Solvac S.A. — AGM Information 2015

Apr 10, 2015

Geachte Heer, Geachte Mevrouw, Geachte Mejuffrouw,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de Gewone Algemene Vergadering die zal doorgaan op dinsdag 12 mei 2015 om 14.30 uur in de Square, Brussels Meeting Center, op de Kunstberg te Brussel.

Ingesloten vindt u de agenda van deze vergadering.

VERSLAGEN

Gelieve in bijlage de jaarrekening over het boekjaar 2014 te vinden.

TE VERVULLEN FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN OF ZICH TE LATEN VERTEGENWOORDIGEN OP DEZE VERGADERING

Om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld : de aandelen moeten worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van Solvac op 28 april 2015 om middernacht en de aandeelhouders dienen aan Solvac hun wens kenbaar te maken om aan de algemene vergadering deel te nemen.

Alleen degene die aandeelhouders zijn van Solvac nv op 28 april 2015 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de vergadering van 12 mei 2015, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergadering.

Als u het voornemen hebt deze vergadering bij te wonen, volstaat het het ingesloten bericht van deelname te dateren, te ondertekenen en terug naar Solvac nv te sturen. Dit bericht van deelname moet uiterlijk voor de 6e dag voorafgaand aan de vergadering, dus ten laatste op woensdag 6 mei 2015, in ons bezit zijn.

Als u niet van plan bent om deze vergadering bij te wonen, vindt u hierbij een formulier van volmacht. Dit volmacht, behoorlijk ingevuld en ondertekend, moet uiterlijk op woensdag 6 mei 2015 in ons bezit zijn.

Mogen wij u vragen het bericht van deelname terug te sturen en als u niet van plan bent bij te wonen, een volmacht te sturen. Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergadering zelf bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen aangezien uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.

Deze documenten mogen teruggestuurd worden hetzij per post, hetzij per fax of per e-mail zoals vermeld in de praktische informatie op pagina 2.

De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac nv zijn. Bij de aanstelling van een volmachtdrager moet de aandeelhouder erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict met zijn volmachtdrager (art.547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden voornamelijk bedoeld de mandaten gegeven aan de Voorzitter van de Algemene Vergaderingen, de leden van de Raad van Bestuur, hun echtgenoot en verwante personen.

Onder bepaalde voorwaarden heb/hebben een (of meerdere) aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3 % van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe punten op de agenda te laten opnemen en/of nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen. Elk verzoek hieromtrent moet ten laatste op 20 april 2015 in het bezit zijn van Solvac nv. Dit kan per post, per fax of per email zoals gepreciseerd in hieronder praktische informatie. Indien aandeelhouders dit recht uitoefenen, zal Solvac uiterlijk op 27 april 2015 een aangevulde agenda en volmachtformulier per post overmaken aan de aandeelhouders en zal deze documenten tevens beschikbaar maken voor haar aandeelhouders op haar website via de volgende link: http://www.solvac.be/algemene-vergaderingen.

Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergadering te worden toegelaten, kunt u schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de agendapunten of met betrekking tot zijn verslag, alsook aan de Commissaris met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen moeten uiterlijk op 6 mei 2015 in het bezit zijn van Solvac nv en worden bezorgd via post naar het postadres, hetzij per fax, of per e-mail zoals gepreciseerd in het hieronder praktische informatie.

De voorstellen tot besluit, de opmerkingen van de Raad van Bestuur over de agendapunten van de algemene vergadering waarvoor geen voorstellen tot besluit vereist zijn alsook alle documenten ingesloten aan deze uitnodigingsbrief zijn beschikbaar op de website van Solvac nv op http://www.solvac.be/algemene-vergaderingen.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de voorstellen tot besluit aan elektronisch stemmen zullen voorgelegd worden. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht op één stem geeft.

Voor de goede vorm vermelden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvay bent, u één enkele keer de procedure van ondertekening van de aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts één stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts één elektronische kaart die echter volledig gescheiden het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelen, dit alles om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.

Alle door de wet vereiste documenten betreffende de Algemene Vergadering worden ter beschikking van de aandeelhouders gesteld op het website van Solvac (http://www.solvac.be/nl/algemene-vergaderingen) vanaf de bekendmaking van deze oproeping.

Wij verzoeken u te noteren dat u de presentielijst vanaf 13 u kunt ondertekenen.

Met de meeste hoogachting,

Voorzitter van de Raad van Bestuur

Praktische informatie:

Adres voor het terugsturen van documenten

• Solvac nv Algemene Vergadering Ransbeekstraat 310 1120 Brussel
• Fax: +32 (0)2.264.37.67
• e-mail: ag.solvac@solvac.be
• Website: http://www.solvac.be/nl/algemene-vergaderingen

Adres van de dag

Zie plan in bijlage