AI assistant
Sequana Medical N.V. — Proxy Solicitation & Information Statement 2023
Oct 6, 2023
3999_rns_2023-10-06_e59bb5f1-c5bf-49b0-a3e8-967dc1d299de.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
SEQUANA MEDICAL
Naamloze vennootschap Limited Liability Company
Zetel: Kortrijksesteenweg 1112 (bus 102), 9051 Gent, België BTW BE 0707.821.866 Rechtspersonenregister Gent, afdeling Gent Registered office: Kortrijksesteenweg 1112 (box 102), 9051 Ghent, Belgium VAT BE 0707.821.866 Register of Legal Entities Ghent, section Ghent
VOLMACHT PROXY
BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
te houden op vrijdag 10 november 2023 om 9:00 uur (Belgische tijd) to be held on Friday, 10 November 2023, at 9:00 a.m. (Belgian time)
Deze volmacht is bestemd voor effectenhouders die vertegenwoordigd wensen te worden door een volmachthebber op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. This proxy should be used by holders of securities who want to be represented by a proxy holder at the extraordinary general shareholders' meeting.
Deze volmacht is geen verzoek tot verlening van volmacht overeenkomstig de bepalingen van artikelen 7:144 of 7:145 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. This proxy does not constitute a proxy solicitation in the sense of Articles 7:144 or 7:145 of the Belgian Companies and Associations Code.
De volmacht dient handgeschreven of elektronisch te worden ondertekend. Indien gebruik wordt gemaakt van een elektronische handtekening, dient de elektronische handtekening een elektronische handtekening te zijn in de zin van artikel 3.10 van Verordening (EU) Nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, zoals gewijzigd, of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde Verordening.
The proxy must be signed in handwriting or electronically. In the event an electronic signature is used, the electronic signature must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of Article 3.12 of the same Regulation.
De ondertekende en ingevulde volmacht moet Sequana Medical NV (de "Vennootschap") bereiken ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op zaterdag 4 november 2023. Volmachten kunnen tot deze datum met alle mogelijke middelen, waaronder door middel van een e-mail, worden verzonden. De volmachten die naar de Vennootschap worden gestuurd, moeten per post worden gestuurd naar:
The signed and completed proxy must reach Sequana Medical NV (the "Company") at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary general shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday, 4 November 2023 at the latest. Until this date, proxies can be sent by all possible means, such as by way of an e-mail. Proxies sent to the Company must be sent by mail to:
Sequana Medical NV ter attentie van/Attention: Lies Vanneste Director Investor Relations Kortrijksesteenweg 1112 (bus 102) 9051 Gent België
of per e-mail aan: or by e-mail to:
Effectenhouders die per volmacht vertegenwoordigd wensen te worden, dienen zich ook te registreren voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, zoals beschreven in de uitnodiging tot de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Houders van gedematerialiseerde effecten dienen aan dit formulier een attest te hechten, opgesteld door de erkende rekeninghouder, de relevante vereffeningsinstelling, of de relevante financiële tussenpersoon voor de betrokken effecten, dat het aantal effecten bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 27 oktober 2023, om middernacht (24.00 uur Belgische tijd)) waarmee zij wensen deel te nemen aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.
Holders of securities who wish to be represented by proxy must also register for the extraordinary general shareholders' meeting, as described in the notice convening the extraordinary general shareholders' meeting. Holders of dematerialised securities must attach to the present form a certificate issued by the certified account holder, the applicable settlement institution, or the relevant financial intermediary for the securities concerned, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date (i.e. Friday, 27 October 2023, at midnight (12:00 a.m. Belgian time)) with which they want to participate to the extraordinary general shareholders' meeting.
Ingeval van wijzigingen aan de agenda of indien nieuwe voorstellen tot besluit worden ingediend, zal de Vennootschap een gewijzigde agenda publiceren met, in voorkomend geval, bijkomende agendapunten en bijkomende voorstellen tot besluit. Dit zal niet later dan op de vijftiende kalenderdag vóór de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering gebeuren, met name vóór of ten laatste op donderdag 26 oktober 2023. Op dat moment zal de Vennootschap ook gewijzigde volmachtformulieren ter beschikking stellen. Volmachtformulieren die de Vennootschap bereiken voorafgaand aan de publicatie van een gewijzigde agenda blijven geldig voor de agendapunten waarop de volmachten betrekking hebben, evenwel onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in dit formulier.
