GMM Pfaudler Ltd. — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

Feb 20, 2020

TO, BSE Limited NSE Limited | Mumbai — 400 001 Mumbai — 400 051

Phiroze Jeejeebhoy Towers, Exchange Plaza, C-1, Block G, 1 Floor, Dalal Street, Bandra Kurla Complex, Bandra (E)

Scrip Code: 505255 Symbol: GMMPFAUDLR

Dear Sirs,

Sub: Notice of Postal Ballot and E-voting information in newspapers

Enclosed please find a copy of the newspaper notice of Postal Ballot and E-voting information published in English language in Economic Times, Mumbai & Ahmedabad edition and in Gujarati language in Naya Padkar, Anand on February 20, 2020 for your records.

Kindly take the same on record.

Thanking you,

Yours Faithfully,

For GMM Pfaudler Limited

Mittal Mehta Company Secretary & Compliance Officer FCS No. 7848

Encl: As above

GMM Pfaudler Limited

Corporate Office : 902, Lodha Excelus, Commercial Tower 1, New Cuffe Parade, Sewri - Chembur Road, Mumbai-400022. ¢ 0: +94 22 6650 3900 Registered Office : Vithal Udyognagar, Anand - Sojitra Road, Karamsad - 388 325 O: +91 2692 661700 ¢ F: +91 2692 661888 « CIN: L29199GJ1962PLC001171 THE ECONOMIC TIMES | MUMBAI | THURSDAY | 20 FEBRUARY 2020 |

GMMPfaudler® in ing at GMM PFAUDLER LIMITED

Registered Office & Works: Vithal Udyognagar, Anand-Sojitra Road, Karamsad - 388 325, Gujarat
CIN: L29199GJ1962PLC001171 Phone No.: 02692-661700 Fax No.: 02692-661888

Email: investorservices@gmmpfaudler.com Website: www.gmmpfaudler.com NOTICE OF POSTAL BALLOT & E-VOTING FACILITY TO THE MEMBERS Notice is hereby given that in compliance with the provisions of Section 108 and 110 and other applicable provisions of the Companies Act, 2013 read with Rule 20 and 22 of the Companies (Management and Administration) Rules, 2014 and Regulation 44 of the Securities and Exchange Board of India (Listing Obligations and Disclosure Requirements) Regulations 2015, the notice of Postal Ballot and Explanatory Statement ("Notice") together with Postal Ballot Form ("Form") have been sent by email to those Members who have registered their e-mail address and a physical copy of the Notice and Form together with self-addressed postage. pre-paid envelope have been dispatched to all other members at their registered address through speed post for seeking their approval for the resolutions set forth in the Postal Ballot Notice. The Company has sent the Notice and Form to all the Members whose name appears in the Register of members/list of Beneficial Owners as on Friday, February 14, 2020. A person who is not a member as on the cut-off date should treat this notice for information purposes only. E-Voting: The Company is providing the facility to exercise the right to vote by electronic means to all its Members and the business set out in the Notice of Postal Ballot may be transacted through the e-voting services provided by Central Depository Services (India) Limited ("CDSL"). Members who have not received Postal Ballot Form or those Members who have received by email and wish to vote through physical Ballot Form can download the Postal Ballot Form from the Company's website www.gmmpfaudler.com or may send an e-mail to the Registrar and Transfer Agent / Company. The Board of Directors has appointed Mr. Jayesh M. Shah, Partner, of M/s. Rathi & Associates, Practicing Company Secretaries, Mumbai as the Scrutinizer for conducting the voting process through Postal Ballot including E-Voting in accordance with the law and in a fair and transparent manner. The details pursuant to the provisions of the Companies Act, 2013 and the rules, are given hereunder: id2 bro. I tedi anizi rerus lis is botai ii .arattam vidtuse redb Date of completion of dispatch of notice: Wednesday, February 19, 2020. The state has been $\mathbf{1}$ $\overline{2}$ Date and time of commencement of physical ballot voting and e-voting: From 09:00 a.m. IST on Thursday, February 20, 2020. $\mathbf{R}$ Date and time of end of physical ballot voting and e-voting: Up to 5:00 p.m. IST on Friday, March 20, 2020. The E-Voting module will be disabled by CDSL for voting thereafter and any postal ballot form received thereafter shall be treated as if reply has not been received. E-Voting shall not be allowed beyond 5.00 p.m. on Friday, March 20, 2020. $\boldsymbol{\Delta}$ 5 The Notice of Postal Ballot and Postal Ballot Form is also available on the Company's website www.gmmpfaudler.com and www.evotingindia.com. For any grievances/ queries/ clarifications relating to voting by Postal Ballot or by 6 electronic means, Members are requested to contact: Mr. Satyan Desai - Associate - Client Relations (Strike Conference of broad of the Link Intime India Pvt. Ltd. dride undertaktug henceforth. Add: C-101, 247 Park, L.B.S. Marg, Vikhroli (West), Mumbai - 400083 Tel: 02249186270 Email: gmminvestors@linkintime.co.in $7₁$ The result of the postal ballot & e-voting will be declared on Saturday, March 21, 2020 & the result shall be made available on the website of the company www.gmmpfaudler.com and www.evotingindia.com. alb adheres to its schedubed departmes and arrivals. If a wib of Progges head notherwistni anivib fees binods ave By the order of the Board and distribution of the terms of the control of the control of the same and the distribution of the control of ons. Key products e boding cotton, ore steinmmeon isw of usey test melliveled you to saides a dail mood hoo also able d guiesore lo gregnabed! Mittal Mehta Place: Mumbai Date: February 19, 2020 Company Secretary & compliance Officer $1111$

पोस्टेश अने थी-पेछड़ सेन्वेलप साथै तेमना रशस्टर्ड सेड्स शिपर "स्पीड पोस्ट"थी पोस्टल जेलोट नोटीसमां श्रष्टाापयामां आयेल रीजोल्युशन माटे तेमनी સંમતી આપવા માટે મોકલી આપેલ છે.

