AI assistant
Galapagos NV — AGM Information 2014
Mar 28, 2014
3954_rns_2014-03-28_df821d01-4cfa-466b-ac2c-21e89aa922cd.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
Volmacht
(enkel te gebruiken door Aandeelhouders)
| Proxy |
|---|
| (to be used by Shareholders only) |
De ondergetekende: The undersigned:
(Naam en adres / Name and address)
hierin optredend als lastgever,
eigenaar van het volgende aantal aandelen in Galapagos NV (naamloze vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België, ingeschreven in het Rechtspersonenregister (Mechelen) onder nummer 0466.460.429) (de "Vennootschap"):
herein acting as grantor of a proxy,
owner of the following number of shares in Galapagos NV (public limited liability company organized under the laws of Belgium with registered office at Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium, registered with the Register of Legal Entities (Mechelen) under number 0466.460.429) (the "Company"):
(Aantal aandelen / Number of shares)
stelt hiermee aan tot zijn/haar volmachtdrager: herewith appoints as his/her proxy holder:
(Naam en adres van de gevolmachtigde / Name and address of the proxy holder)
(Indien de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden te zijn gegeven aan de Senior Legal Counsel van de Vennootschap)
(If the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the Senior Legal Counsel of the Company)
hierna de "volmachtdrager", hereinafter the "proxy holder",
aan wie hij/zij volmacht geeft tot bijwoning van en om stemrechten uit te oefenen tijdens de Gewone Algemene Vergadering van de Vennootschap die zal plaatsvinden op dinsdag 29 april 2014 om 14 uur op de zetel van de Vennootschap, alsmede elke andere aandeelhoudersvergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging, met als bedoeling de hierna uiteengezette agenda in overweging te nemen en om, voor dit doel, deel te nemen aan alle activiteiten, te stemmen of zich te onthouden, notulen en andere stukken te ondertekenen, woonplaats te kiezen, subdelegatie te geven, en meer in het algemeen te doen wat nuttig of noodzakelijk wordt geacht door de volmachtdrager.
Indien overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook voor deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de volmachtdrager daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.
to whom he/she gives power of attorney to attend and exercise voting rights at the Annual General Shareholders' Meeting of the Company to be held on Tuesday 29 April 2014 at 2:00 p.m. CET at the registered office of the Company, as well as at any other shareholders' meeting with the same agenda that may be convened subsequently as a result of delay or adjournment, for the purpose of considering the agenda set forth below, and for this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub-delegate authority, and more generally to do anything the proxy holder deems useful or necessary.
If pursuant to article 533ter of the Belgian Companies Code new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the proxy holder shall be entitled to vote for such new agenda items insofar the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.
Agenda
- Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de Raad van Bestuur betreffende de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013, en van het verslag van de Commissaris over de statutaire jaarrekening van de 1. Communication and discussion of the annual report of the Board of Directors relating to the non-consolidated and consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013, and of the report of the Statutory Auditor relating to the non-consolidated
Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013.
- Kennisname en goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013 en goedkeuring van de door de Raad van Bestuur voorgestelde bestemming van het jaarresultaat.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013 goed te keuren, alsook de door de Raad van Bestuur voorgestelde bestemming van het resultaat.
annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013.
- Communication and approval of the non-consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013 and approval of the allocation of the annual result as proposed by the Board of Directors.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to approve the non-consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013, as well as the allocation of the annual result as proposed by the Board of Directors.
| Agendapunt 2 - Steminstructie: | Agenda item 2 - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| Voor / In favor |
Tegen / Against |
Onthouding / Abstention |
-
Kennisname en bespreking van het verslag van de Commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013.
-
Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om het remuneratieverslag goed te keuren.
-
Communication and discussion of the report of the Statutory Auditor relating to the consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013.
-
Communication and discussion of the consolidated annual accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2013.
