AI assistant
Công ty Cổ phần YBM Governance Information 2022
67083_rns_2022-06-28_1ba34a8f-f275-4d37-b4a8-2ec3182448dd.pdf
Governance Information
Open in viewerOpens in your device viewer
CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN CÔNG NGHIỆP YÊN BÁI
SỐ: 25.06/2022/QĐ-BKS
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Yên Bái, Ngày 25. tháng 06 năm 2022
TRƯỜNG BAN KIỂM SOÁT
CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN CÔNG NGHIỆP YÊN BÁI
(V/v: Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát)
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp hiện hành;
- Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành “Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát” (kèm theo Quyết định này).
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3: Các Thành viên Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các phòng ban và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu;
NGUYỄN VĂN DON
CÔNG TY CỔ PHẦN
KHOÁNG SẢN CÔNG NGHIỆP YÊN BÁI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Yên Bái, Ngày 25 tháng 06 năm 2022
QUY CHẾ TỐ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT
CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN CÔNG NGHIỆP YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 25.06/2022/QĐ-BKS ngày 25 tháng 06 năm 2022
của Trưởng Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái)
Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 26 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán;
Căn cứ Thông tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng tại Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán;
Căn cứ Điều lệ Công ty cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
Căn cứ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông số 25.06/2022/QĐ-MHQP ngày 25 tháng 6 năm 2022.
Ban kiểm soát ban hành Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát Công ty cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát Công ty cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái bao gồm các nội dung sau:
CHƯƠNG 1 - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích, phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái bao gồm các quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc và trách nhiệm các bộ phận đối với Ban kiểm soát nhằm kiểm tra giám sát việc thực hiện Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông Công ty và Pháp luật của Nhà nước.
Điều 2: Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt
Công ty: Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
Điều lệ: Điều lệ Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
HDQT: Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Khoáng sản Công nghiệp Yên Bái
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của Công ty.
Luật Doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các văn bản hướng dẫn liên quan..
Điều 3: Phạm vi áp dụng
Qui chế này áp dụng cho mọi hoạt động kiểm tra, giám sát của Ban kiểm soát để đảm bảo tính chính xác, khách quan, trung thực và kịp thời mọi hoạt động của Ban Kiểm soát.
CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4: Chức năng hoạt động
Ban kiểm soát là tổ chức do Đại hội đồng cổ đông bầu ra và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và các quy định tại quy chế này. Ban kiểm soát chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đại hội đồng cổ đông.
Điều 5: Tổ chức & nguyên tắc hoạt động của bộ máy Ban kiểm soát
5.1. Ban kiểm soát là cơ quan giám sát của Đại hội Đồng cổ đông, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty.
5.2. Ban kiểm soát có tối thiểu ba (03) thành viên; tùy theo yêu cầu quản lý của Đại hội đồng cổ đông, quy mô hoạt động của Công ty, Đại hội đồng cổ đông quyết định việc tăng thêm số lượng thành viên theo đề nghị của Trưởng Ban kiểm soát và/hoặc trừ khi có các quy định khác của Pháp luật.
5.3. Trưởng Ban kiểm soát là một thành viên trong Ban kiểm soát, do Ban kiểm soát bầu ra theo hình thức bỏ phiếu kín hoặc biểu quyết công khai tại phiên họp đầu tiên của nhiệm kỳ của Ban kiểm soát.
5.4. Thành viên Ban kiểm soát là những người từ đủ 21 tuổi trở lên, có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên, có đầy đủ năng lực pháp luật, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng lực chuyên môn và không thuộc các đối tượng bị cấm là thành viên Ban kiểm soát theo các quy định của Pháp luật hiện hành. Trong Ban Kiểm soát phải có ít nhất 01 thành viên có chuyên môn về tài chính kế toán.
5.5. Nhiệm kỳ hoạt động của Ban kiểm soát là 5 năm và được quy định trong Điều lệ. Trưởng Ban và các thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại sau khi hoàn tất một nhiệm kỳ làm việc hoặc giữa nhiệm kỳ khi Đại hội đồng cổ đông thấy cần thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý và/hoặc theo quy định của Pháp luật. Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.
