Solvac S.A. — AGM Information 2020

Apr 27, 2020

Persbericht Voorkennis / gereglementeerde informatie 27 april 2020 om 8.30 u

Wijziging van de organisatiemodaliteiten voor de algemene vergaderingen als gevolg van Covid-19

Gezien de uitzonderlijke situatie als gevolg van de Covid-19-pandemie en, overeenkomstig het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 tot vaststelling van diverse bepalingen in het vennootschapsrecht in het kader van deze strijd, werd besloten om de modaliteiten voor de organisatie van de Gewone en Buitengewone Algemene Vergaderingen van dinsdag 12 mei 2020 om 14.30 uur te wijzigen.

Vergaderingen via video transmissie zonder fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders

De nieuwe modaliteiten zijn gespecificeerd in de bijgewerkte kennisgeving en zijn beschikbaar op het volgende adres: https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/.

De Algemene Vergaderingen zullen worden gehouden zonder de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders, maar zullen live worden uitgezonden op de Solvac-website in audioformaat (webcast) ter attentie van de aandeelhouders.

Bij deze uitzending kan u niet live stemmen. Aandeelhouders kunnen alleen op afstand stemmen vóór datum van de Algemene Vergaderingen, per brief of door een volmacht te geven aan Solvac (of een persoon aangewezen door de raad van bestuur).

Uitoefenen van het stemrecht

Het stemformulier per brief en per volmacht zijn beschikbaar op het volgende adres: https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/. De agendapunten en de ontwerpresoluties zijn niet gewijzigd.

Voor aandeelhouders die reeds een geldig ingevulde volmacht met steminstructie ten voordele van een derde hebben verzonden, zal rekening worden gehouden met de stemmen of onthoudingen die in deze volmacht zijn uitgedrukt, zonder dat de volmachthouder aanwezig dient te zijn of dat de aandeelhouder een aanvullend formulier dient in te vullen.

Voor aandeelhouders die op de datum van dit persbericht nog geen stem- of volmachtformulier hebben verzonden, vragen wij hen alleen de bijgewerkte formulieren te gebruiken die beschikbaar zijn op het hierboven vermelde adres.

Recht om vragen te stellen

Aandeelhouders zijn uiteraard gerechtigd om vragen te stellen, maar dan alleen schriftelijk vóór datum van de Algemene Vergaderingen, en dit per gewone post of per e-mail aan ag.solvac@solvac.be .Deze vragen zullen mondeling worden beantwoord tijdens de Algemene Vergaderingen die worden uitgezonden zoals hierboven aangegeven. Tijdens de webcast is het niet mogelijk om vragen te stellen.

Volmachtformulieren, stemmen per brief en vragen met betrekking tot agendapunten moeten Solvac uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020 bereiken.

Praktische modaliteiten voor de webcast

Zoals hierboven aangegeven, kunnen de aandeelhouders de Algemene Vergaderingen volgen via een webcast op het internet. Alle praktische informatie voor toegang tot deze webcast is beschikbaar op de Solvac nv-website www.solvac.be

De informatie die van de aandeelhouders wordt gevraagd om toegang te krijgen tot de video-uitzending van de Vergaderingen bestaat uit "persoonsgegevens" en zal worden verwerkt door Solvac nv die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Daartoe baseert Solvac zich op haar legitiem belang bij het beheer en de beveiliging van de hierboven bedoelde video uitzending en bewaart zij de persoonsgegevens van de aandeelhouders alleen tot de volgende Vergadering. Solvac verwerkt de persoonsgegevens van aandeelhouders in overeenstemming met haar privacybeleid dat online beschikbaar is via de volgende link: https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid.

Deze video-uitzending mag niet worden geïnterpreteerd als een aanbieding, een uitnodiging tot aanbieding of een verzoek, of als advies of aanbeveling voor het kopen, inschrijven, uitgeven of verkopen van Solvac-effecten.

