AI assistant
Immobel NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Mar 16, 2026
3964_rns_2026-03-16_04bb8920-e355-477b-8c51-0ad20658f8ad.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
IMMOBEL
SINCE 1863
VOLMACHTFORMULIER / STEMFORMULIER PER BRIEF¹ VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING
Om geldig te zijn dient uw volledig ingevulde en ondertekende volmacht of stemformulier per brief uiterlijk op vrijdag 10 april 2026 te worden overgemaakt aan Immobel NV, hetzij per email ([email protected]) hetzij per post op de zetel van de vennootschap (Anspachlaan 1, 1000 Brussel). De email of brief dient te worden vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende volmacht- of stemformulier.
Gelet op het feit dat de voorgestelde volmachtdrager potentieel onder de belangenconflictregeling van artikel 7:143, § 4 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen valt, dient u voor elk van de voorstellen tot besluit specifieke steminstructies aan te duiden. Indien geen specifieke steminstructies werden gegeven, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om voor goedkeuring van het betreffende punt te stemmen.
Wij herinneren u er bovendien aan dat het voor aandeelhouders van wie de aandelen geregistreerd zijn bij een bank of een andere financiële instelling noodzakelijk is dat de Vennootschap (zoals hierna gedefinieerd) een bewijs ontvangt via hun bank of financiële instelling dat attesteert dat de aandeelhouders op de registratiedatum houder waren van het aantal aandelen waarvoor zij hun stemrecht wensen uit te oefenen.
De ondergetekende,
Naam en voornaam / vennootschapsnaam : ……………………………………………………………………………………
adres/zetel : ……………………………………………………………………………………
Vennootschapsvorm (indien van toepassing) : ……………………………………………………………………………………
vertegenwoordigd door (in geval van een vennootschap)² : ……………………………………………………………………………………
Houder van ………………… nominatieve aandelen / gedematerialiseerde aandelen³, in volle eigendom // in naakte eigendom // in vruchtgebruik⁴, van de naamloze vennootschap “Immobel”, met zetel te 1000 Brussel, Anspachlaan 1, ingeschreven in het register van rechtspersonen onder nummer BE0405.966.675 (de “Vennootschap”), voor het totaal aantal aandelen waarmee hij/zij wenst te stemmen, doch in elk geval beperkt tot het aantal aandelen waarvan is vastgesteld dat hij/zij op de registratiedatum houder was, zijnde op 2 april 2026 om 24:00 uur (Belgische tijd),
(gelieve één van de drie vakjes aan te kruisen):
☐ stemt per brief, zoals hierna aangeduid over de punten van de agenda
¹ Schrappen wat niet past.
² Naam, voornaam(en) en hoedanigheid.
³ Gelieve onderscheid te maken per type en/of schrappen wat niet past
⁴ Schrappen wat niet past
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
☐ stelt hierbij tot bijzondere mandataris aan, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling,
Mevrouw/de heer..., aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen
☐ stelt hierbij tot bijzondere mandataris de secretaris van de jaarlijkse gewone algemene vergadering aan, aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen,
om op de jaarlijkse gewone algemene vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap die zal gehouden worden in onze kantoren, Anspachlaan 1, 1000 Brussel, op donderdag 16 april 2026 om 10u00 om te beraadslagen over de agendapunten, teneinde er te stemmen in zijn naam en voor zijn rekening in de zin als vermeld op de hiernavolgende stembedoeling.
A. STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE DE PUNTEN OP DE AGENDA VERMELD
De steminstructie van de aandeelhouder wordt aangeduid naast elk voorstel. De volmachtdrager zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden overeenkomstig de hierna vermelde steminstructies. Indien geen steminstructies werden gegeven voor (een) hierna vermeld voorstel(len) tot besluit, of, indien om welke reden ook, de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal de volmachtdrager steeds geacht worden om voor de goedkeuring van de (het) voorstel(len) tot besluit te stemmen.
In het kader van onderhavige volmacht, krijgt de volmachtdrager uitdrukkelijk de bevoegdheid en de opdracht om namens de aandeelhouder deel te nemen aan alle beraadslagingen die met dezelfde agenda zouden worden bijeengeroepen, deel te nemen aan de beraadslagingen, er het woord te voeren, vragen te stellen en er het stemrecht uit te oefenen, evenals alle akten en stukken ondertekenen, woonstkeuze doen, in de plaats stellen en in het algemeen, alles doen wat nuttig of nodig zal zijn voor de uitvoering van deze volmacht.
