bpost SA/NV — AGM Information 2020

May 28, 2020

{0}------------------------------------------------

bpost

Naamloze vennootschap van publiek recht Muntcentrum, 1000 Brussel Ondernemingsnummer 0214.596.464 (RPR Brussel)

("bpost NV" of de "Vennootschap")

NOTULEN VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS GEHOUDEN OP WOENSDAG 13 MEI 2020 OM 10 UUR MUNTCENTRUM, 1000 BRUSSEL

00. OPENING VAN DE VERGADERING - SAMENSTELLING VAN HET BUREAU

De gewone algemene vergadering van aandeelhouders (de "Vergadering") is geopend om 10 uur onder het voorzitterschap van de heer François Cornelis, voorzitter van de Raad van Bestuur.

De heer Dirk Tirez is aangesteld als secretaris en stemopnemer van de Vergadering.

De voorzitter en de secretaris vormen het bureau van de Vergadering.

De voorzitter stelt vast dat de Vergadering akkoord gaat met de samenstelling van het bureau.

01. AGENDA

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Vergadering.

1. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Vergadering.

1. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2019, het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van het College van Commissarissen over deze jaarrekening.

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Vergadering.

{1}------------------------------------------------

4. Goedkeuring van de jaarrekening van bpost NV per 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: de Vergadering besluit om de jaarrekening van bpost NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van de daarin uitgedrukte winst en van de uitkering van een bruto dividend van 0,62 EUR per aandeel. Aangezien een interimdividend van 0,62 EUR bruto werd betaald op 9 december 2019, zal er voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 geen extra dividend worden uitgekeerd.

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019

Voorstel tot besluit: de Vergadering besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren.

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Kwijting aan de commissarissen.

Voorstel tot besluit: de Vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

8. Bestuurders - Benoemingen.

Op 25 oktober 2019 moest de Raad van Bestuur met grote droefheid het overlijden meedelen van de heer Thomas Hübner, die een onafhankelijke bestuurder was.

Het mandaat van de heer Koen Van Gerven als bestuurder en als persoon belast met het dagelijks bestuur ("CEO") van bpost NV (benoemd door de Belgische Staat bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit van 26 februari 2014) verstreek op 26 februari 2020 en werd niet verlengd.

Op unanieme aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, besliste de Raad van Bestuur op 12 februari 2020 om de heer Jean-Paul Van Avermaet (i) te coöpteren als lid van de Raad van Bestuur van bpost NV met ingang van 26 februari 2020 tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders en (ii) te benoemen als CEO van bpost NV tot 12 januari 2026.

In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 21, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om (i) in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder retroactief te bevestigen en (ii) hem als bestuurder te benoemen voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als CEO van bpost NV eindigt.

{2}------------------------------------------------

Daarenboven, verstrijkt het bestuurdersmandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts (benoemd door de Belgische Staat bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit bekendgemaakt op 25 maart 2014) op 25 maart 2020. In het belang van bpost NV, teneinde de continuïteit van de Raad van Bestuur te waarborgen en overeenkomstig het vennootschapsrecht, blijft ze haar functie uitoefenen tot aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders.

In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 21, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om het mandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts te hernieuwen voor een termijn van één jaar.

De Raad van Bestuur beveelt aan, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, om de voorstellen tot besluit aan te nemen.

Het curriculum vitae en, indien van toepassing, andere informatie over de voorgestelde bestuurders zijn beschikbaar op de website van bpost NV: http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te bezoldigen overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000, behalve voor de heer Jean-Paul Van Avermaet wiens bestuurdersmandaat niet bezoldigd zal zijn.

Voorstellen tot besluit:

• 8.1. De Vergadering (i) bevestigt retroactief, in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder, en (ii) benoemt de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als persoon belast met het dagelijks bestuur van bpost NV eindigt. De Vergadering besluit dat zijn bestuurdersmandaat onbezoldigd zal zijn.
• 8.2. De Vergadering benoemt mevrouw Bernadette Lambrechts als bestuurder voor een termijn van één jaar tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2021. De Vergadering besluit dat dit bestuurdersmandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.

