AI assistant
Gimv NV — AGM Information 2011
May 26, 2011
3956_rns_2011-05-26_6766b636-b09d-4cb5-a5c0-45c64011b278.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
Naam aandeelhouder Name shareholder
rechtsgeldig vertegenwoordigd door1 : hereby duly represented by1 :
houd(st)er van holder of
aandelen van Gimv NV met zetel te 2018 Antwerpen, Karel Oomsstraat 37
shares of Gimv NV with registered office at 2018 Antwerpen (Belgium), Karel Oomsstraat 37
heeft kennis genomen van de gewone en buitengewone algemene vergadering van de vennootschap die zal plaatsvinden op woensdag 29 juni 2011 om 10.30 u in Hangar 26 (zaal Barcelona), Rijnkaai 95, 2000 Antwerpen, met hiernavermelde agenda, alsmede op elke latere algemene vergadering met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering niet geldig zou gehouden kunnen worden om welke reden ook, of verdaagd zou worden has taken note of the ordinary and extraordinary shareholders" meeting of the company to be held on Wednesday June 29, 2011 at 10.30 am at Hangar 26 (meeting room Barcelona), Rijnkaai 95, 2000 Antwerpen, with the following agenda and at any adjournment thereof, if the first meeting could not be duly held for whatever reason or would be postponed
en verklaart21 and declares2
1 enkel te vervolledigen door rechtspersonen
only to be completed by legal entities
2 steeds het vakje aankruisen dat overeenstemt met de gekozen optie always check the box which corresponds with the chosen option
| Gimv |
|---|
| A. | te stemmen bij brief zoals hieronder aangegeven onder 4, 5, 6, 7, 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 9, 10b, 11a, 11b, 12a, 12b, 12c, 12d, 12e, 13, 14, 16 en 17 to vote by letter as indicated under 4, 5, 6, 7, 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 9, 10b, 11a, 11b, 12a, 12b, 12c, 12d, 12e, 13, 14, 16 en 17 |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B. | te stellen32 | als lasthebber(s), belast met zijn/haar vertegenwoordiging op deze vergadering aan : to appoint as special attorney(s), to represent him/her at this meeting3 : |
|||||||
| B.1. | met als opdracht te stemmen naar eigen inzicht in het belang van ondergetekende; under the authority to vote at one"s own discretion and in the interest of the undersigned |
||||||||
| B.2. | met als verplichting te stemmen in de zin als hieronder aangegeven onder 4, 5, 6, 7, 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 9, 10b, 11a, 11b, 12a, 12b, 12c, 12d, 12e, 13, 14, 16 en 17 with the obligation to vote as indicated below under 4, 5, 6, 7, 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 9, 10b, 11a, 11b, 12a, 12b, 12c, 12d, 12e, 13, 14, 16 en 17 |
De lasthebber kan, namens ondergetekende:
The special attorney can, on behalf of the undersigned:
-
- de vergadering bijwonen en, zo nodig, deze uitstellen;
-
- deelnemen aan alle andere vergaderingen met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering uitgesteld of niet regelmatig samengeroepen zou zijn;
-
- deelnemen aan alle beraadslagingen en stemmen;
-
- te dien einde, alle verklaringen doen, alle akten, notulen, registers, aanwezigheidslijsten en documenten ondertekenen, in de plaats stellen en in het algemeen, al het nodige en nuttige doen ter uitvoering van deze volmacht met belofte van bekrachtiging indien nodig.
-
1. attend the meeting and, if necessary, postpone it;
- 2. participate in all other extraordinary shareholders" meetings with the same agenda, if the aforementioned shareholders" meeting should be postponed or not duly convened, or for any other reason adjourned;
- 3. participate in all deliberations and vote;
- 4. furthermore in general to execute all declarations and to sign all deeds, minutes of the meeting, attendance lists and documents and in general to do everything deemed useful and necessary in connection with this proxy promising ratification if necessary.
