis de participation ci-joint et de nous le faire parvenir de façon qu'il soit en possession de Solvac SA au plus tard le 6ème jour qui précède la date des assemblées, soit le mercredi 8 mai 2019 au plus tard (voyez les informations pratiques en bas de la p.2 pour les modalités d'envoi).

3) Si vous ne comptez pas assister aux assemblées mais souhaitez vous y faire représenter, vous trouverez cijoint un formulaire de procuration qui devra être en possession de Solvac SA, ainsi que l'avis de participation également ci-joint, dûment complétés et signés, le mercredi 8 mai 2019 au plus tard (voyez les informations pratiques en bas de la p.2 pour les modalités d'envoi).

Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez néanmoins assister en personne à l'assemblée, mais sans pouvoir voter étant donné que vos votes seront déjà comptabilisés.

Il est rappelé à cet égard qu'une action donne droit à une voix.

Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvac SA. Lors de la désignation du mandataire, vous devrez être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre vous-même et votre mandataire (cf. article 547bis §4 du Code des sociétés). Sont notamment visés par cette disposition, les mandats donnés au Président des assemblées générales, aux membres du Conseil d'Administration, à leurs conjoints ou cohabitants légaux et aux personnes qui leur sont apparentées.

DROIT DE REQUERIR L'INSCRIPTION DE POINTS A L'ORDRE DU JOUR ET/OU DES PROPOSITIONS DE RESOLUTIONS ET DE POSER DES QUESTIONS

1) Sous certaines conditions visées à l'article 533ter du Code des sociétés, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3 % du capital social peut/peuvent requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution. Solvac SA doit être en possession de toutes demandes en ce sens au plus tard le 19 avril 2019, soit par courrier à l'adresse mentionnée ci-dessous, soit par fax, soit par voie électronique. Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Solvac adressera au plus tard le 29 avril 2019 aux actionnaires par courrier postal un ordre du jour et un formulaire de procuration complétés et mettra également ces documents à disposition des actionnaires sur son site internet.

2) Si vous avez satisfait aux formalités d'admission aux assemblées, vous pouvez également poser des questions par écrit au Conseil d'Administration au sujet des points portés à l'ordre du jour ou sur son rapport, ainsi qu'au Commissaire au sujet de son rapport. Ces questions devront être en possession de Solvac SA au plus tard le 8 mai 2019, soit par courrier à l'adresse mentionnée ci-dessous, soit par fax, soit par voie électronique.

INFORMATIONS/DOCUMENTS DISPONIBLES

1) Les propositions de décision, le commentaire du Conseil d'Administration sur les points de l'ordre du jour des assemblées générales qui ne requièrent pas de propositions de décision ainsi que tous les documents joints à la présente convocation sont disponibles sur le site internet de Solvac SA à l'adresse http://www.solvac.be/investisseurs/assemblees-generales/.

2) Par ailleurs, tous les documents concernant les assemblées générales que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires peuvent être consultés sur le site internet de Solvac (http://www.solvac.be/investisseurs/assemblees-generales/) à partir de la publication de la présente convocation.

3) Solvac est responsable du traitement des informations personnelles qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre des assemblées conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données. Ces informations seront utilisées afin d'analyser et de gérer les présences et le processus de vote relatifs aux assemblées, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés. Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs. Les actionnaires et les mandataires peuvent consulter la "Politique de Protection des Données et de la vie privée " via le lien http://www.solvac.be/politique-de-confidentialite. Ils peuvent demander l'accès à leurs données et leur modification éventuelle en contactant Solvac SA, rue des Champs Elysées 43 – 1050 Bruxelles – Belgique (tél +32 2 639 66 30 / email : contact@solvac.be).

AUTRES INFORMATIONS PRATIQUES

1) Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de résolutions seront soumises aux votes de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte.

Pour la bonne forme, nous vous signalons que dans le cas où vous seriez également actionnaire de Solvay, vous ne serez amené(e) à effectuer qu'une fois la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne vous sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour votre facilité.

2) Veuillez noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées à partir de 13h00.

3)

Adresse pour le renvoi des documents	Adresse du jour
Solvac SA	Square, Brussels Meeting Center
Assemblées Générales	Mont des Arts
Rue des Ransbeek 310	B – 1000 Bruxelles
B – 1120 Bruxelles	Parking Albertine :
Fax : +32 (0)2.264.37.67	Entrée rue des Sols
Email : ag.solvac@solvac.be

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Jean-Pierre Delwart Président du Conseil d'Administration