AI assistant
Observe Medical — AGM Information 2021
Apr 30, 2021
3696_rns_2021-04-30_7e73cfbe-02c1-4547-801c-b06584034318.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
| (OFFICE TRANSLATION) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Til aksjeeierne i Observe Medical ASA | To the shareholders of Observe Medical ASA | |||||
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING | NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING | |||||
| I | OF | |||||
| OBSERVE MEDICAL ASA ORGANISASJONSNUMMER 822 907 822 |
OBSERVE MEDICAL ASA COMPANY REGISTRATION NUMBER 822 907 822 |
|||||
| Den 21. mai 2021 kl. 09:00 avholdes det ordinær generalforsamling i Observe Medical ASA ("Selskapet"), på Selskapets kontorer i Henrik Ibsens gate 90, tredje etasje (House of Business), 0255 Oslo, Norge. |
The annual general meeting of Observe Medical ASA (the "Company") will be held on 21 May 2021 at 09:00 hours (CEST), at the Company's offices at Henrik Ibsens gate 90, 3rd floor (House of Business), 0255 Oslo, Norway. |
|||||
| oppfordres | På grunn av restriksjoner som følge av covid-19 aksjeeierne til å utøve aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte ved enten å avgi elektronisk forhåndsstemme eller ved fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder. Se viktig informasjon på side 7 og 8 i innkallingen. |
Due to shareholders |
restrictions caused by covid-19, the are encouraged to exercise their shareholder rights without attending the general meeting in person, by advance electronical voting or by providing a proxy with voting instructions to the chairperson of the board of directors. Please refer to the important information on page 7 and 8 in the notice. |
|||
| Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder eller den styret utpeker. |
The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors or the person designated by the board of directors. |
|||||
| Til behandling foreligger følgende saker: | The following matters are on the agenda: | |||||
| 1 | VALG AV MØTELEDER | 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING |
|||
| Styret foreslår at møtelederen velges blant de fremmøtte på generalforsamlingen. |
The board of directors proposes that the chair of the meeting is elected among the persons present at the general meeting. |
|||||
| 2 | VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN |
2 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR OF THE MEETING |
|||
| Styret foreslår at personen som skal medundertegne protokollen sammen med møtelederen velges blant de fremmøtte på generalforsamlingen. |
The board of directors proposes that the person who will co sign the minutes together with the chair of the meeting is elected among the persons present at the general meeting. |
|||||
| 3 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN |
3 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA | |||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution: |
|||||
| Innkallingen og dagsorden sendt til samtlige aksjeeiere med kjent adresse den 30. april 2021, godkjennes. |
The notice and the agenda which were sent to all shareholders with a known address on 30 April 2021, are approved. |
4 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2020
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2020 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2020, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com i henhold til vedtektenes § 8.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2020 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020, godkjennes.
Samtlige styremedlemmer er på valg. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Sanna Rydberg erstatter Kristin Nyberg som styremedlem, og at styremedlemmene Terje Bakken, Kathrine Gamborg Andreassen og Thomas Grünfeld gjenvelges i sine respektive roller, samtlige for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
- Sak 5.1 Terje Bakken gjenvelges som styremedlem og styreleder for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023.
- Sak 5.2 Kathrine Gamborg Andreassen gjenvelges som styremedlem for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023.
- Sak 5.3 Thomas Grünfeld gjenvelges som styremedlem for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023.
- Sak 5.4 Sanna Rydberg velges som styremedlem for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com, i henhold til vedtektenes § 8.
6 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER
4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020
The Company's annual accounts for the financial year 2020 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2020, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles of association.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts for the financial year 2020 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2020, are approved.
5 STYREVALG 5 ELECTION OF BOARD MEMBERS
All members of the board of directors are up for election. The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that Sanna Rydberg replaces Kristin Nyberg as a new board member, and that Terje Bakken, Kathrine Gamborg Andreassen and Thomas Grünfeld are reelected in their respective roles, all for a term of two years, until the annual general meeting in 2023. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
- Item 5.1 Terje Bakken is re-elected as a member of the board of directors and as chairperson of the board for a two-year term, until the annual general meeting in 2023.
- Item 5.2 Kathrine Gamborg Andreassen is re-elected as a member of the board of directors for a two-year term, until the annual general meeting in 2023.
- Item 5.3 Thomas Grünfeld is re-elected as a member of the board of directors for a two-year term, until the annual general meeting in 2023.