3 de vennootschap dient uiterlijk op 24 juni 2011 de volmacht te ontvangen 3 the company must receive the proxy form no later than 24 June 2011
GEWONE ALGEMENE VERGADERING ORDINARY GENERAL MEETING
- 1. Mededeling van het verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011 2. Mededeling van het verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011 3. Mededeling van de geconsolideerde jaarrekening en van de geconsolideerde verslagen van de raad van bestuur en de commissaris met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011 1. Presentation of the report of the board of directors on the financial year ending on 31 March 2011 2. Presentation of the auditor's report on the financial year ending on 31 March 2011 3. Presentation of the consolidated annual accounts and the consolidated reports of the board of directors and the auditor on the financial year ending on 31 March 2011 4. Mededeling en goedkeuring van het remuneratieverslag 4. Presentation and approval of the remuneration report Goedgekeurd Verworpen Onthouding 4 For Against Abstained 5. Goedkeuring van de jaarrekening met 5. Approval of the annual accounts on the
- betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011 en bestemming van het resultaat
Voorstel tot besluit: goedkeuring van de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur, en vaststelling van het bruto dividend op 2,45 euro bruto per aandeel.
financial year ending on 31 March 2011 and adoption of the appropriation of profit
Proposed resolution: approval of the annual accounts on the financial year ending on 31 March 2011, including the adoption of the appropriation of profit as proposed by the board of directors, and adoption of a gross dividend of EUR 2,45 gross per share.
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
Volmacht/Stemformulier
Proxy Form / Voting Form
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
4 Onthouding Abstained |
|||
|---|---|---|---|---|---|
| 6. | Kwijting aan de bestuurders Voorstel tot besluit: kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011. |
Discharge to the directors Proposed resolution: discharge to the directors for the performance of their duties during the financial year ending on 31 March 2011. |
|||
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
4 Onthouding Abstained |
|||
| 7. | Kwijting aan de commissaris Voorstel tot besluit: commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 maart 2011. |
kwijting | aan de |
7. | Discharge to the auditor Proposed resolution: discharge to the auditor for the performance of his duties during the financial year ending on 31 March 2011. |
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
4 Onthouding Abstained |
|||
| 8. | Ontslag en benoeming van bestuurders |
8. | Resignation and appointment of directors | ||
| 8 a. Voorstel tot besluit: benoeming van Martine Reynaers als bestuurder op voordracht van |
de | Vlaamse | 8.a. Proposed resolution: appointment of Martine Reynaers as director nominated by the Vlaamse Participatiemaatschappij NV, a |
||
| 4 4 4 4 |
steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
||||
Participatiemaatschappij NV, een door het Vlaamse Gewest gecontroleerde vennootschap. Dit mandaat loopt voor een periode van vier jaar tot de sluiting van de gewone algemene vergadering in 2015.
subsidiary of the Flemish Government. This term of office will run for a period of four years until the end of the ordinary shareholders" meeting of 2015.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
- 8.b. Voorstel tot besluit: benoeming van Christine Van Broeckhoven als bestuurder op voordracht van de Vlaamse Participatiemaatschappij NV, een door het Vlaamse Gewest gecontroleerde vennootschap. Dit mandaat loopt voor een periode van vier jaar tot de sluiting van de gewone algemene vergadering in 2015.
- 8.b. Proposed resolution: appointment of Christine van Broeckhoven as director nominated by the Vlaamse Participatiemaatschappij NV, a subsidiary of the Flemish Government. This term of office will run for a period of four years until the end of the ordinary shareholders" meeting of 2015.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- |
- 8.c. Voorstel tot besluit: benoeming van Urbain Vandeurzen als bestuurder op voordracht van de Vlaamse Participatiemaatschappij NV, een door het Vlaamse Gewest gecontroleerde vennootschap. Dit mandaat loopt voor een periode van vier jaar tot de sluiting van de gewone algemene vergadering in 2015.
- 8.c. Proposed resolution: appointment of Urbain Vandeurzen as director nominated by the Vlaamse Participatiemaatschappij NV, a subsidiary of the Flemish Government. This term of office will run for a period of four years until the end of the ordinary shareholders" meeting of 2015.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 |
|---|---|---|---|
| 4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
|||
- 8.d. Voorstel tot besluit: benoeming van Johan Van den Driessche als bestuurder op voordracht van de Vlaamse Participatiemaatschappij NV, een door het Vlaamse Gewest gecontroleerde vennootschap. Dit mandaat loopt voor een periode van vier jaar tot de sluiting van de gewone algemene vergadering in 2015.
