AI assistant
ArcticZymes Technologies — AGM Information 2021
Apr 28, 2021
3538_rns_2021-04-28_df0ee1a3-b1dd-46f3-8548-83f078ec610f.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

Til aksjeeierne i ArcticZymes Technologies ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA ("Selskapet") den 20. mai 2021 klokken 13:00. Generalforsamlingen vil avholdes på SIVA Innovasjonssenter i Tromsø (Linken). Med bakgrunn i dagens situasjon rundt Corona anbefales det at alle aksjonærer avgir fullmakter i forkant av møtet og at fysisk deltagelse begrenses til et minimum. Til behandling foreligger følgende saker:
-
- Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder, Dr. Marie Roskrow. Valg av møteleder og person til å medunderskrive protokoll
-
- Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter
-
- Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Approval of the notice and the agenda
-
- Redegjørelse fra administrasjonen om status i konsernet
-
- Retningslinjer for lederlønn og annen godtgjørelse 5. Guidelines for senior executive salary and other
-
- Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring
-
- Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2020, herunder disponering av årets resultat
-
- Godkjenning av revisors honorar
To the shareholders of ArcticZymes Technologies ASA
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING
Notice is hereby given of the Annual General Meeting of ArcticZymes Technologies ASA (the "Company") to be held on 20 May 2021 at 13:00 hours. The meeting will be held at the SIVA Innovation Centre in Tromsø. Given the current circumstances regarding Corona virus, it is strongly recommended that all shareholders submit proxies prior to the meeting and that physical participation is limited to a minimum.
The following matters are on the agenda:
-
- Opening of the meeting by the Chairperson of the Board, Dr. Marie Roskrow. Election of a person to chair the meeting and a person to cosign the minutes
-
- Approval of registered shareholders and proxies
-
- Presentation by the management on the status of the Group
- remuneration to senior management
-
- Consideration of the Board's statement on Corporate Governance
-
- Approval of the Board of Directors' proposal for annual report and financial statements for 2020, including allocation of profits
-
- Approval of the auditor's remuneration
-
- Kapitalforhøyelse ved tingsinnskudd 9. Share capital increase by contribution in kind
| 10. Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelse |
10. Board authorisation to issue up to 4,830,000 shares in connection with capital increase |
|
|---|---|---|
| 11. Emisjonsfullmakt for inntil 600.000 aksjer i forbindelse med opsjonsordninger |
11. Board authorisation to issue up to 600,000 shares in connection with share option programs |
|
| 12. Fullmakt til å kjøpe inntil 150.000 av Selskapets egne aksjer |
12. Board authorisation to purchase up to 150,000 of the Company's own shares |
|
| 13. Valg av styremedlemmer | 13. Election of members to the Board of Directors | |
| 14. Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling |
14. Remuneration of the Board of Directors until next annual general meeting |
|
| 15. Valg av valgkomite | 15. Election of members for the Nomination Committee |
|
| 16. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen frem | 16. Remuneration of the Nomination Committee | |
| til neste ordinære generalforsamling | until next Annual General Meeting | |
| * * * * * | * * * * * | |
| Med vennlig hilsen | Kind regards, | |
| Styret i ArcticZymes Technologies ASA | The Board of Directors in ArcticZymes Technologies | |
| Dr. Marie Roskrow, styreleder | ASA Dr. Marie Roskrow, Chairman |
| VEDLEGG 1: STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK | APPENDIX 1: BOARD'S PROPOSED RESOLUTIONS | ||
|---|---|---|---|
| 5. Retningslinjer for lederlønn og andre | 5. Guidelines for senior executive salary and other | ||
| godtgjørelser | remuneration to senior management. | ||
| I henhold til allmennaksjeloven § 6-16 a har styret | The Board has prepared guidelines on senior | ||
| utarbeidet retningslinjer for fastsettelse av lønn | executive salary and other remuneration for | ||
| og annen godtgjørelse til ledende ansatte. | senior management in accordance with the Public | ||
| Retningslinjene er tilgjengelig på selskapets | Companies Act § 6-16 a. The guidelines are and | ||
