Solvac S.A. — AGM Information 2022

Apr 8, 2022

Madame, Monsieur,

Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire, à l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra au Square, Brussels Meeting Center, Mont des Arts, 1000 Bruxelles, le mardi 10 mai 2022 à 14h30 (heure belge).

L'ordre du jour de cette assemblée figure en annexe à la présente lettre, ainsi que le rapport annuel relatif à l'exercice 2021.

L'Assemblée Générale sera organisée de manière hybride, à la fois en présentiel et de manière digitale. Les actionnaires pourront participer physiquement à l'Assemblée Générale. Alternativement, ceux qui le souhaitent pourront exercer leurs droits soit en accordant une procuration soit en participant et en votant de manière digitale en direct et de manière interactive à l'Assemblée Générale. La société continue de suivre de près les évolutions relatives aux mesures sanitaires et informera les actionnaires, par communiqué et sur son site internet, de toute évolution qui impacterait les modalités de tenue de l'Assemblée Générale (et qui pourrait être communiquée en temps utile).

Les actionnaires ont le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect (anciennement dénommée AGM+) (www.lumiconnect.com) ou de s'adresser directement à Solvac SA pour remplir les formalités de participation (comme décrit ci-dessous). La participation digitale à l'Assemblée Générale nécessite cependant toujours d'utiliser la plateforme Lumi Connect. Un document expliquant les différentes étapes à suivre pour l'utilisation de la plateforme Lumi Connect sera disponible sur notre site internet.

SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS PARTICIPER A L'ASSEMBLEE GENERALE

Aucune formalité n'est requise.

SI VOUS SOUHAITEZ PARTICIPER ET ASSISTER EN PRESENTIEL OU VOTER PAR PROCURATION A L'ASSEMBLEE GENERALE

Afin d'être admis à l'Assemblée Générale, une double formalité s'appliquera :

D'une part, seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du 26 avril 2022 à vingt-quatre heures (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale du 10 mai 2022 sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

D'autre part, vous devez confirmer à Solvac S.A. votre volonté de participer à l'Assemblée Générale. Pour ce faire, il vous suffit de dater, de signer et de nous transmettre l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au plus tard le 6ème jour qui précède l'Assemblée, soit le 4 mai 2022.

Si vous ne comptez pas assister à l'Assemblée mais désirez voter, vous trouverez ci-joint un formulaire de PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment complété et signé, pour le mercredi 4 mai 2022 au plus tard.

Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez toutefois assister en personne à l'Assemblée mais sans pouvoir voter étant donné que vos votes auront déjà été comptabilisés.

Les documents mentionnés ci-avant peuvent être transmis à Solvac SA, soit par courrier à l'adresse : Solvac SA, Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par fax au +32 (0)2.639.66.31, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, ceux-ci peuvent utiliser la plateforme pour compléter et transmettre les documents mentionnés ci-dessus.

La procuration est disponible au siège de la société et via son site internet : https://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales, ainsi que sur la plateforme Lumi Connect.

Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvac SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. Art 7:143 §4 du Code des Sociétés et des Associations). Sont notamment visés par cette disposition : le Président de l'Assemblée Générale, les membres du Conseil d'Administration, le Directeur, leur conjoint ou cohabitant légal et les personnes qui leur sont apparentées.

Si vous avez effectué les formalités à accomplir en vue de voter par procuration à l'Assemblée Générale, il vous est loisible de suivre la diffusion en direct de l'Assemblée Générale organisée par la société sous forme de webcast. Les actionnaires sont invités à consulter le site internethttps://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales pour savoir comment accéder à cette diffusion.

SI VOUS SOUHAITEZ PARTICIPER ET VOTER DE MANIERE DIGITALE A L'ASSEMBLEE GENERALE

Les actionnaires peuvent choisir de participer et voter de manière digitale à l'Assemblée Générale au moyen de la plateforme Lumi Connect. Dans ce cas, le vote a lieu pendant l'Assemblée Générale à laquelle les actionnaires assistent via la plateforme Lumi Connect. Il n'y a aucune procuration à donner dans ce cas.

Afin de pouvoir participer et voter de manière digitale à l'Assemblée Générale, une double formalité s'appliquera :

D'une part, seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du mardi 26 avril 2022 à minuit (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'Assemblée Générale.

D'autre part, vous devez confirmer à Solvac S.A. votre volonté de participer à l'Assemblée Générale. Pour ce faire, il vous suffit de confirmer votre volonté de participer à l'Assemblée Générale sur la plateforme Lumi Connect pour le mercredi 4 mai 2022 au plus tard.

