Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

ArcticZymes Technologies AGM Information 2016

May 11, 2016

3538_iss_2016-05-11_4e5c5b88-33a4-4bf2-acf8-9cd137785380.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

PROTOKOLL FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING I BIOTEC PHARMACON ASA

Den 11. mai 2016 ble det avholdt ordinær generalforsamling i Biotec Pharmacon ASA. Generalforsamlingen åpnet kl 16:00 i selskapets lokaler, Sykehusveien 23, Tromsø.

I alt var det til stede 46 aksjonærer og representanter for aksjonærer som til sammen representerte i alt 9.936.777 aksjer. Således var 22,6 % av aksjekapitalen representert. Fortegnelse over representerte aksjonærer er vedlagt protokollen.

Selskapets valgte revisor var også til stede.

Til behandling forelå:

    1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder. Valg av møteleder og person til å medunderskrive protokoll
    1. Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter
    1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
    1. Redegiørelse fra administrasjonen om status i konsernet
    1. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte
    1. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring
    1. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2015, herunder disponering av årets resultat
    1. Godkjenning av revisors honorar
    1. Emisjonsfullmakt for inntil 4.390.000 aksier i forbindelse med kapitalutvidelse
    1. Emisjonsfullmakt for inntil 1.200.000 aksjer i forbindelse med aksjeordninger for medarbeidere
    1. Fullmakt til å kjøpe inntil 300.000 av egne aksjer

MINUTES OF ANNUAL GENERAL MEETING IN BIOTEC PHARMACON ASA

The Annual General Meeting in Biotec Pharmacon was held on May 11th 2016. The General Meeting started at 16:00 at the Company's premises in Sykehusveien 23, Tromsø.

46 shareholders and representatives of shareholders representing 9.936.777 shares were present. This represents 22.6 % of the Company's share capital. A list of attending shareholders, personal or by proxy is attached to the minutes.

The Company's auditor was present in the meeting

The following matters were on the agenda:

    1. Opening of the meeting by Chairman of the Board. Election of a person to chair the meeting and a person to co-sign the minutes
    1. Approval of attending shareholders and proxy holders
    1. Approval of the notice and the agenda
    1. Presentation by the management on the status of the Group
    1. Consideration of the Board's statement on the determination of salary and other remuneration to leading employees
    1. Consideration of the Board's statement on Corporate Governance
    1. Approval of the Board's proposal for annual report and financial statements for 2015, including coverage of loss
    1. Approval of the auditor's remuneration
    1. Board authorization to issue 4.390.000 shares in connection with a capital increase
    1. Board authorization to issue 1.200.000 shares in connection with share option programs for associates
12. Valg av styremedlemmer
13. Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste
ordinære generalforsamling
14. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen
11. Board authorization to purchase 300.000 of own
shares
12. Election of members to the Board of Directors
13. Remuneration of the Board of Directors until next
Annual General Meeting
14. Remuneration of the Nomination Committee
Generalforsamlingen fattet følgende beslutninger: The General Meeting made the following resolutions:
1. Äpning av generalforsamlingen ved styrets leder
Erik Thorsen. Valg av møteleder og person til å
medunderskrive protokoll
1. Opening of the meeting by the Chairman of the
Board, Erik Thorsen. Election of chairman of the
meeting and one person to co-sign the minutes
Generalforsamlingen fattet følgende enstemmig
vedtak:
The General Meeting made the following
unanimous resolution:
«Erik Thorsen ble valg som møteleder. Arvid Vangen
ble valgt til å medunderskrive protokollen sammen
med møteleder. »
"Erik Thorsen was elected as chairman of the
meeting. Arvid Vangen was elected to co-sign the
minutes together with the chairman."
2. Godkjenning av frammøtte aksjonærer og
fullmakter
46 aksjonærer og representanter for aksjonærer
som til sammen representerer i alt 9.936.777 aksjer
var tilstede. Dette representerer 22,6 % av
aksjekapitalen. Fortegnelse over representerte
aksjonærer er vedlagt protokollen. Det er mottatt
forhåndsstemmer fra aksjonærer med forskjellige
stemmeinstrukser til fullmektig i de ulike sakene,
samt en god del åpne fullmakter.
Aksjonærene hadde ingen merknader til fullmakter
og frammøtte aksjonærer. Fullmakter og fremmøtte
aksjonærer ble således godkjent.
2. Approval of attending shareholders and proxies
46 shareholders and representatives of
shareholders representing 9.936.777 shares were
present. This represents 22,6 % of the Company's
share capital. A list of attending shareholders,
personal or by proxy is attached to the minutes. The
Company has received votes in advance with
different voting instructions and some open
instructions.
The shareholders had no remarks to the proxies and
attending shareholder. Proxies and attending
shareholder were approved accordingly.
3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Approval of the notice and the agenda
Innkallingen til generalforsamlingen ble børsmeldt
den 18. april 2016 og samtidig postlagt til
aksjonærene i selskapet som var registrert i VPS per
13. april 2016. Årsrapporten og andre
generalforsamlingsdokumenter har vært publisert
på selskapets hjemmeside. Aksjonærene hadde
ingen merknader til innkalling eller dagsorden
The notice for the Annual General Meeting was
announced over the stock exchange on 18. April 2016
and distributed by mail to all shareholders registered
in VPS as of 13. April 2016. The annual report and
other general meeting documents have been
published on the Company's homepage. The
shareholders had no comments to the notice or the
agenda.
Generalforsamlingen fattet følgende vedtak: The General Meeting made the following resolution:
«Innkalling og dagsorden ble således enstemmig
godkjent. Møteleder erklærte generalforsamlingen
som lovlig satt.»
"The notice and the agenda of the meeting were
unanimous approved. The chairman declared the
meeting as legally convened."