-
Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag. 5. Communication and approval of the remuneration report.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to approve the remuneration report.
| Agendapunt 5 - Steminstructie: | Agenda item 5 - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
- Kwijting aan de Bestuurders en de Commissaris voor de uitoefening van hun mandaat uitgevoerd tijdens het boekjaar geëindigd op 31 december 2013.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming, om kwijting te geven aan elk van de Bestuurders en aan de Commissaris, in functie tijdens het boekjaar geëindigd op 31 december 2013, voor hun activiteiten uitgeoefend tijdens het boekjaar geëindigd op 31 december 2013, en, in het bijzonder, voor de volgende specifieke extra-statutaire of met het Wetboek van vennootschappen strijdige handelingen: het houden van de Gewone Algemene Vergadering van 2013 op een ander uur dan het uur vastgelegd in artikel 27 van de statuten van de Vennootschap omwille van bijzondere omstandigheden. Er wordt bovendien verduidelijkt dat deze kwijting eveneens de heer Ferdinand Verdonck betreft, ontslagnemende bestuurder per 26 februari 2013.
- Release from liability to be granted to the Directors and the Statutory Auditor for the performance of their duties in the course of the financial year ended 31 December 2013.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves, by separate vote, to release the Directors and the Statutory Auditor in function during the financial year ended on 31 December 2013 from any liability arising from the performance of their duties during the financial year ended 31 December 2013, and, in particular, for the following specific acts which exceeded the scope of the articles of association or which violated the Belgian Companies Code: holding the Annual General Shareholders' Meeting of 2013 at a different hour than as set forth in Article 27 of the Company's articles of association, due to exceptional circumstances. It is furthermore clarified that this release from liability also applies to Mr Ferdinand Verdonck, who resigned as director effective as of 26 February 2013.
| Agendapunt 6 - Steminstructie: | Agenda item 6 - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
- Herbenoeming van Bestuurders. 7. Reappointment of Directors.
(A) De Algemene Vergadering besluit om Dr. Harrold van Barlingen (wonend in Utrecht, Nederland) te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een periode die zal eindigen bij de Algemene Vergadering in 2018 die de goedkeuring van de jaarrekening op haar agenda heeft.
Voorstel van besluit: Proposed resolution:
(A) The Shareholders' Meeting resolves to reappoint Dr Harrold van Barlingen (residing in Utrecht, The Netherlands) as a Director of the Company, for a period which will end at the General Shareholders' Meeting in 2018 which has the approval of the annual accounts on its agenda.
| Agenda item 7(A) - Voting instruction: | |
|---|---|
| Tegen / Against |
Onthouding / Abstention |
(B)(i) De Algemene Vergadering besluit om Dr. Werner Cautreels (wonend in Boston, MA, USA) te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een periode die zal eindigen bij de Algemene Vergadering in 2018 die de goedkeuring van de jaarrekening op haar agenda heeft. (ii) De Algemene Vergadering besluit om Dr. Cautreels te benoemen als onafhankelijk bestuurder omdat hij beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria uiteengezet in artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen.
(B)(i) The Shareholders' Meeting resolves to reappoint Dr Werner Cautreels (residing in Boston, MA, USA) as a Director of the Company, for a period which will end at the General Shareholders' Meeting in 2018 which has the approval of the annual accounts on its agenda. (ii) The Shareholders' Meeting resolves to appoint Dr Cautreels as an independent director, as he meets the independence criteria set forth in article 526ter of the Belgian Companies Code.
| Agendapunt 7(B) - Steminstructie: | Agenda item 7(B) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(C)(i) De Algemene Vergadering besluit om Dhr. Howard Rowe (wonend in Londen, VK) te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een periode die zal eindigen bij de Algemene Vergadering in 2018 die de goedkeuring van de jaarrekening op haar agenda heeft. (ii) De Algemene Vergadering besluit om Dhr. Rowe te benoemen als onafhankelijk bestuurder omdat hij beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria uiteengezet in artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen.
(C)(i) The Shareholders' Meeting resolves to reappoint Mr Howard Rowe (residing in London, UK) as a Director of the Company, for a period which will end at the General Shareholders' Meeting in 2018 which has the approval of the annual accounts on its agenda. (ii) The Shareholders' Meeting resolves to appoint Dr Rowe as an independent director, as he meets the independence criteria set forth in article 526ter of the Belgian Companies Code.
| Agendapunt 7(C) - Steminstructie: | Agenda item 7(C) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(D)(i) De Algemene Vergadering besluit om Dr. Vicki Sato (wonend in Cambridge, MA, USA) te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een periode die zal eindigen bij de Algemene Vergadering in 2018 die de goedkeuring van de jaarrekening op haar agenda heeft. (ii) De Algemene Vergadering besluit om Dr. Sato te benoemen als onafhankelijk bestuurder omdat zij beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria uiteengezet in artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen.