- Item 5.4 Sanna Rydberg is elected as a member of the board of directors for a two-year term, until the annual general meeting in 2023.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles of association.
6 DETERMINATION OF COMPENSATION PAYABLE TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen The nomination committee has in its recommendation to the
foreslått at generalforsamlingen treffer følgende vedtak vedrørende godtgjørelse til styrets medlemmer:
Styrets leder skal motta NOK 275 000 for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022. Alle andre styremedlemmer skal motta NOK 200 000 for den samme perioden. I tillegg skal lederen av revisjonsutvalget motta et honorar på NOK 30 000 for perioden, mens de øvrige medlemmene av revisjonsutvalget skal motta et honorar på NOK 20 000 for perioden.
Honoraret skal utbetales umiddelbart etter den ordinære generalforsamlingen i 2022. Dersom et styremedlem ikke har sittet i styret i hele perioden skal honoraret nedjusteres forholdsvis (basert på antall dager i styret sammenlignet med hele perioden).
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com, i henhold til vedtektenes § 8.
7 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at generalforsamlingen treffer følgende vedtak vedrørende godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer:
Valgkomiteens leder skal motta NOK 30 000 for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022. Alle andre medlemmer av valgkomiteen skal motta NOK 20 000 for samme perioden.
Honoraret skal utbetales umiddelbart etter den ordinære generalforsamlingen i 2022. Dersom et medlem av valgkomiteen ikke har sittet i styret i hele perioden skal honoraret nedjusteres forholdsvis (basert på antall dager i styret sammenlignet med hele perioden).
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com, i henhold til vedtektenes § 8.
8 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR FOR REGNSKAPSÅRET 2020
Styret foreslår at revisjonsgodtgjørelsen på NOK 1 289 000 til KPMG AS for regnskapsåret 2020 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til KPMG AS vises det til note 16 i konsernregnskapet for regnskapsåret 2020, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com.
general meeting proposed that the general meeting adopts the following resolution regarding the remuneration payable to the members of the board of directors:
The chairperson of the board of directors shall receive NOK 275,000 for the period from the annual general meeting in 2021 until the annual general meeting in 2022. All other board members shall receive NOK 200,000 for the same period. Additionally, the chair of the audit committee shall receive remuneration in the amount of NOK 30,000 for the period, while the other members of the audit committee shall receive remuneration in the amount of NOK 20,000 for the period.
The remuneration shall be payable immediately after the annual general meeting in 2022. If a board member has not served for the entire period, the remuneration shall be pro rata adjusted downwards (based on the number of days served compared to the full period).
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles of association.
7 DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the general meeting adopts the following resolution regarding the remuneration payable to the members of the nomination committee:
The chairperson of the nomination committee shall receive NOK 30,000 for the period from the annual general meeting in 2021 until the annual general meeting in 2022. All other members of the nomination committee shall receive NOK 20,000 for the same period.
The remuneration shall be payable immediately after the annual general meeting in 2022. If a member of the nomination committee has not served for the entire period, the remuneration shall be pro rata adjusted downwards (based on the number of days served compared to the full period).
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles of association.
8 APPROVAL OF REMUNERATION TO THE AUDITOR FOR THE FINANCIAL YEAR 2020
The board of directors proposes that the auditor's fee of NOK 1,289,000 to KPMG AS for the financial year 2020 is approved. For information on other fees paid to KPMG AS, reference is made to note 16 in the group's annual accounts for the financial year 2020, available at the Company's website www.observemedical.com.