9. Volmacht.

Voorstel tot besluit: de Vergadering besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Dirk Tirez en mevrouw Hélène Mespouille om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggingsen bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

02. OPROEPINGEN

Overeenkomstig artikel 7:128 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 37 van de statuten werden de oproepingen en de agenda tijdig meegedeeld en gepubliceerd.

{3}------------------------------------------------

Deze oproepingen gebeurden door middel van aankondigingen die op 10 april 2020 verschenen in:

• het Belgisch Staatsblad;
• La Libre Belgique; en
• De Standaard

Er werd een persbericht naar Belga verstuurd. Dit werd eveneens gepubliceerd op de website van de Vennootschap en verspreid in de markt via Euronext en Euroclear.

Deze oproepingen werden op 10 april 2020 eveneens bij gewone brief meegedeeld aan de aandeelhouders op naam (tezamen met de verslagen en jaarrekeningen die in de agenda van de Vergadering worden vermeld) en de commissarissen. De bestuurders hebben verzaakt aan de oproepingsformaliteiten.

Daarnaast heeft iedere aandeelhouder, tegen overlegging van zijn effect of een attest, op de zetel van de Vennootschap kosteloos een afschrift kunnen verkrijgen van de verslagen en jaarrekeningen die in de agenda van de Vergadering worden vermeld.

Overeenkomstig artikel 7:129 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen werden op 10 april 2020 alle in de oproeping vermelde documenten ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap.

Een kopie van de kranten- en online publicaties van de oproeping en van de oproepingsbrief, alsook een afschrift van de verslagen en jaarrekeningen die in de agenda van de Vergadering worden vermeld, werden ter beschikking gesteld van het bureau en aan deze notulen gehecht.

Krachtens artikel 36, §3 van de Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven werden de economische en financiële inlichtingen overgemaakt aan het Paritair Comité dat op 30 april 2020 werd gehouden. Er werd geen bezwaar gemaakt. Een uittreksel van het verslag werd bij het dossier gevoegd en ter beschikking gesteld van het bureau.

03. COVID-19 UITZONDERLIJKE MAATREGELEN

Gelet op de huidige omstandigheden (Covid-19 crisis) en krachtens artikel 6 van het Koninklijk Besluit nummer 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (hierna het "Koninklijk Besluit nummer 4"), heeft de Raad van Bestuur op 22 april 2020 de volgende uitzonderlijke maatregelen genomen:

• De fysieke aanwezigheid van aandeelhouders, volmachtdragers of andere personen die het recht hebben om de Vergadering bij te wonen, wordt niet toegelaten;
• Stemmen kunnen enkel worden uitgebracht per brief, of per volmacht verleend aan de enige volmachthouder aangeduid door de Raad van Bestuur (i.e. de heer François Cornelis, Voorzitter van de Raad van Bestuur);
• Aandeelhouders kunnen hun vragen enkel schriftelijk en voorafgaand aan de Vergadering stellen

Deze maatregelen en praktische regelingen werden bekendgemaakt op de website van de Vennootschap (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020) en via persbericht van 22 april 2020.

{4}------------------------------------------------

04. OVEREENSTEMMING MET DE BEPALINGEN VAN ARTIKEL 38 VAN DE STATUTEN

De aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders hebben de toelatingsformaliteiten die voorzien zijn in artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en in artikel 38 van de statuten vervuld om aan deze Vergadering te kunnen deelnemen.

Overeenkomstig de voormelde maatregelen genomen door de Raad van Bestuur op 22 april 2020 in toepassing van artikel 6 van het Koninklijk Besluit nummer 4, dienden de ingevulde en ondertekende volmachten en formulieren voor het stemmen per brief, alsook eventuele schriftelijke vragen, de Vennootschap slechts uiterlijk de vierde dag voorafgaand aan de dag van de Vergadering te bereiken, te weten uiterlijk op zaterdag 9 mei 2020 (per e-mail naar ebe.issuer@euroclear.com voor de volmachten en formulieren voor het stemmen per brief en per e-mail naar GeneralMeeting@bpost.be voor de schriftelijke vragen). De naleving van voormelde formaliteiten werd door het bureau bevestigd.

De diverse stavingsdocumenten alsmede de volmachten en formulieren voor het stemmen per brief, waarvan een gescande of gefotografeerde kopie volstaat, worden eveneens bij de notulen gevoegd, overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.