- 8.d. Proposed resolution: appointment of Johan Van den Driessche as director nominated by the Vlaamse Participatiemaatschappij NV, a subsidiary of the Flemish Government. This term of office will run for a period of four years until the end of the ordinary shareholders" meeting of 2015.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8.e. | Voorstel tot besluit: benoeming van Francis bestuurder Vlaamse Participatiemaatschappij NV, een door gecontroleerde |
Vanderhoydonck op het |
voordracht van Vlaamse Gewest vennootschap. |
8.e. als de Dit |
Proposed Francis nominated |
resolution: Vanderhoydonck by |
the | appointment as director Vlaamse Participatiemaatschappij NV, a subsidiary of the Flemish Government. This term of office will run for a period of four years |
of |
| nominated | by | the | Vlaamse |
|---|---|---|---|
| Participatiemaatschappij NV, a subsidiary | |||
| of the Flemish Government. This term of | |||
| office will run for a period of four years | |||
| until the end of ordinary shareholders" | |||
| meeting of 2015. |
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
9. Vaststelling bezoldiging bestuurders
Voorstel tot besluit:
- vaststelling van het geheel van de vaste bestuursvergoedingen van al de leden van de raad van bestuur, met inbegrip van de vergoeding van de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder, op
mandaat loopt voor een periode van vier jaar tot de sluiting van de gewone
algemene vergadering in 2015.
9. Adoption of the remuneration of the directors
Proposed resolution:
- determination of the total amount of the fixed remuneration of all members of the board of directors, including the remuneration of the chairman and the managing director, at 1 450 000 EUR per year and authorisation granted to the board
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd
4only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
1.450.000 euro per jaar en machtiging aan de raad van bestuur om de vergoedingen te verdelen onder de bestuurders;
-
vaststelling van de vaste jaarlijkse vergoeding aan de voorzitters van het auditcomité, het remuneratiecomité en het benoemingscomité op 5 250 Euro met ingang vanaf 1 juli 2011;
-
vaststelling van de zitpenning per bestuurder op 670 Euro en dit voor elke vergadering van de raad van bestuur of van een comité opgericht binnen de schoot van de raad van bestuur, waarbij het totale jaarlijkse bedrag aan zitpenningen voor elk lid per comité niet meer zal bedragen dan 3 250 Euro per kalenderjaar.
of directors to decide on the allocation hereof amongst the directors;
-
determination of the fixed remuneration of the chairmen of the audit committee, the remuneration committee and the nomination committee at 5 250 EUR, starting 1 July 2011;
-
determination of the attendance fee for each director at 670 EUR and this for every meeting of the board of directors or a committee set up within the board of directors, and the total yearly amount of attendance fees for committee attendances per committee not succeeding 3 250 EUR.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| -- | -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING Voorstel tot wijziging Machtiging toegestaan kapitaal - statutenwijzigingen
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING Proposal to adjust the authorized capital Modification of the articles of association
10. Toegestaan kapitaal 10. Authorized capital
10.a. Verslag
Verslag van de raad van bestuur in uitvoering van art. 604 W.Venn. waarin de raad van bestuur voorstelt om van de bestaande machtiging tevens gebruik te kunnen maken in het kader van de toekenning van een keuzedividend.
10.b. Uitbreiding machtiging - Statutenwijziging
Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging inzake toegestaan kapitaal in artikel 8 wordt uitgebreid als voorgesteld in het desbetreffende verslag van de raad van bestuur.
Artikel 8, lid 2, wordt uitgebreid met een 6de gedachtenstreepje dat luidt als volgt:
"- wanneer de kapitaalverhoging gebeurt in het kader van de toekenning van een keuzedividend, ongeacht of in dat verband het dividend rechtstreeks wordt uitgekeerd in aandelen dan wel of het dividend wordt uitbetaald in geld en de ontvangen middelen onmiddellijk worden aangewend om in te schrijven op nieuwe aandelen;"
10.a. Report
Report of the board of directors in accordance with article 604 Company Code in which the board proposes to extend the existing authorization in order to be able to provide the option of receiving a dividend in shares or in cash.
10.b. Authorization – Modification of the Articles of Association
Proposed resolution: Extension of the existing authorization, regarding the authorized capital as provided in article 8 in accordance with the proposal as reflected in the report of the board of directors.
A 6th subsection will be added to article 8, second paragraph, which will read as follows:
"- when the capital increase occurs on the occasion of an optional stock dividend, whether this dividend is directly distributed in shares or paid out in cash which is immediately used to subscribe for new shares;"
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |
|---|---|---|---|---|
| 4 | steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
|||
11. Dagelijks bestuur 11. Daily management
11.a. Wijziging artikel 19 (bevoegdheidsdelegatie door raad van bestuur)
Voorstel tot besluit: Artikel 19 wordt uitgebreid met volgende laatste nieuwe alinea: "Daarnaast kan de raad van bestuur de bevoegdheid om de vennootschap binnen het kader van het dagelijks bestuur te vertegenwoordigen tevens opdragen aan één of meer personen, al dan niet bestuurders, die alleen of gezamenlijk optreden zoals bepaald bij hun aanstelling."
