Solvac S.A. — AGM Information 2022

Apr 8, 2022

Geachte Mevrouw, Geachte Heer,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone Algemene Vergadering die zal doorgaan op dinsdag 10 mei 2022 om 14.30 uur (Belgische tijd) in de Square, Brussels Meeting Center, op de Kunstberg te 1000 Brussel.

Ingesloten vindt U de agenda van deze vergadering en het jaarverslag over het boekjaar 2021.

De Algemene Vergadering wordt op hybride wijze georganiseerd, zowel face-to-face als digitaal. De aandeelhouders kunnen fysiek deelnemen aan de Algemene Vergadering. Als alternatief kunnen degenen die dit wensen hun rechten uitoefenen door ofwel een volmacht te verlenen ofwel door live digitaal en interactief deel te nemen en te stemmen op de Algemene Vergadering. De vennootschap blijft de ontwikkelingen met betrekking tot gezondheidsmaatregelen nauwlettend volgen en zal de aandeelhouders via een persbericht en op haar website op de hoogte brengen van elke ontwikkeling die gevolgen zou hebben voor de procedures voor het houden van de Algemene Vergadering (en die te zijner tijd zou kunnen worden gecommuniceerd).

Aandeelhouders hebben de keuze om gebruik te maken van het Lumi Connect-platform (voorheen bekend als AGM+) (www.lumiconnect.com) of om rechtstreeks contact op te nemen met Solvac SA om de deelnameformaliteiten te vervullen (zoals hieronder beschreven). Digitale deelname aan de Algemene Vergadering vereist echter nog steeds het gebruik van het Lumi Connect-platform. Een document waarin de verschillende stappen worden uitgelegd die moeten worden gevolgd voor het gebruik van het Lumi Connectplatform, is beschikbaar op onze website.

INDIEN U NIET WENST DEEL TE NEMEN AAN DE ALGEMENE VERGADERING

Er zijn geen formaliteiten te vervullen.

INDIEN U WILT DEELNEMEN EN U WENST AANWEZIG TE ZIJN OF BIJ VOLMACHT TE STEMMEN OP DE ALGEMENE VERGADERING

Om tot de Algemene Vergadering te worden toegelaten is een dubbele formaliteit van toepassing :

Enerzijds enkel diegenen die aandeelhouder zijn van Solvac NV op dinsdag 26 april 2022 om middernacht (hierna de "registratiedatum") hebben het recht deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering, onafhankelijk van het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouders op de dag van de Algemene Vergadering.

Anderzijds moet u aan Solvac NV uw wens om deel te nemen aan de Algemene Vergadering bevestigen. Om dit te doen, volstaat het om het bijgevoegde BERICHT VAN DEELNAME te dateren, ondertekenen en op te sturen, zodat dit uiterlijk op de 6e dag voorafgaand aan de Vergadering, d.w.z. 4 mei 2022, in ons bezit is.

Indien u niet van plan bent de Vergadering bij te wonen maar wel wilt stemmen, vindt u bijgevoegd een VOLMACHT formulier dat u ons uiterlijk op woensdag 4 mei 2022 naar behoren ingevuld en ondertekend kunt opsturen.

Als u de volmacht verzendt, kunt u de Vergadering nog steeds persoonlijk bijwonen, maar kunt u niet stemmen omdat uw stemmen al zijn geteld.

De hierboven vermelde documenten kunnen aan Solvac NV worden toegezonden, hetzij per post aan het adres Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat, 43, 1050 Brussel, hetzij per fax op het nummer +32(0)2.639.66.31, hetzij per e-mail aan ag.solvac@solvac.be. Aandeelhouders die ervoor kiezen het Lumi Connect platform te gebruiken, kunnen het platform gebruiken om de hierboven vermelde documenten in te vullen en te verzenden.

De volmacht is beschikbaar op de zetel van de vennootschap en via haar website https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen evenals op het Lumi Connect platform.

De aangestelde volmachtdrager hoeft niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac SA te zijn. Bij de aanstelling van de volmachtdrager moet de aandeelhouder bijzonder alert zijn op situaties van potentieel belangenconflict tussen hem en zijn volmachtdrager (cf. Art 7:143 §4 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen). Deze bepaling is in het bijzonder gericht op : de Voorzitter van de Algemene Vergadering, de leden van de Raad van Bestuur, de Directeur, hun echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende en met hen verwante personen.

Indien U de formaliteiten hebt vervuld om bij volmacht te stemmen op de Algemene Vergadering, kunt U de live webcast bekijken van de Algemene Vergadering die door de vennootschap wordt georganiseerd. De aandeelhouders worden verzocht de website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen) te raadplegen om te weten hoe zij toegang kunnen krijgen tot deze uitzending.

ALS U DIGITAAL WILT DEELNEMEN AAN EN STEMMEN OP DE ALGEMENE VERGADERING

De aandeelhouders kunnen ervoor kiezen om digitaal deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering met behulp van het Lumi Connect platform. In dat geval vindt de stemming plaats tijdens de Algemene Vergadering, die de aandeelhouders via het Lumi Connect platform bijwonen. Er dient geen volmacht te worden gegeven in dit geval.