05. AANWEZIGHEID EN AANTAL GELDIGE STEMMEN

Volgens de aanwezigheidslijst vertegenwoordigen de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders (met inbegrip van diegenen die per brief hebben gestemd) 146.120.047 aandelen die telkens recht geven op één stem, op een totaal van 200.000.944 aandelen uitgegeven door de Vennootschap.

Gelet op de huidige omstandigheden (Covid-19 crisis) en krachtens artikel 6 van het Koninklijk Besluit nummer 4, nemen de volgende bestuurders geldig op afstand deel aan onderhavige Vergadering via teleconferentie :

• De heer Michael Stone, bestuurder:
• De heer Jos Donvil, bestuurder:
• De heer Laurent Levaux, bestuurder;
• Mevrouw Saskia Van Uffelen, bestuurder;
• Mevrouw Philly Teixeira, bestuurder:
• Mevrouw Bernadette Lambrechts, bestuurder;
• Mevrouw Anne Dumont, bestuurder;
• Mevrouw Caroline Ven, bestuurder.

De volgende commissarissen nemen geldig op afstand deel aan onderhavige Vergadering via teleconferentie:

• Ernst & Young Bedrijfsrevisoren Réviseurs d'entreprises, vertegenwoordigd door de heer Romuald Bilem;
• PVMD Bedrijfsrevisoren Réviseurs d'entreprises, vertegenwoordigd door mevrouw Caroline Baert.

De bestuurders et commissarissen hebben aan alle oproepingsformaliteiten en -termijnen verzaakt.

p

{5}------------------------------------------------

06. GELDIGHEID VAN DE ZITTING

Deze Vergadering is bijgevolg geldig samengesteld. Rekening houdend met het feit dat er geen bijzonder quorum vereist is om te beslissen over de punten op de agenda, kan deze Vergadering geldig beslissen over de punten op de agenda. Daar geen enkel agendapunt een gekwalificeerde meerderheid vereist, zullen de vereiste meerderheden in principe berekenend worden op basis van 146.120.047 aandelen.

07. BERAADSLAGING - AGENDA

Na de toespraken van de heer Jean-Paul Van Avermaet, gedelegeerd bestuurder, en mevrouw Leen Geirnaerdt, Chief Financial Officer ("CFO"), waarvan de presentaties bij deze notulen zullen worden gevoegd, neemt de Vergadering kennis van de agenda:

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

De voorzitter verwijst naar de toespraken van de heer Jean-Paul Van Avermaet, gedelegeerd bestuurder, en mevrouw Leen Geirnaerdt, CFO.

Het jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 werd ter beschikking gesteld van de aandeelhouders en werd per post verstuurd naar de aandeelhouders op naam, zodat ze er vóór deze Vergadering kennis van konden nemen.

1. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Het verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 werd ter beschikking gesteld van de aandeelhouders en werd per post verstuurd naar de aandeelhouders op naam, zodat ze er vóór deze Vergadering kennis van konden nemen.

1. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2019, het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van het College van Commissarissen over deze jaarrekening.

De voorzitter verwijst naar de uiteenzetting van de CFO, die een overzicht heeft gegeven van de prestaties van de Vennootschap in 2019 en van de geconsolideerde resultaten van de bpost Groep.

1. Goedkeuring van de jaarrekening van bpost NV per 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

De voorzitter verwijst naar de uiteenzetting van de CFO, die tijdens zijn presentatie meer details heeft gegeven over het resultaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en over het voorstel tot bestemming van het resultaat wat betreft het dividendbeleid van de Vennootschap.

{6}------------------------------------------------

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

De voorzitter, in zijn hoedanigheid van voorzitter van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, stelt kort het remuneratieverslag voor, dat door de Vennootschap werd opgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen en dat door de Raad van Bestuur unaniem werd goedgekeurd op voorstel van het Bezoldigings- en Benoemingscomité.

Het verslag licht de remuneratieprincipes en -bedragen toe die gelden voor de leden van de Raad van Bestuur, de gedelegeerd bestuurder en de andere leden van het Group Executive Comité.