(D)(i) The Shareholders' Meeting resolves to reappoint Dr Vicki Sato (residing Cambridge, MA, USA) as a Director of the Company, for a period which will end at the General Shareholders' Meeting in 2018 which has the approval of the annual accounts on its agenda. (ii) The Shareholders' Meeting resolves to appoint Dr Sato as an independent director, as she meets the independence criteria set forth in article 526ter of the Belgian Companies Code.
| Agendapunt 7(D) - Steminstructie: | Agenda item 7(D) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
8. Bezoldiging van Bestuurders. 8. Remuneration of Directors.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit dat: (i) het totaal maximum bedrag van de jaarlijkse bezoldiging voor alle Bestuurders samen (andere dan Dr. Parekh en de CEO) voor de uitoefening van hun mandaat als Bestuurder van de Vennootschap wordt vastgesteld, op globale basis, op 200.000 euro (plus onkosten), en om volmacht te geven aan de Raad van Bestuur om de bezoldiging van de individuele Bestuurders vast te stellen binnen de grenzen van genoemd globaal bedrag; (ii) in het geval een Bestuurder minder dan 75% van de vergaderingen van de Raad van Bestuur bijwoont, de jaarlijkse bezoldiging van deze Bestuurder zal worden verminderd in evenredigheid met de afwezigheidsscore van deze Bestuurder; (iii) Dr. Raj Parekh geen bezoldiging zal ontvangen voor zijn mandaat als Bestuurder; en (iv) aan de Raad van Bestuur volmacht wordt gegeven om het totale remuneratiepakket van de Gedelegeerd Bestuurder (CEO) vast te stellen voor zijn managementfunctie in de Vennootschap en dat deze remuneratie een vergoeding zal omvatten voor zijn mandaat als Bestuurder van de Vennootschap.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves that: (i) the total maximum amount of the annual remuneration for all Directors together (other than Dr Parekh and the CEO) for the exercise of their mandate as a Director of the Company is fixed, on an aggregate basis, at €200,000 (plus expenses), and grants a power of attorney to the Board to determine the remuneration of the individual Board members within the limits of said aggregate amount; (ii) in case a Director attends less than 75% of the meetings of the Board of Directors, the annual remuneration for such Director will be reduced pro rata the absence score of such Director; (iii) Dr Raj Parekh will not receive any remuneration for his mandate as a Director; and (iv) power of attorney is granted to the Board of Directors to determine the total remuneration package of the Managing Director (CEO) for his management function in the Company and that this remuneration will include compensation for his mandate as a Director of the Company.
| Agendapunt 8 - Steminstructie: | Agenda item 8 - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om 100,000 warrants aan te bieden aan Dhr. Onno van de Stolpe, 5,400 warrants aan Dr. Raj Parekh, 3,780 warrants aan Dr. Werner Cautreels en 2,520 warrants aan elkeen van Dr. Harrold van Barlingen, Dhr. Howard Rowe, Dr. Vicki Sato en Mw. Katrine Bosley, onder een warrantplan gecreëerd of te creëren door de Raad van Bestuur in het kader van het toegestaan kapitaal (Warrantplan 2014), waarvan de voornaamste voorwaarden in lijn zullen zijn met de voorgaande warrantplannen van de Vennootschap, en geeft volmacht aan de Gedelegeerd Bestuurder, alsmede aan elke andere Bestuurder voor wat betreft het aanbod aan de Gedelegeerd Bestuurder zelf, om dit aanbod te implementeren. Voor zover als nodig en overeenkomstig artikel 520ter van het Wetboek van vennootschappen, keurt de Algemene Vergadering uitdrukkelijk de bijzondere bepalingen van dergelijk Warrantplan 2014 goed waarbij, in uitzonderlijke omstandigheden (onder meer in geval van wijziging in de controle van de Vennootschap of overlijden van de warranthouder), warrants kunnen worden uitgeoefend vóór de derde verjaardag van de toekenning ervan.