Cette version est également disponible en français - This press release is also available in English

Solvac is een naamloze vennootschap naar Belgisch recht opgericht in 1983 en genoteerd op Euronext Brussels onder de ISINcode BE0003545531 (SOLV). Het vermogen bestaat uitsluitend uit een participatie van meer dan 30% in het kapitaal van Solvay SA. Zijn aandelen zijn exclusief nominatief. Ze kunnen vrij worden gehouden door natuurlijke personen of, onder goedkeuring van de Raad van Bestuur, door rechtspersonen of gelijkgesteld, aan de voorwaarden die zijn vastgelegd in haar goedkeuringsbeleid. Op 31 december 2019 bedroeg de marktkapitalisatie 2,5 miljard EUR.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:

SOLVAC nv Investor Relations Elyzeese Veldenstraat 43 B-1050 Brussel Tel.: +32/2/639 66 30 Fax: +32/2/639 66 31 E-mail: Investor.relations@solvac.be

Geachte Mevrouw, Geachte Heer,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone en Buitengewone Algemene Vergaderingen die zullen doorgaan op dinsdag 12 mei 2020 om 14.30 uur Ransbeekstraat 310 te 1210 Brussel. Deze oproeping vormt een aanpassing van de initiële oproeping van 10 April, ten gevolge van de uitvaardiging van maatregelen door de overheid in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie.

In het licht van de uitzonderlijke situatie met betrekking tot het coronavirus werden de modaliteiten om deel te nemen aan de algemene vergaderingen aangepast overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake het vennootschapsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (het "Koninklijk Besluit"). De aandeelhouders zullen niet fysiek kunnen deelnemen aan de vergaderingen en zullen hun rechten enkel kunnen uitoefenen door te stemmen op afstand of per volmacht. De formulieren voor stemming op afstand en voor de volmacht zullen gericht moeten worden aan de vennootschap, overeenkomstig de deelnemingsmodaliteiten die aan het einde van de oproeping worden uiteengezet.

FORMALITEITEN TE VERVULLEN OM TE STEMMEN OP DE GEWONE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERINGEN VAN 12 MEI 2020, AANGEPAST IN NAVOLGING VAN HET PERSBERICHT VAN SOLVAC NV VAN 27 APRIL 2020

Om te stemmen op de algemene vergaderingen dient een dubbele formaliteit te worden vervuld: enerzijds zullen uw aandelen onderworpen worden aan een registratieprocedure om ze in te schrijven in het register van de aandelen op naam van Solvac nv en dit op dinsdag 28 april 2020 om middernacht, en anderzijds dient u aan Solvac nv uw wens om te stemmen op de algemene vergaderingen kenbaar te maken, uiterlijk op 8 mei 2020. De indiening van een volmachtformulier of van een formulier voor stemming op afstand binnen deze periode zal gelden als een kennisgeving. Er zullen op dit punt geen verdere stappen vereist zijn.

Enkel diegenen die aandeelhouder zijn van Solvac nv op dinsdag 28 april 2020 om middernacht (hierna de "registratiedatum"), zullen het recht hebben om te stemmen op de vergaderingen van 12 mei 2020, onafhankelijk van het aantal aandelen gehouden door de aandeelhouders op de dag van de algemene vergaderingen.

STEMMING OP AFSTAND – STEMMING PER VOLMACHT

De aandeelhouders kunnen stemmen op afstand krachtens artikel 6, §1 van het Koninklijk Besluit. De stem op afstand dient uitgebracht te worden door middel van het document dat werd opgesteld door Solvay NV. Dit document is beschikbaar op de website van de vennootschap https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemenevergaderingen/. Het formulier voor stemming op afstand dient Solvac nv ingevuld en ondertekend, per post of in elektronische vorm uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020 te bereiken. In het geval van een elektronische versturing volstaat het om een gescande of een gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende formulier op te sturen.

