Solvac S.A. — AGM Information 2013

Apr 26, 2013

Geachte Heer, Geachte Mevrouw, Geachte Mejuffrouw,

Wij hebben de eer u als eienaar van aandelen op naam uit te nodigen op de gewone algemene vergadering van Solvac nv die zal doorgaan op dinsdag 14 mei 2013 vanaf 15.30 u in het Paleis der Academiën, Hertogsstraat 1 te 1000 Brussel.

Bevestigd vindt U een toegangsplan naar de vergaderingplaats met parkeergelegenheid en een shuttle die voorzien is tussen de "Parking des Deux Portes" en het Paleis der Academiën.

Ingesloten vindt u de agenda van deze vergadering en de jaarrekeningen en verslagen van het boekjaar 2012.

We willen uw aandacht vestigen op de formaliteiten waaraan u moet voldoen om aan de algemene vergadering te worden toegelaten, alsook op de termijnen waarbinnen deze formaliteiten moeten worden vervuld.

TE VERVULLEN FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN OF ZICH TE LATEN VERTEGENWOORDIGEN OP DE VERGADERING VAN 14 MEI 2013

Om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, moet een dubbele formaliteit worden vervuld: de aandelen moeten worden geregistreerd via hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van Solvac op 30 april 2013 om middernacht en de aandeelhouders dienen aan Solvac nv hun wens kenbaar te maken om aan de algemene vergadering deel te nemen.

Alleen degene die aandeelhouders zijn van Solvac nv op 30 april 2013 om 24 uur (Belgische tijd) (hierna de registratie datum) hebben het recht deel te nemen aan en te stemmen op de vergadering van 14 mei 2013, zonder rekening te houden met het aantal aandelen in het bezit van aandeelhouders op de dag van de algemene vergadering.

Als u het voornemen hebt deze vergadering bij te wonen, volstaat het, het ingesloten BERICHT VAN DEELNEMING te dateren, te ondertekenen en te sturen, om voor uiterlijk op woensdag 8 mei 2013, in ons bezit zijn.

Als u niet van plan bent om deze vergadering bij te wonen, vindt u hierbij een formulier van VOLMACHT. Wij verzoeken u uiterlijk op woensdag 8 mei 2013 dit ingevuld en ondertekend volmacht terug sturen.

Mogen wij u vragen het bericht van deelneming terug te sturen en als u niet van plan bent bij te wonen, een volmacht te sturen. Als u de volmacht hebt terugbezorgd, kunt u de vergadering zelf bijwonen, maar zonder te kunnen stemmen aangezien uw volmachtstemmen reeds in aanmerking worden genomen.

Deze documenten mogen teruggestuurd worden aan Solvac nv hetzij via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel: Solvac nv, Algemene Vergadering, Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel, hetzij via fax op +32-(0)2.264.37.67, hetzij door een e-mail naar ag.solvac@solvac.be.

De aangestelde volmachtdrager moet niet noodzakelijk een aandeelhouder van Solvac zijn. Bij de aanstelling van een volmachtdrager moet de aandeelhouder erop letten dat er geen sprake is van een potentieel belangenconflict met zijn volmachtdrager (art.547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen). Door deze bepaling worden voornamelijk bedoeld de voorzitter van de algemene vergadering, de leden van de Raad van Bestuur, hun echtgenoot en verwante personen.

Onder bepaalde voorwaarden kan/kunnen een of meer aandeelhouders die (samen) ten minste 3 % van het aandelenkapitaal (hebben), het opnemen van nieuwe onderwerpen op de agenda en/of nieuwe voorstellen voor een oplossing. Solvac nv moet ten laatste op 22 april 2013 in het bezit zijn van eventuele verzoeken daaromtrent. Dit kan per post, per fax of elektronisch. Indien aandeelhouders dit recht uitoefenen, zal Solvac uiterlijk op 29 april 2013 een vervolledigde agenda en volmachtformulier aan de aandeelhouders via post sturen en zal deze documenten tevens beschikbaar maken op haar website http://www.solvac.be/algemene-vergaderingen.

Als u de formaliteiten hebt vervuld om tot de vergadering te worden toegelaten, kunt u schriftelijk vragen stellen aan de Raad van Bestuur over de punten die in de agenda zijn opgenomen, alsook aan de Commissaris, met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen moeten uiterlijk op 8 mei 2013 in het bezit zijn van Solvac nv en worden bezorgd via post naar het adres van haar maatschappelijke zetel: Solvac nv, Algemene Vergadering, Ransbeekstraat 310 te 1120 Brussel, hetzij via fax op +32-(0)2.264.37.67, hetzij door een e-mail naar ag.solvac@solvac.be.

Een samenvatting betreffende de belangrijkse data en de formaliteiten die van toepassing zijn op de vergadering is beschikbaar op de website van Solvac nv die louter ter informatie dient. De voorstellen tot besluit of de opmerkingen van de Raad van Bestuur over de agendapunten waarvoor geen voorstellen tot besluit vereist zijn, zijn ook beschikbaar op deze website. Voor de volledigheid staan alle documenten ingesloten aan deze uitnodigingsbrief ook op de website.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat, zoals verleden jaar, de voorstellen van besluit aan elektronisch stemmen zullen voorgelegd worden. De stemmen op volmachten zullen vooraf worden geteld en systematisch bij elke telling worden ingebracht. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht geeft op een stem.

Voor de goede vorm vermelden wij u dat indien u ook aandeelhouder van Solvay bent u een enkele keer de procedure van ondertekening van de twee aanwezigheidslijsten voor Solvay en Solvac zal moeten volgen. U zult slechts een stemdoosje voor de vergaderingen van de twee vennootschappen ontvangen en slechts een elektronische kaart die echter volledig gescheiden het aantal stemmen bevat overeenkomstig de betreffende aandelen, dit alles om de zaken te vereenvoudigen en voor uw comfort.

Wij verzoeken u te noteren dat u de presentielijst vanaf 14 u kunt ondertekenen.

Met de meeste hoogachting,

Bijlagen

Voorzitter van de Raad van Bestuur

Praktische informatie: Aandeelhouders die meer informatie wensen over hoe deel te nemen aan de vergadering kunnen contact opnemen met:

Solvac nv Algemene Vergadering 310 Ransbeekstraat 1120 Brussel

Tel.: + 32 (0)2.264.35.73 Fax: + 32 (0)2.264.37.67 E-mail: ag.solvac@solvac.be Website: http://www.solvac.be/algemene-vergaderingen