- Aanbod van warrants aan de Bestuurders. 9. Offer of warrants to the Directors of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to offer 100,000 warrants to Mr Onno van de Stolpe, 5,400 warrants to Dr Raj Parekh, 3,780 warrants to Dr Werner Cautreels, and 2,520 warrants to each of Dr Harrold van Barlingen, Mr Howard Rowe, Dr Vicki Sato and Ms Katrine Bosley, under a warrant plan created or to be created by the Board of Directors within the framework of the authorized capital (Warrant Plan 2014), the key conditions of which will be in line with previous warrant plans of the Company, and empowers the Managing Director, as well as any other Director as regards the offer to the Managing Director, to implement this offer. To the extent required and in accordance with article 520ter of the Belgian Companies Code, the Shareholders' Meeting expressly approves the particular provisions of such Warrant Plan 2014 pursuant to which, in exceptional circumstances (among others in the event of a change in control of the Company or decease of the warrant holder), warrants can be exercised before the third anniversary of their award.
| Agendapunt 9 - Steminstructie: | Agenda item 9 - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
De besluiten van deze Algemene Vergadering met betrekking tot de uitgifte van warrants aan Bestuurders van de Vennootschap, kunnen slechts worden uitgevoerd indien de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) aan de Vennootschap heeft meegedeeld geen bezwaar te moeten The resolutions of this Shareholders' Meeting relating to the issuance of warrants to Directors of the Company can only be implemented if the Belgian Financial Services and Markets Authority (FSMA) has communicated to the Company that it
maken tegen de in dit agendapunt opgenomen uitgifte van warrants.
Ondergetekende is er uitdrukkelijk mee akkoord dat: The undersigned expressly agrees that:
(i) bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, de volmachthouder altijd "voor" het voorstel tot besluit zal stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 547bis §4 2° van het Wetboek van vennootschappen;
(ii) in geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, de volmacht geacht zal worden gegeven te zijn aan de Senior Legal Counsel van Galapagos NV, die een werknemer is van Galapagos NV maar geen lid van haar Raad van Bestuur of haar Directiecomité;
Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 536 van het Wetboek van vennootschappen.
has no objections to make against the issuance of warrants as set forth in this agenda item.
- Varia. 10. Miscellaneous.
(i) in the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote "in favor" of the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 547bis §4 2° of the Belgian Companies Code;
(ii) in the event the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the Senior Legal Counsel of Galapagos NV, who is an employee of Galapagos NV but not a member of its Board of Directors or of its Executive Committee.
The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 536 of the Belgian Companies Code.
| (Datum / Date) | |
|---|---|
| (Naam / Name) | |
| (Handtekening / Signature) |
Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op 23 april 2014 toe te komen op de zetel van Galapagos NV. Het dient te worden overgemaakt per e-mail ([email protected]) of met de post (Galapagos NV, t.a.v. Xavier Maes, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België).
The signed proxy form must be received at the latest on 23 April 2014 at the registered office of Galapagos NV. It should be submitted by e-mail ([email protected]) or by post (Galapagos NV, attn. Xavier Maes, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium).
Volmacht
(enkel te gebruiken door Aandeelhouders)
Proxy
(to be used by Shareholders only)
De ondergetekende: The undersigned:
(Naam en adres / Name and address)
hierin optredend als lastgever,
eigenaar van het volgende aantal aandelen in Galapagos NV (naamloze vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België, ingeschreven in het Rechtspersonenregister (Mechelen) onder nummer 0466.460.429) (de "Vennootschap"):
herein acting as grantor of a proxy,
owner of the following number of shares in Galapagos NV (public limited liability company organized under the laws of Belgium with registered office at Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium, registered with the Register of Legal Entities (Mechelen) under number 0466.460.429) (the "Company"):
(Aantal aandelen / Number of shares)
stelt hiermee aan tot zijn/haar volmachtdrager: herewith appoints as his/her proxy holder:
(Naam en adres van de gevolmachtigde / Name and address of the proxy holder)
(Indien de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden te zijn gegeven aan de Senior Legal Counsel van de Vennootschap)
(If the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the Senior Legal Counsel of the Company)
aan wie hij/zij volmacht geeft tot bijwoning van en om stemrechten uit te oefenen tijdens de Buitengewone Algemene Vergadering van de Vennootschap die zal plaatsvinden op dinsdag 29 april 2014, onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 29 april 2014 om 14 uur, op de zetel van de Vennootschap, alsmede elke andere aandeelhoudersvergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging, met als bedoeling de hierna uiteengezette agenda in overweging te nemen en om, voor dit doel, deel te nemen aan alle activiteiten, te stemmen of zich te onthouden, notulen en andere stukken te ondertekenen, woonplaats te kiezen, subdelegatie te geven, en meer in het algemeen te doen wat nuttig of noodzakelijk wordt geacht door de volmachtdrager.