Het remuneratiebeleid is erop gericht een evenwichtig loon aan te bieden dat concurrentieel is op de Belgische referentiemarkt. Daartoe worden regelmatig de verschillende loonelementen vergeleken op het middensegment van de referentiemarkt die bestaat uit bedrijven die vergelijkbaar zijn met de Vennootschap. Om de groei van de Vennootschap op een rendabele en duurzame manier te bevorderen worden de prestaties van de gedelegeerd bestuurder en de leden van het Group Executive Comité bovendien zowel op collectief als op individueel niveau beloond.

De voorzitter bevestigt dat het remuneratiepakket van de gedelegeerd bestuurder en de leden van het Group Executive Comité bestaat uit (i) een basisvergoeding, (ii) een variabele vergoeding, (iii) een pensioenbijdrage en (iv) enkele andere voordelen. De variabele vergoeding op korte termijn omvat een percentage van de basisvergoeding en is erop gericht om de resultaatsgerichte cultuur bij het management te versterken. De uitbetaling en de omvang van de variabele vergoeding is afhankelijk van het behalen van (i) de bedrijfsdoelstellingen en (ii) de individuele doelstellingen:

• de bedrijfsdoelstellingen zijn gekoppeld aan (i) de financiële resultaten (EBIT, voor 70%),
  (ii) de customer loyalty index (voor 15%) en (iii) de index absenteïsme op korte termijn (voor 15%);
• de individuele doelstellingen worden onderling overeengekomen bij het begin van elk jaar. Daarbij worden duidelijke en meetbare doelstellingen bepaald, die behaald moeten worden tijdens de overeengekomen periode.

6. Kwijting aan de bestuurders.

De voorzitter stelt voor om kwijting te verlenen aan de leden van de Raad van Bestuur voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Kwijting aan de commissarissen.

De voorzitter stelt voor om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

{7}------------------------------------------------

8. Bestuurders - Benoemingen.

Het mandaat van de heer Koen Van Gerven als bestuurder en CEO van bpost NV verstreek op 26 februari 2020 en werd niet verlengd. Op unanieme aanbeveling van het Bezoldigingsen Benoemingscomité, besliste de Raad van Bestuur op 12 februari 2020 om de heer Jean-Paul Van Avermaet (i) te coöpteren als lid van de Raad van Bestuur van bpost NV met ingang van 26 februari 2020 tot deze Vergadering en (ii) te benoemen als CEO van bpost NV tot 12 januari 2026.

In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 21, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om (i) in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder retroactief te bevestigen en (ii) hem als bestuurder te benoemen voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als CEO van bpost NV eindigt.

Daarenboven, verstreek het bestuurdersmandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts op 25 maart 2020. In het belang van bpost NV, teneinde de continuïteit van de Raad van Bestuur te waarborgen en overeenkomstig het vennootschapsrecht, bleef ze haar functie uitoefenen tot aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders. In overeenstemming met zijn voordrachtrecht, stelt de Belgische Staat voor om het mandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts te hernieuwen voor een termijn van één jaar.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te bezoldigen overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000, behalve voor de heer Jean-Paul Van Avermaet, wiens bestuurdersmandaat niet bezoldigd zal zijn.

9. Volmacht.

De voorzitter stelt voor om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Dirk Tirez en mevrouw Hélène Mespouille om, met recht van indeplaatsstelling, alle administratieve formaliteiten te ondernemen die nodig zijn in verband met de bovenvermelde besluiten.

08. VRAGEN

Alvorens tot de stemming te gaan, stelt de voorzitter voor om de vier schriftelijke vragen, die voorafgaand aan deze Vergadering werden gesteld door een aandeelhouder, te beantwoorden. Om geldig te zijn, moesten de vragen ten laatste voor 9 mei 2020 via e-mail aan de Vennootschap worden gericht.

De vragen en het overzicht van de antwoorden die erop worden gegeven, worden bij deze notulen gevoegd.

De voorzitter stelt daarop vast dat de debatten zijn gesloten en stelt de Vergadering voor om over te gaan tot de stemming over de voorgestelde besluiten. Het resultaat wordt bepaald door een gewone meerderheid van stemmen berekend op basis van de stemmen 'voor' en 'tegen'.

{8}------------------------------------------------

09. BERAADSLAGING - BESLUITEN

Over de punten 1 tot 3 van de agenda hoeft er niet gestemd te worden.