11.a. Amendment of article 19 (delegation by the board of directors)
Proposed resolution: Addition of a new last paragraph to article 19 , which will read as follows: "Moreover, the board of directors can also delegate the representation of the company with regard to its daily management to one or more persons, directors or not, who can act alone or together, as decided at their appointment."
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
11.b. Wijziging artikel 24 (externe vertegenwoordiging)
Voorstel tot besluit: Artikel 24 wordt uitgebreid met volgende nieuwe voorlaatste alinea: "Binnen het kader van het dagelijks bestuur kan de vennootschap bovendien ook in alle rechtshandelingen worden vertegenwoordigd door één of meerdere personen belast met de vertegenwoordiging inzake het dagelijks bestuur, welke personen alleen of gezamenlijk optreden zoals bepaald bij hun aanstelling."
11.b. Amendment of article 24 (external representation)
Proposed resolution: Addition of a new second to last paragraph to article 24, which will read as follows: "For matters of daily management the company can be represented by one or more persons, who can act alone or together, as decided at their appointment."
| For | Goedgekeurd | Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 4 4 |
steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
||||
12. Wijzigingen aan de statuten n.a.v. de nieuwe wetgeving betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in genoteerde vennootschappen
De hierna voorgestelde wijzigingen aan de artikelen 28, 29, 30 en 32 zullen pas in werking treden op 1 januari 2012 wanneer de Wet van 20 december 2010 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen (hierna de "Wet Aandeelhoudersrechten") in werking treedt.
12.a. Wijziging artikel 28 (bijeenroeping)
Voorstel tot besluit: Artikel 28 wordt integraal vervangen als volgt: "Artikel 28: Bijeenroeping
De oproepingen tot de algemene vergaderingen worden gedaan namens de raad van bestuur door de voorzitter, door twee bestuurders, door een mandataris ad hoc of door de commissarissen. Ze gebeuren overeenkomstig de formaliteiten en andere voorschriften van het Wetboek van Vennootschappen. De oproepingen vermelden de agenda, met opgave van te behandelen onderwerpen en de voorstellen tot besluit, en alle andere gegevens die krachtens de wet daarin verplicht op te nemen zijn."
12. Amendments to the articles of association to reflect the new act on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies
The following amendments to articles 28, 29, 30 and 32 will only come into effect as of January 1st, 2012 when the act of December 20th, 2010 on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies (hereinafter "Act on Shareholders" Rights") will become effective.
12.a. Amendment of article 28 (convocation)
Proposed resolution: Article 28 will be replaced in its entirety as follows: "Article 28: Convocation
Convocations for general meetings are made on behalf of the board of directors by the chairman, by two directors, by an attorney ad hoc or by the statutory auditors. They are made in accordance with the applicable articles of the Company Code. A notification of such a convocation includes the agenda with the different items to be addressed and the proposed resolutions, as well as all other information statutory required."
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |
|---|---|---|---|---|
| 4 4 |
steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
|||
12.b. Wijziging artikel 29 (kennisgeving – depot en registratie)
Voorstel tot besluit: Artikel 29 wordt herbenoemd en integraal vervangen als volgt:
"Artikel 29: Toelatingsvoorwaarden
Een aandeelhouder kan slechts deelnemen aan de algemene vergadering en er het stemrecht uitoefenen op grond van de registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de registratiedatum, hetzij door de inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij door zijn inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de algemene vergadering. De veertiende dag vóór de algemene vergadering, om vierentwintig uur (CET) geldt als registratiedatum.