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
| GEWONE ALGEMENE VERGADERING – AGENDA | KEUZE VAN STEMMING | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur, respectievelijk de commissaris van en met betrekking tot de statutaire en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025. | Geen stemming vereist | ||
| 2. | Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025. | Geen stemming vereist | ||
| 3. | Voorstel om de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2025 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals vastgesteld door de raad van bestuur, met name: voorstel om het saldo van de over te dragen winst, hetzij EUR 111.139.627,02 over te dragen naar het volgende boekjaar. | JA | NEE | ONTHOUDING |
| 4. | Voorstel om kwijting te verlenen aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2025. | JA | NEE | ONTHOUDING |
| 5. | Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris KPMG Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Filip De Bock en Frederic Poesen, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2025. | JA | NEE | ONTHOUDING |
| 6. | Voorstel om het remuneratieverslag over de gedurende het boekjaar 2025 betaalde remuneraties aan de bestuurders en de leden van het uitvoerend comité, goed te keuren. | JA | NEE | ONTHOUDING |
| 7. | Voorstel om, overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, alle bepalingen, opgenomen in de volgende kredietovereenkomsten of schuldinstrumenten, die voorzien in een mogelijke vervroegde terugbetaling, en/of een onmiddellijke opschorting van het gebruik, van het krediet in geval van verandering van controle over de Vennootschap, bij afzonderlijke stemming goed te keuren en indien nodig te bekrachtigen: | |||
| - EUR 34.720.000 kredietovereenkomst tussen, onder andere, de Vennootschap als kredietnemer en BNP Paribas Fortis SA/NV als kredietverstrekker (de landbanking kredietlijn) | JA | NEE | ONTHOUDING | |
| 8. | Bestuurders. | |||
| 8.1 | Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang, F.I.C. SA, vast vertegenwoordigd door de heer Christophe TANGHE, als niet-uitvoerend niet-onafhankelijk bestuurder te benoemen. Dit mandaat zal lopen voor een nieuwe periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de Vennootschap. | JA | NEE | ONTHOUDING |
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
| 8.2 | Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, het bestuursmandaat van A.V.O. – Management BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Annick VAN OVERSTRAETEN met onmiddellijke ingang te hernieuwen als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder voor een periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030.
Gelet op haar professionele bekwaamheid en haar bijdrage aan de goede werking van de raad van bestuur en haar comités, stelt de raad van bestuur voor om het mandaat van deze bestuurder te hernieuwen. De raad van bestuur bevestigt dat zij geen aanwijzingen heeft van enig element met betrekking tot de bovenvermelde niet-uitvoerende bestuurder dat haar onafhankelijkheid zoals bedoeld in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen of de Corporate Governance Code in twijfel zou kunnen trekken. Zij heeft bovendien uitdrukkelijk verklaard dat ze geen significante zakelijke relatie onderhoudt of onderhouden heeft met de Vennootschap die haar onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen, welke stelling door de raad van bestuur wordt onderschreven. | JA | NEE | ONTHouding |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 8.3 | Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, het bestuursmandaat van A³ Management BV, vast vertegenwoordigd door de heer Marnix GALLE met onmiddellijke ingang te hernieuwen als uitvoerend bestuurder voor een periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030. | JA | NEE | ONTHouding |
| 8.4 | Voorstel van de raad van bestuur, om de vergoeding van de leden van de raad van bestuur (laatst gewijzigd door de algemene vergadering 28 mei 2020) te wijzigen, met ingang vanaf 1 januari 2026, als volgt: (i) van EUR 20.000 naar EUR 23.800 per bestuurder en (ii) van EUR 400.000 naar EUR 476.000 voor de voorzitter. De zitpenningen worden overeenkomstig pro rata gewijzigd. | JA | NEE | ONTHouding |
| 9. | Voorstel om een bijzondere volmacht te verlenen aan mevrouw Stephanie DE WILDE en mevrouw Auriane VAN LIEDEKERKE, elk individueel handelend en met macht van indeplaatsstelling, en aan het ondernemingsloket, teneinde alle nodige formaliteiten te vervullen die uit deze vergadering voortvloeien, bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het rechtspersonenregister, het ondernemingsloket en de BTW administratie en teneinde alle noodzakelijke documenten op te stellen en neer te leggen bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. | JA | NEE | ONTHouding |
| 10. | Varia | Geen stemming vereist | | |
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
B. STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE AGENDAPUNTEN EN/OF NIEUWE/ALTERNATIEVE BESLUITEN DIE LATER AAN DE AGENDA WERDEN TOEGEVOEGD
Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit op geldige wijze aan de agenda werden toegevoegd, zal de Vennootschap overeenkomstig artikel 7:130, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders dat is aangevuld met de nieuwe te behandelen onderwerpen en/of nieuwe/alternatieve besluiten die later aan de agenda werden toegevoegd opdat de volmachtgever in dit verband specifieke steminstructies aan de volmachtdrager kan geven.