| 9 | 9 | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| STYRETS REDEGJØRELSE OM EIERSTYRING | THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON | ||||
| OG SELSKAPSLEDELSE | CORPORATE GOVERNANCE | ||||
| Av allmennaksjeloven § 5-6 femte ledd fremgår det at generalforsamlingen skal behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i konsernets årsrapport for regnskapsåret 2020, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com, i henhold til vedtektenes § 8. |
Pursuant to section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the group's annual report for the financial year 2020, available at the Company's website www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles of association. |
||||
| Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen. |
The statement is not subject to the general meeting's vote. | ||||
| 10 | 10 | ||||
| STYRETS RETNINGSLINJER FOR | THE BOARD OF DIRECTORS' GUIDELINES ON | ||||
| FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN | DETERMINATION OF SALARY AND OTHER | ||||
| GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER | REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL | ||||
| I overensstemmelse med allmennaksjeloven § 6-16a har | Pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited | ||||
| styret utarbeidet retningslinjer for fastsettelse av lønn og | Companies Act, the board of directors has prepared guidelines | ||||
| annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Styrets | for the salary and other remuneration to the Company's | ||||
| forslag til retningslinjer | leading personnel. The board of directors' proposed guidelines | ||||
| er | are | ||||
| tilgjengelig på Selskapets | available | ||||
| hjemmeside | at | ||||
| www.observemedical.com, | the | ||||
| i | Company's | ||||
| henhold | website | ||||
| til | www.observemedical.com, pursuant to section 8 of the articles | ||||
| vedtektenes § 8. | of association. | ||||
| Generalforsamlingen skal i henhold til allmennaksjeloven § 5-6 tredje ledd godkjenne retningslinjene. |
The general meeting shall in accordance with section 5-6 (3) of the Norwegian Public Limited Companies Act, approve the guidelines. |
||||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting | ||||
| vedtak: | passes the following resolution: | ||||
| Styrets forslag til retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes. |
The board of directors' proposed guidelines on determination of salary and other remuneration to leading personnel are approved. |
||||
| 11 | 11 | ||||
| FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE | AUTHORISATION TO THE BOARD OF | ||||
| AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL | DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE | ||||
| OPSJONS- OG INVESTERINGSPROGRAM | CAPITAL IN CONNECTION WITH OPTION AND |
Styret foreslår at det tildeles en fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 500 000 (ca. 9,8 % av Selskapets aksjekapital). Fullmakten skal benyttes til å honorere de opsjonene som ble tildelt Selskapets daglige leder i januar 2020. I tillegg ønsker styret å benytte fullmakten som grunnlag for å tildele nye opsjoner i forbindelse med rekrutteringen av nye ansatte i konsernet eller til eksisterende ansatte i konsernet. Styret kan også benytte fullmakten til å implementere og gjennomføre aksjekjøpsprogram for samtlige ansatte i konsernet eller Selskapets ledende ansatte.
Etter styrets syn er en konkurransedyktig og markedsorientert opsjonsordning et sentralt virkemiddel i
CAPITAL IN CONNECTION WITH OPTION AND INVESTMENT PROGRAMMES
The board of directors proposes that it is granted an authorisation to increase the share capital of the Company with up to NOK 500,000 (approximately 9.8% of the Company's share capital). The authorisation shall be used to facilitate settlement of the options granted to the Company's CEO in January 2020. Furthermore, the board of directors intends to use the authorisation as a basis for granting new options in connection with the recruitment of new employees in the group or for granting options to existing employees in the group. The board of directors may also use the authorisation to implement and complete share purchase programmes for all employees of the group or for the Company's senior executives.
The board of directors is of the view that a competitive and market oriented option scheme is a key element in the
arbeidet med å rekruttere og beholde nøkkelansatte i konsernet, noe som styret anser som vesentlig for å kunne nå Selskapets kommersielle mål.
Ved tildeling av nye opsjoner vil styret sørge for at opsjonene tildeles på markedsmessige vilkår og betingelser med hensyn til blant annet utøvelsesperiode, tegningskurs og bindingsperiode for aksjene.
Styret anser det også som fordelaktig at konsernets ansatte eier aksjer i Selskapet, og vil vurdere å implementere og gjennomføre et aksjekjøpsprogram for konsernets ansatte eller for Selskapets ledende ansatte.
Da fullmakten skal benyttes til å utstede aksjer til innehavere av opsjoner eller i forbindelse med gjennomføringen av aksjekjøpsprogram, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
- a) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 500 000.
- b) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, likevel ikke lenger enn til og med 30. juni 2022.
- c) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
- d) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlige plikter mv., jf. allmennaksjeloven § 10-2.
- e) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- f) Fra tidspunktet for registrering i Foretaksregisteret erstatter denne fullmakten den tidligere styrefullmakten til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 500 000 som styret ble tildelt på Selskapets ordinære generalforsamlingen avholdt 30. juni 2020.
recruitment and retention of key employees in the group, which the board of directors considers to be of significant importance in order to fulfil the Company's commercial goals.
Upon grants of new options, the board of directors will ensure that the options are granted on market terms and conditions, with respect to among other exercise period, exercise price and lock-up obligations for the shares.
The board of directors also considers it to be beneficial that the group's employees own shares in the Company, and the board will consider to implement and complete a share purchase programme for all employees of the group or for the Company's senior executives.
