NTT System S.A. — AGM Information 2017

Apr 24, 2017

OGŁOSZENIE ZARZĄDU VIGO SYSTEM SPÓŁKA AKCYJNA Z SIEDZIBĄ W OŻAROWIE MAZOWIECKIM O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA NA DZIEŃ 24 MAJA 2017 ROKU

Zarząd VIGO System Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim przy ul. Poznańskiej 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113394, NIP 527-020-73-40, REGON 010265179, o kapitale zakładowym: 729.000,00 złotych w całości opłaconym (dalej "Spółka"), działając na podstawie art. 395 § 1, art. 399 § 1, art. 402¹ i art. 402² Kodeksu spółek handlowych (dalej "ksh"), zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki (dalej "Walne Zgromadzenie").

1 DATA, GODZINA I MIEJSCE WALNEGO ZGROMADZENIA ORAZ SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD

Zarząd Spółki zwołuje Walne Zgromadzenie na dzień 24 maja 2017 roku, na godzinę 10.00, w siedzibie Spółki w Ożarowie Mazowieckim przy ul. Poznańskiej 129/133, z następującym porządkiem obrad:

• 1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Komisji Skrutacyjnej.
• 1. Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2016 oraz sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2016, jak też wniosku Zarządu co do podziału zysku za rok obrotowy 2016 oraz wypłaty dywidendy.
• 1. Rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej za rok obrotowy 2016 uwzględniającego ocenę sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2016 oraz sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2016 w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, a także wniosku Zarządu co do podziału zysku za rok obrotowy 2016 oraz wypłaty dywidendy, zgodnego z wymogami Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2016.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2016.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki za rok obrotowy 2016.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za rok obrotowy 2016 i wypłaty dywidendy.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Zarządu Spółki, którzy pełnili funkcje w roku obrotowym 2016.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Rady Nadzorczej Spółki, którzy pełnili funkcje w roku obrotowym 2016.
• 1. Zamknięcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

2 OPIS PROCEDUR DOTYCZĄCYCH UCZESTNICZENIA W WALNYM ZGROMADZENIU I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU

2.1 Informacja o prawie Akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie Akcjonariusza lub Akcjonariuszy powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż do dnia 3 maja 2017 roku włącznie. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.

Żądanie może zostać złożone w formie pisemnej na adres: Zarząd VIGO System S.A., ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki, lub w postaci elektronicznej (e-mail) poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mail: wza@vigo.com.pl.

Akcjonariusz lub Akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad powinni przedstawić, wraz z żądaniem, dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia, w szczególności:

(1) świadectwo depozytowe lub zaświadczenie wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, potwierdzające, że jego adresat jest Akcjonariuszem Spółki i posiada odpowiednią liczbę akcji na dzień złożenia żądania,

(2) w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,

(3) w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby występującej w imieniu Akcjonariusza do reprezentowania Akcjonariusza,

(4) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika – kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza, oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy Akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone w postaci właściwej dla formy żądania (w przypadku formy elektronicznej – skany dokumentów w formacie PDF). Spółka może podjąć działania służące identyfikacji Akcjonariusza lub Akcjonariuszy w celu weryfikacji przysługujących im uprawnień.

Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż w dniu 6 maja 2017 roku, ogłosi zmiany w porządku obrad wprowadzone na żądanie Akcjonariusza lub Akcjonariuszy. Ogłoszenie nowego porządku obrad zostanie umieszczone na stronie internetowej Spółki http://www.vigo.com.pl/relacje-inwestorskie/wza/wza2017 oraz opublikowane w formie raportu bieżącego.

2.2 Informacja o prawie Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą, przed terminem Walnego Zgromadzenia, zgłaszać Spółce w formie pisemnej (na adres: Zarząd VIGO System S.A., ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki) lub w postaci elektronicznej (poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mail: wza@vigo.com.pl), projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Akcjonariusz lub Akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, muszą przedstawić, wraz z wnioskiem o zgłoszenie, dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do zgłoszenia projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad Walnego Zgromadzenia, w sposób określony w punkcie 2.1 powyżej.

Zarząd Spółki niezwłocznie ogłosi projekty uchwał na stronie internetowej Spółki http://www.vigo.com.pl/relacje-inwestorskie/wza/wza2017.

2.3 Informacja o prawie Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia

Każdy z Akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

2.4 Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobie zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika

Akcjonariusze mogą uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu

osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego Akcjonariusza. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

Jeżeli pełnomocnikiem Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu jest Członek Zarządu, Członek Rady Nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, udzielone mu pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji Akcjonariusza tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić Akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest w takim wypadku wyłączone. Pełnomocnik taki głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Akcjonariusza.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu musi być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej.

Pełnomocnictwo sporządzone w języku obcym powinno być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa na piśmie, jego oryginał powinien być złożony w Spółce przed Walnym Zgromadzeniem. Ponadto, pełnomocnik przy sporządzaniu listy obecności powinien okazać dowód osobisty, paszport lub inny dokument pozwalający na ustalenie jego tożsamości. W przypadku gdy Akcjonariusz nie jest osobą fizyczną, prawo do jego reprezentowania powinno wynikać z okazanego przez pełnomocnika przy sporządzaniu listy obecności odpisu z rejestru właściwego dla Akcjonariusza, ewentualnie ciągu pełnomocnictw oraz odpisu z właściwego rejestru. Ponadto, gdy umocowanie osoby udzielającej pełnomocnictwa w imieniu Akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną nie wynika z odpisu z właściwego dla danego Akcjonariusza rejestru, powinno ono wynikać z uchwały właściwego organu tego Akcjonariusza umocowującej do działania (złożonej przez pełnomocnika wraz z dokumentem pełnomocnictwa).