De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen of van aandelen aan toonder die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten een attest overleggen dat door hun financiële tussenpersoon of erkende rekeninghouder werd afgegeven en waaruit blijkt, naargelang het geval, hoeveel gedematerialiseerde aandelen er op de registratiedatum in hun rekeningen zijn ingeschreven op naam van de aandeelhouder of hoeveel aandelen aan toonder er op de registratiedatum werden overgelegd, en waarvoor de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. Deze neerlegging moet ten laatste op de zesde dag vóór de
12.b. Amendment of article 29 (notification – deposit and registration)
Proposed resolution: Article 29 will be renamed and replaced in its entirety as follows:
"Article 29: Admission requirements
Shareholders can only attend a general meeting and exercise their voting right if they have registered the shares on the registration date, either by the registration of their shares in the company"s shareholders register, or the deposit with an authorised account holder or a clearing organisation, or to present their bearer shares to a financial institution, regardless of the number of shares that the shareholder owns on the date of the general meeting. The registration date will be the fourteenth day prior to the meeting, at midnight (24.00 o"clock CET). The holders of dematerialised shares or bearer shares will only be admitted to the general meeting upon presentation of the certificate issued by their financial institution or by an authorized account holder, and which states either how many dematerialised shares are registered in name of the shareholder on the registration date, or how many bearer shares were submitted on the registration date, and for which the shareholder has indicated wanting to participate at the general meeting, depending. The deposition has to occur at least six days prior to the date of the general meeting at the registered office of the company or at the financial institutions indicated in the convocation notice.
Holders of registered shares who wish to attend the general meeting need to notify the company of their intention at the latest six (6) days prior to the general meeting by regular mail, fax or email. The board of directors will record in a register for each shareholder who wishes
datum van de algemene vergadering worden verricht op de maatschappelijke zetel of bij de in de uitnodiging genoemde instellingen.
De eigenaars van aandelen op naam die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten de vennootschap per gewone brief, fax of e-mail uiterlijk de zesde (6de) dag vóór de datum van de vergadering op de hoogte brengen van hun voornemen om aan de vergadering deel te nemen.
De raad van bestuur zal een register bijhouden voor elke aandeelhouder die zijn wens om deel te nemen aan de algemene vergadering kenbaar heeft gemaakt, waarin zijn naam en adres of maatschappelijke zetel wordt opgenomen, het aantal aandelen dat hij bezat op de registratiedatum en waarmee hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering, alsook de beschrijving van de stukken die aantonen dat hij op die registratiedatum in het bezit was van de aandelen.
Alvorens aan de vergadering deel te nemen, moeten de aandeelhouders of hun volmachtdragers de aanwezigheidslijst ondertekenen, met vermelding van (a) de identiteit van de aandeelhouder, (b) indien toepasselijk, de identiteit van de volmachtdrager, en (c) het aantal aandelen waarmee de aandeelhouder deelneemt aan de vergadering."
to attend the general meeting their name and address or registered office, the number of shares owned on the registration date and for which participation to the general meeting has been indicated, as well as a description of the documents evidencing the ownership of the shares on the registration date. Before attending the meeting, the shareholders or their attorneys have to sign the attendance list mentioning (a) the identity of the shareholder, (b) if applicable, the identity of the attorney, and (c) the number of shares they represent at the general meeting."
Goedgekeurd Verworpen Onthouding 4
For Against Abstained
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
12.c. Wijziging artikel 30 (vertegenwoordiging van aandeelhouders)
Voorstel tot besluit: Artikel 30 wordt herbenoemd en integraal vervangen als volgt:
"Artikel 30: Wijzen van deelneming aan de algemene vergadering
Een aandeelhouder kan zich op een algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde. De aanwijzing van een volmachtdrager gebeurt schriftelijk of, indien de oproeping deze mogelijkheid vermeldt, via een elektronisch formulier en moet worden ondertekend door de aandeelhouder, in voorkomend geval met een geavanceerde elektronische handtekening die voldoet aan de wettelijke bepalingen terzake. De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren. Die kennisgeving kan ook langs elektronische weg gebeuren, volgens de instructies vermeld in de oproeping. De vennootschap moet de volmacht uiterlijk op de zesde (6de ) dag vóór de datum van de vergadering ontvangen.
Elke aandeelhouder kan bovendien stemmen op afstand vóór de vergadering per brief of, indien de oproeping deze mogelijkheid vermeldt, langs elektronische weg door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld formulier. Bij stemming per brief dient het origineel ondertekende formulier uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering door de vennootschap te worden ontvangen op de maatschappelijke zetel, tenzij de oproeping een ander postadres vermeldt. De stemming via een elektronische formulier kan tot en met
12.c. Amendment of article 30 (representation of the shareholders)
Proposed resolution: Article 30 will be renamed and replaced in its entirety as follows:
"Article 30: Ways to participate at the general meeting
A shareholder can be represented at a general meeting by a proxy holder. The appointment of a proxy holder happens by mail or, if the notice provides this possibility, by electronic form and has to be signed by the shareholder, where appropriate with an advanced electronic signature meeting all legal requirements. The notification of the proxy to the company has to happen in writing. This notification can also happen through electronic mail, following the instructions of the convocation notice. In order to be valid, to company needs to receive the proxy at the latest six days before the date of the general meeting.