In case of amendments to the agenda or if new draft resolutions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft resolutions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the extraordinary general shareholders' meeting, i.e. on or before Thursday, 26 October 2023 at the latest. At that time, the Company will also make available amended proxy forms. Proxies that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in this form.
Aangezien de voormelde uiterste datum voor de indiening van de volmachtformulieren op een zaterdag valt, tijdens welke er gewoonlijk geen gewone postdienst is, raadt de Vennootschap de houders van effecten aan e-mail te gebruiken voor alle communicatie met de Vennootschap betreffende de algemene aandeelhoudersvergadering.
As the aforementioned deadline for the submission of the proxy forms is on a Saturday during which there is usually no ordinary postal service, the Company recommends the holders of
Buitengewone Algemene Vergadering - vrijdag 10 november 2023 Volmachtformulier Extraordinary General Meeting - Friday, 10 November 2023 p. 2
securities to use e-mail for all communication with the Company regarding the general shareholders' meeting.
De ondergetekende (de "Ondergetekende"), The undersigned (the "Undersigned"),
| Voornaam: First name: |
…………………………………………………………………… |
|---|---|
| Achternaam: Family name: |
…………………………………………………………………… |
| Adres: Address: |
…………………………………………………………………… |
| Of / or |
|
| Benaming: Corporate name: |
…………………………………………………………………… |
| Juridische vorm: Corporate form: |
…………………………………………………………………… |
| Zetel: Registered office: |
…………………………………………………………………… …………………………………………………………………… |
| Vertegenwoordigd door (voor- en achternaam en |
…………………………………………………………………… |
| hoedanigheid): Represented by (first name, |
…………………………………………………………………… …………………………………………………………………… |
| family name and capacity): | …………………………………………………………………… |
eigenaar van het volgende aantal aandelen uitgegeven door de naamloze vennootschap Sequana Medical, met haar zetel te Kortrijksesteenweg 1112 (bus 102), 9051 Gent, België: owner of the following number of shares issued by the limited liability company, Sequana Medical, with its registered office at Kortrijksesteenweg 1112 (box 102), 9051 Ghent, Belgium:
| Aantal aandelen Number of shares |
……………………………………………………… | |
|---|---|---|
| Vorm van de bovenvermelde aandelen (gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen): Form of the abovementioned shares (please tick the appropriate box): Op naam/Registered Gedematerialiseerd/Dematerialised |
||
| Aantal inschrijvingsrechten(1) Number of subscription rights(1) |
……………………………………………………… |
stelt hierbij aan als bijzondere gevolmachtigde, met het recht van indeplaatsstelling: hereby appoints as his/her/its special proxy holder, with the power of substitution:
De Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Vennootschap(2) The Chair of the Board of Directors of the Company(2)
of de volgende persoon: / or the following person:
Naam/name: ……………………………………………………………………
die akkoord gaat met dergelijke aanstelling, en aan wie de Ondergetekende de volgende machten verleent teneinde(3):
who agrees to be so appointed, and whom the Undersigned authorises(3):
- (1) Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mogen de houders van inschrijvingsrechten de algemene aandeelhoudersvergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem. Pursuant to article 7:135 of the Belgian Companies and Associations Code, the holders of subscription rights have the right to attend the shareholders' meeting, but only with an advisory vote.
- (2) De Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Vennootschap heeft de bevoegdheid om een andere bestuurder, werknemer of aangestelde van de Vennootschap aan te stellen als vervanger middels een indeplaatsstelling indien de Voorzitter verhinderd is om aan de algemene aandeelhoudersvergadering deel te nemen. De Voorzitter van de Raad van Bestuur of, in voorkomend geval, de vervanger van de Voorzitter, is een bestuurder, werknemer of aangestelde van Sequana Medical NV en heeft bijgevolg een potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De Voorzitter of de vervanger van de Voorzitter zal enkel stemmen in uitvoering van de volmacht overeenkomstig de specifieke steminstructies opgenomen in de volmacht.
The Chair of the Board of Directors of the Company has the power to appoint another director, employee or agent of the Company as substitute pursuant to a substitution if the Chair is hindered to participate in the general shareholders' meeting. The Chair of the Board of Directors or, as the case may be, the substitute of the Chair, is a director, employee or agent of Sequana Medical NV and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Companies and Associations Code. The Chair or the substitute of the Chair will only vote in execution of the proxy in accordance with the specific voting instructions set out in the proxy.