| hjemmeside www.arcticzymes.com. | published on www.arcticzymes.com | ||
| Generalforsamlingens godkjennelse av | The general meeting's approval of the guidelines | ||
| retningslinjene er veiledende for styret. | shall be advisory to the board. However, the | ||
| Godkjennelse av retningslinjer som gjelder | approval of the guidelines regarding remuneration | ||
| godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter, | in the form of shares, subscription rights, options, | ||
| opsjoner og andre former for godtgjørelse som er | and other forms of remuneration linked to shares | ||
| knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen i | or the development of the share price in the | ||
| Selskapet eller andre selskaper innenfor | Company or in other companies within the group, | ||
| konsernet, er derimot bindende for styret, jf. | are binding for the board, cf. section 5-6 (3) third | ||
| allmennaksjeloven § 5-6 (3) tredje punktum, jf. § | sentence, cf. the Norwegian Public Companies Act | ||
| 6-16a (2) fjerde punktum. De bindende | § 6-16a (2) fourth sentence. The binding | ||
| retningslinjene er angitt i lederlønnserklæringens | guidelines are described in section 3.3 b) in the | ||
| punkt 3.3 b). | statement. | ||
| De veiledende og bindende retningslinjene er | The advisory and binding guidelines are subject to | ||
| gjenstand for separat votering. | separate votes. | ||
| (a) Veiledende retningslinjer | (a) Advisory guidelines | ||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter | The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution: |
||
| følgende vedtak: | "The general meeting endorses the advisory | ||
| "Generalforsamlingen gir sin tilslutning til de | guidelines in the declaration from the Board of | ||
| veiledende retningslinjene i styrets erklæring og | Directors on salary and other benefits for senior | ||
| fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til | management pursuant to section 6-16a of the | ||
| ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § | Norwegian Public Companies Act." | ||
| 6-16a." | (b) Binding guidelines | ||
| (b) Bindende retningslinjer | The binding guidelines described in section 3.3 b) | ||
| De bindende retningslinjene som er omtalt i | of the statement relate to remuneration in the | ||
| lederlønnserklæringens punkt 3.3 b) gjelder | form of share options. The Board wishes to | ||
| godtgjørelse i form av opsjoner. Styret vil | continue the current practice of granting share | ||
| videreføre ordningen med å tildele opsjoner til | options to associates on certain conditions. The | ||
| medarbeidere i selskapet på visse vilkår. Styret | Board proposes that the Annual General Meeting | ||
| foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | adopts the following resolution: | ||
| vedtak: | "The general meeting approves the binding | ||
| "Generalforsamlingen godkjenner de bindende | guidelines in the declaration from the Board of | ||
| retningslinjene i styrets erklæring og fastsettelse | Directors on salary and other benefits for senior | ||
| av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i | management pursuant to section 6-16a of the | ||
| henhold til allmennaksjeloven § 6-16a." | Norwegian Companies Act." |
6. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring
Generalforsamlingen skal etter allmennaksjeloven § 5-6 behandle selskapets redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3b Styrets årlige redegjørelse er tatt inn i årsberetning og lagt ut på selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com. Styret forslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen tok redegjørelsen for prinsipper og praksis for eierstyring og selskapsledelse i ArcticZymes Technologies til orientering."
7. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2020, herunder disponering av årets resultat
Årsberetning og årsregnskap for 2020 er gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Årsregnskapet, årsberetning og revisors beretning for morselskapet og konsernet, herunder disponering av årsresultat godkjennes"
8.Godkjenning av revisors honorar
I henhold til allmennaksjeloven § 7-1 andre ledd, skal revisors godtgjørelse godkjennes av generalforsamlingen. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjente revisors honorar for revisjon av ArcticZymes Technologies ASA med døtre på NOK 330.000, attestasjon tjenester på NOK 43.000 og andre tjenester på NOK 29.000."