Om aan de Algemene Vergadering te kunnen deelnemen en er digitaal te stemmen, is een dubbele formaliteit van toepassing :

Enerzijds alleen personen die op dinsdag 26 april 2022 om middernacht (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") aandeelhouder van Solvac NV zijn, hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering, zonder rekening te houden met het aantal aandelen dat op de dag van de Algemene Vergadering in het bezit is van de aandeelhouders.

Anderzijds moet u aan Solvac NV uw wens om deel te nemen aan de Algemene Vergadering bevestigen. Om dit te doen, volstaat het om uiterlijk woensdag 4 mei 2022 uw wens om deel te nemen aan de Algemene Vergadering op het Lumi Connect platform te bevestigen.

U ontvangt dan de procedure en inloggegevens om U aan te melden voor de Algemene Vergadering. Meer informatie over de procedure is beschikbaar op de website van Lumi (https://www.lumiglobal.com) en de website van Solvac NV (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen).

Het Lumi Connect platform stelt aandeelhouders in staat om (i) rechtstreeks, gelijktijdig en doorlopend op de hoogte te zijn van de besprekingen op de Algemene Vergadering, (ii) hun stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de Algemene Vergadering moet stemmen en (iii) deel te nemen aan de beraadslagingen en gebruik te maken van hun recht om vragen te stellen.

Overeenkomstig artikel 7:137 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen worden aandeelhouders die op deze wijze deelnemen aan de Algemene Vergadering, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de Algemene Vergadering wordt gehouden. Het Lumi Connect platform stelt Solvac NV in staat de status en de identiteit van de aandeelhouders te controleren.

Aandeelhouders die ervoor kiezen om het Lumi Connect platform te gebruiken, kunnen het ook gebruiken om de volmacht uiterlijk op woensdag 4 mei 2022 in te vullen en te verzenden. Als u de volmacht verzendt, bent u vrij om de door de vennootschap georganiseerde live-uitzending van de Algemene Vergadering in de vorm van een webcast te volgen. Aandeelhouders worden uitgenodigd om de website https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen te raadplegen om te zien hoe ze toegang kunnen krijgen tot deze uitzending. Er wordt bepaald dat aandeelhouders die bij volmacht hebben gestemd niet meer kunnen stemmen tijdens de webcast, noch vragen kunnen stellen tijdens de webcast.

RECHT OM AGENDAPUNTEN TOE TE VOEGEN EN OM NIEUWE VOORSTELLEN TOT BESLUIT IN TE DIENEN

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heeft/hebben één/meerdere aandeelhouder(s) die (samen) minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe agendapunten toe te voegen/of om nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot bestaande of nieuwe agendapunten.

Aandeelhouders die gebruik wensen te maken van dit recht moeten (a) bewijs voorleggen van dergelijk aandeelhouderschap van minstens 3% op de datum van hun verzoek en (b) hun aandelen die dergelijk aandeelhouderschap vertegenwoordigen, registreren op de registratiedatum (d.i. dinsdag 26 april 2022) overeenkomstig bovenstaande toelatingsvoorwaarden. Bewijs van aandeelhouderschap kan worden geleverd door een attest dat aantoont dat de relevante aandelen geregistreerd zijn in het aandeelhoudersregister van Solvac NV.

Het verzoek om agendapunten of nieuwe voorstellen tot besluit toe te voegen moet schriftelijk worden ingediend en moet gepaard gaan met, in voorkomend geval, de tekst van de toe te voegen agendapunten en de overeenstemmende voorstellen tot besluit, of de tekst van de nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten. Dergelijk verzoek dient een postadres of e-mailadres te bevatten waarnaar Solvac NV een ontvangstbevestiging zal sturen binnen 48 uur na ontvangst van het verzoek.

De bijkomende agendapunten en/of de voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op maandag 18 april 2022 door Solvac NV zijn ontvangen ofwel via gewone post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel, hetzij via fax op +32 (0)2.639.66.31, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be.

Indien Solvac NV dergelijke verzoeken ontvangt, zal ze uiterlijk op maandag 25 april 2022 een gewijzigde agenda van de aandeelhoudersvergadering, vervolledigd op basis van geldig ingediende verzoeken, publiceren op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen), in het Belgisch Staatsblad en in de pers. In dat geval zal Solvac NV ook een aangepast volmachtformulier beschikbaar stellen op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen) en op het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com), op hetzelfde moment als de publicatie van de aangepaste agenda van de Algemene Vergadering.

In het geval dat de aandeelhouders, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, hun recht uitoefenen om agendapunten en voorstellen tot besluit in te dienen, zullen de reeds ingediende volmachten voorafgaand aan de publicatie van de aangepaste agenda geldig blijven voor de agendapunten die zij dekken. Indien over bestaande agendapunten nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden ingediend nadat de volmachtdragers daarvan in kennis zijn gesteld, onthoudt de volmachtdrager zich van stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit. In dat geval zullen de aandeelhouders echter de mogelijkheid hebben om een nieuwe volmacht aan Solvac NV te bezorgen via het in de vorige paragraaf vermelde herziene volmachtformulier.