(3) Gelieve de steminstructies aan te geven in de toepasselijke vakjes bij de punten op de agenda's. Bij gebrek aan een specifieke steminstructie, of ingeval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde steminstructies, zal de bijzondere gevolmachtigde, of diens vervanger, stemmen voor de voorstellen tot besluit die gesteund worden door de Raad van Bestuur. Please indicate the voting instructions in the appropriate boxes of the agenda items. In the absence of a specific voting instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the voting instructions given, the special proxyholder, or its substitute, will vote for the proposed resolutions supported by the Board
of Directors.
I. de Ondergetekende te vertegenwoordigen op de buitengewone aandeelhoudersvergadering die zal plaatsvinden op vrijdag 10 november 2023 om 09:00 uur, Belgische tijd, te Kortrijksesteenweg 1112 (bus 102), 9051 Gent, België, of op een andere plaats die aldaar of anderszins zal worden bekendgemaakt.
to represent the Undersigned at the extraordinary general shareholders' meeting that will be held on Friday, 10 November 2023 at 09:00 a.m., Belgian time, at the registered office of the Company i.e. Kortrijksesteenweg 1112 (box 102), 9051 Ghent, Belgium, or at such other place as will be indicated at that place or otherwise.
AGENDA
Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en de voorstellen tot besluit van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:
Agenda and proposed resolutions: The agenda and the proposed resolutions of the extraordinary general shareholders' meeting of the Company, which, as the case may be, can be amended at the meeting on behalf of the Board of Directors, are as follows:
BUITENGEWONE AANDEELHOUDERSVERGADERING EXTRAORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING
1. Benoeming van een nieuwe bestuurder
Op 25 april 2023 kondigde de Vennootschap aan dat het op succesvolle wijze een bedrag van EUR 15,78 miljoen aan bruto-opbrengst had opgehaald door middel van een private plaatsing van nieuwe aandelen en inschrijvingsrechten (het "Aanbod"). In het kader van dergelijk Aanbod is de Vennootschap overeengekomen dat, op voorwaarde dat de voltooiing van het Aanbod zou hebben plaatsgevonden, en bestaande aandeelhouder Partners in Equity V B.V. ("PiE") bepaalde inschrijvingsverbintenissen zou hebben nagekomen, hetgeen effectief heeft plaatsgevonden op 27 april 2023, de Vennootschap zou voorstellen aan de algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap om Ids van der Weij (die momenteel PiE's waarnemer is in de Raad van Bestuur van de Vennootschap) als bestuurder van de Vennootschap te benoemen. PiE heeft erkend dat zodra zij ophoudt met 4% van de uitstaande aandelen in de Vennootschap aan te houden, zij ervoor zal zorgen dat de vertegenwoordiger ontslag neemt uit enige en alle van zijn bedrijfsfuncties en -mandaten binnen de Vennootschap wanneer daartoe wordt verzocht door de Raad van Bestuur van de Vennootschap.
Ids van der Weij is Managing Partner van Partners in Equity V ("PiE V"), een private investeringsmaatschappij die zich onder andere richt op life sciences. Ids van der Weij heeft meer dan 25 jaar van zijn loopbaan gewerkt in Private Equity en Venture Capital. Vóór PiE V was hij onder andere CEO van Friesland Bank Investments, Managing Partner van Ondernemend Oranje Kapitaal, bestuurslid van de Nederlandse Vereniging van Participatiemaatschappijen en lid van de raad van commissarissen van onder andere Arboned en Opthec. Naast PiE V is hij momenteel (nietuitvoerend) bestuurder bij Diceros Therapeutics en lid van de raad van commissarissen van Micreos B.V. Hij startte zijn loopbaan bij ABN AMRO NV, na afronding van zijn studie Bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen.
1. Appointment of a new director
On 25 April 2023, the Company announced that it successfully raised an amount of EUR 15.78 million in gross proceeds by means of a private placement of new shares and subscription rights (the "Offering"). Within the framework of such Offering, the Company agreed that, provided that the closing of the Offering would have occurred, and existing shareholder Partners in Equity V B.V. ("PiE") would have complied with certain subscription commitments, which effectively occurred on 27 April 2023, the Company would propose to the Company's general shareholders' meeting to appoint Ids van der Weij (who currently is PiE's non-voting observer to the Board of Directors of the Company) as director of the Company. PiE acknowledged that as soon as it ceases to own 4% of the outstanding shares in the Company, it shall cause the representative to resign from any and all of its corporate functions and mandates within the Company when so requested by the Company's Board of Directors.
