Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2017

Mar 15, 2017

EIK FAGTEIGNAFÉLAG

Aðalfundur í Eik fasteignafélagi hf. 29. mars 2017.

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu sem verður haldinn miðvikudaginn 29. mars 2017, á 19. hæð í Turninum, Smáratorgi 3. Fundurinn hefst stundvíslega kl. 15:30.

Dagskrá fundar:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár.
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, er lagður fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun er tekin um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs.
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár, að fengnum tillögum félagsstjórnar
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Tillaga félagsstjórnar um breytingar á samþykktum félagsins
7. Kosning félagsstjórnar
8. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
9. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræmi við eyðublað sem er aðgengilegt á vef félagsins. Rafrænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er. Umboðseyðublað má nálgast inn á www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en kl. 15.30 sunnudaginn 19. mars 2017. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Hafi hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir 16.-19. mars 2017, verða endanleg dagskrá og tillögur uppfærðar á vefsíðu félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfundinn. Mál, sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar, er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hluthafafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðisbærra fundarmanna krefst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt, ef tillögur koma fram um fleiri menn en kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á vefsíðu félagsins, undirrita og votta seðilinn, og senda hann með pósti á lögheimili félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn

---

barf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf aðalfundarins svo atkvæðið teljist gilt.

Frestur til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur fimm dögum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 15.30 föstudaginn 24. mars 2017. Eyðublöð vegna framboðs til stjórnarsetu er að finna á vefsíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Aðalfundur er lögmætur ef fulltrúar sem hafa yfir að ráða helmingi hlutafjárins hið minnsta mæta eða taka þátt, sbr. 11. gr. samþykta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á íslensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefnu, eyðublöð vegna umboðs og framboðs til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðil vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir aðalfund, skjöl sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er - eða verður eftir því sem þau verða til - að finna á vefsíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn munu liggja frammi í höfuðstöðvum félagsins, að Álfheimum 74, 104 Reykjavík, tveimur víkum fyrir aðalfundinn.

Upplýsingar um tillögur stjórnar um breytingar á samþykktum félagsins og greinargerð með þeim má finna í heild sinni á vefsíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Flestar breytinganna eru gerðar til að samræma samþykktirnar betur við lög og góða stjórnarhætti, en í stuttu máli lúta tillögurnar að eftirfarandi atriðum:

Smávægilegri orðalagsbreytingu á 6. gr. um heimildir hluthafa til framsals hluta sinna, á 8. gr. um eigin hluti, á 12. gr. um mál sem taka skal fyrir á aðalfundi auk þess sem bætt er við ákvæði um arðgreiðslur og fellt á brott ákvæði um að hluthafafundir ákvarði þóknun endurskoðenda, á 13. gr. um boðun aukafunda auk þess sem hlutfall hluthafa sem þarf að krefjast fundar er lækkað í 1/20, á 15. gr. um hvernig mál sem ekki er getið um í fundarboði verði tekin til atkvæðagreiðslu á hluthafafundi, og á 18. gr. um stjórnarkjör auk þess sem frestum til að krefjast hlutfalls- eða margfeldiskosningar og birta hluthöfum upplýsingar um stjórnarframboð er breytt og viðbótarorðalag um forgang margfeldiskosningar sett inn.

Viðbótarorðalagi í 11. gr. um form og efni fundarboðs hluthafafundar og um hvaða upplýsingar skal birta á vef félagsins í tengslum við aðalfund auk þess sem fellt er á brott ákvæði um að fundur sé eingöngu lögmætur ef fulltrúar sem ráða yfir að lágmarki helmingi hlutafjárins taki þátt, í 14. gr. um að fundargerð skuli vera aðgengileg hluthöfum félagsins á skrifstofu þess 14 dögum eftir fund, í 15. gr. um hvaða mál verði greidd atkvæði um á hluthafafundi, um rétt hluthafa til að fá mál tekið til meðferðar á aðalfundi og um hvenær skal birta úrslit kosninga á hluthafafundi á vef félagsins, og í 20. gr. um stofnun undirnefnda stjórnar hvenær niðurstaða slíkra nefnda er bindandi fyrir stjórn.

Reykjavík, 15. mars 2017.

Stjórn Eikar fasteignafélags hf.