5.6. Những người được bầu giữ chức Trưởng Ban kiểm soát và các thành viên Ban kiểm soát có trách nhiệm tiếp nhận việc bàn giao và đảm nhiệm ngay công việc theo chức danh được bầu. Những người bị miễn nhiệm, bãi nhiệm có trách nhiệm bàn giao công việc cho những người mới được bổ nhiệm hoặc cho các thành viên còn lại của Ban kiểm soát (trong thời hạn chưa bổ nhiệm được thành viên thay thế) trong thời hạn 15 ngày, đồng thời phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc của mình trong thời gian có tư cách đảm nhiệm chức danh đó.
5.7. Các thành viên Ban kiểm soát, cán bộ giúp việc Ban kiểm soát (nếu có) được hưởng tiền lương (hoặc thù lao nếu là thành viên kiêm nhiệm), tiền thưởng và phụ cấp do Đại hội đồng cổ đông quyết định theo chế độ của Nhà nước và của Công ty. Chi phí cho mọi hoạt động của Ban kiểm soát (kể cả lương, tiền thù lao và phụ cấp của các thành viên Ban kiểm soát) được tính vào chi phí quản lý của Công ty.
5.8. Trưởng Ban Kiểm soát chỉ đạo trực tiếp các hoạt động của bộ phận giúp việc Ban Kiểm soát.
5.9. Ban Kiểm soát họp định kỳ hoặc bất thường theo Quy định tại Điều lệ Công ty và theo Quy chế này.
5.10. Các thành viên Ban kiểm soát được phân công phụ trách theo mảng công việc, chịu trách nhiệm về mảng công việc và kết quả thực hiện công việc của mình.
Điều 6: Nhiệm vụ của Ban kiểm soát
6.1. Giám sát HĐQT, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
6.2. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, thông báo kết quả kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho Đại hội đồng cổ đông và các nhiệm vụ khác theo điều lệ Công ty.
6.3. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất khi có yêu cầu) thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động kiểm soát và theo vụ việc kiểm tra, giám sát. Tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên ĐHĐCĐ.
6.4. Xem xét số sách kế toán & các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc đợt kiểm tra, Ban Kiểm soát báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến HĐQT và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.
6.5. Báo cáo ĐHĐCĐ về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty; Về tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và của các dự án do Công ty đầu tư, quản lý.
6.6. Kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
6.7. Kiểm tra, xem xét các khiếu nại, tố cáo liên quan đến các chức danh lãnh đạo thuộc HĐQT và Ban Giám đốc Công ty
6.8. Khi phát hiện có thành viên HĐQT, Giám đốc, các cán bộ quản lý vi phạm nghĩa vụ của người quản lý Công ty theo quy định tại Điều lệ thì phải thông báo ngay bằng văn bản với HĐQT, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hiệu quả.
6.9. Xây dựng, ban hành, sửa đổi bổ sung Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát để thông qua Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát phải họp tối thiểu hai lần một năm và số lượng thành viên tham gia các cuộc họp tối thiểu là hai người.
6.10. Lập và trình Đại hội cổ đông thông qua kế hoạch hoạt động năm của Ban Kiểm soát
6.11. Lập và thông báo cho HĐQT, GĐ kế hoạch tiến hành các cuộc kiểm tra tại Công ty.
6.12. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.
Điều 7: Nhiệm vụ của Trưởng Ban kiểm soát
7.1. Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát trình Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua.
7.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm soát theo định kỳ hàng quý, hàng năm và tổ chức thực hiện theo chương trình kế hoạch,
7.3. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên Ban kiểm soát, thực hiện những nhiệm vụ của Ban kiểm soát quy định trong quy chế này; chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ về các hoạt động của Ban kiểm soát.
7.4. Lập báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất, trình Đại hội đồng cổ đông về tình hình hoạt động, kết quả kiểm soát của Ban kiểm soát và các kiến nghị. Chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước cổ đông về những nội dung nêu trong báo cáo.
7.5. Ủy quyền bằng văn bản cho thành viên Ban kiểm soát đảm nhiệm công việc của Trưởng Ban kiểm soát trong thời gian vắng mặt.
7.6. Đề nghị HĐQT họp phiên bất thường để xử lý những trường hợp vi phạm quy định Pháp luật, Điều lệ Công ty.