1. Goedkeuring van de jaarrekening van bpost NV per 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

De voorzitter legt het voorstel tot goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en de bestemming van het resultaat ter stemming voor aan de aandeelhouders.

De bestemming van het resultaat ziet er als volgt uit:

Te bestemmen winst	345.355.721,63 EUR
Toevoeging aan de reserves	0,00 EUR
Over te dragen winst	199.355.032,51 EUR
Vergoeding van het kapitaal	146.000.689,12 EUR

Voor 2019 bedraagt het brutodividend 0,62 EUR bruto per aandeel. Aangezien een interimdividend van 0,62 EUR bruto werd betaald op 9 december 2019, zal er voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 geen extra dividend worden uitgekeerd.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	144.771.203	99,76 %
TEGEN	345.247	0,24 %
ONTHOUDING	1.003.597

De Vergadering besluit om de jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van de daarin uitgedrukte winst en van de uitkering van een brutodividend van 0,62 EUR per aandeel. Aangezien een interimdividend van 0,62 EUR bruto werd betaald op 9 december 2019, zal er voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 geen extra dividend worden uitgekeerd.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	130.632.518	89,68 %
TEGEN	15.039.958	10,32 %
ONTHOUDING	447.571

De Vergadering besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren.

7

{9}------------------------------------------------

6. Kwijting aan de bestuurders.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	137.662.739	94,91 %
TEGEN	7.388.782	5,09 %
ONTHOUDING	1.068.526

De Vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Kwijting aan de commissarissen.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	144.467.876	99,59 %
TEGEN	597.292	0,41 %
ONTHOUDING	1.054.839

De Vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

8. Bestuurders - Benoemingen.

8.1 Benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	143.875.863	98,74 %
TEGEN	1.839.114	1,26%
ONTHOUDING	405.070

De Vergadering (i) bevestigt retroactief, in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder, en (ii) benoemt de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als persoon belast met het dagelijks bestuur van bpost NV eindigt. De Vergadering besluit dat zijn bestuurdersmandaat onbezoldigd zal zijn.

8.2 Hernieuwing van het mandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

{10}------------------------------------------------

VOOR	141.126.526	96,58 %
TEGEN	4.993.271	3,42 %
ONTHOUDING	250

De Vergadering benoemt mevrouw Bernadette Lambrechts als bestuurder voor een termijn van één jaar tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2021. De Vergadering besluit dat dit bestuurdersmandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.

Gelet op de voorgaande besluiten is de Raad van Bestuur vanaf het einde van deze Vergadering als volgt samengesteld:

• o de heer Jean-Paul Van Avermaet (gedelegeerd bestuurder)
• de heer François Cornelis (onafhankelijk bestuurder)
• o de heer Ray Steward (onafhankelijk bestuurder)
• o de heer Michael Stone (onafhankelijk bestuurder)
• o mevrouw Bernadette Lambrechts (niet-uitvoerend bestuurder)
• o de heer Jos Donvil (niet-uitvoerend bestuurder)
• o mevrouw Filomena (Philly) Teixeira (onafhankelijk bestuurder)
• o mevrouw Saskia Van Uffelen (onafhankelijk bestuurder)
• o de heer Laurent Levaux (niet-uitvoerend bestuurder)
• o mevrouw Caroline Ven (niet-uitvoerend bestuurder)
• o mevrouw Anne Dumont (niet-uitvoerend bestuurder)

Uittreksel uit de statuten:

"Artikel 34 - Vertegenwoordiging

De vennootschap wordt in alle handelingen en in rechte vertegenwoordigd door:

• 1° de voorzitter van de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder, die gezamenlijk optreden, of door één van hen en een andere bestuurder, die gezamenlijk optreden;
• 2° de gedelegeerd bestuurder die alleen optreedt, binnen de grenzen van het dagelijks bestuur en de andere bevoegdheden die aan hem/haar zijn gedelegeerd;
• 3° door elke andere persoon optredend binnen de grenzen van het mandaat dat hem/haar is verleend door de raad van bestuur, het directiecomité of de gedelegeerd bestuurder, naargelang het geval."

9. Volmacht.

Er werden 146.120.047 stemmen geregistreerd voor 146.120.047 aandelen, wat overeenkomt met 73,06 % van het kapitaal.