$9 - 81$

4. Redegjørelse fra administrasjonen om status i
konsernet
4. Orientation by management about status in the
Group
CEO Svein Lien orienterte kort om selskapets status
og utsikter og svarte på spørsmål fra aksjonærene.
CEO, Svein Lien gave a short presentation on group
status and outlook. He answered questions from
shareholders
5. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte
Generalforsamlingen gav sin tilslutning til styrets
5. Consideration of the Board's statement on the
determination of salary and other remuneration to
leading employees
erklæring om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte ved at
The General Meeting endorsed the Boards
statement regarding determination of the salary
and other remuneration for leading employees.
Generalforsamlingen fattet følgende vedtak: The General Meeting made the following
«Generalforsamlingen tar styrets erklæring til
etterretning.»
resolution:
"The General Meeting adhered to the Board's
Generalforsamlingen stemte over styrets forslag til
retningslinjer for opsjonsprogram til ledende
statement on the determination of salary and other
remuneration to leading employees."
ansatte The General Meeting voted over the Boards current
practice of granting share options to leading
Generalforsamlingen fattet følgende vedtak: employees.
«Generalforsamlingen godkjenner videreføring av
ordningen med opsjoner til ledende ansatte som
beskrevet i lederlønnserklæringens pkt 2.5 og 2.6.»
The General Meeting made the following
resolution:
"The General Meeting approved the continuation of
the practice of granting share options to leading
employees as described in section 2.5 and section
2.6 of the statement on determination of salary and
other remuneration of leading employees."
6. Behandling av styrets redegjørelse for
foretaksstyring
6. Consideration of the Board's statement on
Corporate Governance
Generalforsamlingen har etter allmennaksjeloven
§5-6 behandlet selskapets redegjørelse for
foretaksstyring etter regnskapsloven §3-3b. Styrets
årlige redegjørelse er tatt inn i årsberetning og lagt
ut på selskapets hjemmeside www.biotec.no.
In accordance with the Public Companies Act § 5-6
and the Accounting Act § 3-3b, the General Meeting
has considered the Company's Corporate
Governance statement. The statement is
incorporated in the annual report, and published on
the Company's website www.biotec.no.
Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:
«Generalforsamlingen tok redegjørelsen for
The General Meeting made the following
resolution:
prinsipper og praksis for eierstyring og
selskapsledelse i Biotec Pharmacon til orientering.» "The General Meeting adhered to the Board's
statement on Corporate Governance in Biotec
Pharmacon".
7. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og
årsregnskap for 2015, herunder disponering av
årets resultat
7. Approval of the Board of Directors annual report
and financial statements for 2015, including
coverage of the loss

$9 - 11$

Styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2015 for Biotec Pharmacon ASA og konsernet ble lagt fram.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Årsreanskapet, årsberetning og revisors beretning for morselskapet og konsernet, herunder disponering av årsresultat godkjennes»

8. Godkjenning av revisors honorar

I henhold til allmennaksjeloven § 7-1 andre ledd, skal revisors godtgjørelse godkjennes av generalforsamlingen.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjente revisors honorar for revisjon av Biotec Pharmacon ASA på NOK 112.000 og revisors honorar for andre tjenester på NOK 19.000."

