AI assistant
NEXT Biometrics Group ASA — Proxy Solicitation & Information Statement 2016
Jan 8, 2016
3671_iss_2016-01-08_c1a8d75b-810c-4438-83e3-e9801d09fc36.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
OFFICE TRANSLATION
INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING
Ekstraordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA, org nr 982 904 420 ("Selskapet"), holdes i lokalene til:
Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Brita Eilertsen.
- 2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
- 3. VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
4. VALG AV NYTT STYRE 4. BOARD ELECTION
Selskapets nåværende valgkomité ble valgt på ekstraordinær generalforsamling 2. november 2015, og har i etterkant av dette vurdert sammensetningen av Selskapets styre. Styret består i dag av i alt åtte medlemmer, noe som etter valgkomitéens oppfatning er uhensiktsmessig mange medlemmer. På denne bakgrunn har valgkomitéen innstilt på at generalforsamlingen velger et nytt styre bestående av fem medlemmer fra dagens styre. Det er foreslått at følgende velges som nytt styre for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2017:
Brita Eilertsen (styreleder) Svenn-Tore Larsen Inger Berg Ørstavik Ketil Fridheim Emanuel Lang
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
An extraordinary general meeting of NEXT Biometrics Group ASA, org no 982 904 420 (the "Company"), is held at the premises of:
Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo
1 februar 2016 kl. 12.00 1 February 2016 at 1200 hours (CET)
The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors, Brita Eilertsen.
Styret foreslår følgende dagsorden: The board of directors proposes the following agenda:
1. VALG AV MØTELEDER 1. ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING
- 2. APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA
- 3. ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
The Company's current nomination committee was appointed at the extraordinary general meeting held on 2 November 2015, and has since been assessing the composition of the Company's board of directors. The board of directors currently consists of eight members, a number that the nominations committee considers to be unserviceable high. Based on this, the nomination committee has proposed that the general meeting elects a new board of directors consisting of five members from the current board of directors. It is proposed that the following persons are elected as the new board of directors for the period until the annual general meeting in 2017:
Brita Eilertsen (chairperson) Svenn-Tore Larsen Inger Berg Ørstavik Ketil Fridheim Emanuel Lang
Valgkomitéens innstilling følger vedlagt denne innkallingen.
The proposal from the nomination committee is enclosed this notice.
****
Aksjonærer som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com), til Selskapets kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, til den postadresse, telefaks eller e-postadresse som fremgår av skjemaet innen 27. januar 2016 kl 15.00.
Aksjonærer som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres i generalforsamlingen eller sendes til Selskapet v/kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, pr post eller telefaks innen den 29. januar 2016 kl. 15.00 på den angitte adresse.
NEXT Biometrics Group ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt 13 473 515 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
En aksjonær har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne
Shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) are requested to give notice by sending the enclosed registration form (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com) to the Company's securities account manager DNB Bank ASA, Verdipapirservice, at the postal address, fax number or email address set out in the form within 27 January 2016 at 15.00 hours (CET).
Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com). If desirable, proxy may be given to the chairman of the board of directors. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company, attn.: the Company's securities account manager, DNB Bank ASA, Verdipapirservice, by mail or facsimile within 29 January 2016 at 15.00 hours (CET) to the specified address.
NEXT Biometrics Group ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 13,473,515 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
A shareholder has the right to put forward proposals for resolutions in matters on the agenda and to require that the members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting give available information regarding matters which may influence the assessment of (i) matters which are submitted to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial position, including operations in other companies the Company participates in, and other matters which are to be resolved by the general meeting, unless the requested information cannot be given without disproportionate damage for the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed
innkallingen, forslag til beslutninger for poster på den foreslåtte dagsordenen, samt selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Aksjonærer kan kontakte Selskapet pr post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: NEXT Biometrics Group ASA, Postboks 1656 Vika, 0120 Oslo, e-post: [email protected].
resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's articles of association, are available on the Company's website www.nextbiometrics.com. Shareholders may contact the Company by mail or e-mail in order to request the documents in question on paper. Address: NEXT Biometrics Group ASA, P.O. Box 1656 Vika, N-0120 Oslo, Norway, email: [email protected].
****
Oslo, 8. januar 2016
På vegne av styret i Next Biometrics Group ASA
__________sign__________ Brita Eilertsen (styrets leder)
Vedlegg: Appendices: Skjema for påmelding og fullmakt til generalforsamlingen er vedlagt. Skjema for påmelding og fullmakt er også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Registration form and proxy to the general meeting are enclosed. The registration form and proxy are also available at the Company's website www.nextbiometrics.com. Innstilling fra valgkomitéen Proposal from the nomination committee
RECOMMENDATION BY THE NOMINATION COMMITTEE OF
NEXT BIOMETRICS GROUP ASA
TO
THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING TO BE HELD ON 1 FEBRUARY 2016
1 PRESENTATION OF THE WORK OF THE NOMINATION COMMITTEE
The nomination committee of Next Biometrics Group ASA (the "Company") was elected at an extraordinary general meeting on 2 November 2015 and consists of Chairman Mr. Odd Harald Hauge and Mr. Haakon Sæter. The nomination committee has since its appointment been reviewing the composition of the board of directors with a view to ensure that the board of directors has an optimal composition.