Ids van der Weij is Managing Partner of Partners in Equity V ("PiE V"), a private investment firm focusing on, among others, life sciences. Ids van der Weij has spent more than 25 years of his career working in Private Equity and Venture Capital. Before PiE V, he was, among others, CEO of Friesland Bank Investments, Managing Partner of Ondernemend Oranje Kapitaal, board member of the Nederlandse Vereniging van Participatiemaatschappijen and member of the supervisory board of, among others, Arboned and Opthec. Besides PiE V, he is currently a (non-executive) director at Diceros Therapeutics and member of the supervisory board of Micreos B.V. He started his career at ABN AMRO NV, after completing his Business Administration studies at the University of Groningen.
In het licht hiervan, rekening houdend met de aanbeveling van het remuneratie- en benoemingscomité, beveelt de Raad van Bestuur aan dat Ids van der Weij wordt benoemd als bestuurder van de Vennootschap voor een termijn vanaf het besluit van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering tot en met de sluiting van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2027, die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2026.
Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering besluit om Ids van der Weij te benoemen als bestuurder van de Vennootschap, voor een termijn vanaf het besluit van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering tot en met de sluiting van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2027, die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2026. Ids van der Weij zal niet worden vergoed voor het bestuurdersmandaat.
In view hereof, taking into account the recommendation of the remuneration and nomination committee, the Board of Directors recommends that Ids van der Weij be appointed as director of the Company for a term as from the decision by this extraordinary general shareholders' meeting up to and including the closing of the ordinary general shareholders' meeting to be held in 2027, which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2026.
Proposed resolution: The general shareholders' meeting resolves to appoint Ids van der Weij as director of the Company, for a term as from the decision by this extraordinary general shareholders' meeting up to and including the closing of the ordinary general shareholders' meeting to be held in 2027, which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2026. Ids van der Weij shall not be remunerated for the director's mandate.
Steminstructie voor agendapunt 1: Voting instruction for agenda item 1:
| | | |
|---|---|---|
| AKKOORD | NIET AKKOORD | ONTHOUDING |
| I AGREE | I DO NOT AGREE | ABSTENTION |
Opmerking: Indien het voorgestelde besluit uiteengezet hierboven wordt goedgekeurd door de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, zal de Raad van Bestuur van de Vennootschap bestaan uit (1) Ian Crosbie, Chief Executive Officer (CEO), uitvoerend bestuurder en gedelegeerd bestuurder (tot 2025), (2) Pierre Chauvineau, onafhankelijk bestuurder en voorzitter van de Raad van Bestuur (tot 2025), (3) WIOT BV, met Wim Ottevaere als vaste vertegenwoordiger, onafhankelijk nietuitvoerend bestuurder (tot 2025), (4) Rudy Dekeyser, niet-uitvoerend bestuurder (tot 2025), (5) Jackie Fielding, onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder (tot 2026), (6) Douglas Kohrs, onafhankelijk nietuitvoerend bestuurder (tot 2026), (7) Alexandra Taylor Clyde, onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder (tot 2026), (8) Kenneth Macleod, niet-uitvoerend bestuurder (tot 2027), en (9) Ids van der Weij, nietuitvoerend bestuurder (tot 2027).
Note: If the proposed resolution set out in above is approved by the extraordinary general shareholders' meeting, the Company's Board of Directors will be composed of (1) Ian Crosbie, Chief Executive Officer (CEO), executive director and managing director (until 2025), (2) Pierre Chauvineau, independent director and chair of the Board of Directors (until 2025), (3) WIOT BV, with Wim Ottevaere as permanent representative, independent non-executive director (until 2025), (4) Rudy Dekeyser, nonexecutive director (until 2025), (5) Jackie Fielding, independent non-executive director (until 2026), (6) Douglas Kohrs, independent non-executive director (until 2026), (7) Alexandra Taylor Clyde, independent non-executive director (until 2026), (8) Kenneth Macleod, non-executive director (until 2027), and (9) Ids van der Weij, non-executive director (until 2027).