9. Emisjonsfullmakt for inntil 4.390.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelse

Styrets forslag til emisjonsfullmakt ble gjennomgått.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 4.390.000 giennom utstedelse av opp til 4.390.000 aksjer pålydende NOK 1,- i én eller flere emisjoner. Tegningsvilkårene fastsettes av styret. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2017, men i alle tilfelle ikke lengre enn til 30. juni 2017. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, rett til å pådra selskapet særlige plikter eller kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjoner etter allmennaksjeloven § 13-5. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksier som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Selskapets vedtekter endres løpende av styret med antall utstedte aksjer. Fullmakten erstatter fullmakt gitt av generalforsamlingen 12. mai 2015.»

A

The Annual report and financial statements for 2015 for Biotec Pharmacon was presented in the meeting.

The General Meeting made the following resolution:

"The financial statements, the Annual report and the auditor's report, including coverage of the loss are approved"

8. Approval of the auditor's remuneration

In accordance with the Public Companies Act § 7-1, the auditor's remuneration is subject to the approval by the General Meeting

The General Meeting made the following resolution:

"The General Meeting approved the auditor's remuneration for the audit of Biotec Pharmacon ASA (NOK 112.000) and other services (NOK 19.000)."

9. Board authorization to issue up to 4.390.000 shares in connection with capital increase

The Boards proposal for capital increase authorization was reviewed.

The General Meeting made the following resolution:

"The Board is authorized under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 4.390.000 by issuing up to 4.390.000 new shares at par value NOK 1, - in one or more share issues. The terms of subscription shall be determined by the Board. Shareholders' rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 may be waived. The authorization is valid until the Annual General Meeting in 2017, limited to 30 June 2017. The authority does not include non-cash share issues, the right to incur special obligations on the Company, or capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting from stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorization shall be adjusted in accordance with recognized principles. The Company's articles of association shall on a continuous basis be changed by the Board depending on the number of shares issued. This

10. Emisjonsfullmakt for inntil 1.200.000 aksjer i forbindelse med aksjeordninger for medarbeider.

Styrets forslag til emisjonsfullmakt ble gjennomgått.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Generalforsamlingen godkjenner tildeling av inntil 1.200.000 opsjoner til selskapets medarbeidere for perioden frem til neste ordinære generalforsamling til dekning av utstedte opsjoner, samt opsjoner som tildeles frem til neste ordinære generalforsamling i 2017, dog ikke lenger enn 30. Juni 2017. Styret fastsetter de nærmere prinsipper for og fordeling av opsjonene.

Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjelovens § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 1.200.000 ved en eller flere aksjekapitalutvidelser rettet mot medarbeidere i selskapet som ledd i selskapets opsjonsordning. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper, dog slik at justering ikke kan skje i strid med allmennaksjelovens ramme for det totale antall aksjer som kan utstedes etter styrefullmakter eller allmennaksjelovens forbud mot tegning av aksjer under pålydende. Aksjonærenes fortrinnsrett til tegning fravikes. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2017, dog ikke lenger enn 30. juni 2017. Styret fastsetter tegningsvilkårene og øvrige vilkår. Selskapets vedtekter endres løpende med antall utstedte aksjer. Fullmakten erstatter fullmakt gitt av generalforsamlingen 12. mai 2015.»

11. Fullmakt til styret til kjøp tilbake inntil 300.000 av egne aksjer.

Styrets forslag til tilbakekjøp av egne aksjer ble gjennomgått.

authorization replaces the authorization granted by the Annual General Meeting on 12. May 2015."

10. Board authorization to issue up to 1.200.000 shares in connection with share option programs for associates

The Boards proposal for capital increase authorization was reviewed.

The General Meeting made the following resolution:

"The General Meeting approves the allocation of up to 1.200.000 share options to the Company's associates for the period until the next Annual General Meeting to cover outstanding options and options to be granted until the next Annual General Meeting in 2017, but not later than 30 June 2017. The Board shall decide on the principles for and the allocation of the options.