7.7. Thay mặt Ban kiểm soát triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường theo quy định Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
7.8. Tham dự các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, năm; các phiên họp của Hội đồng Quản trị.
7.9. Chấp hành các quy định khác của Pháp luật và Điều lệ Công ty.
Điều 8: Nhiệm vụ của thành viên Ban kiểm soát
8.1. Mỗi thành viên được phân công chuyên trách một lĩnh vực nghiệp vụ kiểm soát có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ về lĩnh vực được phân công, giúp Trưởng Ban kiểm soát tham mưu cho HĐQT, Ban GĐ về lĩnh vực được phân công.
8.2. Tuân thủ pháp luật và chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước, của Công ty, đảm bảo nguyên tắc khách quan, trung thực khi tiến hành kiểm soát thực hiện nhiệm vụ của mình.
8.3. Các thành viên Ban kiểm soát có báo cáo bằng văn bản tình hình, kết quả kiểm soát trong lĩnh vực được phân công cho Trưởng Ban kiểm soát và chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá, kết luận của mình.
8.4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Trưởng Ban kiểm soát, Đại hội đồng cổ đông về việc xác định tính chính xác, trung thực của các số liệu, hồ sơ liên quan đến các mặt hoạt động của Công ty.
8.5. Giữ gìn bảo mật tài liệu, số liệu, tình hình đã được cung cấp hoặc thu nhận qua kết quả kiểm tra, kiểm soát theo quy định của Pháp luật, Điều lệ Công ty và Quy chế này.
8.6. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty.
Điều 9: Trách nhiệm và quyền hạn của Ban kiểm soát
9.1. Trách nhiệm:
-
Quán triệt và thực hiện Điều lệ Công ty, Nghị quyết của Đại hội cổ đông và các quy định cụ thể của Quy chế này;
-
Ban kiểm soát làm việc theo quy định của Pháp luật, điều lệ công ty, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và kế hoạch đã được thông qua. Trưởng BKS lập kế hoạch kiểm tra giám sát Quý, Năm, tổ chức thực hiện và báo cáo bằng văn bản tới Đại hội đồng cổ đông kết quả kiểm tra, giám sát. Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về tính xác thực của các báo cáo kiểm tra, giám sát của mình;
-
Các báo cáo tài chính hàng quý, 6 tháng và báo cáo tài chính năm trước khi đệ trình lên HĐQT phải thông qua ý kiến của Ban Kiểm soát;
-
Qua công tác kiểm tra, giám sát, đề xuất với Hội đồng quản trị, Ban giám đốc để kịp thời xử lý, chấn chỉnh những vi phạm, sai sót trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoạt động tài chính; đồng thời đề xuất cải tiến công tác quản lý của HĐQT và Ban GĐ;
-
Xem xét những kết quả kiểm tra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý;
-
Đảm bảo phối hợp có hiệu quả với Tổ chức kiểm toán độc lập được lựa chọn để kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của Công ty;
-
Trách nhiệm khác tuân thủ theo điều lệ của Công ty và quy định của Pháp luật.
9.2. Quyền hạn:
-
Chủ động thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Quy chế này và/hoặc theo Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc các quy định khác của Pháp luật;
-
Được yêu cầu Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các văn bản pháp quy của Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, ngành có liên quan đến hoạt động công ty, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và các thông tin báo cáo của Công ty để Ban kiểm soát làm căn cứ kiểm tra, giám sát, kiểm toán;
-
Được quyền yêu cầu lãnh đạo các đơn vị (phòng/ban) trong công ty cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin và giải trình các hoạt động theo yêu cầu của công tác kiểm soát.
-
Thành viên BKS có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty và phải có trách nhiệm bảo vệ bí mật các số liệu, tài liệu, thông tin được cung cấp;
-
Được Công ty đảm bảo trang bị các công cụ, phương tiện cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của mình. Trong trường hợp cần thiết Trưởng Ban kiểm soát trình Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc quyết định việc trưng tập các chuyên viên, cán bộ lãnh đạo trong công ty thực hiện chương trình kiểm tra kiểm soát. Có trách nhiệm bảo vệ bí mật các số liệu, tài liệu, thông tin được cung cấp; Đối với các vụ việc phải liên hệ với các tổ chức, cá nhân ngoài Công ty để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát thì Ban kiểm soát phải xin ý kiến của Hội đồng quản trị;
-
Nếu thành viên Ban kiểm soát phát hiện thấy vụ việc diễn ra làm thiệt hại đến vốn, tài sản và con người của Công ty thì có quyền yêu cầu người phụ trách dừng ngay công việc đó và báo cáo Hội đồng quản trị, Giám đốc và Trưởng Ban kiểm soát biết để có biện pháp xử lý;
-
Yêu cầu tập thể, cá nhân chấp hành nghiêm túc và khắc phục các kết luận của Ban kiểm soát;
-
Yêu cầu Đại hội đồng cổ đông họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của Công ty theo quy định tại Điều lệ Công ty. Thay thế Hội đồng Quản trị Công ty triệu tập Đại hội cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
-
Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; Thảo luận về những khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ.