Indien overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook voor deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de volmachtdrager daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.
hierna de "volmachtdrager", hereinafter the "proxy holder",
to whom he/she gives power of attorney to attend and exercise voting rights at the Extraordinary General Shareholders' Meeting of the Company to be held on Tuesday 29 April 2014, immediately after the Annual General Shareholders' Meeting to be held on 29 April 2014 at 2:00 p.m. (CET), at the registered office of the Company, as well as at any other shareholders' meeting with the same agenda that may be convened subsequently as a result of delay or adjournment, for the purpose of considering the agenda set forth below, and for this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub-delegate authority, and more generally to do anything the proxy holder deems useful or necessary.
If pursuant to article 533ter of the Belgian Companies Code new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the proxy holder shall be entitled to vote for such new agenda items insofar the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.
Agenda
(a) Kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur, opgemaakt overeenkomstig artikel 604
- Wijziging van de statuten van de Vennootschap. 1. Amendments to the articles of association of the Company.
(a) Consideration and discussion of the special report of the Board of Directors in accordance with article 604 of the
van het Wetboek van vennootschappen, in verband met de hernieuwing van zijn machtiging met betrekking tot, en het verhogen van, het toegestaan kapitaal.
(b) Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur tot verhoging van het maatschappelijk kapitaal binnen het kader van het toegestaan kapitaal.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit tot hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur om het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap te verhogen binnen het kader van de artikelen 603 tot 608 van het Wetboek van vennootschappen, voor een nieuwe periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van deze machtiging, zijnde 29 april 2014, zoals uiteengezet in de eerste alinea van rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap, en voor een nieuwe periode van drie jaar te rekenen vanaf de datum van deze machtiging, zijnde 29 april 2014, zoals uiteengezet in de zevende alinea van rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap, en om rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de Statuten van de Vennootschap dienovereenkomstig aan te passen.
Belgian Companies Code relating to the renewal of its authorization with respect to, and the increase of, the authorized capital.
(b) Renewal of the authorization given to the Board of Directors to increase the share capital within the framework of the authorized capital.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to renew the authorization of the Board of Directors to increase the share capital of the Company within the framework of articles 603 to 608 of the Belgian Companies Code for a new period of five years as from the date of this authorization, i.e. 29 April 2014, as set forth in the first paragraph of section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company, and for a new period of three years as from the date of this authorization, i.e. 29 April 2014, as set forth in the seventh paragraph of section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company, and to change section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company accordingly.
| Agendapunt 1(b) - Steminstructie: | Agenda item 1(b) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(c) Verhoging van het toegestaan kapitaal tot het bedrag van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om het toegestaan kapitaal te verhogen tot het bedrag van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap op het ogenblik van de goedkeuring door de Raad van Bestuur van de oproeping van deze Algemene Vergadering, en dienovereenkomstig: (i) in de tweede alinea van rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap de verwijzing naar 35.647.692,61 euro te vervangen door 40.292.908,96 euro, en (ii) in de derde alinea van rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de Statuten van de Vennootschap de verwijzing naar 142.590.770,44 euro te vervangen door 161.171.635,86 euro.
(c) Increase of the authorized capital up to the amount of the share capital of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to increase the authorized capital up to the amount of the share capital of the Company at the time of the approval by the Board of Directors of the convening notice of this Shareholders' Meeting, and accordingly: (i) to replace in the second paragraph of section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company the reference to €35,647,692.61 by "€40,292,908.96", and (ii) to replace in the third paragraph of section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company the reference to €142,590,770.44 with "€161,171,635.86".
| Agendapunt 1(c) - Steminstructie: | Agenda item 1(c) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(d) Wijziging en hernieuwing van de bepalingen in de statuten betreffende de verwerving van eigen aandelen.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit: (i) om de machtiging zoals bepaald in rubriek (2) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap te hernieuwen voor een nieuwe termijn van respectievelijk 3 jaar die ingaat op de datum van bekendmaking van dit besluit in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad (eerste alinea) en 5 jaar te rekenen vanaf de datum van dit besluit, zijnde 29 april 2014 (derde alinea), en (ii) om, bijgevolg, in de eerste en tweede alinea van rubriek (2) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap de datum "23 mei 2011" te vervangen door de datum van dit besluit, zijnde 29 april 2011.
