Solvac S.A. — AGM Information 2020

Apr 27, 2020

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Communiqué de Presse Information privilégiée/régulée 27/04/2020 à 8:30

Modification des modalités d'organisation des Assemblées Générales en raison du Covid-19

Compte tenu de la situation exceptionnelle relative à la pandémie Covid-19 et, conformément à l'arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de droit des sociétés dans le cadre de la lutte contre cette pandémie, il a été décidé de modifier les modalités d'organisation des Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire du mardi 12 mai 2020 à 14h30.

Assemblées sans présence physique des actionnaires avec retransmission vidéo

Les nouvelles modalités sont précisées dans la convocation mise à jour et accessible à l'adresse suivante: http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/.

Les Assemblées Générales se tiendront sans la présence physique des actionnaires, mais elles seront diffusées en direct sur le site Internet de Solvac en format audio (webcast) à l'attention des actionnaires.

Cette diffusion ne permettra pas de voter en direct. Les actionnaires pourront uniquement voter à distance avant les Assemblées Générales, par correspondance ou en donnant une procuration à Solvac (ou une personne désignée par son conseil d'administration).

Exercice du droit de vote

Les formulaires de vote par correspondance et de procuration sont disponibles à l'adresse suivante: http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/.

Il n'y a aucun changement en ce qui concerne les points à l'ordre du jour et les propositions de résolutions.

Pour les actionnaires qui auraient envoyé une procuration valablement complétée, avec des instructions de vote, au bénéfice d'un tiers, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration seront pris en compte, sans que le mandataire ne doive être présent ou que l'actionnaire ne doive compléter un formulaire additionnel. En ce qui concerne les actionnaires qui n'ont pas encore envoyé de formulaire de vote ou de procuration à la date du présent communiqué, nous leur demandons d'utiliser uniquement les formulaires mis à jour disponibles à l'adresse mentionnée ci-dessus.

Droit de poser des questions

Les actionnaires restent bien entendu autorisés à poser des questions, mais uniquement par écrit avant les Assemblées Générales, par courrier postal ordinaire ou par courrier électronique à l'adresse ag.solvac@solvac.be. Il sera répondu oralement à ces questions lors des Assemblées Générales qui seront diffusées comme indiqué ci-dessus. Il ne sera pas possible de poser des questions pendant le webcast.

Les formulaires de procuration, de vote par correspondance et les questions relatives aux points à l'ordre du jour doivent parvenir à Solvac au plus tard le vendredi 8 mai 2020.

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Modalités pratiques relatives au webcast

Comme indiqué ci-dessus, les actionnaires pourront suivre les Assemblées Générales sur internet via un webcast. Toutes les informations pratiques pour accéder à ce webcast sont disponibles sur le site de Solvac SA www.solvac.be

Les informations demandées aux actionnaires pour accéder à la retransmission vidéo des Assemblées constituent des « données à caractère personnel » concernant les actionnaires et seront traitées par Solvac, agissant en tant que responsable du traitement. A cette fin, Solvac s'appuie sur son intérêt légitime à gérer et sécuriser la retransmission vidéo dont question ci-dessus et ne conservera les données à caractère personnel des actionnaires que jusqu'à la prochaine Assemblée. Solvac traitera les données à caractère personnel des actionnaires conformément à sa Politique relative à la Vie Privée, disponible en ligne via le lien suivant : http://www.solvac.be/politique-de-confidentialite

Cette retransmission vidéo ne doit pas être interprétée comme une offre, une invitation à offrir ou une sollicitation, ni comme un conseil ou une recommandation d'acheter, de souscrire, d'émettre ou de vendre des titres Solvac.

Dit persbericht is ook in het Nederlands beschikbaar - This press release is also available in English

Solvac est une société anonyme de droit belge fondée en 1983 et cotée en bourse sur Euronext Bruxelles sous le code ISIN BE0003545531 (SOLV). Ses actifs consistent exclusivement en une participation de plus de 30 % dans le capital de Solvay SA. Ses titres sont exclusivement nominatifs. Ils peuvent être détenus librement par des personnes physiques ou, moyennant agrément du Conseil d'Administration, par des personnes morales ou assimilées aux conditions reprises dans sa politique d'agrément. Au 31 décembre 2019, sa capitalisation boursière s'élevait à 2,5 milliards EUR.

Pour plus d'information, nous vous invitons à contacter:

SOLVAC S.A.

Rue des Champs Elysées, 43 B-1050 Bruxelles

Tél. : +32/2/639 66 30 Fax : +32/2/639 66 31

Mail : Investor.relations@solvac.be

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Madame, Monsieur,

Nous avons l'honneur de vous informer de la tenue des Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire de Solvac SA qui auront lieu le mardi 12 mai 2020 à 14h30 (heure belge) au siège de la société Solvay SA, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles. La présente convocation est une mise à jour de la convocation initiale du 10 avril 2020, à la suite de l'adoption par le gouvernement de mesures dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19.

Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au coronavirus, les modalités de participation aux Assemblées Générales ont été adaptées conformément à l'Arrêté Royal du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de droit des sociétés dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 (l'« Arrêté Royal »). Les actionnaires ne pourront pas participer physiquement aux Assemblées et ne pourront exercer leurs droits qu'en votant par correspondance ou par procuration. Les formulaires de vote par correspondance ou de procuration devront être adressés à la société, conformément aux modalités de participation définies à la fin de la convocation.

FORMALITES A ACCOMPLIR EN VUE DE VOTER AUX ASSEMBLEES GENERALES ORDINAIRE ET EXTRAORDINAIRE DU 12 MAI 2020, MISES A JOUR A LA SUITE DU COMMUNIQUE DE PRESSE DE SOLVAC DU 27 AVRIL 2020

Afin de voter aux Assemblées Générales, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvac SA à la date du mardi 28 avril 2020 à minuit et, d'autre part, vous devrez confirmer votre volonté de voter aux Assemblées Générales au plus tard le 8 mai 2020. La remise d'un formulaire de procuration ou de vote dans le délai précité vaudra notification. Il n'y aura pas d'autre démarche à effectuer à ce sujet.

Seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du mardi 28 avril 2020 à minuit (heure belge) (ciaprès la « date d'enregistrement ») auront le droit de voter aux Assemblées du 12 mai 2020, sans qu'il ne soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour des Assemblées Générales.

VOTE PAR CORRESPONDANCE – VOTE PAR PROCURATION

Les actionnaires peuvent voter par correspondance en vertu de l'article 6, §1, de l'Arrêté Royal. Le vote par correspondance doit être effectué au moyen du document établi par Solvac SA. Ce document peut être obtenu sur le site internet de la société à l'adresse http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/. Le bulletin de vote par correspondance dûment complété et signé doit parvenir à Solvac SA au plus tard pour le vendredi 8 mai 2020 par courrier postal ou électronique. Dans le cas d'un envoi électronique, il suffit de renvoyer une copie scannée ou photographiée du bulletin complété et signé.

Les actionnaires peuvent aussi se faire représenter par un mandataire. Conformément à l'Arrêté Royal, cette procuration ne peut être donnée à une autre personne que la société (ou toute autre personne désignée par la société). Il est demandé aux actionnaires d'utiliser la formule de procuration disponible sur le site internet de la société à l'adresse http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/. La procuration signée doit parvenir à Solvac SA au plus tard pour le vendredi 8 mai 2020 par courrier postal ou électronique. Dans le cas d'un envoi électronique, il suffit de renvoyer une copie scannée ou photographiée de la formule de procuration complétée et signée.

Ces documents peuvent être transmis à Solvac SA, soit par courrier à l'adresse Solvac SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32-(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be

Les procurations valablement complétées comportant des instructions de vote spécifiques qui auraient déjà été envoyées à la société seront prises en compte, sans que le mandataire ne doive être présent ou que l'actionnaire ne doive compléter un formulaire additionnel.

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DIFFUSION SUR INTERNET

La société organisera une diffusion en direct des Assemblées sur internet en format audio (webcast). Les actionnaires sont invités à consulter le site internet de la société www.solvac.be pour savoir comment accéder à cette diffusion.

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Conformément à l'article 6, §3, de l'Arrêté Royal, les actionnaires qui ont satisfait aux conditions d'admission aux Assemblées visées ci-dessus, peuvent également soumettre des questions écrites relatives aux points portés à l'ordre du jour aux administrateurs et/ou au commissaire.

Il ne sera pas loisible aux actionnaires de poser des questions durant les Assemblées.

Les réponses aux questions écrites seront fournies lors de la diffusion en direct des Assemblées, comme expliqué cidessus.

Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure où l'actionnaire qui les pose s'est conformé aux conditions d'admission susmentionnées et si les questions écrites ont été reçues par Solvac SA pour le vendredi 8 mai 2020 au plus tard, soit par courrier à l'adresse Solvac SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32-(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail ag.solvac@solvac.be

MISE A DISPOSITION DE DOCUMENTS

Tous les documents concernant les Assemblées Générales que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires peuvent être consultés sur le site internet de Solvac SA à l'adresse http://www.solvac.be/gouvernance/assemblees-generales/ à partir de la publication de la présente convocation.

PROTECTION DES DONNEES

Solvac est responsable du traitement des informations personnelles qu'elle reçoit des actionnaires et des mandataires dans le cadre des assemblées conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données.

Ces informations seront utilisées afin d'analyser et de gérer les présences et le processus de vote relatifs aux assemblées, tel que décrit dans la convocation et seront transmises à des tiers assistant la société pour les objectifs susmentionnés. Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de ces mêmes objectifs. Les actionnaires et les mandataires peuvent consulter la "Politique de Protection des Données et de la vie privée " via le lien http://www.solvac.be/politique-de-confidentialite.

Ils peuvent demander l'accès à leurs données et leur modification éventuelle en contactant Solvac SA, rue des Champs Elysées 43 – 1050 Bruxelles – Belgique (tél +32 2 639 66 30 / email : contact@solvac.be).

Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de décision seront soumises au vote de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Jean-Pierre Delwart Président du Conseil d'Administration