AI assistant
Hexagon Composites — AGM Information 2021
Apr 7, 2021
3619_rns_2021-04-07_e6ce9dc4-ef61-44f3-9c9a-0f4fdf46c5ee.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

| Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: | To the shareholders of Hexagon Composites ASA: | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| INNKALLING | ||||||
| TIL | NOTICE OF |
|||||
| ORDINÆR GENERALFORSAMLING |
ANNUAL GENERAL MEETING |
|||||
| I | IN | |||||
| HEXAGON COMPOSITES ASA |
HEXAGON COMPOSITES ASA |
|||||
| (Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.) |
(This notice has been prepared both in the Norwegian and the English language. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.) |
|||||
| Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA ("Selskapet"): |
The Board of Directors hereby gives notice of the Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA (the "Company"): |
|||||
| Tid: | Onsdag 28. april 2021 kl. 12:30 | Time: Wednesday 28 April 2021 at 12:30 (CET) |
||||
| Sted: | Selskapets lokaler i Korsegata 4B, N‐6002 Ålesund, Norge |
Place: The Company`s office at Korsegata 4B, N‐6002 Aalesund, Norway |
||||
| På grunn av reise‐ og møterestriksjoner knyttettil Covid 19 bes aksjonærene avgi sine stemmer gjennom innsendelse av fullmaktsskjema i forkant av generalforsamlingen og ikke møte opp personlig. |
Due to travel and meeting restrictions related to Covid 19, shareholders are requested to vote through submission of proxy forms prior to the general meeting and not to attend the meeting in person. |
|||||
| Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også tilgjengelig på Selskapets internettsider: www.hexagongroup.com. |
This notice and the accompanying documents may also be found at the Company's web pages: www.hexagongroup.com. |
|||||
| Styret har foreslått følgende dagsorden: | The Board has proposed the following agenda: | |||||
| 1. | ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER OG REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE OG FULLMAKTER |
1. | OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF THE BOARD AND REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS AND PROXIES |
|||
| (Ingen avstemning.) | (No voting.) | |||||
| 2. | VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å SIGNERE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER |
2. | ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING AND ONE PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR |
|||
| Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk, velges som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder. |
The Board of Directors proposes that the Chair of the Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of the meeting, and that the chairperson suggests a person to co‐ sign the minutes together with the chairperson of the meeting. |
|||||
| 3. | GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN | 3. | APPROVAL OF THE NOTICE OF THE MEETING AND THE AGENDA |
|||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||||
| "Innkalling og dagsorden ble godkjent." | "The notice of the meeting and the agenda were approved." |
| 4. | GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2020 |
4. | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2020 |
|---|---|---|---|
| Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2020, herunder konsernregnskap og årsberetning samt revisors beretning er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. |
The Company's annual accounts for the financial year 2020, including the group's annual accounts and the Board's report, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. |
||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Ӂrsregnskap og årsberetning for 2020 for Hexagon Composites ASA ble godkjent. |
"The annual accounts and the directors' report for 2020 for Hexagon Composites ASA were approved. |
||
| 5. | STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING | 5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE |
|
| I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3‐3b har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring (eierstyring og selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5‐6 (5) skal generalforsamlingen behandle denne redegjørelsen. |
In accordance with the Accounting Act Section 3‐3b, the Board has prepared a statement on principles and practises with regard to corporate governance. Pursuant to Section 5‐6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider this statement. |
||
| Redegjørelsen for foretaksstyring er inntatt i årsrapporten, som er tilgjengelig på Selskapets internettsider: www.hexagongroup.com. |
The statement on corporate governance is included in the Annual Report, which may be found at the Company's web pages: www.hexagongroup.com. |
||
| Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen. |
The statement is not subject to the general meeting's vote. | ||
| 6. | STYRETS RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE |
6. | THE BOARD'S GUIDELINES ON STIPULATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT |
| Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6‐16a utarbeidet retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Retningslinjene er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år. |
The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6‐16a, prepared guidelines regarding stipulation of salary and other compensation for executive management. The guidelines are made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The guidelines shall be considered and approved by the general meeting upon any material changes and at least every fourth year. |
||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution: |