2. Voorlegging van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van het toegestaan kapitaal
Kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van de machten toegekend aan de Raad van Bestuur onder het toegestaan kapitaal, zoals hieronder uiteengezet onder agendapunt 3 van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, en waarin de bijzondere omstandigheden worden uiteengezet waarin de Raad van Bestuur gebruik zal kunnen maken van zijn bevoegdheden onder het toegestaan kapitaal, alsook de hierbij nagestreefde doeleinden.
3. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur om het kapitaal in het kader van het toegestaan kapitaal te verhogen
Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de machtiging aan de Raad van Bestuur te hernieuwen om het kapitaal te verhogen in één of meerdere malen, gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van deze machtiging, met een totaal bedrag gelijk aan maximum 100% van het huidig bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zoals vermeld in agendapunt 2 van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Bijgevolg besluit de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering de eerste en de derde alinea van artikel 8 "Toegestaan kapitaal" van de statuten van de Vennootschap volledig te schrappen en de eerste en de derde alinea van artikel 8, respectievelijk, te vervangen door de volgende tekst (waarbij het bedrag vermeld in de subsectie tussen vierkante haken in de eerste alinea het bedrag is van het kapitaal van de Vennootschap op het ogenblik van de algemene
2. Submission of the special report of the Board of Directors in accordance with Article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the authorised capital
Submission and discussion of the special report of the Board of Directors in accordance with Article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the powers granted to the Board of Directors under the authorised capital, as set out below in item 3 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting, and setting out the specific circumstances in which the Board of Directors will be able to use its powers under the authorised capital, and the purposes that it should pursue.
3. Renewal of the authorisation to the Board of Directors to increase the share capital within the framework of the authorised capital
Proposed resolution: The extraordinary general shareholders' meeting resolves to renew the authorisation to the Board of Directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorisation, with an aggregate amount equal to up to 100% of the current amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the Board of Directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code, as referred to in agenda item 2 of this extraordinary general shareholders' meeting. Consequently, the extraordinary general shareholders' meeting resolves to delete the first and third paragraph of Article 8 "Authorised capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace the first and third paragraph of Article 8 respectively with the following text (whereby the amount referred to in the sub-section between square brackets in the first paragraph shall be the amount of the Company's share capital at the time of the general shareholders' meeting approving the authorised capital, the date referred to in the sub-
aandeelhoudersvergadering die het toegestaan kapitaal goedkeurt, de datum vermeld in de subsectie tussen vierkante haken in de derde alinea de datum zal zijn van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestaan kapitaal goedkeurt, en de andere bepalingen van artikel 8 behouden blijven en opnieuw goedgekeurd worden):
- (a) tekst van de eerste alinea: "De raad van bestuur mag het kapitaal van de vennootschap in één of meerdere malen verhogen met een maximum totaalbedrag van [100% van het kapitaal van de vennootschap op de datum van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestaan kapitaal goedkeurt]."
- (b) tekst van de derde alinea: "Deze machtiging werd toegekend voor een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van een uittreksel van de notulen van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de vennootschap gehouden op [datum van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestaan kapitaal goedkeurt]."
Steminstructie voor agendapunt 3: Voting instruction for agenda item 3:
| section between square brackets in the third | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| paragraph shall be the date of the general | |||||
| shareholders' meeting approving the renewed | |||||
| authorised capital, | and the other provisions of | ||||
| Article 8 remain in place and are re-approved): |
- (a) text of the first paragraph: "The board of directors is authorised to increase the share capital of the company on one or several occasions by a maximum aggregate amount of [100% of the company's share capital at the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorised capital]."
- (b) text of the third paragraph: "This authorisation is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary general shareholders' meeting of the company held on [date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorised capital]."
| | | |
|---|---|---|
| AKKOORD | NIET AKKOORD | ONTHOUDING |
| I AGREE | I DO NOT AGREE | ABSTENTION |
_________________________________________________________________________________________________
4. Kennisname van het verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen
Kennisname en bespreking van het verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel om de activiteiten van de Vennootschap verder te zetten, en de Vennootschap niet te ontbinden, zoals hierna uiteengezet in punt 5 van de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.
4. Submission of the report of the Board of Directors in accordance with Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code
Submission and discussion of the report of the Board of Directors in accordance with Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to continue the operations of the Company, and not to dissolve the Company, as set out below in item 5 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting.
