Solvac S.A. — AGM Information 2024

Apr 26, 2024

Geachte Mevrouw, Geachte Heer,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone en Buitengewone Algemene Vergaderingen die zullen doorgaan op dinsdag 28 mei 2024 vanaf 14.30 uur (Belgische tijd) in The Event Lounge, op General Wahislaan 16F te 1030 Brussel.

Ingesloten vindt U de agenda van deze vergaderingen en het jaarverslag over het boekjaar 2023.

Wij vestigen de aandacht van aandeelhouders op het feit dat om geldig op de agenda te kunnen beraadslagen, de Buitengewone Algemene Vergadering minstens de helft van de aandelen die het sociaal kapitaal vormen moet verzamelen. Deze besluiten vereisen ook dat een meerderheid van driekwart van de stemmen wordt aangenomen.

Enkel diegenen die aandeelhouder zijn van Solvac NV op 14 mei 2024 om middernacht (hierna de "registratiedatum") hebben het recht deel te nemen aan en te stemmen op de Vergaderingen, onafhankelijk van het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouders op de dag van de Algemene Vergaderingen.

De Algemene Vergaderingen zullen op hybride wijze worden georganiseerd, zowel fysiek als digitaal. Aandeelhouders die dat wensen, kunnen fysiek deelnemen aan de Vergaderingen. Als alternatief kunnen degenen die dat wensen hun rechten uitoefenen door ofwel een volmacht te verlenen ofwel door live digitaal en interactief deel te nemen en te stemmen op de Vergaderingen.

Aandeelhouders hebben de keuze om gebruik te maken van het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com) of om rechtstreeks contact op te nemen met Solvac NV om de deelnameformaliteiten te vervullen (zoals hieronder beschreven). Digitale deelname aan de Vergaderingen vereist echter nog steeds het gebruik van het Lumi Connect platform. Een document waarin de verschillende stappen worden uitgelegd die moeten worden gevolgd voor het gebruik van het Lumi Connect platform, zal beschikbaar zijn op onze website.

INDIEN U NIET WENST DEEL TE NEMEN AAN DE ALGEMENE VERGADERINGEN

Er zijn geen formaliteiten te vervullen.

INDIEN U WILT DEELNEMEN EN U WENST AANWEZIG TE ZIJN OF BIJ VOLMACHT TE STEMMEN OP DE ALGEMENE VERGADERINGEN

Om tot de Algemene Vergaderingen te worden toegelaten moet U :

a) Ofwel aan Solvac NV te bevestigen uw wens om deel te nemen aan en te stemmen op de Vergaderingen

Daartoe volstaat het, het bijgevoegde BERICHT VAN DEELNEMING, te dateren, te ondertekenen en ons toe te zenden zodat deze uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de Vergaderingen, zijnde 22 mei 2024, in ons bezit is.

b) of, indien u niet zelf de Vergaderingen wenst bij te wonen maar wel wilt stemmen, dient u een volmacht te bezorgen aan Solvac NV waarmee u de volmachtdrager van uw keuze aanduidt.

Bijgevoegd vindt u een VOLMACHT die u ons volledig ingevuld en ondertekend uiterlijk op woensdag 22 mei 2024 kunt toezenden. De volmacht is beschikbaar op de zetel van de vennootschap en via haar website: https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/

De volmacht moet noodzakelijkerwijs en uitsluitend rechtstreeks naar Solvac NV worden gestuurd (en niet via het Lumi Connect platform).

Als U de volmacht terugstuurt, kunt U de Vergaderingen nog steeds persoonlijk bijwonen, maar kunt U niet stemmen aangezien uw stemmen bij volmacht al in aanmerking zijn genomen.

De hierboven vermelde documenten kunnen aan Solvac NV worden toegezonden, hetzij per post aan het adres : Solvac NV, Algemene Vergaderingen, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, hetzij per e-mail aan ag.solvac@solvac.be .

De aangestelde volmachtdrager hoeft niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac NV te zijn. Bij de aanstelling van de volmachtdrager moet de aandeelhouder bijzonder alert zijn op situaties van potentieel belangenconflict tussen hem en zijn volmachtdrager (cf. Art 7:143 §4 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen). Deze bepaling is in het bijzonder gericht op : de Voorzitter van de Algemene Vergadering, de leden van de Raad van Bestuur, de Directeur, hun echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende en met hen verwante personen.

Aandeelhouders die de formaliteiten hebben vervuld om bij volmacht te stemmen op de Vergaderingen, kunnen een live webcast van de Vergaderingen volgen die door de vennootschap wordt georganiseerd. Aandeelhouders worden verzocht de website van de vennootschaphttps://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/ te raadplegen om te weten hoe zij toegang kunnen krijgen tot deze uitzending.