Volmachten die voorafgaandelijk zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.
De volgende steminstructies zullen daarom enkel van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de volmachtdrager werden gestuurd na de datum van deze volmacht.
- Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda van de gewone algemene vergadering, dan zal de volmachtdrager (gelieve één van de twee vakjes aan te duiden) :
☐ zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit
☐ stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdende met de belangen van de aandeelhouder.
Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de volmachtdrager zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.
In geval van een belangenconflict, zal de volmachtdrager zich altijd moeten onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
- Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot bestaande punten op de agenda, dan zal de volmachtdrager (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
☐ zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder A.)
☐ stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdende met de belangen van de aandeelhouder.
Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de volmachtdrager zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de volmachtdrager stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder A.).
De volmachtdrager kan echter, tijdens de vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder A.) indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou schaden. Indien de volmachtdrager gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de volmachtgever daarvan in kennis te stellen.
In geval van een belangenconflict, zal de volmachtdrager zich altijd moeten onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.
Belangrijke mededelingen
Om rechtsgeldig te zijn moet dit formulier van stemming per brief/ van volmacht uiterlijk op 10 april 2026 worden teruggestuurd aan de Vennootschap, met alle mogelijke middelen, met in begrip van een e-mail met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende formulier.
Aandeelhouders van de Vennootschap die wensen te stemmen per brief/ zich wensen te laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering moeten bovendien voldoen aan de registratie- en bevestigingsprocedure voorzien in artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en artikel 29 van de statuten van de Vennootschap en zoals beschreven in de oproeping tot de gewone algemene vergadering.
De stemming per brief is onherroepelijk. Het blijft geldig (a) voor de opeenvolgende algemene vergaderingen die worden bijeengeroepen met dezelfde dagorde en (b) voor de onderwerpen die hij bestrijkt, ingeval een vervolledigde agenda conform artikel 7:130 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen wordt gepubliceerd na verzending door de aandeelhouder of zijn vertegenwoordiger van huidig formulier van stemming per brief op bovenvermeld adres. Aandeelhouders die per brief hebben gestemd mogen de algemene vergadering bijwonen maar noch persoonlijk noch bij volmacht stemmen.
De Vennootschap behoudt zich het recht voor om geen rekening te houden met de documenten die niet juist of onvolledig ingevuld zijn.
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
IMMOBEL
SINCE 1863
Gedaan te: ...
Op: ...
...
door⁵:
OF
Gedaan te: ...
Op: ...
...
vertegenwoordigd door⁶:
Naam: ...
Titel: ...
Naam: ...
Titel: ...
Rechtspersonen moeten de naam, voorna(a)m(en) en hoedanigheid van de natuurlijk(e) persoon(en) vermelden die dit volmachtformulier voor hun rekening onderteken(t)(en). Indien de ondergetekende geen natuurlijk persoon is die dit formulier zelf ondertekent, verklaart en garandeert de ondertekenaar hierbij aan de Vennootschap dat hij/zij ten volle gemachtigd is dit formulier te ondertekenen voor rekening van de ondergetekende.
⁵ Te vervolledigen indien deze volmacht wordt ondertekend door een natuurlijke persoon-aandeelhouder.
⁶ Te vervolledigen indien deze volmacht wordt ondertekend door een rechtspersoon-aandeelhouder.
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com