9. Kapitalforhøyelse ved tingsinnskudd
Selskapet eier 96% av aksjene i ArcticZymes AS. Resterende aksjer eies likt mellom minoritetsaksjonærene AOS Holding AS, NPW Invest AS og TØJ Holding AS. Selskapet og minoritetsaksjonærene har blitt enige om å overføre minoritetsaksjonærenes 4.380 aksjer i ArcticZymes AS, som vil gi Selskapet 100% eierandel av ArcticZymes AS mot et vederlag på
6.Consideration of the Board's statement on Corporate Governance.
In accordance with the Public Companies Act § 5-6 and the Accounting Act § 3-3b, the General Assembly shall consider this statement. The Board's Corporate Governance Statement is incorporated in the annual report and published on the Company's website www.arcticzymes.com. The Board proposes that the Annual General meeting adopts the following resolution:
"The General Assembly adhered to the Board's statement on Corporate Governance".
7.Approval of the Board of Directors annual report and financial statements for 2020, including allocation of profits.
The annual report and financial statements for 2020 is available on the Company's website www.arcticzymes.com. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The financial statements, the annual report and the auditor's report, including coverage of the loss are approved"
8.Approval of the auditor's remuneration.
In accordance with the Public Companies Act § 7- 1, the auditor's remuneration is subject to the approval by the General Assembly. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The General Assembly approved the auditor's remuneration for the audit of ArcticZymes Technologies ASA with subsidiaries (NOK 330,000), attestation services (NOK 43,000) and other services (NOK 29,000)."
9. Share capital increase by contribution in kind
The Company currently owns 96% of the shares in ArcticZymes AS. Remaining shares are owned equally between the minority shareholders AOS Holding AS, NPW Invest AS and TØJ Holding AS. The Company and the minority shareholders has agreed to transfer the minority shareholders' 4,380 shares in ArcticZymes AS, which will result in 100% ownership of the shares for the Company
1.836.717 nye aksjer i Selskapet som skal utstedes i en kapitalforhøyelse etter tingsinnskudd (Tingsinnskuddet).
Minoritetsaksjonærene og Selskapet har blitt enige om en verdsettelse av Tingsinnskuddet på NOK 110.203.020. Verdsettelsen er bekreftet av KPMG som har utarbeidet en uavhengig sakkyndig redegjørelse vedrørende tingsinnskuddet som kreves av allmennaksjeloven § 10-2, jf. § 2-6. Redegjørelsen er tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- i. Aksjekapitalen økes med NOK 1.836.717 fra NOK 48.334.673 til NOK 50.171.390 ved utstedelse av 1.836.717 nye aksjer med en pålydende verdi på NOK 1,00 per aksje.
- ii. Tegningskurs per aksje i kapitalforhøyelsen skal være NOK 60,00,- slik at det samlede tegningsbeløpet er NOK 110.203.020.
- iii. De nye aksjene tegnes av AOS Holding AS med registrert adresse Ringselveien 13, 9100 Kvaløysletta, NPW Invest AS med registrert adresse Tomasjordveien 25B, 9024 Tomasjord og TØJ Holding AS med registrert adresse Midtre Solligården 20, 9020 Tromsdalen Tromsø («Tegnerne»).
- iv. Aksjene skal tegnes i protokollen fra generalforsamlingen.
- v. Tegningsbeløpet for de nye aksjene skal gjøres opp ved tingsinnskudd av Tegnernes andeler i ArcticZymes AS, i samsvar med transaksjonsavtalen datert 23.04.2021.
- vi. Oppgjør av tingsinnskuddet skal skje 20.05. 2021 av Tegnerne i samsvar med transaksjonsavtalen datert 23.04.2021.
- vii.De nye aksjene gir aksjeeierrettigheter, inkludert rett til utbytte, fra og med tidspunktet for registrering av kapitalforhøyelsen i Foretaksregisteret.
- viii. De totale utgiftene for kapitalforhøyelsen er estimert til cirka NOK 500.000.