Er wordt op gewezen dat, ingeval bepaalde aandeelhouders van Solvac eveneens aandeelhouder zouden zijn van Solvay, zij slechts één maal de aanwezigheidslijsten voor Solvay en voor Solvac zullen moeten ondertekenen. Er zal hen slechts één stemdoosje worden overgemaakt voor de vergaderingen van de twee vennootschappen en slechts één elektronische kaart die, echter volledig afzonderlijk, het aantal stemmen bevat die overeenstemmen met de betrokken aandelenportefeuille en dit weliswaar met het oog op de vereenvoudiging en voor hun gemak.

INDIEN U DIGITAAL WENST DEEL TE NEMEN AAN EN STEMMEN OP DE ALGEMENE VERGADERINGEN

De aandeelhouders kunnen ervoor kiezen om digitaal deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergaderingen via het Lumi Connect platform. In dat geval vindt de stemming plaats tijdens de Algemene Vergadering die de aandeelhouders via het Lumi Connect platform bijwonen. Er dient geen volmacht te worden gegeven in dat geval.

Daartoe moet U uw voornemen om deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen bevestigen op het Lumi Connect platform, uiterlijk op woensdag 22 mei 2024.

U ontvangt dan de procedure en inloggegevens om U aan te melden voor de Algemene Vergaderingen. Meer informatie over de procedure is beschikbaar op de website van Lumi (https://www.lumiglobal.com/ ) en de website van Solvac NV (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/).

Het Lumi Connect platform stelt aandeelhouders in staat om (i) rechtstreeks, gelijktijdig en doorlopend op de hoogte te zijn van de besprekingen op de Vergaderingen, (ii) hun stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de Vergaderingen moeten stemmen en (iii) deel te nemen aan de beraadslagingen en gebruik te maken van hun recht om vragen te stellen.

Overeenkomstig artikel 7:137 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen worden aandeelhouders die op deze wijze deelnemen aan de Algemene Vergaderingen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de Vergaderingen worden gehouden. Het Lumi Connect platform stelt Solvac NV in staat de status en de identiteit van de aandeelhouders te controleren.

RECHT OM AGENDAPUNTEN TOE TE VOEGEN EN OM NIEUWE VOORSTELLEN TOT BESLUIT IN TE DIENEN

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heeft/hebben één/meerdere aandeelhouder(s) die (samen) minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe agendapunten toe te voegen/of om nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot bestaande of nieuwe agendapunten.

Aandeelhouders die gebruik wensen te maken van dit recht moeten (a) bewijs voorleggen van dergelijk aandeelhouderschap van minstens 3% op de datum van hun verzoek en (b) hun aandelen die dergelijk aandeelhouderschap vertegenwoordigen, registreren op de registratiedatum (d.w.z. dinsdag 14 mei 2024) overeenkomstig bovenstaande toelatingsvoorwaarden. Bewijs van aandeelhouderschap kan worden geleverd door een attest dat aantoont dat de relevante aandelen geregistreerd zijn in het aandeelhoudersregister van Solvac NV.

Het verzoek om agendapunten of nieuwe voorstellen tot besluit toe te voegen moet schriftelijk worden ingediend en moet gepaard gaan met, in voorkomend geval, de tekst van de toe te voegen agendapunten en de overeenstemmende voorstellen tot besluit, of de tekst van de nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten. Dergelijk verzoek dient een postadres of e-mailadres te bevatten waarnaar Solvac NV een ontvangstbevestiging zal sturen binnen 48 uur na ontvangst van het verzoek.

De bijkomende agendapunten en/of de voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op maandag 6 mei 2024 door Solvac NV zijn ontvangen ofwel via gewone post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergaderingen, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be.

Indien Solvac NV dergelijke verzoeken ontvangt, zal ze uiterlijk op maandag 13 mei 2024 een gewijzigde agenda van de Algemene Vergaderingen, vervolledigd op basis van geldig ingediende verzoeken, publiceren op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen), in het Belgisch Staatsblad en in de pers. In dat geval zal Solvac NV ook een aangepast volmachtformulier beschikbaar stellen op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen) op hetzelfde moment als de publicatie van de aangepaste agenda van de Algemene Vergaderingen.

