Reitir fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Feb 16, 2021

reitir.is

Aðalfundur

Aðalfundur Reita fasteignafélags hf. verður haldinn kl. 15.00, fimmtudaginn 11. mars 2021
í fundarsal B á Hotel Hilton Reykjavík Nordica, Suðurlandsbraut 2, 105 Reykjavík.

Vakin er athygli á því að tilhögun fundarhalda verður í samræmi við þær sóttvarnarreglur sem í gildi verða á fundardegi, svo sem með því að takmarka aðgang að fundarsal og bjóða þá þess í stað upp á streymi, eða með öðrum hætti, að gættum öllum reglum hlutafélagalaga um hluthafafundi. Verða breytingar þar að lutandi tilkynntar í kauphöll eigi síðar en tveimur sólarhringum fyrir fundinn.

Dagskrá fundar

1. Stjórn skýrir frá rekstri félagsins og hag þess á liðnu ári.
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagðir fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun um greiðslu arðs og meðferð hagnaðar félagsins á síðastliðnu starfsári.
4. Tillögur stjórnar lagðar fyrir aðalfund:
   a. Tillaga um heimild til kaupa á eigin hlutabréfum.
   b. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
   c. Tillaga um skipun nefndarmanna í tilnefningarnefnd.
5. Kosning stjórnarmanna félagsins.
6. Kosning endurskoðanda eða endurskoðunarfélags.
7. Ákvörðun um laun stjórnar, undirnefnda stjórnar og tilnefningarnefndar fyrir komandi starfsár.
8. Önnur mál, löglega upp borin.

Upplýsingar

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt og dagsett umboð. Umboðsform er að finna á aðalfundarvef félagsins, www.reitir.is/adalfundir. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er.

Ekki verður hægt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum. Hluthafar geta óskað eftir því að fá að greiða atkvæði um mál sem eru á dagskrá fundarins bréflega. Skal beiðni um slika atkvæðagreiðslu hafa borist á skrifstofu félagsins eða á netfangið adalfundur@reitir.is eigi síðar en fimm sólarhringum fyrir fundinn, þ.e. fyrir kl. 15.00 laugardaginn 6. mars 2021.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum, ef hann gerir skriflega kröfu um það til stjórnar eigi síðar en 10 dögum fyrir aðalfund, þ.e. fyrir kl. 15.00 að íslenskum tíma, mánudaginn 1. mars 2021. Hægt er að senda tillögur eða ályktanir fyrir fundinn á netfangið adalfundur@reitir.is og munu þær verða bírtar samdægurs á aðalfundarvef félagsins.

Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum komi fram krafa um slikt á fundinum frá einhverjum atkvæðisbærra fundarmanna eða fundarstjóri úrskurðar um slikt. Stjórnarkjör skal vera skriflegt ef framboð koma frá fleirum en kjósa skal um. Hluthafar geta gert kröfu um hlutfalls- eða margfeldiskosningu í samræmi við ákvæði samþykktá félagsins. Slik krafa þarf að hafa borist stjórn að lögmarki fimm sólarhringum fyrir hluthafafund, þ.e. fyrir kl. 15.00 laugardaginn 6. mars 2021.

Tilkynningum um framboð til stjórnar félagsins skal skilað eigi síðar en sjö sólarhringum fyrir aðalfund, þ.e. fyrir kl. 15.00 að íslenskum tíma, fimmtudaginn 4. mars 2021, á skrifstofu félagsins í Kringlunni 4–12 í Reykjavík eða á netfangið adalfundur@reitir.is. Framboðstilkynningar skulu uppfylla skilyrði 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995. Jafnframt skulu frambjóðendur greina frá því hvort þeir telji sig óháða félaginu og stórum hluthofum þess samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtæka eins og þau eru skilgreind á hverjum tíma. Framboðseyðublað er að finna á aðalfundarvef félagsins. Upplýsingar um frambjóðendur verða bírtar eigi síðar en sex sólarhringum fyrir aðalfund.

Aðalfundur er lögmætur ef löglega er til hans boðað, óháð fundarsókn, sbr. 13. gr. samþykktá félagsins.

Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt á íslensku. Dagskrá aðalfundar og fundargögn, þ. á m. tillögur stjórnar, sem lögð verða fyrir aðalfund verða aðgengileg á aðalfundarvef félagsins. Einnig verða gögnin til sýnis fyrir hluthafa á opnunartíma skrifstofu félagsins í Kringlunni 4–12 í Reykjavík. Endanleg dagskrá og tillögur verða bírtar á aðalfundarvef félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfund.

Hluthafar og umboðsmann geta skráð sig á aðalfundinn á fundarstað frá kl. 14.15 á aðalfundardag.

Reykjavík, 16. febrúar 2021. Stjórn Reita fasteignafélags hf.

REITIR
FASTEIGNAFÉLAG