Furthermore, each shareholder has the right to vote by letter prior to the general meeting, or, if mentioned in the convocation notice, by electronic mail using the form provided by the company. When voting by letter, the original signed form has to be received at the registered office of the company, unless the notice indicates another mailing address, at latest six days before the date of the general meeting. Voting by electronic mail is possible until one day before the general meeting. The board of directors determines, as the case may be, how the capacity and identity of the shareholder who wants to vote from a distance, can be monitored and guaranteed.
If so decided by the board of directors, the shareholders can also attend the general meeting from a distance by means of an electronic communication tool provided by the company. The board of directors will
de dag voorafgaand aan de vergadering. De raad van bestuur bepaalt, in voorkomend geval, de wijzen waarop de hoedanigheid van aandeelhouder en de identiteit van de persoon die op afstand wenst te stemmen, worden gecontroleerd en gewaarborgd.
Indien de raad van bestuur daartoe beslist, kunnen de aandeelhouders ook deelnemen aan de algemene vergadering op afstand door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. De raad van bestuur bepaalt, in voorkomend geval, de voorwaarden, de modaliteiten en de procedure, alsook de wijzen waarop de hoedanigheid van aandeelhouder en de identiteit van de persoon die aan de vergadering wenst deel te nemen, worden gecontroleerd en gewaarborgd. Het elektronisch communicatiemiddel moet de aandeelhouder in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en om het recht uit te oefenen om vragen te stellen. De raad van bestuur bepaalt tevens de wijze waarop wordt vastgesteld dat een aandeelhouder via het elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deelneemt en bijgevolg als aanwezig wordt beschouwd."
determine the conditions, modalities and procedure, as well as how the identity of the shareholder and capacity of the person wishing to attend the general meeting will be monitored and guaranteed. The electronic communication tool has to enable the shareholders to participate in the deliberations and to exercise their right to ask questions. The board of directors shall decide how it will be evidenced that a shareholder is participating at the general meeting by means of an electronic communication tool consequently thus has to be considered as present at the general meeting."
Goedgekeurd Verworpen Onthouding 4 For Against Abstained
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
12.d. Wijziging artikel 32 (verdaging van algemene vergadering)
Voorstel tot besluit: In artikel 32 wordt de termijn van "drie weken" tweemaal vervangen door "vijf weken".
12.d. Amendment of article 32 (adjournment of the meeting)
Proposed resolution: In article 32 the term of "three weeks" will be replaced twice by "five weeks".
Goedgekeurd Verworpen Onthouding 4 For Against Abstained
12.e. Toevoeging nieuwe artikel 46 (Wet Aandeelhoudersrechten)
Voorstel tot besluit: Inlassing onder "Titel IX : Overgangsbepalingen" van een nieuw artikel 46 op het einde van de statuten dat luidt als volgt:
"Artikel46:Wet Aandeelhoudersrechten Bij besluit van de buitengewone algemene vergadering de dato 29 juni 2011 werden de artikelen 28, 29, 30 en 32 van de statuten gewijzigd met ingang van 1 januari 2012 overeenkomstig de Wet van 20 december 2010 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen (de "Wet Aandeelhoudersrechten").
De raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder zijn, elk afzonderlijk, gelast met de coördinatie van de statuten na de inwerkingtreding van de Wet Aandeelhoudersrechten en in het bijzonder om de, ingevolge de inwerkingtreding van de Wet Aandeelhoudersrechten, automatisch opgeheven artikelen 28, 29, 30 en 32 van de statuten te
12.e. Insertion of a new article 46 (Act on Shareholders' Rights)
Proposed resolution: Insertion under "Title IX : Transitional provisions" of a new article 46 at the end of the articles of association, which reads as follows: "Article 46: Act on Shareholders" Rights By decision of the extraordinary meeting of June 29th, 2011 the articles 28, 29, 30 and 32 of the articles of association were amended and came into effect on January 1 st, 2012, consistent with the act of December 20th, 2010 on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies ("Act on Shareholders" Rights").