In het geval dat de aandeelhouders, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, hun recht uitoefenen om agendapunten en voorstellen tot besluit in te dienen, zullen de reeds ingediende volmachten voorafgaand aan de publicatie van de aangepaste agenda geldig blijven voor de agendapunten die zij dekken. Indien over bestaande agendapunten nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden ingediend nadat de volmachtdragers daarvan in kennis zijn gesteld, onthoudt de volmachtdrager zich van stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit. In dat geval zullen de aandeelhouders echter de mogelijkheid hebben om een nieuwe volmacht aan Solvac NV te bezorgen via het in de vorige paragraaf vermelde herziene volmachtformulier.

RECHT OM VRAGEN TE STELLEN

Aandeelhouders kunnen voorafgaand aan elke Algemene Vergadering schriftelijke vragen indienen. Schriftelijke vragen zullen slechts worden beantwoord voor zover de aandeelhouder die ze heeft ingediend aan de voormelde toelatingsvoorwaarden heeft voldaan overeenkomstig artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en indien de schriftelijke vragen uiterlijk op woensdag 22 mei 2024 door Solvac NV zijn ontvangen, hetzij per post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergaderingen, Elyzeese Veldenstraat, 43, 1050 Brussel, hetzij per e-mail op het adres ag.solvac@solvac.be.

Daarnaast zal, in overeenstemming met artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tijdens de Algemene Vergaderingen tijd worden voorzien voor een vraag-en-antwoordsessie waarin de bestuurders ook vragen zullen beantwoorden die hen tijdens de Algemene Vergaderingen worden gesteld over de agendapunten. De aandeelhouders die ervoor hebben gekozen digitaal deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergaderingen en via het Lumi Connect platform zullen ook vragen kunnen stellen tijdens de Algemene Vergaderingen over de agendapunten. Deze vragen kunnen tijdens de Algemene Vergaderingen schriftelijk worden ingediend via het Lumi Connect platform. Zij zullen per thema worden gegroepeerd en behandeld.

BESCHIKBAARHEID VAN DE DOCUMENTEN

Overeenkomstig artikel 7:132 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, heeft elke aandeelhouder het recht om bij Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, op werkdagen en tijdens de normale kantooruren vanaf de datum van publicatie van deze oproeping, gratis een kopie te verkrijgen van de documenten die betrekking hebben op de Algemene Vergaderingen en die hen krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld, met inbegrip van deze oproeping, de agenda, de voorstellen tot besluit van de Algemene Vergaderingen en het volmachtformulier.

Deze documenten zijn beschikbaar op de website van Solvac NV (https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen) en op het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com) (behalve het volmachtformulier).

BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Solvac NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en volmachten in het kader van de Algemene Vergadering in overeenstemming met de geldende wetten met betrekking tot gegevensbescherming, waaronder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan hoofdzakelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bv. postadres, telefoonnummer, e-mailadres), aantal en soort aandelen, intentie om deel te nemen, aanwezigheid op de algemene vergaderingen, gestelde vragen, uitgebrachte stemmen, etc.

Deze gegevens zullen worden gebruikt om de aanwezigheid en het stemproces met betrekking tot de Algemene Vergaderingen voor te bereiden en te beheren, zoals beschreven in de oproeping, en zullen worden doorgegeven aan derden die de vennootschap bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden, in het bijzonder Lumi. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Solvac NV. Indien Solvac NV deze persoonsgegevens niet verwerkt, zal zij niet in staat zijn om de betrokkene aanwezig of vertegenwoordigd te laten zijn op de Algemene Vergaderingen en/of om de stem op te nemen als aandeelhouder van Solvac NV.

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dezelfde doeleinden, namelijk 10 jaar na het houden van de Algemene Vergaderingen.

Voor meer informatie kunnen aandeelhouders en volmachtdragers het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid.

Zoals uiteengezet in ons gegevensbeschermingsbeleid waarnaar hierboven wordt verwezen, hebt U ook rechten over uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de voorwaarden en binnen de toepasselijke wettelijke limieten, namelijk het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, de rectificatie of verwijdering ervan zoals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit – in België, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw hierboven vermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel – België (tel +32 2 639 66 30 / e-mail: contact@solvac.be).

Er wordt op gewezen dat de voorstellen tot besluit aan een elektronische stemming zullen worden voorgelegd. Volmachtstemmen zullen vooraf verenigbaar gemaakt worden en systematisch geïntegreerd worden in elke telling. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op één stem.

Met de meeste hoogachting,

Jean-Marie Solvay Voorzitter van de Raad van Bestuur

Nuttige Informatie : Solvac NV – Algemene Vergaderingen Elyzeese Veldenstraat 43 B-1050 Brussel Hot Line op 28 mei 2024: +32 (0)2.264.30.65 E-mail : ag.solvac@solvac.be Ondernemingsnummer : 0423.898.710 (RPR Brussel) Website :https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/ Lumi Connect platform :https://www.lumiconnect.com/