RECHT OM VRAGEN TE STELLEN

Aandeelhouders kunnen voorafgaand aan de Algemene Vergadering schriftelijke vragen indienen. Schriftelijke vragen zullen slechts worden beantwoord voor zover de aandeelhouder die ze heeft ingediend aan de voormelde toelatingsvoorwaarden heeft voldaan overeenkomstig artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en indien de schriftelijke vragen uiterlijk op woensdag 4 mei 2022 door Solvac NV zijn ontvangen, hetzij per post op het adres: Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat, 43, 1050 Brussel, hetzij per fax op het nummer +32 (0)2.639.66.31, hetzij per e-mail op het adres ag.solvac@solvac.be. Aandeelhouders die ervoor kiezen het Lumi Connect platform te gebruiken, kunnen via dit platform ook de hierboven genoemde schriftelijke vragen indienen. De antwoorden op de schriftelijke vragen zullen tijdens de Algemene Vergadering worden verstrekt.

Daarnaast zal, in overeenstemming met artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, tijdens de Algemene Vergadering tijd worden voorzien voor één vraag-en-antwoordsessie waarin de bestuurders ook vragen zullen beantwoorden die hen tijdens de Algemene Vergadering worden gesteld over de agendapunten. De aandeelhouders die ervoor hebben gekozen digitaal deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering via het Lumi Connect platform zullen ook vragen kunnen stellen tijdens de Algemene Vergadering over de agendapunten. Deze vragen kunnen tijdens de Algemene Vergadering schriftelijk worden ingediend via het Lumi Connect platform. Zij zullen per thema worden gegroepeerd en behandeld.

BESCHIKBAARHEID VAN DE DOCUMENTEN

Overeenkomstig artikel 7:132 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, heeft elke aandeelhouder het recht om bij Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, op werkdagen en tijdens de normale kantooruren vanaf de datum van publicatie van deze oproeping, gratis een kopie te verkrijgen van de documenten die betrekking hebben op de Algemene Vergadering en die hen krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld, met inbegrip van deze oproeping, de agenda, de voorstellen tot besluit van de Algemene Vergadering en het volmachtformulier.

Deze documenten zijn beschikbaar op de internetsite van Solvac NV (https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen) en op het Lumi Connect platform.

BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Solvac NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en volmachten in het kader van de Algemene Vergadering in overeenstemming met de geldende wetten met betrekking tot gegevensbescherming, waaronder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan hoofdzakelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bv. postadres, telefoonnummer, e-mailadres), aantal en soort aandelen, intentie om deel te nemen, aanwezigheid op de algemene vergadering, gestelde vragen, uitgebrachte stemmen, etc.

Deze gegevens zullen worden gebruikt om de aanwezigheid en het stemproces met betrekking tot de Algemene Vergadering voor te bereiden en te beheren, zoals beschreven in de oproeping, en zullen worden doorgegeven aan derden die de vennootschap bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden, in het bijzonder Lumi. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Solvac NV. Indien Solvac NV deze persoonsgegevens niet verwerkt, zal zij niet in staat zijn om de betrokkene aanwezig of vertegenwoordigd te laten zijn op de Algemene Vergadering en/of om de stem op te nemen als aandeelhouder van Solvac NV. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dezelfde doeleinden, namelijk 10 jaar na het houden van de Algemene Vergadering. Voor meer informatie kunnen aandeelhouders en volmachtdragers het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid.

Zoals uiteengezet in ons gegevensbeschermingsbeleid waarnaar hierboven wordt verwezen, hebt u ook rechten over uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de voorwaarden en binnen de toepasselijke wettelijke limieten, namelijk het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, de rectificatie of verwijdering ervan zoals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit – in België, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw hierboven vermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel – België (tel +32 2 639 66 30 / e-mail: contact@solvac.be).

Er wordt op gewezen dat de voorstellen tot besluit aan een elektronische stemming zullen worden voorgelegd. Volmachtstemmen zullen vooraf verenigbaar gemaakt worden en systematisch geïntegreerd worden in elke telling. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op één stem.

Met de meeste hoogachting,

Jean-Marie Solvay Voorzitter van de Raad van Bestuur

Nuttige Informatie

Adres voor het verzenden van volmachten :
Solvac NV – Algemene Vergadering
Elyzeese Veldenstraat, 43
B – 1050 Brussel
Fax : +32 (0)2.639.66.31
Email : ag.solvac@solvac.be
HOTLINE op 10 mei 2022 : + 32 (0) 2. 264.30.65
Website : www.solvac.be
Adres voor het indienen van volmachten via het platform LUMI CONNECT van Lumi :
www.lumiconnect.com
Adres voor digitale deelname en stemming via het platform LUMI CONNECT van Lumi :
www.lumiconnect.com