Solvac S.A. — AGM Information 2014

Apr 9, 2014

Geachte Heer, Geachte Mevrouw, Geachte Mejuffrouw,

Wij hebben de eer u als eigenaar van aandelen op naam uit te nodigen op de gewone en buitengewone algemene vergaderingen die zullen doorgaan op dinsdag 13 mei 2014 vanaf 15.30 u op de maatschappelijke zetel van de vennootschap, Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel.

Ingesloten vindt u de agenda's van deze vergaderingen.

Zoals u kunt constateren, is de buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen om zich uit te spreken over een aantal wijzigingen die dienen te worden aangebracht aan de statuten van de vennootschap. Om geldig te kunnen vergaderen over een dergelijke agenda, moet deze buitengewone algemene vergadering minstens worden bijgewoond door aandeelhouders die samen de helft van het aandelenkapitaal bezitten. Indien het vereiste quorum niet wordt behaald, zal een tweede buitengewone algemene vergadering bijeen worden geroepen. Het is dus belangrijk dat u aanwezig bent of vertegenwoordigd op deze vergadering van 13 mei eerstkomend.

VERSLAGEN

Gelieve in bijlage de jaarrekeningen voor het boekjaar 2013 te willen vinden, evenals het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur dat betrekking heeft op de buitengewone algemene vergadering.

TE VERVULLEN FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN OF ZICH TE LATEN VERTEGENWOORDIGEN OP DEZE VERGADERINGEN

Om tot de algemene vergaderingen te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld : de aandelen moeten worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van Solvac op 29 april 2014 om middernacht en de aandeelhouders dienen aan Solvac hun wens kenbaar te maken om aan de algemene vergaderingen deel te nemen.

Alleen degene die aandeelhouders zijn van Solvac nv op 29 april 2014 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de "registratiedatum") hebben het recht deel te nemen aan en te stemmen op de vergaderingen van 13 mei 2014, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergaderingen.

Als u het voornemen hebt deze vergaderingen bij te wonen, volstaat het, het ingesloten BERICHT VAN DEELNEMING te dateren, te ondertekenen en te sturen, om voor uiterlijk de 6e dag voorafgaand aan de vergaderingen, dus ten laatste op woensdag 7 mei 2014, in ons bezit zijn.

Als u niet van plan bent om deze vergaderingen bij te wonen, vindt u hierbij een formulier van VOLMACHT. Dit ingevuld en ondertekend volmacht moet uiterlijk op woensdag 7 mei 2014 in ons bezit zijn.

Mogen wij u vragen het bericht van deelneming terug te sturen en als u niet van plan bent bij te wonen, een volmacht te sturen. Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergaderingen zelf bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen aangezien uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.

Deze documenten mogen teruggestuurd worden hetzij via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel, hetzij via fax, hetzij door een e-mail.

De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac nv zijn. Bij de aanstelling van een volmachtdrager moet de aandeelhouder erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict met zijn volmachtdrager (art.547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden voornamelijk bedoeld de mandaten gegeven aan de voorzitter van de algemene vergaderingen, de leden van de Raad van Bestuur, hun echtgenoot en verwante personen.

Onder bepaalde voorwaarden kan/kunnen een (of meer) aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3 % van het aandelenkapitaal (hebben), het opnemen van nieuwe onderwerpen op de agenda's en/of nieuwe voorstellen voor een oplossing. Solvac nv moet ten laatste op 18 april 2014 in het bezit zijn van eventuele verzoeken daaromtrent. Dit kan per post, per fax of elektronisch. Indien aandeelhouders dit recht uitoefenen, zal Solvac uiterlijk op 28 april 2014 een vervolledigde agenda en volmachtformulier aan de aandeelhouders via post sturen en zal deze documenten tevens beschikbaar maken voor haar aandeelhouders op haar website.

Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergaderingen te worden toegelaten, kunt u schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de punten die in de agenda's zijn opgenomen, alsook aan de Commissaris, met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen moeten uiterlijk op 7 mei 2014 in het bezit zijn van Solvac nv en worden bezorgd via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel, hetzij via fax, hetzij door een e-mail.

De voorstellen tot besluit of de opmerkingen van de Raad van Bestuur over de agendapunten van de algemene vergaderingen waarvoor geen voorstellen tot besluit vereist zijn, zijn ook beschikbaar op deze website. Voor de volledigheid staan alle documenten ingesloten aan deze uitnodigingsbrief ook op de website.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de voorstellen tot besluit aan elektronisch stemmen zullen voorgelegd worden. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op een stem.

Voor de goede vorm vermelden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvay bent, u een enkele keer de procedure van ondertekening van de aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts een stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts een elektronische kaart die echter volledig gescheiden het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelen, dit alles om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.

Wij verzoeken u te noteren dat u de presentielijst vanaf 14 u kunt ondertekenen.

Met de meeste hoogachting,

Voorzitter van de Raad van Bestuur

Praktische informatie:

• Solvac nv Algemene Vergaderingen Ransbeekstraat 310 1120 Brussel
• Fax: +32 (0)2.264.37.67
• e-mail: ag.solvac@solvac.be
• Website: http://www.solvac.be/nl/algemene-vergaderingen