Vous recevrez alors la procédure et les détails pour vous connecter à l'Assemblée Générale. De plus amples informations sur la procédure sont disponibles sur le site web de Lumi (https://www.lumiglobal.com) et celui de Solvac SA (https://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales).

La plateforme Lumi Connect permet aux actionnaires (i) de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l'Assemblée Générale, (ii) d'exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée Générale est appelée à se prononcer et (iii) de participer aux délibérations et d'exercer leur droit de poser des questions.

Conformément à l'article 7:137 du Code des Sociétés et des Associations, les actionnaires qui participent par cette voie à l'Assemblée Générale sont réputés présents à l'endroit où l'Assemblée Générale se tient. La plateforme Lumi Connect permet à Solvac SA de contrôler la qualité et l'identité des actionnaires.

Les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect peuvent aussi l'utiliser pour compléter et transmettre la procuration pour le mercredi 4 mai 2022 au plus tard. Si vous transmettez la procuration, il vous est loisible de suivre la diffusion en direct de l'Assemblée Générale organisée par la société sous forme de webcast. Les actionnaires sont invités à consulter le site internethttps://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales pour savoir comment accéder à cette diffusion. Il est précisé que les actionnaires qui auront voté par procuration ne peuvent plus voter pendant le webcast, ni poser de questions pendant celui-ci.

DROIT DE REQUERIR L'INSCRIPTION DE SUJETS A TRAITER A L'ORDRE DU JOUR ET/OU DE DEPOSER DES PROPOSITIONS DE DECISION

Conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations, un ou plusieurs actionnaires possédant (ensemble) au moins 3% du capital de Solvac SA peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.

Les actionnaires qui souhaiteraient exercer ce droit devront (a) fournir une preuve de leur participation d'au moins 3% au capital à la date de leur demande et (b) faire enregistrer leurs actions représentant cette participation à la date d'enregistrement (à savoir le mardi 26 avril 2022) conformément aux conditions d'admission susmentionnées. La preuve de cette participation peut être fournie au moyen d'un certificat attestant de l'enregistrement des actions en question dans le registre des actionnaires de Solvac SA.

La demande d'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour ou le dépôt de propositions de décision se fera par écrit et devra être accompagné, selon le cas, par le texte des sujets à inscrire à l'ordre du jour et les propositions de

décision y afférentes, ou le texte des propositions de décision concernant les sujets à traiter déjà inscrits à l'ordre du jour. Cette demande ou ce dépôt devra mentionner une adresse postale ou électronique à laquelle Solvac SA enverra un accusé de réception endéans les 48 heures de la réception de cette demande ou de ce dépôt.

Les sujets additionnels à traiter et/ou les propositions de décision devront être reçus par Solvac SA pour le lundi 18 avril 2022 au plus tard, soit par courrier à l'adresse Solvac SA, Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par fax au +32 (0)2.639.66.31, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be.

Si de telles demandes ou de tels dépôts sont reçus par Solvac SA, elle publiera, pour le lundi 25 avril 2022 au plus tard, un ordre du jour modifié de l'Assemblée Générale, complété sur la base de toutes demandes et tous dépôts valablement soumis, sur son site internet (http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales), au Moniteur Belge et dans la presse. Dans ce cas, Solvac SA mettra également à disposition un formulaire de procuration révisé sur son site internet (https://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales) et sur la plateforme Lumi Connect (www.lumiconnect.com), simultanément à la publication de l'ordre du jour modifié de l'Assemblée Générale.

Au cas où des actionnaires, conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations, exercent leur droit de demander l'inscription de sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision, les procurations notifiées antérieurement à la publication de l'ordre du jour modifié resteront valides pour les sujets à l'ordre du jour qu'elles couvrent. Au cas où des propositions de décision nouvelles/alternatives sont déposées concernant des sujets à l'ordre du jour existants postérieurement aux procurations notifiées, le mandataire devra s'abstenir de voter sur les propositions de décision nouvelles/alternatives. Dans ce cas, les actionnaires auront toutefois la possibilité de renvoyer une nouvelle procuration à Solvac SA, au moyen du formulaire de procuration révisée mentionnée au paragraphe précédent.

