Solvac S.A. — AGM Information 2015

Oct 16, 2015

Geachte Heer, Geachte Mevrouw, Geachte Mejuffrouw,

Wij hebben de eer u als aandeelhouder uit te nodigen op een buitengewone algemene vergadering die zal doorgaan op dinsdag 17 november 2015 om 16.30 uur in de Square, Brussels Meeting Center, op de Kunstberg te 1000 Brussel.

Ingesloten vindt u de agenda van deze vergadering.

Zoals u kunt vaststellen, is de buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen om zich uit te spreken over een aantal wijzigingen die dienen te worden aangebracht aan de statuten van de vennootschap. Om geldig te kunnen vergaderen over een dergelijke agenda, moet deze buitengewone algemene vergadering minstens worden bijgewoond door aandeelhouders die samen de helft van de aandelen van het kapitaal bezitten en moeten de beslissingen worden aangenomen met een meerderheid van drie vierde van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Het is dus belangrijk dat u aanwezig bent of vertegenwoordigd wordt op deze vergadering van 17 november 2015.

VERSLAG

Gelieve in bijlage het in de agenda vermelde bijzonder verslag van de Raad van Bestuur betreffende het toegestane kapitaal te vinden.

TE VERVULLEN FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN OF ZICH TE LATEN VERTEGENWOORDIGEN OP DEZE VERGADERING

Om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld: ten eerste moeten uw aandelen worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandeelhouders van Solvac, ten laatste op 3 november 2015 om middernacht; voorts moet u aan Solvac bevestigen dat u wenst deel te nemen aan deze algemene vergadering.

Alleen personen die op 3 november 2015 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de vergadering van 17 november 2015, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergadering.

Als u het voornemen hebt deze vergadering bij te wonen, moet u het ingesloten bericht van deelname dateren, - ondertekenen en terugsturen naar Solvac NV. Dit bericht van deelname moet uiterlijk de 6e dag voorafgaand aan de vergadering, dus ten laatste op 11 november 2015, in ons bezit zijn.

Als u niet van plan bent om deze vergadering bij te wonen, vindt u hierbij een formulier van volmacht. Deze volmacht, volledig ingevuld en ondertekend, moet uiterlijk op 11 november 2015 in ons bezit zijn.

Gelieve het bericht van deelname of als u niet van plan bent aanwezig te zijn de volmacht terug te sturen. Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergadering zelf bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen vermits uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.

Deze documenten mogen teruggestuurd worden hetzij per post naar het op pagina 2 vermelde adres, hetzij per fax of per e-mail.

De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac NV zijn. Bij de aanstelling van de volmachtdrager moet erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict tussen u zelf en uw volmachtdrager (cf. art. 547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden o.m. bedoeld de volmachten gegeven aan de Voorzitter van de algemene vergadering, de leden van de Raad van Bestuur, hun echtgenoten en verwanten.

Onder bepaalde in artikel 553ter van het Wetboek van Vennootschappen bedoelde voorwaarden heb/hebben een (of meerdere) aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3 % van het maatschappelijk kapitaal bezit(ten), het recht om nieuwe punten op de agenda te laten opnemen en/of nieuwe voorstellen tot besluit in te dienen. Elk verzoek hieromtrent moet ten laatste op 26 oktober 2015 in het bezit van Solvac NV zijn. Indien één of meerdere aandeelhouder(s) dit recht uitoefent/uitoefenen, zal Solvac uiterlijk op 2 november 2015 een aangevulde agenda en volmachtformulier per post overmaken aan de aandeelhouders en deze documenten tevens ter beschikking stellen aan haar aandeelhouders op haar website.

Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergadering te worden toegelaten, kunt u eveneens schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de agendapunten. Deze vragen moeten uiterlijk op 11 november 2015 in het bezit van Solvac NV zijn en worden bezorgd per brief aan het onderstaande postadres, dan wel per fax of per e-mail.

Uw aandacht wordt gevestigd op het feit dat de voorstellen tot besluiten aan elektronisch stemmen zullen worden onderworpen. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht op één stem geeft.

Voor de goede vorm melden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvay bent, u één enkele keer de procedure van ondertekening van de aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts één stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts één elektronische kaart die, doch volledig gescheiden, het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelenportefeuille, dit alles uiteraard om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.

Alle door de wet vereiste documenten betreffende de algemene vergadering worden vanaf de bekendmaking van deze oproeping ter beschikking gesteld aan de aandeelhouders op de website van Solvac (http://www.solvac.be/nl/algemene-vergaderingen).

Wij verzoeken u te noteren dat u de aanwezigheidslijst vanaf 15.00 uur kunt ondertekenen.

Met de meeste hoogachting,

Voorzitter van de Raad van Bestuur

Praktische informatie:

Adres voor het terugsturen van documenten

• Solvac NV Algemene Vergadering Ransbeekstraat 310 1120 Brussel
• Fax: +32 (0)2.264.37.67
• e-mail: ag.solvac@solvac.be
• Website: http://www.solvac.be/nl/algemene-vergaderingen

Adres van de dag :

Square, Brussels Meeting Center Kunstberg, 1000 Brussel Parking Albertine : ingang alleen Stuiversstraat