Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Mar 14, 2022

Eik fasteignafélag hf
Aðalfundur
5. apríl 2022

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu
kl. 16.00 þriðjudaginn 5. apríl 2022. Fundurinn verður haldinn
rafrænt og í salnum Gullteig A, Grand Hótel Reykjavík.

Drög að dagskrá:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins,
   ásamt skýrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins
   á reikningsárinu og greiðslu arðs

4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir störf þeirra
   fyrir komandi starfsár

5. Tillaga stjórnar um starfskjarastefnu félagsins

6. Tillögur að breytingum á sambykktum
7. Kosning stjórnar
8. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd
9. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
10. Heimild til kaupa á eigin hlutum
11. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Vefstreymi verður frá fundinum en hluthafar munu geta sótt fundinn í eigin persónu. Rafræn þátttaka jafngildir mætingu á fundinn og veitir rétt til þátttóku í honum að öðru leyti. Atkvæðagreiðsla mun affarið fara fram rafrænt í gegnum Lumi AGM án tillits til þess hvort hluthafar mæta á fundarstað eða taka þátt rafrænt. Hægt verður að bera upp skriflegar spurningar í gegnum snjálflorrit eða heimasiðu Lumi AGM.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að sækja fundinn, hvort sem er rafrænt eða í eigin persónu, eru beðnir um að skrá sig tímanlega á heimasiðunni www.lumiconnect.com/meeting/eik og ekki seinna en kl. 16.00 þann 4. apríl 2022. Opnað verður fyrir skráningu miðvikudaginn 16. mars 2022. Með innskráningu þarf að fýlgja mynd af skilrikjum og umboð, ef við á. Hluthafar eru hvattir til að hlaða niður smálforriti Lumi AGM í eigin snjálftæki, en jafnframt geta þeir greitt atkvæði í gegnum heimasiðu Lumi AGM.

Hluthafi getur falið umboðsmanni að sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt umboð, en form að umboði er aðgengilegt á heimasiðu félagsins, www.eik.is. Á hluthafafund fýlgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna krófu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en laugardaginn 26. mars 2022. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornum@eik.is. Hafí hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreint tímarark, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á heimasiðu félagsins eins fljótt og auðið er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en þriðjudaginn 29. mars 2022. Mál sem ekki er getið í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir stjórn. Þar sem fundurinn fer að hluta til fram rafrænt eru hluthafar beðnir um að láta vita fyrirfram, og svo tímanlega sem kostur er, ef þeir ráðgera að bera upp mál á fundinum.

Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skýrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasiðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornum@eik.is lýkur sjö sólarhningum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16.00 þriðjudaginn 29. mars 2022. Eyðublið vegna framboð til setu í tilnefningarnefnd er að finna á heimasiðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur birtar á heimasiðu félagsins og í kauphöll eigi síðar en tveimur sólarhningum fyrir hluthafundinn.

Á heimasiðu félagsins má finna upplýsingar um tillögur stjórnar um breytingar á starfskjarastefnu félagsins og sambykktum ásamt yfirlið yfir ákvæði hinna nýju sambykkta og þær breytingar sem lagðar eru til auk þess sem þar er að finna hreint eintak af nýju sambykktunum. Í stuttu mál í tida tillögur mar að eftirfarandi:

• Lögð er til breyting á grein 4.3 í starfskjarastefnu félagsins.
• Lagt er til að sambykktar verði nýjar sambykktr fyrir félagið. Helstu efnislegu tillögur varða skipan tilnefningarnefndar og nefndarkjör, skipan stjórnar og stjórnarkjör auk þess að leggja í hendur stjórnar að ákveða hvort kjörinn skuli varaformaður stjórnar í stað þess að það sé gert á grundvelli áskilnaðar í sambykktum. Öðrum breytingum sem lagðar eru til á sambykktum er einkum ætlað að einfalda gildandi sambykktr, breyta uppsetningu og stuðla að innbyrðis samræmi.

Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Eik fasteignafélag hf.
Sóttún 26, 105 Reykjavík // www.eik.is

Sóttún 26, 105
EIK