-
Tham dự các cuộc họp của HĐQT, phát biểu ý kiến và những kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết. Nếu có ý kiến khác với những quyết định của HĐQT thì được quyền đề nghị bảo lưu ý kiến của mình vào biên bản cuộc họp. Được cung cấp những nội dung & tài liệu liên quan đến chương trình nghị sự, thời gian, địa điểm họp HĐQT (như đối với Thành viên HĐQT);
-
Được quyền tham dự các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, các buổi giao ban tại trụ sở chính, do Giám đốc chủ trì, hội nghị sơ kết, tổng kết, các cuộc hội thảo, các lớp đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kiến thức nghề nghiệp do Công ty tổ chức hoặc Công ty kết hợp với các đơn vị khác tổ chức hoặc theo đề nghị của Ban kiểm soát. Giám đốc Công ty thông báo cho Ban kiểm soát biết kế hoạch tổ chức các nội dung nói trên; Được cử thành viên tham gia công tác kiểm tra, kiểm toán định kỳ, đột xuất do HĐQT, các đoàn thể tổ chức;
-
Quyền hạn khác theo Điều lệ công ty và quy định của Pháp luật.
Điều 10: Chế độ làm việc
10.1. Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát, kiểm tra theo chế độ trách nhiệm cá nhân, kết hợp với chế độ làm việc tập thể của Ban kiểm soát.
10.2. Trưởng Ban kiểm soát lập chương trình, kế hoạch công tác kiểm soát định kỳ hàng quý, hàng năm hoặc khi cần kiểm tra đột xuất để phát hiện những sai sót giúp Công ty khắc phục kịp thời. Các thành viên Ban kiểm soát căn cứ theo nhiệm vụ được phân công có trách nhiệm thực hiện chương trình đó.
10.3. Trưởng Ban kiểm soát triệu tập và chủ trì tất cả các cuộc họp của Ban, trường hợp vắng mặt, Trưởng Ban kiểm soát ủy quyền cho một thành viên Ban kiểm soát thay mặt chủ trì, giải quyết các công việc của Ban kiểm soát. Cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 số thành viên Ban kiểm soát có mặt. Các cuộc họp của Ban kiểm soát được thông báo tới các thành viên Ban kiểm soát về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp trước ít nhất 03 ngày làm việc, đồng thời được gửi thông báo tới Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc của Công ty biết. Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc có thể tham dự các cuộc họp của Ban kiểm soát nếu thấy cần thiết nhưng không làm thay đổi nội dung cuộc họp cũng như ảnh hưởng đến tính độc lập trong thực hiện nhiệm vụ của Ban kiểm soát.
Các cuộc họp của Ban kiểm soát gồm:
- Cuộc họp thường kỳ: Ban kiểm soát họp định kỳ ít nhất mỗi năm hai lần
- Cuộc họp bất thường: Cuộc họp bất thường của Ban Kiểm soát được tiến hành theo đề nghị của:
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị
- Ít nhất 2/3 (hai phần ba) thành viên Hội đồng Quản trị
- Trưởng ban Kiểm soát
- Ít nhất 2/3 (hai phần ba) thành viên Ban Kiểm soát
-
Giám đốc
-
Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị họp Ban Kiểm soát bất thường, Trưởng Ban Kiểm soát phải triệu tập và tiến hành cuộc họp.
-
Trưởng họp, sau hai lần đề nghị kế tiếp mà Trưởng ban Kiểm soát không triệu tập cuộc họp Ban Kiểm soát, Hội đồng Quản trị và các thành viên Ban Kiểm soát tiến hành triệu tập họp Ban Kiểm soát để xử lý công việc, đồng thời quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Trưởng Ban, bầu một thành viên Ban Kiểm soát đảm bảo các điều kiện giữ chức danh Trưởng ban gửi các cổ đông xin ý kiến biểu quyết hoặc quyết định việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường để xử lý những tồn tại vướng mắc chưa thể giải quyết (nếu có).