(d) Modification and renewal of the provisions of the articles of association referring to the acquisition of own shares.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves: (i) to renew the authorization as defined in section (2) of the temporary provisions of the Articles of Association of the Company for a new period of respectively 3 years from the date of publication of this resolution in the Annexes to the Belgian State Gazette (first paragraph) and 5 years from the date of this resolution, i.e. 29 April 2014 (third paragraph), and (ii) consequently, to replace in the first and second paragraph of section (2) of the temporary provisions of the articles of association of the Company the date "23 May 2013" with the date of this resolution, i.e. 29 April 2014.
| Agendapunt 1(d) - Steminstructie: | Agenda item 1(d) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(e) Wijziging van artikel 9 ("Aard van de aandelen") van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de huidige tekst van artikel 9 van de statuten te vervangen door de volgende tekst:
"De aandelen zijn op naam tot volledige volstorting. De volgestorte aandelen zijn op naam of gedematerialiseerd, naargelang de voorkeur van de aandeelhouder. De vennootschap kan gedematerialiseerde aandelen uitgeven, hetzij door een kapitaalverhoging, hetzij door de omzetting van bestaande aandelen op naam in gedematerialiseerde aandelen. Elke aandeelhouder kan op schriftelijk verzoek, op eigen kosten, aan de raad van bestuur de omzetting van zijn aandelen vragen, hetzij in aandelen op naam, hetzij in gedematerialiseerde aandelen.
De aandelen aan toonder die zijn uitgegeven door de vennootschap en dewelke zich op een effectenrekening bevinden op één januari tweeduizend en acht, bestaan in gedematerialiseerde vorm vanaf die datum. De andere aandelen aan toonder werden, naarmate zij vanaf één januari tweeduizend en acht op een effectenrekening werden ingeschreven, eveneens automatisch gedematerialiseerd. Conform de Wet van veertien december tweeduizend en vijf houdende afschaffing van de effecten aan toonder, werden de aandelen aan toonder die uiterlijk op eenendertig december tweeduizend dertien nog niet werden omgezet, automatisch omgezet in gedematerialiseerde aandelen. Deze aandelen werden op een effectenrekening op naam van de vennootschap geboekt, zonder dat de vennootschap hierdoor de hoedanigheid van eigenaar heeft verworven. De uitoefening van de rechten die verbonden zijn aan deze aandelen wordt geschorst totdat een persoon, die rechtmatig de hoedanigheid van rechthebbende heeft kunnen aantonen, aanvraagt en verkrijgt dat de desbetreffende aandelen op zijn naam worden ingeschreven in het register van aandelen op naam of gecrediteerd op een effectenrekening."
(e) Amendment of article 9 ("Nature of the Shares") of the articles of association of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to replace the current text of article 9 of the articles of association with the following text:
"The shares are registered shares until they are fully paid up. The fully paid up shares are registered shares or dematerialized shares, according to the preference of the shareholder. The company may issue dematerialized shares, either by a capital increase or by the conversion of existing registered shares into dematerialized shares. Each shareholder may ask the conversion of his shares, by written request to the board of directors and at its own cost, into registered shares or into dematerialized shares.
The bearer shares that have been issued by the company and that are on a securities account on 1 January 2008, exist in dematerialized form as of that date. As of 1 January 2008, the other bearer shares will also automatically become dematerialized to the extent that they are credited to a securities account. Pursuant to the Law of 14 December 2005 abolishing bearer securities, the bearer shares that were not yet converted by 31 December 2013 at the latest, have been automatically converted into dematerialized shares. These shares have been credited to a securities account in the name of the company, without the company acquiring the capacity of owner of such shares. The exercise of the rights attaching to these shares shall be suspended until a person that has been able to lawfully evidence his capacity of titleholder, requests and obtains that the relevant shares are registered in his name in the register of registered shares or credited to a securities account."
| Agendapunt 1(e) - Steminstructie: | Agenda item 1(e) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(f) Wijziging van artikel 12 ("Obligaties en warrants") van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de verwijzing naar obligaties aan toonder te verwijderen en bijgevolg de laatste alinea van de huidige tekst van artikel 12 van de statuten te schrappen.