- ix. Avsnitt 4 i vedtektene endres til å lyde: «Selskapets aksjekapital er NOK 50.171.390 fordelt på 50.171.390 aksjer, hver med en pålydende verdi på NOK 1,00.»
against a consideration of 1,836,717 new shares in the Company to be issued in a share capital increase against contribution in kind (the Share Contribution).
The minority shareholders and the Company have agreed on a valuation of the Share Contribution of NOK 110,203,020. The valuation has been verified by KPMG which has prepared an independent expert opinion regarding the contribution in kind as required by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 10-2, f. 2-6. The opinion is available on the Company's homepage www.arcticzymes.com.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
- i. The share capital shall be increased with NOK 1,836,717 from NOK 48,334,673 to NOK 50,171,390 by issue of 1,836,717 new shares with a nominal value of NOK 1.00 per share.
- ii. The subscription price shall be NOK 60.00 per share, and a total subscription amount of NOK 110,203,020.
- iii. The new shares shall be subscribed for by AOS Holding AS with registered address Ringselveien 13, 9100 Kvaløysletta, NPW Invest AS with registered address Tomasjordveien 25B, 9024 Tomasjord and TØJ Holding AS with registered address Midtre Solligården 20, 9020 Tromsdalen ("Subscribers").
- iv. The shares shall be subscribed for in the minutes from the general meeting.
- v. The subscription amount shall be settled by transfer of the Subscribers shares in ArcticZymes AS, in accordance with the transaction agreement dated 23.04.2021.
- vi. Settlement of the contribution shall be made on 20.05.2021 by the Subscribers in accordance with the transaction agreement dated 23.04. 2021.
- vii.The new shares shall carry rights to dividend and have shareholder rights from registration of the share capital increase with the Norwegian Register of Business Enterprises.
- viii. The total expenses for the share issue, are estimated to approximately NOK 500,000.
- ix. Section 4 of the Articles of Association is amended to read: "The Company's share capital
10.Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelse
For å sikre fleksibilitet til å innhente kapital raskt dersom styret mener at dette er hensiktsmessig som et ledd i selskapets fremtidige kapitalbehov knyttet til vekstmuligheter foreslår styret at det fattes følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 4.830.000 gjennom utstedelse av opp til 4.830.000 aksjer pålydende NOK 1,- i én eller flere emisjoner. Tegningsvilkårene fastsettes av styret. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022, men i alle tilfelle ikke lengre enn til 30. juni 2022. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelser i forbindelse med fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5. Utover dette, omfatter ikke fullmakten kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Selskapets vedtekter endres av styret med antall utstedte aksjer
11.Emisjonsfullmakt for inntil 600.000 aksjer i forbindelse med aksjeordninger
Styret fikk i ordinær generalforsamling i 2020 en emisjonsfullmakt på 1.300.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelser rettet mot ansatte som dekker utestående opsjonsprogrammer. Fullmakten utløper på tidspunktet for ordinær generalforsamling i 2021. Fullmakten er ikke benyttet.
Styret foreslår at generalforsamlingen erstatter fullmakten gitt i 2020 med en ny fullmakt, med ramme på inntil 600.000 aksjer, som skal gjelde frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn 30. juni 2022.
Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
is NOK 50,171,390 divided by 50,171,390 shares, each with a nominal value of NOK 1.00 "
10.Board authorisation to issue up to 4,830,000 shares in connection with capital increase.
To ensure flexibility to raise capital quickly if the Board sees this as appropriate to secure future capital needs, the Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 4,830,000 by issuing up to 4,830,000 new shares at par value NOK 1, - in one or more share issues. The terms of subscription shall be determined by the Board. Shareholders' rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 may be waived. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, but not later than 30 June 2022. The authorisation includes capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. Besides this, the authorisation does not include non-cash share issues or the right to incur special obligations on the Company. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting from stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles. The Company's articles of association shall be changed by the Board depending on the number of shares issued."
11.Board Authorisation to issue up to 600,000 shares in connection with share option programs.
At the Annual General Meeting in 2020 the Board was granted authorisation to issue up to 1,300,000 shares in connection with share capital increases towards associates covering outstanding share option programs. The authorisation expires on the date of the Annual General Meeting in 2021. The authorisation has not been used.