10.4. Mỗi vụ việc kiểm tra phải được Trưởng Ban kiểm soát phê duyệt mới được thực hiện. Việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải tuân thủ các quy định, quy trình kiểm soát.
10.5. Các kiến nghị của Ban kiểm soát phải được đưa ra lấy ý kiến tập thể trong Ban kiểm soát và kết luận theo đa số. Mỗi thành viên có quyền bảo lưu ý kiến và có quyền báo cáo Đại hội đồng cổ đông về ý kiến riêng của mình.
10.6. Định kỳ và ít nhất một năm hai lần, Ban kiểm soát họp theo thông báo của Trưởng Ban kiểm soát để trao đổi thông tin và phối hợp công việc nhằm thực hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm soát.
10.7. Các chi phí liên quan đến việc tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo (bao gồm chi phí đi lại, ăn ở trong những ngày diễn ra cuộc họp) do Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty tổ chức sẽ được Công ty đảm bảo. Mức chi phí phù hợp với quy định của Công ty.
Điều 11: Các mối quan hệ của Ban kiểm soát
11.1. Quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước:
-
Tổ chức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo các nội dung liên quan đến công việc kiểm tra kiểm soát theo quy định của pháp luật;
-
Các thông tin, báo cáo của Ban kiểm soát trước khi gửi các cơ quan quản lý Nhà nước phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
11.2. Quan hệ với Đại hội đồng cổ đông:
-
Ban kiểm soát báo cáo cổ đông tại kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định trong Điều lệ.
-
Ban kiểm soát chỉ thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật và/hoặc đã được Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn.
11.3. Quan hệ với Hội đồng quản trị:
- Hội đồng quản trị chịu sự giám sát của Ban kiểm soát đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Trong các phiên họp HĐQT, Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến Trưởng Ban Kiểm soát như đối với các thành viên HĐQT vào cùng một thời điểm.
-
Ban kiểm soát báo cáo với Hội đồng quản trị kết quả kiểm tra, giám sát nội bộ định kỳ hoặc đột xuất sau khi kết thúc việc kiểm tra kiểm soát.
-
Ban kiểm soát tham gia cùng với đoàn công tác kiểm tra, kiểm soát khi Hội đồng quản trị yêu cầu;
-
Khi nhận được kết quả kiểm tra, Hội đồng quản trị xem xét để đưa ra kết luận và quyết định xử lý. Ban kiểm soát theo dõi việc thực hiện của Công ty các kết luận và quyết định xử lý của Hội đồng quản trị.
-
Các báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị chuẩn bị trình lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên phải được gửi cho Ban kiểm soát trước ngày tổ chức đại hội để thẩm định.
Ban kiểm soát thông báo cho Hội đồng quản trị và tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị về các vấn đề được nêu trong báo cáo của Ban kiểm soát trước khi gửi lên Đại hội đồng cổ đông.
11.4. Quan hệ với Ban Giám đốc Công ty:
-
Ban Giám đốc chịu sự kiểm tra, giám sát của Ban kiểm soát đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình;
-
Giám đốc chỉ đạo các đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và những phương tiện phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán theo yêu cầu của Ban kiểm soát, đoàn kiểm tra, kiểm toán;
-
Định kỳ hàng quý Giám đốc gửi báo cáo Hội đồng quản trị, đồng thời chuyển cho Ban kiểm soát một bản báo cáo về kết quả tự đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh, tiến độ thực hiện kế hoạch hàng quý, năm và kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch đã được duyệt;
-
Thông báo ngay cho Ban kiểm soát khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, các sai phạm, rủi ro, thất thoát lớn về tài sản hoặc khi có những thay đổi trong hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình, hoặc là các thông tin, các quyết định, kế hoạch sản xuất kinh doanh tác động ngay, nhạy cảm đến tâm lý các cổ đông.
11.5. Quan hệ với các đơn vị, bộ phận điều hành của Công ty:
-
Thủ trưởng đơn vị được kiểm tra, kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng quản trị về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các thông tin, tài liệu cung cấp cho Ban kiểm soát.