(f) Amendment of article 12 ("Bonds and Warrants") of the articles of association of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to remove the reference to bearer bonds and consequently to delete the last indent of the current text of article 12 of the articles of association.
| Agendapunt 1(f) - Steminstructie: | Agenda item 1(f) - Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(g) Wijziging van artikel 17 ("Beraadslaging") van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de huidige tekst van alinea 2 van artikel 17 van de statuten te vervangen door de volgende tekst:
"Bestuurders kunnen aanwezig zijn op de vergadering van de raad van bestuur door middel van electronische telecommunicatiemiddelen, zoals onder meer telefoon- of videoconferentie, op voorwaarde dat alle deelnemers aan de vergadering rechtstreeks kunnen communiceren met alle andere deelnemers. Hetzelfde geldt voor vergaderingen van de raad van bestuur die in het bijzijn van een notaris dienen te worden gehouden, met dien verstande evenwel dat in voorkomend geval minstens één bestuurder of de secretaris de vergadering fysiek bijwoont in het bijzijn van de notaris. De notulen van de vergadering vermelden de wijze waarop de bestuurders aanwezig waren."
(g) Amendment of article 17 ("Deliberation") of the articles of association of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to replace the current text of indent 2 of article 17 of the articles of association with the following text:
"Board members can be present at the meeting of the board of directors by electronic communication means, such as, among others, phone- or videoconference, provided that all participants to the meeting can communicate directly with all other participants. The same applies to meetings of the Board of Directors to be held in the presence of a notary public, it being understood, however, that in such case at least one director or the meeting's secretary shall physically attend the meeting in the presence of the notary public. The minutes of the meeting shall mention the manner in which the directors were present."
| Agendapunt 1(g) - Steminstructie: | Agenda item 1(g) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(h) Wijziging van artikel 27 ("Vergadering") van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de huidige tekst van alinea 1 van artikel 27 van de statuten te vervangen door de volgende tekst:
"De gewone algemene vergadering wordt gehouden op de laatste dinsdag van de maand april om veertien uur. Indien deze dag een wettelijke feestdag is in België of in Nederland, wordt de algemene vergadering gehouden op de daarop volgende dag die een werkdag is zowel in België als in Nederland, eveneens om veertien uur."
(h) Amendment of article 27 ("Meeting") of the articles of association of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to replace the current text of indent 1 of article 27 of the articles of association with the following text:
"The annual shareholders' meeting is held on the last Tuesday of the month of April at 2:00 p.m. CET. If such day is a public holiday in Belgium or in The Netherlands, the shareholders' meeting will be held on the following day that is a business day in both Belgium and The Netherlands, at 2:00 p.m. CET."
| Agendapunt 1(h) - Steminstructie: | Agenda item 1(h) - Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(i) Wijziging van artikel 29 ("Toelating") van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om de verwijzing naar de toelatingsformaliteiten voor Algemene Vergaderingen met betrekking tot aandelen aan toonder te verwijderen en bijgevolg alinea 6 van de huidige tekst van artikel 29 van de statuten te schrappen.
(i) Amendment of article 29 ("Admission") of the articles of association of the Company.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to remove the reference to the admission formalities to Shareholders' Meetings with respect to bearer shares and consequently to delete indent 6 of the current text of article 29 of the articles of association.
| Agendapunt 1(i) - Steminstructie: | Agenda item 1(i) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
(j) Wijziging van de tijdelijke statutaire bepaling met betrekking tot het toegestaan kapitaal.