Akcjonariusz może udzielić pełnomocnictwa do udziału w Walnym Zgromadzeniu w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Akcjonariusz powinien zawiadomić Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej poprzez przesłanie stosownego zawiadomienia na adres e-mail Spółki: wza@vigo.com.pl. Akcjonariusz może przesłać zawiadomienie z wykorzystaniem dostępnego na stronie internetowej Spółki formularza "Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej". Wraz z przedmiotowym zawiadomieniem Akcjonariusz powinien dostarczyć Spółce przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przesyłając wiadomość elektroniczną na adres e-mail: wza@vigo.com.pl, tekst udzielonego pełnomocnictwa oraz kopie dokumentów potwierdzających prawidłowość udzielonego pełnomocnictwa, jak również tożsamość Akcjonariusza oraz pełnomocnika (skany w formacie PDF), w szczególności:

(1) w przypadku Akcjonariusza lub pełnomocnika będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość Akcjonariusza lub pełnomocnika,

(2) w przypadku Akcjonariusza lub pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru, ewentualnie ciągu pełnomocnictw oraz odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania Akcjonariusza lub pełnomocnika.

Spółka podejmie odpowiednie działania służące identyfikacji Akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja ta polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej skierowanym do Akcjonariusza lub pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu.

Pełnomocnik, któremu udzielono pełnomocnictwa w postaci elektronicznej obowiązany jest przedłożyć przy sporządzaniu listy obecności na Walnym Zgromadzeniu dokumenty służące jego identyfikacji. W razie ich nie przedstawienia pełnomocnik Akcjonariusza może nie zostać dopuszczony do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zostać dostarczone Spółce najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień Walnego Zgromadzenia, tj. najpóźniej w dniu 23 maja 2017 roku.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do odwołania udzielonego pełnomocnictwa. Zawiadomienie o udzieleniu lub odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.

Wzór formularza pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, zawierający dane określone w art. 402³ § 3 ksh, jest dostępny na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.vigo.com.pl/relacje-inwestorskie/wza/wza2017 od dnia ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.

2.5 Informacja o możliwości i sposobie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka nie przewiduje obecnie możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

2.6 Informacja o sposobie wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka nie przewiduje obecnie możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

2.7 Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka nie przewiduje obecnie możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

3 DZIEŃ REJESTRACJI UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU

Na podstawie art. 406¹ § 1 ksh dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przypada na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia. Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu jest dzień 8 maja 2017 roku.

4 INFORMACJA O PRAWIE UCZESTNICZENIA W WALNYM ZGROMADZENIU

Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, to jest w dniu 8 maja 2017 roku, które ponadto nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, tj. w terminie pomiędzy dniem 25 kwietnia 2017 roku a dniem 9 maja 2017 roku, zgłoszą podmiotowi prowadzącemu rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406³ § 3 ksh, to jest:

1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia,

• 2) liczbę akcji,
• 3) rodzaj i kod akcji,
• 4) firmę (nazwę), siedzibę i adres spółki publicznej, która wyemitowała akcje,
• 5) wartość nominalną akcji,
• 6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji,
• 7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji,
• 8) cel wystawienia zaświadczenia,
• 9) datę i miejsce wystawienia zaświadczenia,
• 10) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.

Spółka ustala listę Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu przekazanego jej przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych, a sporządzonego na podstawie wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Rekomenduje się Akcjonariuszom zabranie wyżej wymienionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na Walne Zgromadzenie.

Lista Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w celu jej przeglądania w siedzibie Spółki w Ożarowie Mazowieckim przy ul. Poznańskiej 129/133 na trzy dni powszednie przed dniem odbycia Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 19 oraz 22 i 23 maja 2017 roku, w godzinach od 8.00 do 16.00, w pokoju nr 11 budynku administracyjnego (budynek B). Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy Akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który powinna zostać wysłana lista. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres email: wza@vigo.com.pl. Przy żądaniu udostępnienia do wglądu

lub przesłania listy Akcjonariuszy, Akcjonariusz zobowiązany jest wykazać swoją tożsamość oraz swój status jako Akcjonariusza Spółki w sposób analogiczny do punktu 2.4 powyżej.

5 MOŻLIWOŚĆ UZYSKANIA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH WALNEGO ZGROMADZENIA

Pełna dokumentacja, która ma zostać przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu, wraz z projektami uchwał oraz informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia zamieszczone będą na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.vigo.com.pl/relacjeinwestorskie/wza/wza2017 od dnia ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.

Akcjonariusz uprawniony do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać, w formie papierowej, pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał lub uwagi Zarządu bądź Rady Nadzorczej, w siedzibie Spółki przy ul. Poznańskiej 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki, od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00.

6 ADRES STRONY INTERNETOWEJ, NA KTÓREJ BĘDĄ UDOSTĘPNIONE INFORMACJE DOTYCZĄCE WALNEGO ZGROAMDZENIA

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia dostępne są na stronie internetowej http://www.vigo.com.pl/ w zakładce "Relacje inwestorskie" → "Walne Zgromadzenia" → "2017".