-
Các đơn vị, bộ phận điều hành của Công ty phải cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và những phương tiện phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
Điều 12: Chi phí tài chính của Ban Kiểm soát:
-
Thành viên Ban kiểm soát được trả thù lao công việc và được hưởng các lợi ích khác theo quyết định của ĐHĐCĐ;
-
Thành viên Ban Kiểm soát được thanh toán các chi phí ăn ở, đi lại, chi phí sử dụng tư vấn độc lập và các chi phí phát sinh một cách hợp lý khi họ tham gia các cuộc họp của Ban kiểm soát hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
-
Mức thù lao và các chi tiêu tài chính khác của Ban Kiểm soát được thực hiện theo quy chế tài chính của HĐQT và Ban Kiểm soát Công ty được ĐHĐCĐ thông qua hàng năm.
Điều 13: Khen thưởng, kỷ luật
13.1. Trưởng Ban, các thành viên trong Ban kiểm soát có thành tích trong công tác kiểm tra, kiểm soát và các hoạt động có liên quan được khen thưởng theo quy định của Công ty.
13.2. Trưởng Ban, các thành viên trong Ban kiểm soát vi phạm các quy định của pháp luật hiện hành trong kiểm tra, kiểm soát các hoạt động có liên quan hoặc lợi dụng chức vụ, quyền hạn, vụ lợi, có động cơ cá nhân xâm phạm lợi ích hợp pháp của Công ty thì tùy theo mức độ sai phạm mà xử lý kỷ luật về hành chính hay truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật.
Điều 14: Từ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ sung thành viên Ban Kiểm soát:
14.1. Thành viên Ban Kiểm soát muốn từ nhiệm phải làm đơn gửi HĐQT để trình ĐHĐCĐ phê chuẩn;
14.2. Thành viên Ban Kiểm soát bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong các trường hợp sau đây:
a. Chết hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
b. Không thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao liên tục trong vòng 6 tháng (trừ trường hợp bất khả kháng)
c. Không còn đủ tư cách làm thành viên Ban Kiểm soát theo quy định của Điều lệ Công ty và của Pháp luật;
d. Theo quyết định của ĐHĐCĐ.
14.3. Bổ sung thành viên Ban Kiểm soát: Trong nhiệm kỳ có khuyết thành viên Ban Kiểm soát thì cuộc họp ĐHĐCĐ gần nhất phải bầu bổ sung. Trong trường hợp khuyết thành viên Ban Kiểm soát mà các thành viên Ban Kiểm soát còn lại không có chuyên môn về tài chính - kế toán hoặc 2/3 thành viên Ban Kiểm soát trở lên bị khuyết thì HĐQT phải triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong vòng 60 ngày để bầu bổ sung.
14.4. Trường hợp khuyết chức danh Trưởng Ban Kiểm soát thì trong vòng 30 ngày, Ban Kiểm soát phải họp để bầu Trưởng Ban Kiểm soát mới.
CHƯƠNG III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 15: Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế:
15.1. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có những điều khoản chưa phù hợp với thực tế hoặc trái với quy định hiện hành của pháp luật có liên quan, các tổ chức, đơn vị cần có văn bản phản ánh kịp thời để Ban Kiểm soát nghiên cứu, xem xét đề nghị ĐHĐCĐ sửa đổi hoặc bổ sung.
15.2. Việc sửa đổi, bổ sung nội dung Quy chế này phải được ĐHĐCĐ thông qua bằng nghị quyết khi xét thấy có những điều khoản quy định trong Quy chế này không còn phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty.
15.3. Những nội dung chưa được quy định trong Quy chế này được hiểu là phải áp dụng thực hiện theo Điều lệ Công ty, Luật Doanh Nghiệp và các Luật khác liên quan hiện hành. Trường hợp những quy định mới của pháp luật, khác với những điều khoản trong Quy chế này thì những quy định đó đương nhiên được áp dụng và điều chỉnh hoạt động của Ban Kiểm soát Công ty.
Điều 16: Hiệu lực thi hành:
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày Trưởng Ban Kiểm soát ký ban hành và được công khai trong toàn Công ty để làm cơ sở thực hiện.
Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Trưởng Ban Kiểm soát quyết định trên cơ sở ý kiến thông qua của Đại hội đồng cổ đông./.