The board of directors and the managing director are, each individually, instructed to co-ordinate the articles of association after the Act on Shareholders" Rights becomes effective and, more specifically, to replace the thus automatically rescinded articles 28, 29, 30 and 32 of the articles of association with the new, respective articles, as well as revoking the then redundant article 46 of the articles of
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd 4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2
vervangen door de nieuwe respectievelijke artikelen,alsook om dit alsdan overbodig geworden artikel 46 uit de statuten te schrappen."
association."
| Goedgekeurd Verworpen Onthouding For Against Abstained |
4 |
|---|---|
| ----------------------------------------------------------------------- | --- |
13. Machtigingen
Voorstel tot besluit: De vergadering verleent, met recht van indeplaatststelling, aan de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder de ruimste bevoegdheden die noodzakelijk of nuttig zijn voor de uitvoering van de genomen besluiten tot statutenwijziging en inzonderheid om de statutenwijzigingen ingevolge van de Wet Aandeelhoudersrechten en de daaruit voortvloeiende aanpassing en coördinatie van de statuten vast te stellen en bekend te maken vanaf de inwerkingtreding ervan.
13. Authorizations
Proposed resolution: the meeting grants, with the power of substitution, the board of directors and the managing director the broadest authority useful or necessary to carry out the decisions to amend the articles of association and more specifically to amend the articles of association as a result of the Act on Shareholders" Rights and to state and publish the ensuing modification and coordination of the articles of association as soon as they become effective.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd
4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING Voorstel betreffende de geruisloze fusie tussen Gimv en VIM EXTRAORDINARY GENERAL MEETING Proposal regarding the silent merger of Gimv and VIM
14. Fusievoorstel
Kennisneming, bespreking en goedkeuring van het fusievoorstel (het "Fusievoorstel") overeenkomstig artikel 719 W.Venn., opgesteld op 19 april 2011 en neergelegd op 11 mei 2011 ter griffie van de rechtbank van koophandel te Antwerpen in de respectieve vennootschapsdossiers van de in agendapunt 16 genoemde vennootschappen die betrokken zijn bij de beoogde met fusie door overneming gelijkgestelde verrichting zoals bedoeld in artikel 676, 1° W.Venn. Voorstel tot besluit: na
voorafgaandelijke lezing en bespreking, keurt de vergadering het Fusievoorstel goed.
14. Proposal of merger
Presentation, discussion and approval of the proposal regarding the merger (the "Merger Proposal") in accordance with article 719 of the Company Code, formulated on April 19 2011 and deposited on 11 May 2011 at the court registry of the commercial court of Antwerp in the respective files of the companies identified in agenda item 16 and involved in the with a merger equated operation as meant in article 676.1 of the Company Code.
Proposed resolution: After reading and discussion of the proposal the meeting approves the Merger proposal.
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| -------------------- | -- | ---------------------- | -- | ------------------------- | --- | -- |
15. Mededeling van eventuele belangrijke wijzigingen in activa en passiva
Mededeling van eventuele belangrijke wijzigingen die zich in de activa en
15. Announcement of possible important changes in assets and liabilities
Announcement of possible material changes in the assets and liabilities of the companies
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd
4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
"
passiva van het vermogen van de bij de fusieoperatie betrokken vennootschappen hebben voorgedaan sedert de datum van opstelling van het Fusievoorstel.
16. Besluit tot de met fusie door overneming gelijkgestelde verrichting
Besluit tot de met fusie door overneming gelijkgestelde verrichting zoals bedoeld in artikel 676, 1°, W.Venn., ingevolge vereniging van alle aandelen in één hand, zoals voorgesteld in het Fusievoorstel, door overneming door Gimv NV, RPR Antwerpen 0220.324.117, met zetel te 2018 Antwerpen, Karel Oomsstraat 37, die een openbaar beroep op het spaarwezen doet, van het gehele vermogen - zowel de rechten als de verplichtingen - van V.I.M. NV, RPR Antwerpen 0421.600.008, met zetel te 2018 Antwerpen, Karel Oomsstraat 37. Voorstel tot besluit: De vergadering besluit vervolgens tot de met fusie door overneming gelijkgestelde verrichting, ingevolge vereniging van alle aandelen in één hand, van Gimv NV (de "Overnemende Vennootschap") met V.I.M. NV (de Over te Nemen Vennootschap"), door de overgang van het gehele vermogen, zowel de rechten als de verplichtingen, van de Over te Nemen Vennootschap naar de Overnemende Vennootschap overeenkomstig het Fusievoorstel. Al de verrichtingen gedaan door de Over te Nemen Vennootschap vanaf 1 april 2011, worden boekhoudkundig geacht te zijn verricht voor rekening van de Overnemende Vennootschap. Voor het overige worden de voorwaarden vastgesteld, zoals voorgesteld in het Fusievoorstel. involved in the merger that occurred since the date of the formulation of the Merger Proposal.
