Econocom Group SE — AGM Information 2016

Oct 3, 2016

Econocom Group SE

Europese Vennootschap die publiek beroep doet of heeft gedaan op het spaarwezen Maatschappelijke zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel)

OPROEPING OM DEEL TE NEMEN AAN DE ALGEMENE VERGADERING VAN ECONOCOM GROUP SE OP 4 NOVEMBER 2016

Geachte dames en heren aandeelhouders,

Jullie worden uitgenodigd om deel te nemen aan de algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap Econocom Group SE, met maatschappelijke zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de "Vennootschap") die zal gehouden worden op vrijdag 4 november 2016 om 11u30 te Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem, België. Deze oproeping annuleert en vervangt de oproeping die op 26 september 2016 in het Belgisch Staatsblad is verschenen.

AGENDA EN VOORSTEL VAN BESLUITEN

• 1. Benoeming van Mevrouw Anne Lange als onafhankelijk bestuurder
• Voorgesteld besluit:

Voorstel om Mevrouw Anne Lange te benoemen als onafhankelijk bestuurder van Econocom Group SE voor een periode van 4 jaar die afloopt na de gewone algemene vergadering die wordt gehouden in mei 2020, en vaststelling van haar hoedanigheid als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen.

• 1. Benoeming van Meneer Philippe Capron als onafhankelijk bestuurder
• Voorgesteld besluit:

Voorstel om Meneer Philippe Capron te benoemen als onafhankelijk bestuurder van Econocom Group SE voor een periode van 4 jaar die afloopt na de gewone algemene vergadering die wordt gehouden in mei 2020, en vaststelling van zijn hoedanigheid als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen.

1. Volmacht

Voorgesteld besluit:

Voorstel om volmacht te geven voor de uitvoering van bovenstaande besluiten en om verder te gaan tot elke formaliteit die in het algemeen nodig of nuttig met betrekking tot de beslissingen van de Vennootschap.

FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN DE ALGEMENE VERGADERING

Om deel te nemen aan de algemene vergadering van 4 november 2016, wordt aan de aandeelhouders verzocht zich te houden aan artikel 28 en 29 van de statuten en aan de volgende formaliteiten.

Indien het vereiste aanwezigheidsquorum overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen niet bereikt wordt op de algemene vergadering van 4 november 2016, zal een tweede algemene vergadering gehouden worden op vrijdag 25 november 2016 om 11 uur, dewelke zal beraadslagen en besluiten omtrent de punten van de agenda van de algemene vergadering, ongeacht het gedeelte van het kapitaal vertegenwoordigd door de aanwezige aandeelhouders.

1. Datum en uur

Gelieve te noteren dat de data en uren vermeld in dit document termijnen zijn die niet verlengd worden in geval van weekend, vakanties of om enige andere redenen.

2. Registratiedatum

De registratiedatum is vrijdag 21 oktober 2016 om vierentwintig uur (Belgische tijd). Enkel de personen ingeschreven op naam van de aandeelhouder op de datum en het uur van registratie zijn gemachtigd te stemmen op de algemene vergadering.

De houders van aandelen op naam moeten ingeschreven zijn in het register voor aandelen op naam van de Vennootschap ten laatste op 21 oktober 2016 om vierentwintig uur (Belgische tijd).

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten ten laatste op 21 oktober 2016 om vierentwintig uur (Belgische tijd) geregistreerd zijn als aandeelhouder op de rekening van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling.

Voor de berekening van de aanwezigheid en de stemmen op de algemene vergadering, zal er uitsluitend rekening worden gehouden met het aantal aandelen gehouden per aandeelhouder op 21 oktober 2016 om vierentwintig uur (Belgische tijd).

3. Intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering

De aandeelhouders moeten de raad van bestuur kennisgeven van hun intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering, per aangetekend schrijven gericht aan de maatschappelijke zetel of per elektronisch bericht op het email adres, generalsecretariat@econocom.com, ten laatste op 28 oktober 2016. Ze moeten hierbij het aantal aandelen aangeven waarmee zij deel willen nemen aan de stemming, en de houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een bewijs leveren van hun inschrijving als aandeelhouder op de datum van registratie.

Om aan de algemene vergadering te kunnen deelnemen moeten de effectenhouders en volmachtdragers hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten die hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid vaststellen, ten laatste onmiddellijk voor het begin van de vergadering neerleggen.

4. Stemming per volmacht of per brief

De aandeelhouders kunnen zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een gevolmachtigde of kunnen stemmen per brief. De door de Vennootschap goedgekeurde formulieren

om te stemmen per volmacht of per brief moeten daartoe gebruikt worden. Deze kunnen gedownload worden op de website https://finance.econocom.com/en/ - sectie regulated information. De aandeelhouders moeten, bovenop de voormelde formaliteiten, de volmachten of formulieren om te stemmen per brief naar behoren ingevuld en ondertekend overmaken aan de maatschappelijke zetel of op het volgende email adres generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 28 oktober 2016.

In geval van stemming per volmacht, zijn kopieën van emails toegelaten maar enkel op voorwaarde dat de gevolmachtigde de originele volmacht ten laatste op de algemene vergadering voorlegt.

In geval van stemming per brief moet het origineel ten laatste op de algemene vergadering aan de Vennootschap overgemaakt worden.

5. Nieuwe agendapunten, voorstellen van besluiten en recht om vragen te stellen

De aandeelhouders die ten minste 3% van het kapitaal aanhouden en die de toevoeging van nieuwe punten op de agenda willen vragen of voorstellen van besluiten willen neerleggen, moeten, bovenop de voormelde formaliteiten, op de datum van hun vraag het bewijs leveren van het vereiste bezit van kapitaalgedeelte en dit overmaken aan de maatschappelijke zetel of op het email adres generalsecretariat@econocom.com, ten laatste op 6 oktober 2016.

In voorkomend geval zal een aangepaste agenda gepubliceerd worden ten laatste op 27 oktober 2016.

De aandeelhouders die schriftelijke vragen wensen te stellen moeten, bovenop de voormelde formaliteiten, hun vraag overmaken aan de maatschappelijke zetel of op het email adres generalsecretariat@econocom.com, ten laatste op 21 oktober 2016.

6. Houders van obligaties en warrants

De houders van obligaties en warrants uitgegeven door de vennootschap mogen deelnemen aan de algemene vergadering met raadgevende stem en zijn gehouden aan dezelfde deelnemingsformaliteiten als degene van toepassing op de aandeelhouders.

7. Documentatie

De documentatie die moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering, de agenda (in voorkomend geval aangepast), de formulieren om te stemmen per volmacht of per brief (in voorkomend geval aangepast), zijn beschikbaar vanaf de publicatie van deze oproeping op het volgende adres: Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem, België of op de website van de vennootschap (https://finance.econocom.com).

De bovenvermelde formaliteiten, de instructies op de website van de vennootschap en op de formulieren om te stemmen per brief en per volmacht moeten strikt nageleefd worden.

Hoogachtend,

Voor de raad van bestuur.