The Board proposes that the Annual General Meeting replaces the authorisation granted in 2020 with a new authorisation, limited up to 600,000 shares, which shall expire at the Annual General Meeting in 2022, but not later than 30 June 2022.
The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjelovens § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 600.000 ved en eller flere aksjekapitalutvidelser rettet mot medarbeidere i selskapet som ledd i selskapets opsjonsordning. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper, dog slik at justering ikke kan skje i strid med allmennaksjelovens ramme for det totale antall aksjer som kan utstedes etter styrefullmakter eller allmennaksjelovens forbud mot tegning av aksjer under pålydende. Aksjonærenes fortrinnsrett til tegning i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 fravikes. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, rett til å pådra selskapet særlige plikter eller kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjoner etter allmennaksjeloven § 13-5. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022, dog ikke lenger enn 30. juni 2022.
Styret fastsetter tegningsvilkårene og øvrige vilkår. Selskapets vedtekter endres løpende med antall utstedte aksjer. Fullmakten erstatter fullmakt gitt av generalforsamlingen 14. mai 2020."
The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 600,000 by one or more capital increases directed towards associates, as a part of the Company's share option program. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares as a result of stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles, although in a manner that the adjustment cannot be in conflict with the Public Limited Companies Act with regards to the total number of shares to be issued pursuant to board authorisation or the Public Limited Companies Act prohibition of subscription of shares below the par value. The shareholders' preferential subscription rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 will be waived. The authority does not include noncash share issues, the right to incur special obligations on the Company, or capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, but not later than 30 June 2022.
The Board shall determine the subscription terms and other conditions. The Company's Articles of Association shall on a continuous basis be changed depending on the number of shares issued. The authorisation replaces the authorisation granted by the general meeting on 14 May 2020."
12.Fullmakt til styret til kjøp tilbake inntil 150.000 av Selskapets egne aksjer.
Kjøp av egne aksjer kan være et alternativ til å utstede nye aksjer ved innløsning av opsjoner til ansatte eller ved tilbud til ansatte om kjøp av aksjer. Selskapet eier i dag ingen egne aksjer, slik at en full utnyttelse av fullmakten ikke vil stride mot allmennaksjelovens regler. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt til å kjøpe inntil 150.000 egne aksjer med pålydende inntil NOK 150.000. Laveste pris per aksje er NOK 1,- og høyeste pris er NOK 150,-. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente
12.Board authorisation to purchase up to 150,000 of the Company's own shares.
Purchase of own shares may be an alternative to issuing new shares when share options are exercised, or when it is relevant to offer shares with tax rebate to employees. The Company currently owns no shares, and a full utilisation of the authorisation will therefore not be in conflict with the Public Limited Companies Act. The Board proposes that the General Meeting adopts the following resolution:
"The Board is authorised to purchase up to 150,000 shares at a total nominal value of NOK 150,000. The lowest price per share is NOK 1- and the highest price is NOK 150-. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting by stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be
prinsipper. Fullmakten kan benyttes ved at aksjer erverves på ordinær måte via børs. Avhendelse skjer ved innfrielse av opsjoner eller ved tilbud til ansatte om kjøp av aksjer i selskapet. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022, dog ikke lengre enn til 30. juni 2022."
13.Valg av styremedlemmer
Valgkomiteen foreslår at Volker Wedershoven gjenvelges som styremedlem og at Jane Theaker velges som nytt styremedlem.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com:
"I samsvar med valgkomitéens innstilling ble Volker Wedershoven ble gjenvalgt som styremedlem, for 2 år. Jane Theaker ble valgt som nytt styremedlem for 2 år"
14.Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling
Valgkomitéen har vurdert honorarsatser for styret, revisjonskomité og kompensasjonskomité, og vil foreslå at honorar for styret endres, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com.