VOOR	146.119.384	100,00 %
TEGEN	413	0,00 %
ONTHOUDING	250

{11}------------------------------------------------

De Vergadering besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Dirk Tirez en mevrouw Hélène Mespouille om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggingsen bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

10. NOTULEN

Aangezien alle punten op de agenda van de Vergadering aan bod zijn gekomen, stelt de voorzitter de secretaris vrij van het voorlezen van de notulen die de inhoud van de vandaag gevoerde debatten correct weergeven.

De notulen zullen op de website van de Vennootschap openbaar worden gemaakt binnen de geldende wettelijke termijnen.

De voorzitter sluit de Vergadering. De zitting wordt opgeheven om 11u.

De notulen worden ondertekend door de leden van het bureau.

Dirk Tirez

Secretaris

François Cornelis

Voorzitter

{12}------------------------------------------------

Bijlagen:

• 1. Kopie van de kranten- en online publicaties van de oproeping en van een oproepingsbrief;
• 1. Afschrift van de verslagen en jaarrekeningen die in de agenda van de Vergadering worden vermeld;
• 1. Uittreksel uit het verslag van het paritair comité;
• 1. Aanwezigheidslijst;
• 1. Volmachten:
• 1. Formulieren voor het stemmen per brief;
• 1. Presentaties van de CEO en de CFO;
• 1. Samenvatting van de vragen en antwoorden.

12

{13}------------------------------------------------

Schriftelijke vragen van een aandeelhouder

Vraag 1: "De sinds begin maart ingevoerde tweewekelijkse uitreiking van de Non-Priorpost verloopt chaotisch:

• Ik ontving het merendeel van mijn briefwisseling met een ENORME vertraging: soms meer dan 2 weken na de afstempeling!
• Dat betreft ook programma's van culturele festivals die ik een week na de begindatum van het festival ontving. Dat is natuurlijk absurd.

Dat was echter voor het begin van de pandemie: kunt u dit "gestuntel" verklaren? "

Antwoord (Jean-Paul Van Avermaet - CEO): het nieuwe alternerend distributiemodel werd ingevoerd volgens de aangekondigde planning, namelijk begin maart voor de uitreiking van reclamefolders en vanaf 16 maart 2020 voor de Non-Priorpost.

De invoering van dit nieuwe model voor Non-Priorpost midden maart viel dus samen met het begin van de lockdown opgelegd door de Belgische regering in het kader van de strijd tegen Covid-19. Deze uitzonderlijke en onverwachte situatie vergde een aanzienlijke reorganisatie op de werkplekken van bpost, opdat zowel de gezondheid van alle medewerkers als de continuïteit van onze dienstverlening konden worden gegarandeerd.

De pandemie en de daarbij horende veiligheidsmaatregelen hebben op sommige plaatsen, heel lokaal, afhankelijk van de situatie van bepaalde kantoren, een impact kunnen hebben op de uitreiking. Onze lokale teams hebben er alles aan gedaan om snelle oplossingen te vinden en de vertragingen weg te werken.

Deze verstoringen zijn natuurlijk jammer en we excuseren ons daarvoor. Dankzij de inzet van al onze medewerkers, die dag en nacht in deze bijzonder moeilijke omstandigheden zijn blijven werken, kon de postbezorging in het overgrote deel van ons land onverstoord doorgaan.

Vraag 2: "Op woensdag 6 mei heb ik een pakje ontvangen van Test Aankoop dat was afgestempeld op maandag 20 april, dus meer dan twee weken ervoor. Kunt u de huidige situatie uitleggen?"

Antwoord (Jean-Paul Van Avermaet - CEO): in deze crisistijd speelt bpost een belangrijke en onmisbare maatschappelijke rol voor de hele bevolking. Onze sorteercentra draaien op volle toeren, onze postkantoren zijn open en bereikbaar voor al onze klanten, onze postbodes bezorgen elke dag de kranten, tijdschriften, pensioenen, briefwisseling en uiteraard de pakjes.

Sinds het begin van april stelden we een grote stijging vast van het aantal gesorteerde, vervoerde en geleverde pakjes per dag. Vandaag, en dat al sinds meerdere weken, leveren we twee keer meer pakjes per dag dan de volumes die we gewoonlijk zien tijdens deze periode van het jaar.