શકવાર, તારીખ ૧૪ ફેબ્રુઆરી ૨૦૨૦ના રોજ જે મેમ્બરોના નામ ''રજીસ્ટર ઓફ મેમ્બર્સ"/"લીસ્ટ ઓફ બેનીફઈસીચલ ઓનર"માં સામેલ હોય, તેવા બધા જ મેમ્બરોને કંપનીએ નોટીસ અને ફોર્મ મોકલી આપ્યાં છે. જે વ્યક્તિઓ ઉપરોક્ત કટ— ઓફ તારીખના રોજ મેમ્બર ન હોય, તેઓએ આ નોટીસને ફક્ત માહિતી માટે જ મોકલેલ छे तेम भानपान छे.

ઈ–વોર્ટીંગ: કંપનીએ શેરહોલ્ડરો પોતાનો મત ઈ–વોર્ટીગથી આપી શકે તેવી સગવડ કરેલ છે તેમજ નોટીસમાં જણાવેલ મુદ્દા ઉપર સેન્ટ્રલ ડીપોઝીટરી સર્વિસીઝ (ઈન્ડિયા) લીમીટેડ ("CDSL") ફારા આપવામાં આવતી ઈ-વોર્ટીંગ સેવાઓ થકી પોતળો મત આપી શકે છે.

જે મેમ્બરોને પોસ્ટલ બેલોટ પેપર નથી મળ્યા અથવા જે મેમ્બરોને ઈ-મેઈલથી પોસ્ટલ બેલોટ પેપર મળ્યા છે પણ ફીઝીકલ બેલોટ પેપરથી મત આપવો છે, તેઓ પોસ્ટલ બેલોટ ફોર્મ કંપનીની વેબસાઈટ www.gmmpfaudler.com ઉપરથી ડાઉનલોડ કરી શકે છે અથવા કંપનીને કે રજીસ્ટ્રાર એન્ડ ટ્રાન્સફર એજન્ટને આના માટે ઈ-મેઈલ કરી $2180.$

કેપનીના બોર્ડ ઑફ ડીરેક્ટરર્સએ કાયદા પ્રમાણે ઈ–વોર્ટીંગ સહીત પોસ્ટલ બેલોટ થઈ શકે તે માટે તેમજ તેની ચોગ્ચ તપાસ થઈ શકે અને ચોગ્ચ તેમજ પારદર્શક રીતે આ કાર્ય થઈ શકે તે માટે મે. રાઠી એન્ડ એસોસિએટ્સ, પ્રેક્ટીર્સીંગ કંપની સેક્રેટરીઝ, મુંબઈના ભાગીદાર શ્રી જચેશ શાકને નિચુકત કર્યા છે.

કંપનીઝ એક્ટ, ૨૦૧૩ મુજબ ભાગુ પડતા નિયમોની વિગતો અને નિયમો નીચે પ્રમાણે $\mathbf{\hat{3}}$ .

• નોટીસ મોકલી દેવાની તારીખ : બુઘવાર ૧૯ ફેબ્રુઆરી, ૨૦૨૦. 9.
• કીઝીકલ બેલોટ વોટીંગ તેમજ ઈ–વોટીંગથી મત આપવાની તારીખ અને સમય : 2. ગુરૂવાર ૨૦ ફેબ્રુઆરી, ૨૦૨૦, સવારના ૯.૦૦ (IST) વાગ્યાથી.
• डीઝीडल जेलोट पोर्टींग तेमन ઈ-पोर्टींगथी भत આપવाનी समाप्त थती $3.$ તારીખ અને સમય : શુક્રવાર ૨૦ માર્ચ, ૨૦૨૦, સાંજના પ.૦૦ વાગ્યા સુધી. ત્યારબાદ CDSL દ્વારા ઈ-વોર્ટીંગ મોડ્યુલ બંધ કરી દેવામાં આવશે અને આ સમચ પછી મળેલા પોસ્ટલ બેલોટ મળ્યા જ નથી તેમ ગણવામાં આવશે.
• शुड़पार २० भार्थ, २०२०, सांडना प.०० पाग्या पछी छ-पोर्टीग डरपा F. हैयाभां स्मयशे नहीं.
• पोस्टल जेलोटनी नोटीस અने पोस्टल जेलोट होर्भ डंपनीनी वेजसाઈट: $u$ www.gmmpfaudler.com and www.evotingindia.com Glue $6$ $u$ $60$ $u$ $\dot{b}$ .
• શેર ઠોલ્ડરોને પોસ્ટલ બેલોટ કે ઈલેક્ટ્રોનિક માધ્યમથી મત આપવા બાબત કોઈ g, ફરિયાદ / પૂછ-પરછ / સ્પષ્ટતા માટે નીચે મુજબ સંપર્ક કરવા વિનંતી છે.