Valgkomitéen foreslår derfor følgende honorar frem til ordinær generalforsamling i 2022:
"Honorar i perioden fram til ordinær generalforsamling 2022 utbetales som følger
Styret godtgjøres: Styrets leder: NOK 425.000 Aksjonærvalgte styremedlemmer: NOK 225.000 Ansatte representant: 50% av godtgjørelse til aksjonærvalgt styremedlem
Revisjonsutvalget godtgjøres: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000
Kompensasjonsutvalget: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000"
adjusted in accordance with recognised principles. The authorisation is to be used by purchasing shares through the stock exchange. The disposal is done by redemption of share options or by offering employees to purchase shares. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2022, but not later than 30 June 2022."
13.Election of members to the Board of Directors.
The nomination committee proposes that Volker Wedershoven is re-elected as member of the Board and that Jane Theaker is elected as a new board member.
The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution cf. the Nomination Committee's proposal published on www.arcticzymes.com:
"In accordance with the Nomination Committee's proposal; Volker Wedershoven was re-elected as member of the board for 2 years. Jane Theaker was elected as new board member for 2 years"
14.Remuneration of the Board of Directors.
The Nomination Committee has assessed the remuneration rates for the Board of Directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee. The Nomination Committee proposes that the rates for board of directors are changed, cf. the Nomination Committee's proposal published on www.arcticzymes.com. The Nomination Committee suggests the following remuneration for the period until Annual General Meeting in 2022:
"Remuneration for the period until the Annual General Meeting 2022 is as follows.
The Board of Directors: Chairperson: NOK 425,000 Shareholder elected members: NOK 225,000 Employee representatives: 50 % of the remuneration to shareholder elected members
The Audit Committee: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000
The Remuneration Committee: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."
15. Valg av valgkomite
Valgkomiteen innstiller følgende medlemmer til valgkomiteen med valgperiode på inntil to år: Jon Sandberg - gjenvalg – 2 år Jan Gunnar Hartvig – gjenvalg – 2 år Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com:
"Generalforsamlingen sluttet seg til valgkomiteens forslag om gjenvalg av Jon Sandberg (2 år) og Jan Gunnar Hartvig (2år). Valgkomiteen består i tillegg av Arne Handeland. Jon Sandberg skal være komiteens leder"
16.Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse er uendret fra 2020. Valgkomiteen foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens forslag til honorering av valgkomiteen fram til ordinær generalforsamling 2022 med følgende utbetaling:
Valgkomiteens leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000"
15. Elections of members for the Nomination Committee
The Nomination Committee proposes the following members to the Nomination Committee with a term of up to two years: Jon Sandberg – re-election – 2 years' Jan Gunnar Hartvig – re- election – 2 years
The nomination committee proposes the Annual General Meeting to adopt the following resolution:
"In accordance with the Nomination Committee's proposal, The General Meeting re-elected Jon Sandberg (2 years) and Jan Gunnar Hartvig (2 years). The nomination consists also of Arne Handeland. Jon Sandberg is elected Chairman."
16.Remuneration of the Nomination Committee.
The Nomination Committee's proposal for remuneration for the Nomination Committee is unchanged from 2020. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The General Meeting approved the proposal of the Nomination Committee for remuneration of the Nomination committee in the period until the Annual General Meeting 2022 with the following: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."
