Econocom Group SE — AGM Information 2021

Aug 4, 2021

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel)

OPROEPING OM DEEL TE NEMEN AAN DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 9 SEPTEMBER 2021

Geachte aandeelhouders,

U wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de bijzondere algemene vergadering van de vennootschap Econocom Group SE, (de "Vergadering") met zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de "Vennootschap"), die zal worden gehouden op donderdag 9 september 2021 om 12 uur, in de kantoren van de Vennootschap in Zaventem gevestigd te Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem, België, met beperkte fysieke aanwezigheid, rekening houdend met de maatregelen die door de overheid werden genomen om de verspreiding van COVID-19 te beperken.

Mededeling

In het licht van de gezondheidscrisis en de desbetreffende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, worden de aandeelhouders sterk afgeraden de Vergadering persoonlijk bij te wonen.

Aandeelhouders worden aangeraden om hun stemrecht voorafgaand aan de Vergadering in overeenstemming met de regels die in deze oproeping zijn opgenomen uit te oefenen door ofwel (i) per brief te stemmen, of (ii) door een volmacht te geven aan een door de raad van bestuur aangewezen persoon.

De houders van effecten die de nodige formaliteiten voor de bijeenroeping van de Vergadering hebben vervuld en die hun wens hebben uitgesproken om de Vergadering bij te wonen, worden tijdig op de hoogte gebracht van de precieze modaliteiten voor het houden van deze Vergadering.

Afhankelijk van de evolutie van de gezondheidssituatie en de toepasselijke regels in de komende weken, behoudt de Vennootschap zich het recht voor om deze deelnemingsvoorwaarden te wijzigen via een persbericht en op de website van de Vennootschap.

AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE ALGEMENE VERGADERING

1. Benoeming van een bestuurder als onafhankelijke bestuurder

Voorgesteld besluit :

Voorstel tot benoeming van de heer Eric Boustouller als bestuurder van Econocom Group SE, met onmiddellijke ingang voor een termijn van 4 jaar, die eindigt na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering die in 2025 zal worden gehouden. De heer Eric Boustouller voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020.

2. Volmachten voor de uitvoering van de voorgaande besluiten

Voorgesteld besluit :

Voorstel om (i) de bevoegdheden, met de mogelijkheid van subdelegatie, te delegeren aan de Gedelegeerd Bestuurder en de directeuren-generaal van Econocom Group SE, om de voorgaande besluiten uit te voeren en de bijbehorende publicatieformaliteiten te vervullen, en (ii) om volmacht te verlenen aan Mevrouw Nathalie Sfeir (werknemer van de groep Econocom), met de toestemming om zijn bevoegdheden te sub-delegeren, om de formaliteiten voor de indiening en de publicatie te vervullen.

FORMALITEITEN VOOR DEELNAME AAN ALGEMENE VERGADERING

Om de Vergadering van 9 september 2021 te kunnen bijwonen, worden de aandeelhouders verzocht zich te houden aan de artikelen 28 en 29 van de statuten en aan de volgende formaliteiten.

1. Data en uren

Gelieve te noteren dat alle data en uren die vermeld zijn in dit document vervaltermijnen zijn die niet verlengd zullen worden in geval van weekend, verlof of voor andere redenen.

2. Registratiedatum

De registratiedatum is 26 augustus 2021 om 24:00 uur (Belgische tijd). Enkel de personen ingeschreven als aandeelhouder op die datum en dat uur zullen gemachtigd zijn om te stemmen op de Vergadering. Er zal geen rekening worden gehouden met het aantal aandelen aangehouden per aandeelhouder op de dag van de Vergadering.

De houders van aandelen op naam moeten ingeschreven zijn in het register voor aandelen op naam van de Vennootschap op 26 augustus 2021 om 24.00 uur (Belgische tijd).

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten op 26 augustus 2021 om 24.00 uur (Belgische tijd) als aandeelhouder zijn geregistreerd op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van Euroclear Belgium.

3. Intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering

De aandeelhouders moeten de raad van bestuur op het email adres generalsecretariat@econocom.com, ten laatste op 3 september 2021 informeren van hun intentie om deel te nemen aan de Vergadering en het aantal aandelen aangeven waarmee zij deel willen nemen aan de stemming. De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten bovendien een bewijs leveren van hun inschrijving als aandeelhouder op de datum van registratie.

Om aan de Vergadering deel te nemen, moeten de houders van effecten en de volmachthouders hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten die hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid vaststellen, ten laatste net voor het begin van de vergadering voorleggen.

4. Stemmen via volmacht of per brief

Zoals hierboven aangegeven, worden de aandeelhouders, uitgenodigd om hun stemrecht uitsluitend uit te oefenen door voorafgaand aan de Vergadering (i) per brief te stemmen, of (ii) door een volmacht te geven aan een door de Raad van Bestuur aangewezen persoon.

In geval van een stemming bij volmacht zal de volmachtdrager van rechtswege een daartoe aangewezen vertegenwoordiger zijn van de Vennootschap (of van een van haar dochterondernemingen).

De door de Vennootschap goedgekeurde formulieren om te stemmen via volmacht of per brief moeten daarvoor worden gebruikt. Deze kunnen gedownload worden van de website https://finance.econocom.com - sectie gereglementeerde informatie.

De aandeelhouders moeten, naast de voormelde formaliteiten, de volmachten of formulieren om te stemmen per brief naar behoren ingevuld en ondertekend overmaken op het volgende emailadres generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 3 september 2021.

Bij wijze van uitzondering, en om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, worden de aandeelhouders verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht of het stemformulier reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar het hoofdkantoor van de Vennootschap te sturen.

Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen via volmacht of per brief ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

5. Nieuwe agendapunten, voorstellen voor besluiten en recht om vragen te stellen

De aandeelhouders die minstens 3% van het kapitaal aanhouden en die nieuwe punten op de agenda('s) wensen te laten plaatsen of voorstellen tot besluiten wensen neer te leggen, dienen naast de bovenvermelde registratieformaliteiten, op datum van hun verzoek het bewijs te leveren

van het bezit van het vereiste aandeel in het kapitaal en hun verzoek per mail toe te zenden naar volgend e-mailadres: generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 18 augustus 2021.

In voorkomend geval zal/zullen (een) aangepaste agenda('s) gepubliceerd worden ten laatste op 25 augustus 2021.

Het wordt de aandeelhouders die voorafgaande de Vergadering vragen wensen te stellen sterk aangeraden om deze, naast reeds voormelde formaliteiten, te laten toekomen op het e-mailadres generalsecretariat@econocom.com, ten laatste op 3 september 2021. Bij wijze van uitzondering, vanwege de Covid-19 pandemie, worden de aandeelhouders verzocht om geen vragen per post te sturen naar de zetel van de Vennootschap.

6. Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten

Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten die door de Vennootschap zijn uitgegeven, kunnen de Vergadering met raadgevende stem bijwonen. Daartoe moeten zij de Raad van Bestuur uiterlijk op 3 september 2021 per e-mail op generalsecretariat@econocom.com op de hoogte brengen van hun voornemen om deel te nemen aan de Vergadering.

7. Documentatie

De documentatie die moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering, de (eventueel aangepaste) agenda's, de (eventueel aangepaste) formulieren om via volmacht of per brief te stemmen, zijn beschikbaar vanaf de publicatie van deze oproeping op de website van de Vennootschap (https://finance.econocom.com) en op de zetel van de Vennootschap.

De voorafgaande formaliteiten, de instructies op de website van de Vennootschap en op de formulieren om via volmacht of per brief te stemmen moeten strikt worden nageleefd.

Hoogachtend,

Voor de raad van bestuur