PKP Cargo S.A. — AGM Information 2021

Jun 2, 2021

Uchwała Nr 28/VII/2020 Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. z dnia 25 maja 2020 roku

przyjecia Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu w sprawie: PKP CARGO S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Na podstawie art. 406° § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych w związku z 10 ust. 5 i 6 Statutu PKP CARGO S.A. i § 8 Regulaminu Walnego Zgromadzenia PKP CARGO Spółka Akcyjna, Rada Nadzorcza PKP CARGO S.A. uchwalna, co następuje:

§ 1

1. Przyjmuje Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu PKP CARGO S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

\$ 2

1. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do niniejszej Uchwały.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Głosowanie przeprowadzono w trybie jawnym.

Liczba Członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. biorących udział w głosowaniu: 9 Liczba głosów "za": 9 Liczba głosów "przeciw": 0 Liczba głosów "wstrzymujących się": 0

PRZEWODNK Rady Nadzorczej PSA ARGO S.A. Krzysztof Maminski

REGULAMIN

UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU PKP CARGO S.A. PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

\$1.

• 1. Niniejszy Regulamin został przyjęty na podstawie art. 4065 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych i określa szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu PKP CARGO Spółki Akcyjnej z siedzibą w Warszawie ("Spółka") ("Walne Zgromadzenie") przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ("Regulamin").
• 1. Zwołanie, przygotowanie i prowadzenie obrad Walnego Zgromadzenia Spółki, w tym Walnego Zgromadzenia z udziałem jego uczestników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, odbywa się w trybie i na zasadach określonych w Kodeksie Spółek Handlowych, Statucie Spółki, przyjętych przez Spółkę zasadach ładu korporacyjnego, Regulaminie Walnego Zgromadzenia Spółki oraz w niniejszym Regulaminie.

\$2.

• 1. Spółka umożliwia udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zapewniając w szczególności:
  2. a) transmisję obrad Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
  3. b) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia; oraz
  4. c) możliwość wykonywania prawa głosu przez akcjonariusza lub przez jego pełnomocnika.
• 1. O udziale w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to Walne Zgromadzenie.

83.

W przypadku udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, system oddawania i obliczania głosów stosowany przez Walne Zgromadzenie powinien zapewnić oddawanie głosów w liczbie odpowiadającej liczbie posiadanych akcji, w sposób umożliwiający głosowanie odmiennie z każdej z posiadanych akcji oraz, od dnia 3 września 2020 r., również przesyłanie akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu. Ponadto, przy głosowaniu tajnym, system ten powinien zapewnić wyeliminowanie możliwości identyfikacji sposobu głosowania przez poszczególnych akcjonariuszy.

84.

Do komunikacji Spółki z osobami chcącymi uczestniczyć w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie adres poczty elektronicznej Spółki wskazany w treści ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.

• 1. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz powinien zgłosić Śpółce zamiar udziału w Walnym Zgromadzeniu w tej formie.
• 1. Akcjonariusz powinien przesłać Spółce na wskazany adres poczty elektronicznej Spółki, o którym mowa w §4, na co najmniej 7 dni przed Walnym Zgromadzeniem do godz. 16:00:
  2. a) wypełnione i podpisane przez siebie oświadczenie o zamiarze uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ("Oświadczenie") wraz z wymaganymi dokumentami; treść Oświadczenia i wykaz dokumentów są zamieszczane w treści ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia;
  3. b) dane identyfikacyjne zawierające imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL (o ile akcjonariusz go posiada). W przypadku, gdy akcjonariusz jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie będącą osobą prawną, przesyła skan odpisu z właściwego rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu podmiotu. Dla akcjonariuszy będących osobami prawnymi, reprezentowanych przez osoby fizyczne - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL osoby fizycznej reprezentującej akcjonariusza.
• 1. Do dokumentów, innych niż sporządzone w języku polskim, powinno zostać dołączone tłumaczenie na język polski.
• 1. Akcjonariusz może dokonać wszystkich czynności związanych z zawiadomieniem Spółki o uczestnictwie w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również odebrać (1) szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz (2) dane dostępowe do platformy informatycznej konieczne do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej osobiście w siedzibie Spółki po uprzednim zawiadomieniu Spółki (z 1 dniowym wyprzedzeniem) poprzez wiadomość elektroniczną przesłaną na adres poczty elektronicznej Spółki, o którym mowa w §4.
• 1. Spółka, w oparciu o otrzymany z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz listę akcjonariuszy, którzy złożyli dokumenty akcji lub zaświadczenia w siedzibie Spółki dokona weryfikacji uprawnień dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu danego akcjonariusza, który przesłał Spółce Oświadczenie. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu i zwracać się o udostępnienie informacji lub dokumentów, które pozwolą na weryfikację. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień akcjonariusza oraz ewentualnie udzielonych pełnomocnictw, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi, nie później niż 2 dni przed Walnym Zgromadzeniem, do godz. 16:00, z adresu poczty elektronicznej Spółki na podany przez akcjonariusza w Oświadczeniu adres poczty elektronicznej, szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do

pierwszego zarejestrowania się do tej platformy albo inne dane dostępowe konieczne do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

• 1. Szczegółowy zakres informacji i danych oraz dokumentów, których dostarczenie wymagane jest dla wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz instrukcja korzystania z systemu i narzędzi, które będą umożliwiały wzięcie udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna zostać udostępniona przez Spółkę do publicznej wiadomości w treści ogłoszenia o zwołaniu takiego Walnego Zgromadzenia, zgodnie z postanowieniami Kodeksu Spółek Handlowych i innymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa oraz stosowanymi przez Spółkę dobrymi praktykami.
• 1. W przypadku nieusunięcia lub niewyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Spółkę terminie, ewentualnych niezgodności, Spółka może odmówić danemu akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie nie później niż 2 dni przed Walnym Zgromadzeniem, do godz. 16:00, z adresu poczty elektronicznej Spółki na adres poczty elektronicznej podany w Oświadczeniu.

86.

Możliwość udziału w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej będą mieli uczestnicy, którzy spełnią wymagania organizacyjne i techniczne wskazane w instrukcji korzystania z systemu i narzędzi do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w ogłoszeniu o zwołaniu takiego Walnego Zgromadzenia opublikowanym przez Spółkę.

\$7.

• 1. Przystąpienie do udziału w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz dostęp do transmisji z jego obrad możliwe jest od chwili otwarcia aż do zakończenia obrad takiego Walnego Zgromadzenia, z zastrzeżeniem konieczności weryfikacji uprawnień dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym przekazania koniecznych informacji i dokumentów, w szczególności Oświadczenia.
• 1. Wyłączne ryzyko związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym, w szczególności ryzyko braku łączności, brak możliwości komunikacji, opóźnień w transmisji i niemożliwości wykonywania praw akcjonariusza z powodu technicznych trudności i ograniczeń związanych z taką formą udziału w Walnym Zgromadzeniu ponosi akcjonariusz.
• 1. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują postanowienia bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Kodeksu Spółek Handlowych, a także Statutu Spółki i Regulaminu Walnego Zgromadzenia.