16. Resolution regarding the with a merger equated operation
Resolution regarding the with a merger equated operation as meant in article 676.1 of the Company Code pursuant to the acquisition by one party of all the shares, as suggested in the Merger Proposal, through the acquisition by Gimv NV, RPR Antwerp 0220.324.117, with registered office at 2018 Antwerp, Karel Oomsstraat 37, who will, by making a public appeal on the savings system, acquire the total assets - all rights as well as all commitments – of V.I.M. NV, RPR Antwerp 0421.600.008, with registered office at 2018 Antwerpen, Karel Oomsstraat 37.
Proposed resolution: The meeting approves the with a merger equated operation, through the acquisition of all the shares by Gimv NV (the "Acquiring company") of VIM NV (the "Acquired Company") through the acquisition of all the assets – all rights as well as all commitments – of the Acquired Company by the Acquiring Company conform the Merger Proposal. All transactions, done by the Acquired Company after April 1 2011 will be considered done by the Acquiring Company for accounting purposes. The other conditions for the merger are set by the meeting as proposed in the Merger proposal. Furthermore it will be verified whether the condition precedent, formulated in the minutes of the extraordinary general meeting of the shareholders of the Acquired Company, which will be held beforehand, has been fulfilled, at which time the operation
Verder zal worden vastgesteld of de opschortende voorwaarde vervat in het proces-verbaal van de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van de Over te Nemen Vennootschap, die voordien zal worden gehouden, is vervuld zodat de met fusie door overneming gelijkgestelde verrichting een voldongen feit is.
equated with a merger is accomplished.
| Goedgekeurd | Verworpen | Onthouding | 4 |
|---|---|---|---|
| For | Against | Abstained |
17. Volmachten
Voorstel tot besluit: De vergadering verleent aan de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder, elk met bevoegdheid afzonderlijk op te treden en met recht van indeplaatsstelling, een bijzondere volmacht om de Vennootschap te vertegenwoordigen bij één of meer erkende ondernemingsloketten teneinde daar alle verrichtingen te doen, verklaringen af te leggen, documenten te ondertekenen en neer te leggen, nodig voor de inschrijving, wijziging of doorhaling van de inschrijving van de Vennootschap als handelsonderneming bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, en in het algemeen, alles te doen wat nodig of nuttig is voor de uitvoering van deze opdracht, en dit zowel naar aanleiding van onderhavige fusieoperatie als naar aanleiding van vroegere beslissingen en akten
17. Authorizations
Proposed resolution: The meeting grants the board of directors and the managing director, each with the authority to act separately and each with the power of substitution, a special authorization to represent the Company at one or more business offices to do all actions, make declarations, sign and deposit documents necessary for the registration, modification or cessation of the registration at the crossroads database for enterprises, and, in general, to do everything deemed useful and necessary in connection with the execution of this assignment, and this with regard not only to this operation equated with a merger but also with regard to earlier resolutions of the board of directors and the general meeting of the Company, as well as a special authorization to represent the
4 steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd
4 only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2.
| Volmacht/Stemformulier Proxy Form / |
Voting Form | |||
|---|---|---|---|---|
| de algemene volmacht om vertegenwoordigen B.T.W. |
uitgaande van de raad van bestuur of vergadering van Vennootschap, alsook een bijzondere de Vennootschap tegenover belastingadministraties, waaronder de |
de te alle |
VAT included. | Company towards all tax authorities, |
| Goedgekeurd For |
Verworpen Against |
Onthouding Abstained |
4 | |
(plaats + datum) (place + date) (handtekening)5 (signature)5 |
||||
| " 4 4 |
steminstructies enkel in te vullen indien voor optie A of B.2 is geopteerd only fill in the voting instructions if you choose for option A or B.2. |
- 5de handtekening voor de volmacht dient voorafgegaan door "goed voor volmachtt", eigenhandig geschreven
- 5the signature needs to be preceded by the handwritten mention "good for proxy