||
| "Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes." |
"The Board of directors' guidelines on determination of salary and other remuneration to the CEO and other members of the executive management are approved." |
| 7. | GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV STYRET |
7. | APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS |
||
|---|---|---|---|---|---|
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows: |
||||
| "Styrehonorar: Styrehonorar for regnskapsåret 2020 utbetales som følger: |
"The Board of Directors' remuneration: The Board of Directors' remuneration for the financial year 2020 is payable as follows: |
||||
| ‐ Styrets leder: NOK 600 000. ‐ Styrets nestleder: NOK 350 000. ‐ Styremedlemmer: NOK 300 000. |
‐ Chair of the Board: NOK 600 000. ‐ Deputy Chair: NOK 350 000. ‐ Board Members: NOK 300 000. |
||||
| Styreutvalg: Honorarer til medlemmer av styreutvalg for regnskapsåret 2020: |
The Board's Committees: The Board's Committees' remuneration for the financial year 2020: |
||||
| ‐ Ledere av styreutvalg: NOK 60 000. ‐ Utvalgsmedlemmer: NOK 40 000. |
‐ Chair of the Board's Committees: NOK 60 000. ‐ Committee Members: NOK 40 000. |
||||
| 8. | GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITEEN |
8. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
|||
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen: |
The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows, cf. the recommendation from the Nomination Committee: |
||||
| "Valgkomiteens godtgjørelse for regnskapsåret 2020 fastsettes til følgende: |
"The remuneration to the Nomination Committee for the financial year of 2020 is set at: |
||||
| ‐ Leder: NOK 60 000. ‐ Medlemmer: NOK 40 000." |
‐ Chair: NOK 60 000. ‐ Members: NOK 40 000." |
||||
| 9. | GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR | 9. | APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEES | ||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||||
| "Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret 2020 etter regning." |
"The general meeting approves the auditor's fees in accordance with invoice for audit and audit related services for the financial year 2020 in accordance with invoice." |
||||
| 10. VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET | 10. BOARD ELECTION | ||||
| Selskapets styre er i dag sammensatt som følger: | The Board currently consists of the following: | ||||
| ‐ Knut Trygve Flakk, styreleder. ‐ Kristine Landmark, nestleder. ‐ Katsunori Mori, styremedlem. ‐ Hans Peter Havdal, styremedlem. ‐ Liv Astri Hovem, styremedlem. |
‐ Knut Trygve Flakk, Chair of the Board. ‐ Kristine Landmark, Deputy Chair. ‐ Katsunori Mori, Board Member. ‐ Hans Peter Havdal, Board Member. ‐ Liv Astri Hovem, Board Member. |
| Følgende styremedlemmer er på valg: | The following Board members are up for election: | |
|---|---|---|
| ‐ Knut Trygve Flakk, styreleder. ‐ Kristine Landmark, nestleder. |
‐ Knut Trygve Flakk, Chair of the Board. ‐ Kristine Landmark, Deputy Chair. |
|
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. |
The Nomination Committee's recommendation is available available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. |
|
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows: |
|
| "Knut Trygve Flakk gjenvelges som styreleder for periode på 2 år." |
"Knut Trygve Flakk is re‐elected as Chair of the Board for a period of 2 years." |
|
| "Kristine Landmark gjenvelges som nestleder i styret for periode på 2 år." |
"Kristine Landmark is re‐elected as Deputy Chair for a period of 2 years." |
|
| 11. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN | 11. NOMINATION COMMITTEE ELECTION | |
| Selskapet har i dag følgende sammensetning av valgkomiteen: |
The Company has at present the following Nomination Committee: |
|
| ‐ Walter Hafslo Qvam, leder. ‐ Leif Arne Langøy, medlem. ‐ Knut Trygve Flakk, medlem. |
‐ Walter Hafslo Qvam, Chair. ‐ Leif Arne Langøy, Member. ‐ Knut Trygve Flakk, Member. |
|
| Følgende medlemmer av valgkomiteen er på valg: | The following committee members are up for election: | |
| ‐ Walter Hafslo Qvam, leder, og ‐ Knut Trygve Flakk, medlem. |
‐ Walter Hafslo Qvam, Chair, and ‐ Knut Trygve Flakk, member. |
|
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows: |
|
| "Walter Hafslo Qvam gjenvelges som leder av valgkomiteen for en periode på 2 år. Knut Trygve Flakk gjenvelges som medlem av komiteen for samme periode." |
"Walter Hafslo Qvam is re‐elected as Chair of the Nomination Committee for a period of 2 years. Knut Trygve Flakk is re‐elected as member of the committee for the same period." |
|
| 12. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN |
12. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL | |
| Styret ble på ordinær generalforsamling i 2020 gitt fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital for generelle selskapsformål, samt tilknyttet incentivordninger til Selskapets ansatte. Denne fullmakten utløper ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være |
At the annual general meeting in 2020, the Board was granted the authorization to increase the Company's share capital for general corporate purposes, and in connection with incentive schemes for employees. This authorization will expire at the conclusion of the annual general meeting. The Board considers it beneficial to continue to be able to issue shares in situations where this is considered to be in the Company's and the |
shareholders' best interests, including to fulfil obligations towards employees under incentive programs, and
kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, herunderfor å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer.
Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styret gis fullmakttil å øke aksjekapitalen med inntil NOK 2,016,195 gjennom en eller flere aksjekapitalutvidelser.
Fullmakten skal kunne anvendes for et eller flere av følgende formål:
- (i) incentivordninger til Selskapets ansatte, og/eller
- (ii) For generelle selskapsformål, herunder investeringer, oppkjøp og fusjoner.
Styret skal fastsette tegningsvilkårene og øvrige vilkår.
Styrets beslutning om kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten er betinget av et enstemmig styrevedtak. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6‐17 (2).
Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av styret i forbindelse med utstedelser etter denne fullmakten.
Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022.
Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmaktertil å utstede aksjer."
13. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER
I henhold til allmennaksjeloven § 9‐4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital. Egne aksjer ervervet av Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares.
On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The Board is granted the authority to increase the share capital by up to NOK 2,016,195 in one or more issuances.
The authorization may be used for one or more of the following purposes:
- (i) Incentive arrangements for the Company's employees, and/or
- (ii) For general corporate purposes, including investments, merger and acquisitions.
The Board shall determine the subscription terms and other conditions.
The Board's decision to increase the share capital according to the proxy must be unanimous. The authorization comprises capital increase by non‐cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6‐17 (2).
Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.
The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2022, though no longer than until 30 June 2022.
This proxy replaces all previous board authorisations to issue shares."
13. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES
According to the Public Limited Companies Act Section 9‐4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.a. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the annual general meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.
The Board proposes that the General Meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the Company's registered share capital. Treasury shares obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (iii) for the purpose of sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:
- (i) For aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte,
- (ii) For erverv av egne aksjerfor etterfølgende sletting,
(iii) For generelle selskapsformål.
3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022."
AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT
Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte eller ved fullmakt.
Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema til e‐post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 25. april 2021 kl. 12:00 CET.
Melding om oppmøte er vedlagt.
Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Frist for å forhåndsstemme er 25.april 2021 kl. 12:00 CET. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom
subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% ofthe share capital at any given time.
2. The power of attorney may be used for the following purposes:
- (i) For share based remuneration and share incentive programs for employees,
- (ii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or
- (iii) For general corporate purposes.
3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorisation are respectively NOK 5 and NOK 500. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.
4. The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2022, though no longer than until 30 June 2022."
* * * * * * * *
SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY
Any shareholder may attend the Company's General Meetings in person or by proxy.
Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website www.hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the attached notice of attendance or proxy to Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 25 April 2021 at 12:00 CET.
An attendance slip is appended.
Shareholders who may cast a direct advance vote on each item of business electronically through "Investor Services", or through the Company's website www.hexagongroup.com. The deadline for casting advance votes is 25 April 2021 at 12:00 CET. Until the deadline expires, votes cast in advance may be
en aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake.
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og aksjonær, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten.
Selskapet anmoder om at påmeldingsskjemaet / fullmaktsskjemaet er Selskapet i hende innen tre dager før generalforsamlingen, dvs. i hende innen 25. april 2021 kl. 12.00, jf. Selskapets vedtekter § 8.