5. Besluit overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot het voorstel van de Raad van Bestuur om de activiteiten van de Vennootschap verder te zetten, en de Vennootschap niet te ontbinden
Overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dient de algemene aandeelhoudersvergadering te beraadslagen en te besluiten, in voorkomend geval, over de ontbinding van de Vennootschap en eventueel over andere in de agenda aangekondigde maatregelen. Gelet op de door de Raad van Bestuur voorgestelde maatregelen om de financiële situatie van de Vennootschap te herstellen, stelt de Raad van Bestuur voor de activiteiten van de Vennootschap verder te zetten, en de Vennootschap niet te ontbinden. Voor meer informatie over de door de Raad van Bestuur voorgestelde maatregelen om de financiële situatie van de Vennootschap te herstellen, en zijn voorstel om de activiteiten van de Vennootschap verder te zetten, wordt ook verwezen naar het verslag van de Raad van Bestuur waarnaar wordt verwezen in punt 4 van de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.
Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit het voorstel uiteengezet in het verslag van de Raad van Bestuur, opgesteld overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om de activiteiten van de Vennootschap verder te zetten, goed te keuren, en de Vennootschap niet te ontbinden.
5. Resolution in accordance with Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code with respect to the proposal of the Board of Directors to continue the operations of the Company, and not to dissolve the Company
In accordance with Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code, the general shareholders' meeting is to deliberate and resolve, as the case may be, on the dissolution of the Company and possibly on other measures announced in the agenda. In view of the by the Board of Directors proposed measures to redress the financial situation of the Company, the Board of Directors proposes to continue the Company's operations, and not to dissolve the Company. For more information on the by the Board of Directors proposed measures to redress the financial situation of the Company, and its proposal to continue the operations of the Company, reference is also made to the report of the Board of Directors referred to in item 4 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting.
Proposed resolution: The extraordinary general shareholders' meeting resolves to approve the proposal set out in the report of the Board of Directors, prepared in accordance with Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code, to continue the operations of the Company, and not to dissolve the Company.
Steminstructie voor agendapunt 5: Voting instruction for agenda item 5:
| | | |
|---|---|---|
| AKKOORD | NIET AKKOORD | ONTHOUDING |
| I AGREE | I DO NOT AGREE | ABSTENTION |
* * *
II. Indien de voormelde buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering zou worden uitgesteld of opgeschort, zal de bijzondere gevolmachtigde de bevoegdheid hebben om de Ondergetekende te vertegenwoordigen op de algemene vergadering, waar van toepassing, die zou worden gehouden met dezelfde agenda (waarbij voor voormelde agendapunten van de buitengewone
algemene aandeelhoudersvergadering de voormelde stemmen in elk geval eveneens van toepassing zullen zijn op de tweede buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering die zou worden bijeengeroepen met een agenda die identiek is aan de agenda van de eerste buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering ingeval het wettelijk vereiste aanwezigheidsquorum om geldig te beraadslagen en te stemmen over deze agendapunten niet bereikt zou zijn tijdens de eerste buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering): (4)
In case the aforementioned extraordinary general shareholders' meeting would be postponed or suspended, the special proxy holder shall have the power to represent the Undersigned at the general shareholders' meeting that would be held having the same agenda, as relevant (it being understood that, in relation to the aforementioned agenda items on the agenda of the extraordinary shareholders' meeting, the aforementioned votes will in any event also apply to the second extraordinary shareholders' meeting which would be convened with an agenda identical to the agenda of the first extraordinary shareholders' meeting in case the legally required attendance quorum to validly deliberate and resolve on such agenda items would not be reached during the first extraordinary shareholders' meeting): (4)
- Ja/Yes
- Neen /No
(4) Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. Bij afwezigheid van een instructie, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde instructie, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Ja" geselecteerd te hebben. De houders van effecten moeten zich opnieuw registreren voor dergelijke volgende vergadering opdat bovenstaande instructie geldig zou zijn voor dergelijke volgende vergadering.
(4)Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order to apply for such subsequent meeting, holders of securities must again register for such meeting.