The Board is authorized under the Public Companies Act $§$ 10-14 to increase the share capital by NOK 1.200.000 by one or more capital increases directed towards associates, as a part of the Company's share option program.

In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares as a result of stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorization shall be adjusted in accordance with recognized principles, although in a manner that the adjustment cannot be in conflict with the Public Limited Companies Act with regards to the total number of shares to be issued pursuant to board authorization or the Public Limited Companies Act prohibition of subscription of shares below the par value. The shareholders' preferential subscription rights will be waived. The authorization is valid until the Annual General Meeting in 2017, limited to 30 June 2017.

The Board shall determine the subscription terms and other conditions. The Company's Articles of Association shall on a continuous basis be changed depending on the number of shares issued. The authorization replaces the authorization granted by the General Meeting on 12. May 2015."

11. Board authorization to purchase up to 300.000 of own shares

The Boards proposal to purchase own share was reviewed.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Styret gis fullmakt til å kjøpe egne aksjer med pålydende inntil NOK 300.000. Laveste pris per aksje er NOK 1,- og høyeste pris er NOK 100,-. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Fullmakten kan benyttes ved at aksjer erverves på ordinær måte via børs. Avhendelse skjer ved innfrielse av opsjoner eller ved tilbud til ansatte om kjøp av aksjer i selskapet. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2017, dog ikke lengre enn til 30. juni 2017. Fullmakten erstatter fullmakt til kjøp av egne aksjer gitt av generalforsamlingen den 12. mai 2015.»

12. Valg av styremedlemmer

Funksjonstiden for to av styrets medlemmer utløper i 2016 mens en har valgt å ikke stille til gjenvalg. Valgkomiteen hadde innstilt følgende til generalforsamlingen

Inger Rydin - styremedlem - gjenvalg - funksjonstid $2$ år.

Olav Flaaten-styremedlem - gjenvalg funksjonstid 2 år.

Richard S. Godfrey - styremedlem - nyvalg funksjonstid 2 år

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«I samsvar med valgkomitéens innstilling ble Inger Rydin og Olav Flaaten gjenvalgt for to år. Richard S. Godfrey ble valgt som nytt styremedlem med funksjonstid på to år. Erik Thorsen ble valgt som styrets leder.

13. Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling

Valgkomiteen hadde vurdert honorarsatser for styret, revisjonskomité og kompensasjonskomité.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Honorar i perioden fram til ordinær generalforsamling 2017 utbetales som følger The General Meeting made the following resolution:

"The Board is authorized to purchase up to 300.000 shares at a total nominal value of NOK 300.000. The lowest price per share is NOK 1,- and the highest price is NOK 100,-. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting by stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorization shall be adjusted in accordance with recognized principles. The authorization is to be used by purchasing shares through the stock exchange. The disposal is done by redemption of share options or by offering employees to purchase shares. The authorization is valid until the Annual General Meeting in 2017, limited to 30. June 2017. The authorization replaces the authorization to acquire own shares, given by the General Meeting on 12 May 2015."

12. Election of members to the Board of Directors

The term for two of the Board members expires in 2016 while one of the member has decided not to take re-election. The Nomination Committee had proposed the following:

Inger Rydin - board member - re-elected - 2 year term.

Olav Flaaten - board member - re-elected - 2 year term.

Richard S. Godfrey – board member – new – 2 year term.

The General Meeting made the following resolution:

"Inger Rydin and Olav Flaaten were re-elected for 2 years in accordance with the Nomination Committee's proposal. Richard S. Godfrey was elected as a new member of the Board for a 2 year term. Erik Thorsen was elected Chairman."

13. Remuneration of the Board of Directors until the next Annual General Meeting

The Nomination Committee has assessed the remuneration rates for the Board of Directors, the Audit Committee, and the Remuneration Committee

The General Meeting made the following resolution:

Styret godtgjøres: Styrets leder: NOK 350.000 Aksjonærvalgte styremedlemmer: NOK 150.000 Ansatte representant: 50% av godtgjørelse til aksjonærvalgt styremedlem

Revisjonsutvalget godtgjøres: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem av utvalget: NOK 25.000

Kompensasjonsutvalget: Utvalgets leder: NOK 25.000 Medlem av utvalget: NOK 15.000»

14. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen

Møteleder redegjorde for fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

«Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens forslag til honorering av valgkomiteen fram til ordinær generalforsamling 2017 med følgende utbetaling: Valgkomiteens leder: NOK 50.000

Medlem: NOK 25.000»

Vedlegg: Fortegnelse over frammøte aksjonærer Stemmeresultat

"Remuneration in the period until the Annual General Meeting in 2017:

The Board of Directors: Chairman: NOK 350.000 Members of the Board: NOK 150.000 Employee representatives of the Board: 50 % of the remuneration of the members of the Board elected by shareholders

The Audit Committee: Chairman: NOK 50.000 Member of the Committee: NOK 25.000

The Remuneration Committee: Chairman: NOK 25.000 Member of the Committee: NOK 15.000."

14. Remuneration of the Nomination Committee.

The Chairman of the meeting oriented about the proposal for remuneration of the Nomination Committee.

The General Meeting made the following resolution:

"The General Meeting approved the proposal of the Nomination Committee for remuneration of the Nomination committee in the period until the Annual General Meeting 2017 with the following: Chairman: NOK 50.000 Member: NOK 25,000."

****

Attachments: List of attending shareholders, personal or by proxy The voting results

Tromsø 11. mai 2016

(sign

Aksjonærer representert på generalforsamlingen 11. mai 2016

$\widetilde{\eta}$

$\bf8$

Aksjonær ant aksjer Aksjonær ant aksjer
Tellef Ormestad 3 008 022 Roy Olsen 47 553
AKA AS 1 450 000 Bjørn Stian Berglund 37000
Progusan AS 750 026 Vpf Alfred Berg Indeks 34 691
Bjørn Winter 635 000 Hans Sauro 32 182
Euro Hage og Anlegg AS 437 397 Jonathan Good 27 643
KLP Aksje Norge Indeks 416 638 Gerd Nilsen 25 6 26
Spiralen Industrier 409 639 Toleko AS 23 500
DNB SMB 347 317 Dag-Eirik Ramsøy 17628
Rolf Engstad 320 210 Anupa AS 15 000
Arvid Vangen 241 160 Per Bjørn Vik 14 000
STA Holding AS 241 000 Lonar AS 11613
Vegard Markhus 217 000 Martin Rørstad Lind 11094
Driton Hyseni 200 000 Thale Berg 5 3 8 2
DNB Norge Indeks 142748 Bekrije Hyseni 3800
Tannlege Per Hagen AS 129 229 Peter Odd Jensen 3500
Stocken Invest AS 123 903 Timoty Challman 2650
Ronalv Alexandersen 110 000 Hallgeir Sørnes 2000
Svein W F Lien 100 626 Gøran Grønvold AS 1600
JMT Holding AS 81584 Børge Sørvoll 1 1 4 8
Asket AS 77 044 Richard Normann Hansen 749
Keth Lind 70 70 7 $\mathbf{r}$
Dag Grønvold
626
Reidar Ernstsen 56 786 Gerd Karen Rognstad 400
Morten Elde 51 256 Magnus Mørch 100
9 9 3 6 7 7 7 7

$\frac{d}{dt}$

Tot aksjer: 43 944 673
fremmøte: 22,61%
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
$\overline{2}$ 9936777 9936777
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
3 9936777 9 9 3 6 7 7 7
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
5a 9936777 9707786 217 378 11613
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
5 b 9936777 9 207 055 636 525 93 197
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
6 9936777 9936777
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
$\overline{7}$ 9936777 9936777
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
8 9936777 9936777
Saksnummer
9
Antall aksjer
9936777
FOR
9697640
MOT
239 137
Avstar
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstar
10 9936777 7 408 611 2 5 28 166
Saksnummer Antall aksjer FOR мот Avstår
11 9936777 9779997 156 780
Saksnummer
12a
Antall aksjer
9936777
FOR
9899777
MOT
37 000
Avstår
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
12 b 9936777 9658777 278 000
Saksnummer Antall aksjer FOR. MOT Avstår
12c 9 9 3 6 7 7 7 9 9 0 134 27 643
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
13 9 9 3 6 7 7 7 9861581 75 196
Saksnummer Antall aksjer FOR MOT Avstår
14 9936777 9889224 47 5 53

$\mathscr{S}$

$\hat{\mathcal{E}}$