As the authorisation shall be used in connection with issuance of shares to option holders or in connection with completion of share purchase programmes, it is proposed that the board of directors when utilising the authorisation, is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right.
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
- a) Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 500,000.
- b) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2022, but no longer than to and including 30 June 2022.
- c) The shareholders' pre-emptive right to the new shares in accordance with section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may be deviated from.
- d) The authorisation does not comprise share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- e) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- f) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation to increase the share capital by up to NOK 500,000, given to the board of directors at the Company's annual general meeting held on 30 June 2020.
12 FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN FOR Å FINANSIERE VIDERE VEKST
Styret foreslår at det tildeles fullmakt til å forhøye aksjekapitalen i Selskapet med inntil NOK 1 020 000 (ca. 20 % av Selskapets aksjekapital) for at Selskapet skal ha fleksibilitet fremover til å finansiere videre vekst, utstede aksjer som vederlag i forbindelse med oppkjøp av andre selskaper, virksomheter eller eiendeler, finansiere slike oppkjøp eller generelt styrke Selskapets finansielle stilling.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
- a) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 1 020 000.
- b) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, likevel ikke lenger enn til og med 30. juni 2022.
- c) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
- d) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlige plikter mv., jf. allmennaksjeloven § 10-2.
- e) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- f) Fra tidspunktet for registrering i Foretaksregisteret erstatter denne fullmakten den tidligere styrefullmakten til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 391 750 som styret ble tildelt på Selskapets ekstraordinære generalforsamlingen avholdt 1. oktober 2019.
12 AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH
The board of directors proposes that it is granted an authorisation to increase the share capital of the Company by up to NOK 1,020,000 (approximately 20% of the Company's share capital) in order to ensure flexibility for the Company going forward related to financing of further growth, issuances of shares as consideration in connection with acquisitions of other companies, businesses or assets, or in order to finance such acquisitions, or in general to strengthen the Company's financial position.
In order to utilise the authorisation in the best possible manner, e.g. in connection with private placements of shares, it is proposed that the board of directors, when utilising the authorisation, is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right to subscribe for and be allocated new shares.
- a) Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 1,020,000.
- b) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2022, but no longer than to and including 30 June 2022.
- c) The shareholders' pre-emptive right to the new shares in accordance with section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may be deviated from.
- d) The authorisation comprises share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- e) The authorisation comprises share capital increase in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- f) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation to increase the share capital by up to NOK 391,750, given to the board of directors at the Company's extraordinary general meeting held on 1 October 2019.
* * * * * *
På grunn av den ekstraordinære situasjonen tilknyttet covid-19 er det nødvendig å begrense antall møtende aksjeeiere på den ordinære generalforsamlingen så mye som mulig. Styret oppfordrer derfor alle aksjeeiere til å utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte ved å avgi elektronisk forhåndsstemme eller å gi fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger.
Aksjeeiere som ikke selv møter på generalforsamlingen, kan møte ved fullmektig eller foreta elektronisk forhåndsstemming gjennom VPS Investortjenester. Fullmaktsskjema, med nærmere instruksjoner for bruken av skjemaet, er vedlagt denne innkallingen (og også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside som angitt nedenfor). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder, Terje Bakken, eller den han bemyndiger. Utfylte fullmaktsskjemaer kan sendes til DNB per post eller e-post som angitt nedenfor innen den 20. mai 2021 kl. 10.00.
I henhold til Selskapets vedtekter § 8 har styret bestemt at aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende inn det vedlagte påmeldingsskjemaet (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com). Utfylte påmeldingsskjema kan sendes per e-post til [email protected], per post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norge, eller registreres via VPS Investortjenester. Påmelding må være mottatt senest 20. mai 2021 kl. 10.00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og vil da heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Generalforsamlingen vil i alle tilfeller måtte holde seg innenfor de lover og regler som gjelder i tilknytning til covid-19. Personer i karantene har ikke adgang til å møte. Myndighetene kan også ha fastsatt regler som medfører begrensinger i antall personer som kan være fysisk til stede på generalforsamlingen. Aksjeeierne må være forberedt på at generalforsamlingen kan bli utsatt på kort varsel.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.
Observe Medical ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 19 605 457 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Due to the extraordinary situation caused by covid-19, it is necessary to restrict the total number of shareholders attending the annual general meeting in person as much as possible. The board of directors encourages all shareholders to exercise their shareholder rights without attending the meeting in person by advance electronical voting or providing a proxy with voting instructions to the chairperson of the board of directors or a person authorized by him.