In geval van wijzigingen tijdens de vergadering aan een voorgesteld besluit of in geval van een nieuw voorgesteld besluit tijdens de vergadering: (5)
In case of amendments during the meeting to a proposed resolution or in case of a new proposed resolution during the meeting:(5)
- zal de bijzondere gevolmachtigde stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit the special proxy holder shall vote for the amended or new resolution
- zal de bijzondere gevolmachtigde stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit the special proxy holder shall vote against the amended or new resolution
- onthoudt de bijzondere gevolmachtigde zich van de stemming over het gewijzigde of nieuwe besluit
the special proxy holder shall abstain from the vote on the amended or new resolution
zal de bijzondere gevolmachtigde stemmen op het gewijzigde of het nieuwe besluit op de wijze die gestuurd of aanbevolen zal worden door de Raad van Bestuur van de Vennootschap the special proxy holder shall vote on the amended or new resolution in the manner directed or recommended by the Board of Directors of the Company
(5) Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. De afwezigheid van een instructie zal worden beschouwd als een instructie om te stemmen op het gewijzigde of nieuwe voorstel tot besluit op de wijze die gesteund of aanbevolen zal worden door de Raad van Bestuur van de Vennootschap.
(5) Please tick the appropriate box. An absence of instruction shall be tantamount to an instruction to vote on the amended proposed resolutions or new proposed resolutions in the manner as will be supported or recommended by the Board of Directors of the Company.
III. Indien een aangevulde agenda wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nadat deze volmacht ter kennis werd gebracht van de Vennootschap, zal de gevolmachtigde gemachtigd zijn om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die aan de agenda werden toegevoegd, waar van toepassing: (6)
If a supplemented agenda is published in accordance with Article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code after this proxy has been notified to the Company, the proxy holder shall have the power to vote on the new items that have been added to the agenda, as relevant: (6)
- Ja/Yes
- Neen/no
(6) Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. Bij afwezigheid van een instructie, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde instructie, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Ja" geselecteerd te hebben. Indien "ja" is aangekruist of geacht wordt te zijn aangekruist, zal de gevolmachtigde stemmen op de wijze die wordt gesteund door de Raad van Bestuur van de Vennootschap.
(6) Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". If "yes" is selected or deemed to be selected, the proxy holder will vote in the manner supported by the Board of Directors of the Company.
Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kan de gevolmachtigde, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering afwijken van de eventuele instructies van de Ondergetekende, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de Ondergetekende zou kunnen schaden. De gevolmachtigde moet de Ondergetekende daarvan in kennis stellen.
In accordance with the Belgian Companies and Associations Code, the proxy holder may, with respect to the items referred to in the agenda for which pursuant to Article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code new proposed resolutions have been tabled, deviate at the meeting from the instructions, if any, given by the Undersigned, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the Undersigned. The proxy holder must notify the Undersigned thereof.
IV. In naam en voor rekening van de Ondergetekende alle aanwezigheidslijsten en notulen te tekenen, deel te nemen aan alle beraadslagingen, zijn stem uit te brengen met betrekking tot elk besluit of punt dat ingevolge deze agenda aan voormelde vergadering zou kunnen worden voorgelegd.
In the name of and on behalf of the Undersigned, to sign all attendance lists and minutes, to participate in all deliberations, to vote with respect to all decisions or items that can, pursuant to this agenda, be presented to said meeting.
V. In het algemeen, alles doen wat nodig en/of nuttig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht. In general, to do all that appears necessary and/or useful for the exercise of this power of attorney.
De Ondergetekende bekrachtigt en keurt hierbij alle handelingen gesteld door de bovenvermelde gevolmachtigde goed. De gevolmachtigde zal namens de Ondergetekende stemmen overeenkomstig de hierboven aangegeven instructies.
The Undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the aforementioned proxy holder. The proxy holder will vote on behalf of the Undersigned in accordance with the instructions given above.
Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134, §2, lid 3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap te houden op vrijdag 10 november 2023.
The present proxy shall also serve as notification within the meaning of Article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Companies and Associations Code with respect to the extraordinary general shareholders' meeting of the Company to be held on Friday, 10 November 2023.
De Ondergetekende bevestigt dat de Engelse vertaling van deze volmacht slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling. The Undersigned confirms that the English translation of this proxy is only a free English translation and for informational purposes only, and that the Dutch version takes precedence over the English translation.
[Ondertekeningspagina volgt / Signature page follows]
| Gedaan te ……………………………………., op…………………………………2023 | |
|---|---|
| Done at ……………………………………., on ……………………………………2023 |
Handtekening…………………………. Signature……………………………