Hvidbjerg Bank — Proxy Solicitation & Information Statement 2017

Feb 22, 2017

Generalforsamling

Hvidbjerg Bank A/S afholder ordinær generalforsamling
onsdag, den 22. marts 2017, kl. 17.30 i
Midtpunktet, Rughavevej 5, 7790 Thyholm.

Bestyrelsen for Hvidbjerg Bank A/S indkalder herved til ordinær generalforsamling med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om bankens virksomhed i det forløbne år.
3. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse.
4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport.
5. Valg af medlemmer til repræsentantskabet.
   På valg er: Flemming B. Olesen, Tom Mortensen, Ane Marie Søndergaard, Helle T. Lauridsen og Lars Ismiris.
6. Valg af revisor.
   Bestyrelsen foreslår genvalg af PWC statsautoriseret revisionspartnerselskab i overensstemmelse med revisionsudvalgets indstilling. Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt nogen aftale med en tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer.
7. Eventuelle forslag fra bestyrelsen eller aktionærerne.

Bestyrelsen foreslår bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier.
Bestyrelsen bemyndiges til – indtil næste ordinære generalforsamling – indenfor gældende lovgivning – at lade banken erhverve egne aktier indenfor en samlet pålydende værdi af 10 % af bankens aktiekapital. Vederlaget må ikke afvige fra den på erhvervelsestidspunktet gældende børskurs med mere end 10 %.

Bestyrelsen foreslår godkendelse af lønpolitik for Hvidbjerg Bank A/S.

1. Eventuelt.

Hvidbjerg Bank www.hvidbjergbank.dk

---

Bestyrelsen vælger dirigenten, jf. vedtægternes § 9.

Efter generalforsamlingen vil banken som sædvanlig være vært ved et let traktement.

Yderligere oplysninger om generalforsamlingen, herunder indkaldelsen, det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, løn- og vederlagspolitikken, dagsordenen med de fuldstændige forslag, kandidatliste for valg af medlemmer til repræsentantskabet, selskabets reviderede årsrapport for 2016, fuldmagtsblanket samt blanket til brevstemmer er tilgængelige på hjemmesiden www.hvidbjergbank.dk.

I henhold til vedtægternes § 10 skal aktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen, bestille adgangskort på bankens hjemmeside, senest den 17. marts 2017. Tidligere blev adgangskortet fremsendt med post, men nu fremsendes adgangskortet elektronisk i forbindelse med tilmelding. Stemmekortet udleveres på generalforsamlingen.

Selskabets aktiekapital udgør nominelt kr. 33.603.160 fordelt på aktier à kr. 20. Enhver aktionær har kun én (1) stemme, uagtet hvor mange aktier aktionæren ejer. Registreringsdatoen er onsdag den 15. marts 2017. En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen og til at afgive stemme fastsættes i forhold til de aktier, aktionæren besidder på registreringsdatoen. De aktier, aktionæren besidder, opgøres på registreringsdatoen på baggrund af noteringen af aktionærens ejerforhold i ejerbogen samt meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indførelse i ejerbogen. Deltagelse er endvidere betinget af, at aktionæren har løst adgangskort som beskrevet ovenfor.

Aktionærer har mulighed for at afgive fuldmagt senest fredag den 17. marts 2017. Fuldmagtsblanket kan hentes via hjemmesiden www.hvidbjergbank.dk. Den underskrevne fuldmagtsblanket sendes pr. brev eller mail til den adresse, der fremgår af blanketten.

Aktionærer kan stemme skriftligt ved brev. Brevstemmeblanket kan hentes via hjemmesiden www.hvidbjergbank.dk. Brevstemmen skal være modtaget på den adresse der fremgår af blanketten, senest den 21. marts 2017.

Aktionærer kan frem til datoen for generalforsamlingen stille spørgsmål til dagsorden eller dokumenter m.v. til brug for generalforsamlingen ved skriftlig henvendelse til banken.

Der er ligeledes mulighed for at stille spørgsmål på selve generalforsamlingen. Bankens årsrapport er de sidste 3 uger før generalforsamlingen tilgængelig på bankens hjemmeside.

På bestyrelsens vegne

Knud Steffensen
Bestyrelsesformand

Hvidbjerg Bank
www.hvidbjergbank.dk