De aandeelhouders kunnen zich ook laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. Overeenkomstig het Koninklijk Besluit kan deze volmacht niet gegeven worden aan een andere persoon dan de vennootschap (of iedere andere persoon die wordt aangeduid door de vennootschap). Er wordt gevraagd aan de aandeelhouders om het volmachtformulier te gebruiken dat beschikbaar is op de website van de vennootschap https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/. De ondertekende volmacht dient Solvac nv per post of in elektronische vorm uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020 te bereiken. In het geval van een elektronische versturing volstaat het om een gescande of een gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht op te sturen.

Deze documenten mogen naar Solvac nv teruggestuurd worden hetzij via post naar het adres Solvac nv, Algemene Vergadering, Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel, hetzij via fax op +32-(0)2.264.37.67, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be .

De geldig ingevulde volmachten die specifieke steminstructies bevatten en die reeds naar de vennootschap opgestuurd zouden zijn, zullen in aanmerking genomen worden, zonder dat de volmachthouder aanwezig zou moeten zijn of dat de aandeelhouder een bijkomend formulier zou moeten invullen.

UITZENDING OP INTERNET

De vennootschap zal op het internet een rechtstreekse uitzending van de algemene vergaderingen organiseren in audiovorm (webcast). De aandeelhouders worden uitgenodigd om de website van de vennootschap te raadplegen www.solvac.be om te weten hoe zij toegang kunnen krijgen tot deze uitzending.

RECHT OM VRAGEN TE STELLEN

Overeenkomstig artikel 6, §3 van het Koninklijk Besluit kunnen de aandeelhouders die aan de voornoemde voorwaarden voor toelating tot de algemene vergaderingen voldaan hebben eveneens schriftelijke vragen stellen aan de bestuurders en/of aan de commissaris in verband met punten op de agenda.

De aandeelhouders zullen tijdens de algemene vergaderingen geen vragen kunnen stellen.

De antwoorden op de schriftelijke vragen zullen meegedeeld worden tijdens de rechtstreekse uitzending van de algemene vergaderingen, zoals hierboven beschreven.

Schriftelijke vragen zullen enkel beantwoord worden indien de aandeelhouder die ze gesteld heeft, voldaan heeft aan de bovenstaande toelatingsvoorwaarden, en indien Solvac nv de schriftelijke vragen uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020 heeft ontvangen, ofwel via gewone post op het adres van Solvac nv, Algemene Vergadering, Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel, hetzij via fax op +32-(0)2.264.37.67, hetzij per e-mail naar ag.solvac@solvac.be

BESCHIKBAARHEID VAN DE DOCUMENTEN

Alle documenten in verband met de Algemene Vergaderingen waarvan de wet vereist dat ze aan de aandeelhouders ter beschikking worden gesteld kunnen geraadpleegd worden op de website van Solvac nv op https://www.solvac.be/nl/deugdelijk-bestuur/algemene-vergaderingen/.

GEGEVENSBESCHERMING

Solvac is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van de aandeelhouders ontvangt in het kader van de algemene vergaderingen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

Dergelijke gegevens zullen worden gebruikt voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de vergaderingen, zoals uiteengezet in deze oproeping, en zullen worden overgedragen aan derden die de vennootschap bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden. Deze informatie wordt niet langer bewaard dan nodig is voor deze doeleinden.

Aandeelhouders kunnen het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid. Ze kunnen toegang vragen tot de door Solvac verstrekte gegevens en hun eventuele wijziging door contact op te nemen met Solvac nv, Elyzeese Veldenstraat 43 – 1050 Elsene – België (tel: +32.2.639.66.30 / email: contact@solvac.be).

Er wordt op gewezen dat de voorstellen tot besluit aan een elektronische stemming zullen worden voorgelegd. Stemmen uitgebracht per volmacht zullen vooraf worden geteld en systematisch worden geregistreerd voor elk punt. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op één stem.

Met de meeste hoogachting,

Jean-Pierre Delwart Voorzitter van de Raad van Bestuur