| VEDLEGG 2: AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAGELSE | APPENDIX 2: SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION |
|---|---|
| OG FULLMAKT | AND PROXY |
| Aksjeeiernes rettigheter ArcticZymes Technologies ASA har per dato for |
Shareholder's rights ArcticZymes Technologies ASA has on the date of |
| denne innkallingen en aksjekapital på NOK | this notice a share capital of NOK 48,334,673 |
| 48.334.673 fordelt på 48.334.673 aksjer pålydende | consisting of 48.334.673 shares with a face value of |
| NOK 1,00. Selskapet eier ingen egne aksjer. | NOK 1.00. The Company holds no own shares. |
| Hver aksje gir en stemme. Hver aksjonær har talerett samt rett til å ta med en rådgiver med talerett og har ellers de rettigheter som følger av allmennaksjeloven § 5-15. Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen etter at fristen for å kreve dette er utløpt, jfr. allmennaksjeloven § 5-11. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. En aksjeeier har videre rett til på generalforsamlingen å kreve fremlagt opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som etter forslag fra styret skal avgjøres av generalforsamlingen, med de unntak som følger av |
Each share holds one vote, and every shareholder is entitled to speak or appoint a spokesperson, and otherwise holds the rights as set out in the Public Limited Companies Act § 5-15. Shareholders cannot demand new matters on the agenda after the deadline for demanding this has expired, cf. the Public Limited Companies Act § 5-11. A shareholder has the right to put forward a proposal for resolution. A shareholder may further require all available information that may affect the consideration of matters that have been submitted to the shareholders for decision, subject to the exceptions set out in the Public Limited Companies |
| allmennaksjeloven § 5-15. | Act § 5-15. |
| Aksjonærer som ikke selv kan møte, har anledning til å gi fullmakt til styrets leder eller andre for å stemme for sine aksjer ved å fylle ut fullmaktsskjema som er vedlagt. Dersom aksjer er registrert i VPS på forvalterkonto, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjonæren omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i den reelle aksjonærens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen, eller godtgjøre at melding om eierskifte er sendt til VPS forut for avholdelse av generalforsamlingen. |
Shareholders who are unable to meet in person have the opportunity to authorise the Chairperson of the Board or another person to vote for their shares by completing the attached power of attorney. If shares are registered on a nominee account in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wants to vote for its shares, the beneficial shareholder must re-register the shares in a separate VPS account in its own name prior to the General Meeting, or prove that the transfer to such account has been reported to the VPS prior to the general meeting. |
| Årsrapporten, valgkomiteens innstilling og eventuelle andre saksdokumenter er eller vil gjøres tilgjengelig på www.arcticzymes.com og kan eventuelt bestilles direkte fra selskapet. |
The Annual Report and other relevant documents are or will be made available on www.arcticzymes.com and may be ordered from the Company. |
| Påmelding | Participation |
| Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, personlig eller ved fullmektig, oppfordres til å sende inn vedlagte påmeldings- /fullmaktsskjema slik at det er selskapet i hende innen 19. mai 2021 kl. 13:00. |
Shareholders who intend to participate in the general meeting, either personally or by proxy, are requested to notify the Company by sending the enclosed registration/proxy form so that it is received by the Company by 19 May 2021 at 13:00. |
Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA avholdes 20.05.2021 kl. 13:00 i SIVA Innovasjonssenter, Tromsø
Forhåndsstemme
Det kan forhåndsstemmes på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 19.05.2021 kl. 13.00. Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester.
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.
VIKTIG MELDING:
Som følge av Covid-19-risikoen, oppfordres aksjonærer til å avstå fra å møte fysisk på generalforsamlingen, men heller benytte muligheten til å forhåndsstemme eller gi fullmakt. Aksjonærer som ikke er påmeldt innen den fastsatte fristen kan nektes oppmøte.
Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og newsweb.
Påmelding
Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 20.05.2021 og avgi stemme for:
_________________ egne aksjer
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling, klikk på ISIN.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 19.05.2021 kl. 13:00.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:________________________________
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift |
|---|---|---|
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.
Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling, klikk ISIN.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Fullmakt må være mottatt senest 19.05.2021 kl. 13.00.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.
Undertegnede:___________________________
gir herved (sett kryss)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 20.05.2021 i ArcticZymes Technologies ASA for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 19.05.2021 kl. 13.00.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ________________________________________ Ref.nr.:
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 20.05.2021 i ArcticZymes Technologies ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2021 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter | | | |
| 3 | Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4 | Redegjørelse fra administrasjon om status i konsernet | |||
| 5 | a) Styrets erklæring om lederlønnspolitikken – veiledende retningslinjer |
| | |
| b) Styrets erklæring om lederlønnspolitikken – bindende retningslinjer |
| | | |
| 6 | Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring | | | |
| 7 | Godkjenning av styrets årsberetning og årsregnskap for 2020, herunder disponering av årets resultat |
| | |
| 8 | Godkjenning av revisors honorar | | | |
| 9 | Kapitalforhøyelse ved tingsinnskudd | | | |
| 10 | Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer | | | |
| 11 | Emisjonsfullmakt for inntil 600.000 aksjer tilordnet opsjonsprogram |
|||
| 12 | Fullmakt til å erverve inntil 150.000 egne aksjer |
|||
| 13 | Valg av styremedlemmer | |||
| Styremedlem – Volker Wedershoven - 2 år, gjenvalg |
||||
| Styremedlem – Jane Theaker – 2 år, nyvalg | | | ||
| 14 | Fastsettelse av godtgjørelse til styret fram til neste ordinære generalforsamling | | | |
| 15 | Valg av valgkomite | | | |
| Medlem – Jon Sandberg, 2 år, gjenvalg | | | | |
| Medlem – Jan Gunnar Hartvig 2 år, gjenvalg | ||||
| 16 | Fastsette godtgjørelse til valgkomiteen | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Ref no: PIN code:
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING
MEETING IN ARCTICZYMES TECHNOLOGIES ASA WILL BE HELD ON 20.MAY 2021 AT 13.00 P.M. ADDRESS: SIVA INNOVATION CENTRE, TROMSØ, NORWAY
Advance votes
The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 19. May 2021 at 13.00 p.m.
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.arcticzymes.com (use ref and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
IMPORTANT MESSAGE:
Due to the outbreak of the corona virus Covid-19 shareholders are encouraged to abstain from appearing in person at the general meeting, but rather participate by means of advance votes or by granting a proxy. Shareholders not enrolled by the set registration deadline, may be denied attendance. Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the Company's profile on www.newsweb.no and the Company's website.
Notice of attendance
The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 20. May 2021 and cast votes for:
___________________ own shares.
Notice of attendance should be registered through the Company's website www.arcticzymes.com or through VPS Investor Services.
For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting, click on ISIN.
If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected] , or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 19 May 2021 at 13.00 p.m.
If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ____________
| Place | Date | Shareholder's signature |
|---|---|---|
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of ArcticZymes Technologies ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Ref no: PIN code:
Proxy should be registered through the Company's website www.arcticzymes.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.
This proxy must be received no later than 19. May 2021 at 13.00 p.m.
The undersigned ______________________________________
hereby grants (tick one of the two)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of ArcticZymes Technologies ASA on 20. May 2021.
| lace | ||
|---|---|---|
| ------ | -- | -- |
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in ArcticZymes Technologies ASA
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 19. May 2021 at 13.00 p.m.
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
THE UNDERSIGNED: _________________________________________ REF NO:
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of ArcticZymes Technologies on 20 May 2021.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2021 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | Approval of registered shareholders and proxies | | | |
| 3 | Approval of notice and agenda | | | |
| 4 | Presentation by management | |||
| 5 | a) The declaration of remuneration for senior management – advisory guidelines |
| | |
| b) The declaration of remuneration for senior management – binding guidelines |
| | | |
| 6 | Consideration of the Board's statement on corporate governance | | | |
| 7 | Approval of the Boards of Directors' proposal for annual report and financial statements for 2020 |
| | |
| 8 | Approval of the auditor's remuneration | | | |
| 9 | Share capital increase by contribution in kind | | | |
| 10 | Authorisation to issue up to 4,830,000 new shares | | | |
| 11 | Authorisation to issue up to 600,000 shares for share option schemes | | | |
| 12 | Authorisation to purchase a total of up to 150,000 own shares | | | |
| 13 | Election of members of Board of Directors: | |||
| Member – Volker Wedershoven, 2 years, re-elected | | | | |
| Member – Jane Theaker, 2 years, new | | | | |
| 14 | Remuneration of the Board until next AGM | | | |
| 15 | Election of Nomination Committee | |||
| Member – Jon Sandberg, 2 years, re-elected | | | | |
| Member – Jan Gunnar Hartvig. 2 years, re-elected | | | | |
| 16 | Remuneration of the Nomination Committee | | | |