Voorstel van besluit: Onder voorbehoud van de goedkeuring van de hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur tot verhoging van het maatschappelijk kapitaal binnen het kader van het toegestaan kapitaal, besluit de Algemene Vergadering om de tekst van de vierde alinea van rubriek (1) van de tijdelijke statutaire bepalingen in de statuten van de Vennootschap te vervangen door de volgende tekst:
"De kapitaalsverhogingen in het kader van het toegestaan kapitaal kunnen worden gerealiseerd door de uitgifte van aandelen (met of zonder stemrecht en desgevallend in het kader van warrantplannen voor werknemers, bestuurders en zelfstandige consulenten van de Vennootschap en haar dochtervennootschappen), van converteerbare obligaties en/of warrants uitoefenbaar door inbreng in speciën of in natura, met of zonder uitgiftepremie, en ook door de omzetting van reserves, met inbegrip van uitgiftepremies. Bovenvermelde warrantplannen mogen voorzien dat, in uitzonderlijke gevallen (onder meer in geval van wijziging in de controle van de Vennootschap of overlijden), warrants kunnen worden uitgeoefend vóór de derde verjaardag van de toekenning ervan, zelfs indien de begunstigde van dergelijke warrants een persoon is waarnaar wordt verwezen in artikel 520ter, 524bis of 525 van het Wetboek van vennootschappen."
(j) Amendment of the temporary provisions of the articles of association of the Company pertaining to the authorized capital.
Proposed resolution: Subject to the approval of the renewal of the authorization of the Board of Directors to increase the share capital of the Company within the framework of the authorized capital, the Shareholders' Meeting resolves to replace the current text of indent 4 of section (1) of the temporary provisions of the articles of association of the Company with the following text:
"The capital increases within the framework of the authorized capital may be achieved by the issuance of shares (with or without voting rights, and as the case may be in the context of a warrant plan for the company's or its subsidiaries' personnel, directors and/or independent advisors), convertible bonds and/or warrants exercisable by contributions in cash or in kind, with or without issuance premium, and also by the conversion of reserves, including issuance premiums. Aforementioned warrant plans can provide that, in exceptional circumstances (among others in the event of a change in control of the company or decease), warrants can be exercised before the third anniversary of their award, even if the beneficiary of such warrants is a person referred to in article 520ter, 524bis or 525 of the Belgian Companies Code."
| Agendapunt 1(j) - Steminstructie: | Agenda item 1(j) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om alle nodige machten te verlenen: (i) aan elke Bestuurder en/of Dhr. Xavier Maes met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de voorafgaande besluiten; en (ii) aan elke Belgische notaris om een gecoördineerde versie van de statuten van de Vennootschap op te stellen en om deze gecoördineerde statuten neer te leggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel en om het nodige te doen om de vereiste formaliteiten te vervullen bij het rechtspersonenregister en elke relevante overheidsadministratie.
(k) Volmacht. (k) Power of attorney.
Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to grant all necessary powers: (i) to any Director and/or Mr. Xavier Maes with respect to the implementation of the preceding resolutions, and (ii) to any Belgian public notary to establish a coordinated version of the articles of association of the Company and to file this coordinated version with the registry of the commercial court and to arrange for the completion of the necessary formalities with the register of legal entities and any relevant public administration.
| Agendapunt 1(k) - Steminstructie: | Agenda item 1(k) - Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| Voor / In favor | Tegen / Against | Onthouding / Abstention |
Ondergetekende is er uitdrukkelijk mee akkoord dat: The undersigned expressly agrees that:
(i) bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, de volmachthouder altijd "voor" het voorstel tot besluit zal stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 547bis §4 2° van het Wetboek van vennootschappen;
(ii) in geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, de volmacht geacht zal worden gegeven te zijn aan de Senior Legal Counsel van Galapagos NV, die een werknemer is van Galapagos NV maar geen lid van haar Raad van Bestuur of haar Directiecomité;
Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 536 van het Wetboek van vennootschappen.
(i) in the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote "in favor" of the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 547bis §4 2° of the Belgian Companies Code;
(ii) in the event the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the Senior Legal Counsel of Galapagos NV, who is an employee of Galapagos NV but not a member of its Board of Directors or of its Executive Committee.
The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 536 of the Belgian Companies Code.
| Goed voor volmacht: | Good for proxy: |
|---|---|
| (Datum / Date) | |
| (Naam / Name) | |
| (Handtekening / Signature) |
Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op 23 april 2014 toe te komen op de zetel van Galapagos NV. Het dient te worden overgemaakt per e-mail ([email protected]) of met de post (Galapagos NV, t.a.v. Xavier Maes, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België).
The signed proxy form must be received at the latest on 23 April 2014 at the registered office of Galapagos NV. It should be submitted by e-mail ([email protected]) or by post (Galapagos NV, attn. Xavier Maes, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium).