Econocom Group SE — AGM Information 2017

Apr 14, 2017

ECONOCOM GROUP SE

Europese vennootschap die publiek beroep doet of heeft gedaan op het spaarwezen Maatschappelijke zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel) (hierna de "Vennootschap")

GEWONE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERINGEN VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 16 MEI 2017

Stemming door volmacht

De aandeelhouders die wensen zich te laten vertegenwoordigen door een lasthebber worden gevraagd dit volmacht formulier te gebruiken. Behoudens uitzonderingen voorzien door de wet, kan een aandeelhouder slechts één persoon aanduiden als lasthebber.

De volmacht dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 10 mei 2017 door middel van een aangetekend schrijven (Marsveldplein 5, 1050 Brussel, België) of per e-mail op het volgende adres: generalsecretariat@econocom.com. De lasthebber dient het origineel van de volmacht ten laatste vóór het begin van de algemene vergaderingen te bezorgen.

De aandeelhouders die wensen te stemmen via volmacht moeten eveneens de registratie- en toegangsformaliteiten beschreven in de oproeping tot de algemene vergaderingen vervullen, waaronder ook de formaliteiten voor kennisgeving van het voornemen om deel te nemen.

Ondergetekende,

Rechtspersoon :

Naam en rechtsvorm :
Maatschappelijke zetel :
Ondernemingsnummer :
Geldig vertegenwoordigd door :	Wonende te :
1.
2.

Natuurlijke persoon :

Naam :
Voornamen:
Woonplaats :
Rijksregisternummer:

Verklaart de procedure van registratie te hebben voorlopen op de registratiedatum (gelieve een kopie van de attesten toe te voegen) en titularis te zijn van _______________ aandelen in volle eigendom, in naakte eigendom of vruchtgebruik (schrap wat niet past) van de Europese vennootschap

ECONOCOM GROUP, met maatschappelijke zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel en ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel) van de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de "Vennootschap");

Duidt	als	lasthebber	aan:	________,	wonende	te
		_____.

aan wie hij/zij alle machten toekent teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de algemene vergaderingen van aandeelhouders die zullen plaatsvinden op 16 mei 2017 om 11.00 uur te Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem, België of op elke andere vergadering later gehouden met dezelfde agenda.

1. Bevoegdheden lasthebber

Hierbij beschikt de lasthebber over de volgende bevoegdheden in naam van de ondergetekende:

• 1. de algemene vergaderingen bijwonen en, in voorkomend geval, gunstig stemmen om deze uit te stellen;
• 1. andere vergaderingen met eenzelfde agenda bijwonen indien de eerste vergaderingen zouden worden uitgesteld, verdaagd of niet behoorlijk zou worden bijeengeroepen;
• 1. elk voorstel van agendapunt te doen en elke wijziging aan de voorstellen door de andere aandeelhouders goed te keuren (waaronder nieuwe onderwerpen te behandelen conform artikel 533ter van het Wetboek van Vennootschappen) of door de voorzitter van de algemene vergaderingen op voorwaarde dat hiertoe instructies zijn gegeven aan de lasthebber, op welke wijze dan ook, voorafgaand aan de bespreking van het/de betreffende punt(en);
• 1. deelnemen aan de beraadslagingen en stemming overeenkomstig de gegeven instructies (hierna uitgedrukt) en bij gebreke van instructies stemming in het voordeel van het voorstel; en
• 1. ondertekenen van alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, aktes of documenten inzake het voorgaande en, in het algemeen alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van dit mandaat.

2. Agenda en voorgestelde besluiten van de algemene vergaderingen van aandeelhouders

I. Agenda en voorgestelde besluiten voor de gewone algemene vergadering

• 1. Lezing, bespreking en uitleg van het jaarverslag van de raad van bestuur, van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2016 en van het verslag van de commissaris over het geconsolideerde boekjaar afgesloten op 31 december 2016
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2016 Voorgesteld besluit: Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2016.
• 1. Goedkeuring van de bestemming van het resultaat Voorgesteld besluit:

Voorstel tot toewijzing van de winst van het boekjaar afgesloten op 31 december 2016 ten bedrage van 47.786.427,98 euro en van de overgedragen winst van het vorig boekjaar ten bedrage van 46.302.043,93 euro:

- aan de reserves anders dan de wettelijke reserve voor 6.468.639,51 euro; en - aan de over te dragen winst voor 87.619.832,40 euro.

1. Kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2016

Voorgesteld besluit:

Voorstel om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2016.

1. Kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2016

Voorgesteld besluit:

Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2016.

1. Hernieuwing van twee mandaten van bestuurder

Voorgesteld besluit:

Voorstel om het mandaat van mevrouw Véronique di Benedetto en van de heer Gaspard Dürrleman in de hoedanigheid van bestuurder van Econocom Group SE te hernieuwen voor een periode van 4 jaar hetwelk een einde neemt bij de sluiting van de gewone algemene vergadering die gehouden zal worden in 2021.

1. Hernieuwing van het mandaat van één bestuurder in de hoedanigheid van onafhankelijke bestuurder

Voorgesteld besluit:

Voorstel om het mandaat van de heer Jean Mounet in de hoedanigheid van bestuurder van Econocom Group SE te hernieuwen voor een periode van 4 jaar hetwelk een einde neemt bij de sluiting van de gewone algemene vergadering die gehouden zal worden in 2021 en vaststelling van zijn hoedanigheid van onafhankelijke bestuurder overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen.

8. Goedkeuring van het remuneratieverslag

Voorgesteld besluit:

Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag.

9. Volmachten

Voorgesteld besluit:

Voorstel om volmachten toe te kennen teneinde voorgaande besluiten uit te voeren.

II. Agenda en voorgestelde besluiten voor de buitengewone algemene vergadering

1. Goedkeuring van de splitsing van de aandelen in twee

Voorgesteld besluit:

Voorstel om elk uitstaand aandeel van de vennootschap in twee te splitsen. Toekenning van volmachten aan elke gedelegeerd bestuurder, met de mogelijkheid tot indeplaatsstelling om de voorwaarden en praktische modaliteiten van dit aandelensplitsing vast te leggen.

2. Aanpassing van de statuten

Voorgesteld besluit:

Voorstel om artikel 5 van de statuten aan te passen om het in lijn te brengen met het nieuw aantal aandelen.

1. Terugbetaling van de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal, overeenkomstig de artikelen 612 en 613 van het Wetboek van Vennootschappen, voor een bedrag van 0,20 euro per aandeel voor de splitsing (0,10 euro per aandeel na de splitsing)

Voorgesteld besluit:

Voorstel om de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal terug te betalen, overeenkomstig de artikelen 612 en 613 van het Wetboek van Vennootschappen, inclusief de aandelen aangehouden door de Vennootschap zelf door een inning van de geblokkeerde rekening, "Uitgiftepremies", voor een bedrag van 0,20 euro per uitstaand aandeel op de datum van de onthechting van de coupon indien deze voor de effectieve datum van de splitsing zoals voorzien in punt 1 van de agenda valt (en voor een bedrag van 0,10 euro per aandeel indien de onthechting plaatsvindt na de effectieve datum van splitsing). De onthechting van de coupon die recht geeft op de terugbetaling zal plaatsvinden op het einde van een termijn van twee maanden na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad.. De uitbetaling van de coupon zal plaatsvinden na de onthechting van de coupon per uitstaand aandeel in overeenstemming met artikel 613 van het Wetboek van Vennootschappen.

1. Bevestiging, door toepassing van artikel 12 van de statuten, van de toestemming toegekend aan de raad van bestuur tot de vervreemding van de eigen aandelen van de Vennootschap. Voorgesteld besluit:

Voorstel tot bevestiging, door de toepassing van artikel 12 van de statuten, van de toestemming toegekend aan de raad van bestuur op basis van artikel 622, §2 van het Wetboek van Vennootschappen, met de mogelijkheid tot indeplaatsstelling, tot de vervreemding van de eigen aandelen aangehouden door de Vennootschap op of buiten de beurs op basis van de prijs en de voorwaarden vastgelegd door de raad van bestuur. Deze toestemming heeft betrekking op het geheel van eigen aandelen in de portefeuille op het moment van de verkoop.

5. Volmachten

Voorgesteld besluit:

Voorstel tot toekenning van volmachten aan elke gedelegeerd bestuurder van Econocom Group SE, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de besluiten die voorafgaan en toekenning van volmachten aan de notaris en zijn medewerkers, afzonderlijk optredend, voor de opstelling van de gecoördineerde tekst van de statuten van de

Vennootschap en teneinde de formaliteiten bij het ondernemingsloket, bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, bij de griffie van de rechtbank van koophandel te Brussel en, indien nodig, bij de diensten voor de Belasting op Toegevoegde Waarde.

3. Steminstructies

Gewone algemene vergadering	1.
-----------------------------	----	--	--	--

		JA	NEE	ONTHOUDING
2.	Goedkeuring van de statutaire jaarrekening
	afgesloten op 31 december 2016.
3.	Toewijzing van de winst van het boekjaar
	afgesloten op 31 december 2016 ten bedrage van
	47.786.427,98 euro en van de overgedragen winst
	van het vorig boekjaar ten bedrage van
	46.302.043,93 euro:
	- aan de reserves anders dan de wettelijke
	reserve voor 6.468.639,51 euro; en
	- aan de over te dragen winst voor
	87.619.832,40 euro.
4.	Kwijting verlenen aan de bestuurders voor het
	boekjaar afgesloten op 31 december 2016.
5.	Kwijting verlenen aan de commissaris voor het
	boekjaar afgesloten op 31 december 2016.
6.	Hernieuwing van twee mandaten van bestuurder
6.1	Hernieuwing van het mandaat van mevrouw
	Véronique di Benedetto in de hoedanigheid van
	bestuurder van Econocom Group SE voor een
	periode van 4 jaar hetwelk een einde neemt bij de
	sluiting van de gewone algemene vergadering die
	gehouden zal worden in 2021.
6.2	Hernieuwing van het mandaat van de heer Gaspard
	Dürrleman in de hoedanigheid van bestuurder van
	Econocom Group SE voor een periode van 4 jaar
	hetwelk een einde neemt bij de sluiting van de
	gewone algemene vergadering die gehouden zal
	worden in 2021.
7.	Hernieuwing van het mandaat van de heer Jean
	Mounet in de hoedanigheid van bestuurder van
	Econocom Group SE voor een periode van 4 jaar
	hetwelk een einde neemt bij de sluiting van de
	gewone algemene vergadering die gehouden zal
	worden in 2020 en vaststelling van zijn
	hoedanigheid van onafhankelijke bestuurder
	overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van

	Vennootschappen.
8.	Goedkeuring van het remuneratieverslag.
9.	Toekenning van volmachten voor de uitvoering van
	de voorgaande besluiten.

2. Buitengewone algemene vergadering

	JA	NEE	ONTHOUDING
1. Splitsing van elk uitstaand aandeel van de
vennootschap in twee. Toekenning van volmachten
aan elke gedelegeerde bestuurder, met de
mogelijkheid tot indeplaatsstelling om de
voorwaarden en praktische modaliteiten van dit
aandelensplitsing vast te leggen.
2. Aanpassing van artikel 5 van de statuten om het in
lijn te brengen met het nieuw aantal aandelen.
3. Terugbetaling van de uitgiftepremie gelijkgesteld
met volstort kapitaal, overeenkomstig de artikelen
612 en 613 van het Wetboek van Vennootschappen,
inclusief de aandelen aangehouden door de
Vennootschap zelf door een inning van de
geblokkeerde rekening, "Uitgiftepremies", voor een
bedrag van 0,20 euro per uitstaand aandeel op de
datum van de onthechting van de coupon indien
deze voor de effectieve datum van de splitsing zoals
voorzien in punt 1 van de agenda valt (en voor een
bedrag van 0,10 euro per aandeel indien de
onthechting plaatsvindt na de effectieve datum van
splitsing). De onthechting van de coupon die recht
geeft op de terugbetaling zal plaatsvinden op het
einde van een termijn van twee maanden na de
bekendmaking van dit besluit in het Belgisch
Staatsblad. De uitbetaling van de coupon zal
plaatsvinden na de onthechting van de coupon,, in
overeenstemming met artikel 613 van het Wetboek
van Vennootschappen.

4.	Bevestiging, door toepassing van artikel 12 van de
	statuten, van de toestemming toegekend aan de raad
	van bestuur op basis van artikel 622, §2 van het
	Wetboek van Vennootschappen, met de
	mogelijkheid tot indeplaatsstelling, tot de
	vervreemding van de eigen aandelen aangehouden
	door de Vennootschap op of buiten de beurs op
	basis van de prijs en de voorwaarden die zullen
	worden vastgelegd door de raad van bestuur. Deze
	toestemming heeft betrekking op het geheel van
	eigen aandelen in de portefeuille op het moment
	van de verkoop.
5.	Toekenning van volmachten.

4. Nieuwe agendapunten en nieuwe voorstellen van besluiten

De ondergetekende verklaart geïnformeerd te zijn geweest dat, na de bekendmaking van de oproeping tot de algemene vergaderingen, één of meer aandeelhouders, die gezamenlijk tenminste 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen, de opname van nieuwe agendapunten van de algemene vergaderingen of nieuwe voorstellen van besluiten betreffende de opgenomen of op te nemen agendapunten kunnen verzoeken.

De Vennootschap zal ten laatste op 8 mei 2017 een aangepaste agenda bekend maken als haar nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluiten op te nemen in de agenda van de algemene vergaderingen geldig hebben bereikt.

In dat geval, zal de Vennootschap eveneens een nieuw volmacht formulier ter beschikking stellen die deze nieuwe onderwerpen of voorstellen van besluiten bevat en de hierna beschreven regels zullen in dat geval van toepassing zijn :

• 1. als de huidige volmacht geldig werd gecommuniceerd aan de Vennootschap vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda van de algemene vergaderingen, zal deze volmacht geldig blijven voor wat betreft de agendapunten van de algemene vergaderingen die oorspronkelijk vermeld waren in de oproeping.;
• 1. als de Vennootschap een gewijzigde agenda heeft bekendgemaakt die één of meer nieuwe voorstellen tot besluiten bevat over onderwerpen die oorspronkelijk opgenomen waren in de agenda, laat de wet de lasthebber toe om tijdens de algemene vergaderingen af te wijken van de eventuele steminstructies oorspronkelijk gegeven door de ondergetekende, indien, naar oordeel van de lasthebber, de uitvoering van deze instructies de belangen van de ondergetekende zou miskennen. De lasthebber dient de ondergetekende te informeren als hij afwijkt van zijn/haar steminstructies;
• 1. als de Vennootschap een gewijzigde agenda heeft bekendgemaakt om er nieuwe onderwerpen in op te nemen, verplicht de wet dat de huidige volmacht aangeeft of de lasthebber al dan niet het recht heeft te stemmen over deze nieuwe onderwerpen of hij zich dient te onthouden.

Rekening houdend met de richtlijnen gegeven in de bovenstaande paragrafen, besluit de ondergetekende (schrap wat niet past):

• de lasthebber toe te staan te stemmen over het/de nieuwe onderwerp(en) die zouden worden opgenomen in de agenda van de algemene vergaderingen.
• de lasthebber de instructie te geven zich te onthouden van te stemmen over de nieuwe onderwerpen die zouden worden opgenomen in de agenda van de algemene vergaderingen.

Als de ondergetekende geen van de twee bovenstaande vermeldingen heeft geschrapt of als hij/zij ze allebei heeft geschrapt, zal de lasthebber zich dienen te onthouden van stemmen over nieuwe onderwerpen die zouden opgenomen zijn in de agenda van de algemene vergaderingen.

5. Belangenconflict

In geval van belangenconflict tussen de aandeelhouder die de huidige volmacht verstrekt en de lasthebber, zal deze laatste de regels van artikel 547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen respecteren. Als de Vennootschap op de hoogte wordt gebracht van het bestaan van een belangenconflict, zal zij de stem van de lasthebber slechts aanvaarden voor besluiten waarvoor de ondergetekende een precieze steminstructie heeft geformuleerd voor elk onderwerp opgenomen in de agenda.

De ondergetekende, die de heer /mevrouw ________________________________ heeft aangeduid als lasthebber, is geïnformeerd dat deze laatste volgens het Wetboek van Vennootschappen wordt geacht een belangenconflict te hebben wanneer hij een persoon is waarnaar verwezen wordt in artikel 547bis §4 van het Wetboek van Vennootschappen. Bijgevolg wordt de ondergetekende verzocht een precieze steminstructie voor elk agendapunt te formuleren, bij gebreke waarvan de heer/mevrouw ________________________________ niet het stemrecht zal kunnen uitoefenen

voor de betreffende punten.

6. Schadevergoeding voor de lasthebbers

De ondergetekende verbindt zich hierbij ertoe de lasthebber te vergoeden voor alle schade die hij zou opgelopen hebben wegens alle handelingen uitgeoefend ter uitvoering van deze volmacht, op voorwaarde echter dat hij de grenzen van zijn volmacht heeft gerespecteerd. Bovendien verbindt de ondergetekende zich ertoe de nietigverklaring van geen enkel van de voorstellen goedgekeurd door de lasthebber te vorderen en geen enkele schadevergoeding van de lasthebber te eisen, op voorwaarde echter dat deze de grenzen van zijn volmacht heeft gerespecteerd.

Deze volmacht is onherroepelijk. De aandeelhouders die op geldige wijze volmacht hebben verleend zullen zelf niet meer in persoon of schriftelijk kunnen stemmen op de algemene vergaderingen.

*

Opgemaakt te	, op	2017.
--------------	------	-------

(handtekening)

_____________________________________

Gelieve elke bladzijde te paraferen en de laatste bladzijde te ondertekenen. Rechtspersonen moeten de naam, voornaam en functie vermelden van de personen die de huidige volmacht ondertekenen in hun naam. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten documenten die hun identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid vertonen aan de Vennootschap overhandigen ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de vergadering.