In addition to meetings held with the nomination committee, the committee has been in contact with the Company's management, the chairperson of the board, board members and some of the largest shareholders in the Company. Information obtained from these contacts has formed the basis for a specification of the desired profile of the board of directors and board members.
There has been a broad consensus amongst the parties that the nomination committee has been in contact with that each of the current board members has contributed in a good way to the business of the Company, but that the board of directors has consisted of more members than what is necessary and efficient. To this end, the committee's work has been focused on striking the right balance between number of members, experience and independence.
2 PROPOSAL
The nomination committee proposes that the extraordinary general meeting resolves to elect a new board of directors consisting of five members from the current board of directors. The number of board members will thus be reduced from eight to five, in order for the board to operate more efficiently. The new board of directors will also reflect recent changes regarding major shareholders.
The nomination committee proposes that the general meeting resolves to appoint the following persons to the board of directors for the period until the annual general meeting in 2017:
Brita Eilertsen (chairperson) Sven Tore Larsen Inger Berg Ørstavik Ketil Fridheim Emanuel Lang
As all of these persons are already members of the board of directors, reference is made to the Company's annual report for 2014 and the prospectus published on 16 December 2015 for a presentation of the proposed members to the board of directors
Oslo 7 January 2016
Haakon Sæter Odd Harald Hauge
Ref no: PIN code:
Notice of Extraordinary General Meeting
An Extraordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA will be held on 1 February 2016 at 12 a.m. at Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo, Norway
If the above-mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: _________________________________________
Name of enterprise's representative (To grant a proxy, use the proxy form below)
Notice of attendance
The undersigned will attend the Extraordinary General Meeting on 1 February 2016 and vote for:
| Own shares | |
|---|---|
| Other shares in accordance with enclosed Power of Attorney | |
| A total of | Shares |
This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA no later than 3 p.m. on 27 January 2016. Notice of attendance may be sent electronically through the Company's website www.nextbiometrics.no or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by e-mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
| Place | Date | Shareholder's signature (If attending personally. To grant a proxy, use the form below) |
|---|---|---|
Proxy (without voting instructions) Ref no: PIN code:
Extraordinary General Meeting NEXT Biometrics Group ASA
This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2.
If you are unable to attend the Extraordinary General Meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in such case, the proxy will be deemed to be given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him.
The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 3 p.m. on 27 January 2016. The proxy may be sent electronically through the Company's website www.nextbiometrics.no , or through VPS Investor Services. It may also be sent by e-mail: [email protected]. Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned ___________________________ hereby grants (tick one of the two):
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA on 1 February 2016.
Place Date Shareholder's signature (Signature only when granting a proxy)
With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Extraordinary General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him.
The proxy form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 3 p.m. on 27 January 2016. It may be sent by e-mail: [email protected] /Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned: __________________________________ hereby grants (tick one of the two):
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
____________________________________
Name of proxy holder (in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA on 1 February 2016.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda Extraordinary General Meeting 2016 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Election of a person to chair the meeting | | | |
| 2. Approval of notice and the agenda | | | |
| 3. Election of a person to co-sign the minutes | | | |
| 4. Board election | | | |
| → - |
|
|---|---|
| -------- | -- |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling i Next Biometrics Group ASA avholdes 1. februar 2016 kl 12:00 i lokalene til Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo
Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: __________________________________________________
Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)
Møteseddel
Undertegnede vil delta på ekstraordinær generalforsamling den 1. februar 2016 og avgi stemme for:
| antall egne aksjer | |
|---|---|
| andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) | |
| I alt for | aksjer |
Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest 27 januar 2016 kl. 15.00.
Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.no eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: [email protected] Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
For å få tilgang til elektronisk påmelding via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor) |
||
|---|---|---|---|---|
| Fullmakt uten stemmeinstruks | Ref.nr.: | Pinkode: |
Ekstraordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2.
Dersom De selv ikke kan møte på ekstraordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.
Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 27 januar 2016 kl. 15.00.
Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.no eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss):
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme i Next Biometrics Group ASAs ekstraordinære generalforsamling 2. november 2015 for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ekstraordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.
Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 29. januar 2016 kl. 15.00. E-post: [email protected] (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss på én):
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 1 Februar 2016 for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 2016 | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | | | |
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen | | | |
| 4. Valg av nytt styret | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.