Shareholders that will not attend the general meeting may be represented by proxy or cast their votes electronically in advance through VPS Investor Services. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice (and also available at the Company's website set out below). If desirable, proxy may be given to the chairperson of the board of directors, Terje Bakken or a person appointed by him. Completed proxy forms must be sent to DNB by ordinary mail or per e-mail as set out below no later than on 20 May 2021 at 10:00 hours (CEST).
Pursuant to section 8 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that shareholders who wish to attend the general meeting (in person or by proxy) must give notice by sending the enclosed attendance form (which also is made available at the Company's website www.observemedical.com). Completed attendance forms may be sent to DNB Bank ASA, Registrars Service by e-mail to [email protected], by mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway or be registered via VPS Investor Services. The notice of attendance must have been received no later than 20 May 2021 at 10:00 hours (CEST). Shareholders who do not give such notice of attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the general meeting and if so will not be able to vote for their shares.
The general meeting must in any event comply with the applicable rules and regulations with respect to covid-19. Persons who are quarantined may not attend the meeting in person. The Norwegian authorities may also have adopted rules which entail that only a limited number of people may attend the general meeting in person. The shareholders must be prepared for the general meeting being postponed on short notice.
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.
Observe Medical ASA is a public limited company, subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 19,605,457 shares, each of which represents one vote. The shares also have equal rights in all other respects.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.observemedical.com. Aksjeeiere kan også kontakte Selskapet for å få tilsendt de aktuelle dokumentene.
Kontaktinformasjon:
Observe Medical ASA, Henrik Ibsens gate 90, 0255 Oslo, Norge Telefon: +47 41 10 43 45 E-post: [email protected]
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the CEO at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
* * * * * *
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available at the Company's webpage www.observemedical.com. Shareholders may contact the Company in order to request the documents in question on paper.
Contact information:
Observe Medical ASA, Henrik Ibsens gate 90, 0255 Oslo, Norway Phone number: +47 41 10 43 45 E-mail: [email protected] * * * * * *
Oslo, 30. april 2021 / 30 April 2021
På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of Observe Medical ASA
Vedlegg:
-
- Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på norsk
-
- Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på engelsk
Appendices:
-
- Notice of attendance and proxy form to the annual general meeting in Norwegian
-
- Notice of attendance and proxy form to the annual general meeting in English
Vedlegg 1 / Appendix 1
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ NORSK / NOTICE OF ATTENDANCE AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN NORWEGIAN
OBSERVE MEDICAL ASA PÅMELDINGSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING DEN 21. MAI 2021
Aksjeeiere som ønsker å møte på den ordinære generalforsamlingen i Observe Medical ASA den 21. mai 2021 enten selv eller ved fullmektig, bes om å fylle ut og sende denne meldingen om deltakelse per e-post til [email protected], per post til DNB Bank Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norge eller registrere den via VPS Investortjenester.
Meldingen bes sendes slik at den er kommet frem til DNB senest 20. mai 2021 kl. 10.00.
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________ _____________________________________ ___________________________________________
Undertegnede vil møte på den ordinære generalforsamlingen i Observe Medical ASA den 21. mai 2021. Undertegnede må være myndig. Dersom aksjeeieren ikke er en person, men et selskap eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges. Dessuten vil undertegnede på den ordinære generalforsamlingen representere nedennevnte aksjeeier(e) i henhold til vedlagte/separat innsendt(e) fullmakt(er):
| Aksjeeierens navn: | Aksjer (antall): |
|---|---|
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________ dato sted aksjeeierens underskrift
OBSERVE MEDICAL ASA FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING DEN 21. MAI 2021
Aksjeeiere som har sendt skjemaet "PÅMELDINGSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING DEN 21. MAI 2021" (se forrige side), og som ønsker å være representert ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen i Observe Medical ASA den 21. mai 2021, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den per e-post til [email protected], per post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norge, registrere den via VPS Investortjenester eller sørge for at fullmektigen medbringer fullmakten på generalforsamlingen.