Deze stijging vindt plaats in een context die we ons amper drie maanden geleden nauwelijks konden voorstellen: een lockdown met strenge gezondheidsmaatregelen (sociale afstand houden, aangepast beschermingsmateriaal verdelen, absenteïsme enz.).

Als gevolg van deze toestroom van pakjes kenden we vertragingen voor een bepaald volume van pakjes tijdens een aantal dagen in april, maar die konden worden weggewerkt dankzij diverse

{14}------------------------------------------------

maatregelen, zoals het inzetten van bijkomend personeel, de spreiding van de leveringen, het herorganiseren van de activiteiten van meerdere sorteercentra, enz.

Het is belangrijk om op te merken dat de meerderheid van de pakjes reeds op de nacht van aankomst in onze sorteercentra worden gesorteerd voordat ze naar de distributiecentra worden gebracht. Vertragingen zijn mogelijk, ook al doen we er alles aan om zo goed mogelijk te voldoen aan de verwachtingen van al onze klanten.

Vraag 3: "Ik ben, net zoals iedereen denk ik, zeer benieuwd naar de situatie voor het eerste kwartaal van 2020. Ik zou graag een idee krijgen van de impact van de pandemie op de activiteiten in 2020. Ik veronderstel dat dat zal worden besproken tijdens de Algemene Vergadering."

Antwoord (François Cornelis - Voorzitter): het antwoord op die vraag werd gegeven door Mevrouw Leen Geirnaerdt tijdens haar speech deze morgen.

Vragen 4:

• De eerste subvraag betreft "de bestemming van de besparingen voortvloeiend uit het niet houden van een fysieke Algemene Vergadering: Elia heeft voorzien dat "Het budget voor het organiseren van de Algemene Vergaderingen geschonken wordt aan drie solidariteitsfondsen van de Koning Boudewijnstichting." Bent u dit ook van plan?"
• De tweede subvraag betreft "het oprichten van een solidariteitsfonds voor personeel dat economisch verlies lijdt als gevolg van de pandemie: Ilham Kadri, CEO van Solvay, richtte een solidariteitsfonds op via een vermindering van 15 % van de verloning van de hoge kaderleden en de leden van de Raad van Bestuur. Andere bedrijven waar ik ook (heel kleine) aandeelhouder van ben (met name BEFIMMO, GBL, UCB, UMICORE, SOFINA, D'IETEREN, ORANGE België) doen dit ook of gaan dit ook doen. Voorziet u zo een fonds? Of hulp in een andere vorm?"

Antwoord (François Cornelis- Voorzitter):

• De besparingen die gepaard gaan met een Algemene Vergadering achter gesloten deuren zijn eerder beperkt. We hebben bijgevolg niet overwogen om die aan de Koning Boudewijnstichting over te maken.
• Het personeel van bpost kan altijd rekenen op de sociale en psycho-sociale dienst van het bedrijf. We hebben niet overwogen om de vergoeding van het management, noch de uitkeringen aan de leden van de Raad van Bestuur te reduceren. Deze zijn door specifieke regels omkaderd en liggen lager dan bij de bedrijven die u vermeldde. Bovendien is de werkdruk sterk gestegen daar de publieke dienstverlening in deze moeilijke omstandigheden verzekerd diende te blijven. We hebben trouwens ook onze verantwoordelijkheid genomen door onze medewerkers op het terrein te bedanken met een premie voor hun tomeloze inzet in crisistijden. Eveneens hebben we nog bijkomende tijdelijke werkkrachten een job kunnen aanbieden in deze uitdagende periode.
• Sinds het begin van deze crisis zijn er al heel wat solidariteitsacties opgestart en bpost was een van de eerste bedrijven die solidariteit met de burgers hoog in het vaandel droeg. Zo startte bpost een grote actie waarbij elke burger 10 gratis postkaartjes kon versturen via de Mobile Postcard-applicatie.
• Al meer dan 20 jaar steunt bpost projecten in de strijd tegen analfabetisme in België via zijn Fonds voor Alfabetisering van de Koning Boudewijnstichting. Het bedrijf steunt ook tal van andere nationale liefdadigheidsacties, zoals Viva For Life of Music For Life.