Solvac S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2019

Apr 12, 2019

Geachte Mevrouw, Geachte Heer,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone en Buitengewone Algemene Vergaderingen die zullen doorgaan op dinsdag 14 mei 2019 vanaf 14.30 uur in de Square, Brussels Meeting Center, op de Kunstberg te 1000 Brussel.

Ingesloten vindt u de agenda van deze vergaderingen en het jaarverslag over het boekjaar 2018 en het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur waarnaar wordt verwezen in punt 1 van de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat om geldig op de agenda te kunnen beraadslagen, de Buitengewone Algemene Vergadering minstens de helft van de aandelen die het sociaal kapitaal vormen moet verzamelen. Deze besluiten vereisen ook dat een meerderheid van driekwart van de stemmen wordt aangenomen.

TE VERVULLEN FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN OF ZICH TE LATEN VERTEGENWOORDIGEN OP DEZE VERGADERINGEN

Om tot deze algemene vergaderingen te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld : de aandelen moeten worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van Solvac op 30 april 2019 om middernacht en de aandeelhouders dienen aan Solvac hun wens kenbaar te maken om deel te nemen aan deze algemene vergaderingen (dat u eraan deelneemt in persoon of bij volmacht).

1) In ieder geval, alleen degene die aandeelhouders zijn van Solvac nv op 30 april 2019 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de vergaderingen van 14 mei 2019, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergaderingen.

2) Als u het voornemen hebt deze vergaderingen bij te wonen in persoon, volstaat het het ingesloten bericht van deelname te dateren en te ondertekenen en het ons terug te sturen opdat het in het bezit van Solvac nv zou zijn uiterlijk voor de 6^e dag voorafgaand aan de datum van de vergaderingen, dus ten laatste op woensdag 8 mei 2019, (zie de praktische informatie onderaan p. 2 voor de modaliteiten van verzending).

3) Indien u niet van plan bent om deze vergaderingen bij te wonen, maar u wenst u er te laten vertegenwoordigen, vindt u hierbij een formulier van volmacht, dat eveneens, behoorlijk ingevuld en ondertekend, uiterlijk op woensdag 8 mei 2019 in het bezit moet zijn van Solvac nv, net zoals het advies van deelname, eveneens hier bijgevoegd, (zie de praktische informatie onderaan p.2 voor de modaliteiten van verzending).

Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergaderingen desalniettemin in persoon bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen aangezien uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.

In dit verband wordt eraan herinnerd dat één aandeel recht geeft op één stem.

De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac nv zijn. Bij de aanstelling van een volmachtdrager moet de aandeelhouder erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict met zijn volmachtdrager (art.547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden voornamelijk bedoeld de mandaten gegeven aan de Voorzitter van de algemene vergaderingen, de leden van de Raad van Bestuur, hun echtgenoot of wettelijk samenwonenden en verwante personen.

RECHT OM PUNTEN IN DE AGENDA OP TE NEMEN EN/OF VOORSTELLEN VAN BESLUITEN IN TE DIENEN EN OM VRAGEN TE STELLEN

1) Onder bepaalde voorwaarden heeft/hebben een (of meerdere) aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3 % van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe punten op de agenda te laten opnemen en/of nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen. Elk verzoek in die zin moet ten laatste op 19 april 2019 in het bezit zijn van Solvac nv. Dit kan per post, per fax of per email zoals gepreciseerd in hieronder praktische informatie. Indien aandeelhouders dit recht uitoefenen, zal Solvac uiterlijk op 29 april 2019 een aangevulde agenda en volmachtformulier per post overmaken aan de aandeelhouders en zal deze documenten tevens beschikbaar maken voor haar aandeelhouders op haar website.

2) Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergaderingen te worden toegelaten, kunt u schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de agendapunten of met betrekking tot zijn verslag, alsook aan de Commissaris met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen moeten uiterlijk op 8 mei 2019 in het bezit zijn van Solvac nv en worden bezorgd via post naar het postadres, hetzij per fax, of per e-mail zoals gepreciseerd in het hieronder praktische informatie.

BESCHIKBARE INFORMATIE/DOCUMENTEN

1) De voorstellen tot besluit, de opmerkingen van de Raad van Bestuur over de agendapunten van de algemene vergaderingen waarvoor geen voorstellen tot besluit vereist zijn alsook alle documenten ingesloten aan deze uitnodigingsbrief zijn beschikbaar op de website van Solvac nv op https://www.solvac.be/nl/beleggers/algemene-vergaderingen/.

2) Bovendien kunnen alle documenten in verband met de algemene vergaderingen waarvan de wet vereist dat zij ter beschikking gesteld worden van de aandeelhouders geraadpleegd worden op de website van Solvac (https://www.solvac.be/nl/beleggers/algemene-vergaderingen/) vanaf de bekendmaking van deze bijeenroeping.

3) Solvac is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoongegevens die zij van de aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt in het kader van de vergaderingen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. Dergelijke gegevens zullen worden gebruikt voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids – en stemprocedure met betrekking tot de vergaderingen, zoals uiteengezet in de oproeping, en zullen worden overgedragen aan derden die het Bedrijf bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden. Deze informatie wordt niet langer bewaard dan nodig is voor deze doeleinden. Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid. Ze kunnen toegang vragen tot de door Solvac versterkte gegevens en hun eventuele wijziging door contact op te nemen met Solvac nv, Elyzeese Veldenstraat 43 – 1050 Elsene – België (tel: +32.2.639.66.30 / email: contact@solvac.be).

ANDERE PRAKTISCHE INFORMATIE

1) De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de voorstellen tot besluit aan elektronisch stemmen zullen voorgelegd worden. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht.

Voor de goede vorm vermelden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvay bent, u één enkele keer de procedure van ondertekening van de aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts één stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts één elektronische kaart die echter volledig gescheiden het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelen, dit alles om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.

2) Wij verzoeken u te noteren dat u de aanwezigheidslijst vanaf 13u kunt ondertekenen.

3)

Adres voor het terugsturen van documenten	Adres van de dag
Solvac nv	Square, Brussels Meeting Center
Algemene Vergaderingen	Kunstberg
Ransbeekstraat 310	B – 1000 Brussel
B – 1120 Brussel	Parking Albertine :
Fax : +32 (0)2.264.37.67	Ingang Stuiversstraat
Email : ag.solvac@solvac.be

Met de meeste hoogachting,

Jean-Pierre Delwart Voorzitter van de Raad van Bestuur