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Les actionnaires peuvent soumettre des questions écrites avant l'Assemblée Générale. Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure où l'actionnaire qui les pose s'est conformé aux conditions d'admission susmentionnées conformément à l'article 7:134 du Code des sociétés et des associations et si les questions écrites ont été reçues par Solvac SA pour le mercredi 4 mai 2022 au plus tard, soit par courrier à l'adresse : Solvac SA, Assemblée Générale, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, soit par fax au +32 (0)2.639.66.31, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be. Pour les actionnaires qui font le choix d'utiliser la plateforme Lumi Connect, cette plateforme permet également de soumettre les questions écrites mentionnées cidessus. Les réponses aux questions écrites seront fournies pendant l'Assemblée Générale.

De plus, conformément à l'article 7:139 du Code des sociétés et des associations, du temps sera alloué pendant l'Assemblée Générale à une session de questions-réponses durant laquelle les administrateurs répondront aussi aux questions qui leur seront adressées pendant l'Assemblée Générale au sujet des points inscrits à l'ordre du jour. Les actionnaires qui auront fait le choix de participer et de voter de manière digitale à l'Assemblée Générale via la plateforme Lumi Connect pourront également poser des questions pendant l'Assemblée Générale au sujet des points inscrits à l'ordre du jour. Ces questions pourront être introduites en direct par écrit via la plateforme Lumi Connect ; elles seront regroupées et traitées par thème.

MISE A DISPOSITION DE DOCUMENTS

Conformément à l'article 7:132 du Code des sociétés et des associations, tout actionnaire a le droit d'obtenir gratuitement en contactant Solvac SA, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles, les jours ouvrables et pendant les heures normales de bureau dès la date de publication de la présente convocation, une copie des documents concernant l'Assemblée Générale qui doivent être mis à leur disposition en vertu de la loi, y compris la présente convocation, l'ordre du jour, les propositions de décision de l'Assemblée Générale et le formulaire de procuration. Ces documents sont également disponibles sur le site internet de Solvac SA (https://www.solvac.be/gouvernance/ assemblees-generales) et sur la plateforme Lumi Connect (www.lumiconnect.com).

PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Solvac SA est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre de l'Assemblée Générale conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données, y compris le Règlement 2016/679 européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Ces données à caractère personnel consistent essentiellement en des données d'identification des actionnaires, de leurs représentants ou mandataires, des données de contact (p.ex. adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail), le nombre et le type d'actions, l'intention de participer, la présence à l'assemblée générale, les questions posées, les votes exprimés, etc..

Ces données seront utilisées afin de préparer et de gérer les présences et le processus de vote relatifs à l'Assemblée Générale, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés, en particulier Lumi. Ce traitement des données à caractère personnel est nécessaire en vue de satisfaire aux obligations légales de Solvac SA. A défaut pour Solvac SA de traiter ces données à caractère personnel, elle ne sera pas en mesure de permettre à la personne concernée d'être présente ou de se faire représenter à l'Assemblée Générale et/ou d'enregistrer le vote en qualité d'actionnaire de Solvac SA. Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs, à savoir 10 ans après la tenue de l'Assemblée Générale.

Pour plus d'informations, les actionnaires et les mandataires peuvent consulter la "Politique de Protection des Données et de la vie privée" via le lienhttps://www.solvac.be/politique-de-confidentialite/

Comme repris dans notre Politique de Protection des Données dont question ci-dessus, vous disposez également de droits sur vos données à caractère personnel conformément aux conditions et dans les limites légales applicables, à savoir le droit d'accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci ainsi que le droit à la limitation du traitement, le droit de s'opposer au traitement, le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente – en Belgique, l'Autorité de Protection des Données.

Vous pouvez exercer vos droits mentionnés ci-dessus en contactant Solvac SA, rue des Champs Elysées, 43 à 1050 Bruxelles – Belgique (tél +32 2 639 66 30 / email : contact@solvac.be).

Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de décision seront soumises au vote de manière électronique. Les votes par procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Jean-Marie Solvay Président du Conseil d'Administration

Informations utiles

Adresse pour le renvoi des procurations à :
Solvac SA – Assemblée Générale
Rue des Champs Elysées, 43
B – 1050 Bruxelles
Fax : +32 (0)2.639.66.31
Email : ag.solvac@solvac.be
HOTLINE le 10 mai 2022 : + 32 (0) 2. 264.30.65
Site Internet : www.solvac.be
Adresse pour le renvoi des procurations via la plateforme Lumi Connect de Lumi :
www.lumiconnect.com
Adresse pour participer et voter de manière digitale via la plateforme Lumi Connect de
Lumi :
www.lumiconnect.com