Dersom fullmakten ikke medbringes på generalforsamlingen bes den sendes slik at den er kommet frem til DNB senest den 20. mai 2021 kl. 10.00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styrets leder Terje Bakken eller den han bemyndiger, eller
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Observe Medical ASA den 21. mai 2021. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder Terje Bakken eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | VALG AV MØTELEDER, SOM FORESLÅS PÅ GENERALFORSAMLINGEN | ||||
| 2 | VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN, SOM FORESLÅS PÅ GENERALFORSAMLINGEN |
||||
| 3 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN | ||||
| 4 | GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2020 |
||||
| 5 | STYREVALG | ||||
| 5.1 | - Terje Bakken (chairperson) | ||||
| 5.2 | - Kathrine Gamborg Andreassen | ||||
| 5.3 | - Thomas Grünfeld | ||||
| 5.4 | - Sanna Rydberg | ||||
| 6 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER | ||||
| 7 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER |
||||
| 8 | GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR FOR REGNSKAPSÅRET 2020 |
||||
| 9 | STYRETS REDEGJØRELSE OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE | ||||
| 10 | STYRETS RETNINGSLINJER FOR FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER |
||||
| 11 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL OPSJONS- OG INVESTERINGSPROGRAM |
||||
| 12 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN FOR Å FINANSIERE VIDERE VEKST |
Aksjeeierens navn og adresse:_________________________________________________________________________
(vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________
dato sted aksjeeierens underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
Vedlegg 2 / Appendix 2
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ ENGELSK / NOTICE OF ATTENDANCE AND PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN ENGLISH
OBSERVE MEDICAL ASA NOTICE OF ATTENDANCE TO THE ANNUAL GENERAL MEETING ON 21 MAY 2021
Shareholders who wish to attend the annual general meeting of Observe Medical ASA to be held on 21 May 2021 in person or by a proxy are requested to complete and return this notice of attendance per e-mail to [email protected] or by ordinary mail to DNB Bank ASA Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norge.
The form should be received by DNB no later than on 20 May 2021 at 10:00 hours (CEST).
The undersigned wishes to attend the annual general meeting of Observe Medical ASA on 21 May 2021. The registration form must be signed by a person of legal age. If the shareholder is a legal entity, please attach the shareholders' certificate of registration and power of attorney if applicable. Furthermore, the undersigned shareholder is authorised to attend and vote at the annual general meeting on behalf of the below listed shareholder(s) in accordance with the enclosed/separately returned power(s) of attorney/proxy form(s):
| Name of shareholder: | Shares (number): |
|---|---|
| _______ _______ | |
| _____ ______ __________ _______ |
|
| _______ _______ | |
| The shareholder's name and address: ________ (please use capital letters) |
|
| _____ | _ _______ |
Date Place Shareholder's signature
OBSERVE MEDICAL ASA PROXY FORM TO THE ANNUAL GENERAL MEETING ON 21 MAY 2021
Shareholders who have sent the form "NOTICE OF ATTENDANCE AT THE ANNUAL GENERAL MEETING ON 21 MAY 2021" (see the previous page), and who wish to authorise another person to act on his or her behalf at the annual general meeting on 21 May 2021, must complete this proxy form and return it per e-mail to [email protected], by ordinary mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway, arrange for it to be registered via VPS Investor Services or arrange for the attorney to bring this proxy form at the general meeting.
If the proxy form is not submitted at the general meeting, it should be received by DNB no later than on 20 May 2021 at 10:00 hours (CEST).
The undersigned hereby grants (please tick):
The chairperson of the board Terje Bakken, or the person he appoints, or
Name of attorney (please use capital letters)
__________________________________________
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Observe Medical ASA to be held on 21 May 2021. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors Terje Bakken or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Item | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 2 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR OF THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 3 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA | ||||
| 4 | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020 |
||||
| 5 | ELECTION OF BOARD MEMBERS | ||||
| 5.1 | - Terje Bakken (chairperson) | ||||
| 5.2 | - Kathrine Gamborg Andreassen | ||||
| 5.3 | - Thomas Grünfeld | ||||
| 5.4 | - Sanna Rydberg | ||||
| 6 | DETERMINATION OF COMPENSATION PAYABLE TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS |
||||
| 7 | DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
||||
| 8 | APPROVAL OF REMUNERATION TO THE AUDITOR FOR THE FINANCIAL YEAR 2020 |
||||
| 9 | THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE | ||||
| 10 | THE BOARD OF DIRECTORS' GUIDELINES ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL |
||||
| 11 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH OPTION AND INVESTMENT PROGRAMMES |
||||
| 12 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH |
The shareholder's name and address: ______________________________________ (please use capital letters)
Date Place Shareholder's signature
If the shareholder is a legal entity, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
___________ __________ _____________________________