Hexagon Composites ASA er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder blant annet allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 201 619 712 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen en beholdning på 1 477 153 egne aksjer som det ikke kan avgis stemmer for.
Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4‐10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS‐konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling.
Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen, og kan gi talerett til én rådgiver. A shareholder may bring advisors to the general meeting and let one advisor speak on his/her behalf.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen.
changed or retracted. If a shareholder chooses to attend the Annual General Meeting, either in person or by proxy, any votes cast in advance are deemed to have been retracted.
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may grant proxy to a named person or to the Chair of the Board. Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing, dated and signed. Identity papers of both the proxy and the shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is a corporate body, must be enclosed with the proxy form.
The Company asks that the attendance form / proxy form be received no later than three days prior to the general meeting, i.e. received no later than 25 April 2021 at 12.00, cf. § 8 of the Company's Articles of Association.
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited company governed by Norwegian law, including the Public Limited Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of this notice, the Company has issued 201,619,712 shares, each of which represents one vote. The shares also confer equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company has 1 477 153 treasury shares which will not be voted for.
Shareholders are entitled to vote for the number of shares they each own, and that are registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the date of the General Meeting. If a shareholder has acquired shares and not been able to have them registered in VPS at the time of the General Meeting, the voting rights for the transferred shares may only be exercised if the acquisition has been reported to the VPS and documentary evidence thereof is presented at the General Meeting.
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4‐10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the beneficial shareholder must re‐register the shares in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote.
A shareholder has the right to have items included in the agenda of the general meeting, provided that each such item is forwarded in writing to the Board of Directors, together with a draft resolution or a justification as to why the item should be included in the agenda, at least seven days before the time limit for submitting the notice.
A shareholder has the right to table draft resolutions for items included in the agenda.
| En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. |
A shareholder has the right to require that members of the Board of Directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items that are presented to the shareholders for decision, and (iii) the company's financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. |
|||
|---|---|---|---|---|
| ‐ ‐ ‐ ‐ | ‐ ‐ ‐ ‐ | |||
| Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. |
This notice and the appendices and other relevant documents, and Articles of Association, are available on the Company's website www.hexagongroup.com. |
|||
| I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg til innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet på telefon: +47 70304450, eller ved å sende en forespørsel per e‐post til: [email protected]. |
In accordance with § 8 of the Company's Articles of Association, appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: +47 70304450, or by e‐mail to: [email protected]. |
|||
| Spørsmål kan rettes til Selskapets administrerende direktør Jon Erik Engeset, på telefon +47 70304450, eller styrets leder Knut T. Flakk, på telefon +47 70116430. |
Questions may be addressed to the Company's CEO, Jon Erik Engeset, on telephone +47 70304450, or the Chair of the Board, Knut T. Flakk, on telephone +47 70116430. |
|||
| * * * * | * * * * | |||
| Vedlegg: | Attachments: | |||
| 1. Påmeldingsskjema/møteseddel. 2. Fullmaktsskjema. |
1. Attendance form. 2. Proxy form. |
|||
| * * * * * | * * * * * | |||
| Ålesund, 7.april 2021 | Aalesund, 7 April 2021 | |||
| Med vennlig hilsen for styret i Hexagon Composites ASA |
Yours sincerely, for the Board of Hexagon Composites ASA |
_____________________________________
Knut Trygve Flakk Styrets leder / Chairman of the Board

Ref.nr.:
Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA
Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 28. april 2021 kl. 12:30 i Korsegata 4B, 6002 Ålesund
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representererforetaket:
Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)
Forhåndsstemme
Det kan forhåndsstemmes på denne ordinære generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 25.april 2021 kl. 12:00. Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester.
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.
Påmeldingsskjema
Undertegnede:
vil delta på ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA den 28. april 2021 og avgi stemme for:
___________________ antall egne aksjer
___________________ andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er)
I alt for ___________________ aksjer.
Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest 25. april 2021 kl. 12:00.
Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via VPS Investortjenester. Alternativt: e‐post: [email protected], eller via postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. For å få tilgang til elektronisk påmelding via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor)

Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 3. Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder, eller den han bemyndiger. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 25. april 2021 kl. 12.00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via VPS Investortjenester. Alternativt: e‐post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller ________________________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA 28.april 2021 for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Fullmakt uten stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.
Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 25.april 2021, kl. 12:00. E‐post: [email protected] (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: gir herved (sett kryss på én):
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 28.april 2021 for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Dagsorden ordinær generalforsamling 28. april 2021 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Åpning av møtet ved styrets leder og registrering av fremmøtte aksjeeiere og fullmakter | Ingen avstemming | ||
| 2. Valg av møteleder og en person til å signere protokollen sammen med møteleder | |||
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | |||
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2020 | |||
| 5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring | |||
| 6. Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | |||
| 7. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret | |||
| 8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | |||
| 9. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor | |||
| 10. Valg av medlemmer til styret | |||
| - Knut Trygve Flakk, styreleder (gjenvalg) |
|||
| - Kristine Landmark, nestleder (gjenvalg) |
|||
| 11. Valg av medlemmer til valgkomitteen | |||
| - Walter Hafslo Qvam, leder (gjenvalg) |
|||
| - Knut Trygve Flakk, medlem (gjenvalg) |
|||
| 12. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen | |||
| 13. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Ref.no.:
PIN code:
Notice of Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA
The Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA will be held on 28 April 2021, at 12:30(CET), at Korsegata 4B, 6002 Aalesund, Norway
If the shareholder is a legal entity, please identify the authorisedrepresentative: Name of authorised representative (To grant a proxy, please use the proxy forms below)
Advance votes
The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 25 April, 2021 at 12:00 (CET). Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.hexagongroup.com (use ref and pin code above) or through VPS Investor Services.
In Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
Notice of attendance
The undersigned (name in capitalletters):
will attend the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2021 and vote for:
________________ own shares ________________ other shares in accordance with the enclosed proxy/proxies A total of ________________ shares.
This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA by 25 April 2021 at 12:00 (CET).
Notice of attendance may be sent electronically through the Company's website www.hexagongroup.com or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company's website, the above‐mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by e‐mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
Place Date Shareholder's signature (Sign only if attending in person. To grant a proxy, use the forms below)

Proxy without voting instructions Ref.no.: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 3.
If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may grant a proxy to an authorised representative, or you may submit the proxy form without appointing a proxy holder, in which case the proxy will be deemed to be granted to the Chairman of the Board of Directors or a person authorised by him/her.
The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, by 25 April 2021 at 12:00 CET. The proxy may be sent electronically through www.hexagongroup.com, or through VPS Investor Services. The proxy may also be sent by e‐ mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned (name in capitalletters):
hereby grants (tick one of the two):
the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him/her), or
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and exercise the voting rights attached to my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2021.
Place Date Shareholder's signature (Sign only when granting a proxy)
| Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is | |
|---|---|
| a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy. |

Proxy with voting instructions Ref.no.: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or a person authorised by him/her.
The proxy form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than on 25 April 2021 at 12:00 (CET). It may be sent by e‐mail: [email protected] / Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned (name in capitalletters): hereby grants (tick one of the two):
the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him/her), or
Name of proxy holder (in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 25 April 2021.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda Annual General Meeting 28 April 2021 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Opening of the meeting by the chairman of the board and registration of attending shareholders and proxies |
Ingen avstemming | ||
| 2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the chair | |||
| 3. Approval of the notice of the meeting and the agenda | |||
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2020 | |||
| 5. The Board's report on Corporate Governance | |||
| 6. The Board's guidelines on stipulation of salary and other remuneration of executive management | |||
| 7. Approval of remuneration to the Board of Directors | |||
| 8. Approval of remuneration to the members of the Nomination Committee | |||
| 9. Approval of the Auditor's fees | |||
| 10. Board election | |||
| - Knut Trygve Flakk, Chair of the Board (re‐elect) |
|||
| - Kristine Landmark, Deputy Chair (re‐elect) |
|||
| 11. Nomination Committee Election | |||
| - Walter Hafslo Qvam, Chair (re‐elect) |
|||
| - Knut Trygve Flakk, member (re‐elect) |
|||
| 12. Board proxy to increase the share capital | |||
| 13. Board proxy to acquire own shares |
Place Date Shareholder's signature
(Sign only if granting a proxy with voting instructions)
Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the shareholder granting the proxy must be presented at the general meeting. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.