Alithya Group inc. — AGM Information 2020

Aug 10, 2020

Avis de convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires et de disponibilité des documents de sollicitation de procurations

Avis est par les présentes donné que l'assemblée générale annuelle des actionnaires (l'« assemblée ») de Groupe Alithya inc. (la « Société ») sera tenue virtuellement le mercredi 16 septembre 2020 à 10 h (heure avancée de l'Est) aux fins suivantes :

• 1 Recevoir les états financiers consolidés audités de la Société pour l'exercice clos le 31 mars 2020 et le rapport des auditeurs s'y rapportant (les « états financiers annuels »);
• 2
• 3 Nommer les auditeurs pour l'exercice devant clore le 31 mars 2021 et autoriser le conseil d'administration à fixer leur rémunération; et
• 4 Traiter toute autre question qui pourrait être dûment soumise à l'assemblée le jour de l'assemblée ou de toute reprise de celle-ci en cas d'ajournement ou de report.

La circulaire fournit des renseignements additionnels au sujet des questions à l'ordre du jour de l'assemblée et fait partie intégrante du présent avis. Le conseil d'administration a choisi le 22 juillet 2020 comme date de clôture des registres afin de déterminer les actionnaires habiles à recevoir l'avis de convocation et à voter à l'assemblée. En vue de protéger les actionnaires, employés et administrateurs de la Société ainsi que les autres personnes qui assisteront à l'assemblée dans le contexte actuel de pandémie de COVID-19, et conformément aux recommandations des autorités publiques, la Société tiendra une assemblée virtuelle par webdiffusion audio en direct en ligne à https://web.lumiagm.com/485893784, à laquelle tous les actionnaires, sans égard à leur emplacement géographique, pourront également participer et voter.

Procédures de notification et d'accès

Comme le permettent les règlements canadiens sur les valeurs mobilières, la direction a recours aux « procédures de notification et d'accès » pour transmettre la circulaire préparée en lien avec l'assemblée ainsi que les états financiers annuels aux actionnaires tant inscrits que non inscrits. Cela signifie que, plutôt que de recevoir un exemplaire imprimé de la circulaire et des états financiers annuels par la poste, ceux-ci sont mis à la disposition des actionnaires de la Société en ligne, ce qui réduit les frais d'impression et d'envoi par la poste et est plus écologique. Les actionnaires recevront donc par la poste i) le présent avis expliquant comment obtenir la circulaire et les états financiers annuels par voie électronique et demander des exemplaires imprimés et comment voter et/ou assister à l'assemblée, ii) un formulaire de procuration (pour les actionnaires inscrits) ou un formulaire d'instructions de vote (« FIV ») (pour les actionnaires non inscrits) expliquant comment voter et iii) un document supplémentaire expliquant comment assister et voter à l'assemblée (le « guide de l'utilisateur pour l'assemblée virtuelle »). Les actionnaires inscrits à la livraison électronique des documents d'assemblée les recevront toutefois par courriel.

POINTS À L'ORDRE DU JOUR POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, SE REPORTER

À la rubrique « Points à l'ordre du jour de l'assemblée – États financiers » de la circulaire de sollicitation de procurations datée du 22 juillet 2020 (la « circulaire »).

Élire les administrateurs de la Société; Aux rubriques « Points à l'ordre du jour de l'assemblée – Élection des administrateurs » et « Candidats aux postes d'administrateur » de la circulaire.

À la rubrique « Points à l'ordre du jour de l'assemblée – Nomination des auditeurs » de la circulaire.

À la rubrique « Points à l'ordre du jour de l'assemblée – Autres points à l'ordre du jour » de la circulaire.

Comment accéder à la circulaire et aux états financiers annuels

La circulaire et les états financiers annuels ainsi que les autres documents relatifs à l'assemblée sont disponibles sur notre site Web, à investisseurs.alithya.com, sur le site Web de notre agent des transferts, Société de fiducie AST (Canada) (« AST »), à www.documentsassemblee.com/astca/ALYA\_FR, ainsi que sur SEDAR, à www.sedar.com, et sur EDGAR, à www.sec.gov.

Comment obtenir un exemplaire imprimé

Les actionnaires peuvent demander sans frais des exemplaires imprimés de la circulaire et des états financiers annuels.

Avant l'assemblée, les actionnaires peuvent demander des exemplaires imprimés en allant sur le site Web d'AST, à www.documentsassemblee.com/astca/ALYA\_FR, ou en communiquant avec AST au 1 888 433-6443 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou au 416 682-3801. La circulaire et/ou les états financiers annuels, selon le cas, seront envoyés dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la demande. Pour recevoir un exemplaire imprimé de la circulaire dans le délai fixé pour l'exercice des droits de vote, soit au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020, les demandes doivent être reçues au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 2 septembre 2020. Les actionnaires qui demandent des exemplaires imprimés de ces documents ne recevront pas un nouveau formulaire de procuration ou FIV et doivent par conséquent conserver les formulaires reçus afin d'exercer les droits de vote rattachés à leurs actions.

Après l'assemblée, les demandes d'exemplaires imprimés pourront être acheminées par courriel à investorrelations@alithya.com, par la poste au service des relations avec les investisseurs de Groupe Alithya inc., 1100, boulevard Robert-Bourassa, bureau 400, Montréal (Québec) H3B 3A5, ou par téléphone au 1 844 985-5552. Des exemplaires imprimés de ces documents seront envoyés dans les 10 jours ouvrables suivant la réception d'une demande.

Comment voter

Les actionnaires peuvent voter à l'assemblée ou à l'avance. Il est recommandé aux actionnaires de voter à l'avance en utilisant tous les formulaires de procuration ou FIV reçus même s'ils ont l'intention d'assister à l'assemblée. Les actionnaires sont priés de lire attentivement la circulaire et les autres documents relatifs à l'assemblée avant de voter et de se reporter aux directives indiquées sur leur formulaire de procuration ou FIV et dans la circulaire pour voter. Les formulaires de procuration et FIV doivent être reçus au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020 (ou si l'assemblée est ajournée ou reportée, 10 h (heure avancée de l'Est) le jour ouvrable précédant la date fixée pour la reprise de l'assemblée).

Comment assister à l'assemblée

L'assemblée sera tenue virtuellement par webdiffusion audio en direct en ligne à https://web.lumiagm.com/485893784 et tous les actionnaires ainsi que les membres du public pourront y assister. Seuls les actionnaires inscrits et les fondés de pouvoir dûment nommés et inscrits pourront toutefois voter et poser des questions. La procédure pour assister à l'assemblée est différente pour les actionnaires inscrits et les actionnaires non inscrits. Veuillez vous reporter à l'information qui figure dans le présent avis, la circulaire et le guide de l'utilisateur pour l'assemblée virtuelle. Il est recommandé d'entreprendre toutes les mesures requises pour assister à l'assemblée au moins une semaine avant l'assemblée et de se connecter au moins 15 minutes avant le début de l'assemblée afin de s'assurer de ne rien manquer en raison de difficultés techniques.

ACTIONNAIRES INSCRITS

Les actionnaires qui ont reçu d'AST un formulaire intitulé « Formulaire de procuration » ou un courriel adressé aux actionnaires inscrits sont des actionnaires inscrits. Pour assister à l'assemblée, ceux-ci n'ont qu'à se rendre à https://web.lumiagm.com/485893784 le jour de l'assemblée, sélectionner l'option « Actionnaires » et entrer leur numéro de contrôle à 13 chiffres figurant sur leur formulaire de procuration ou dans le courriel d'AST et le mot de passe « ALYA2020 » (sensible à la casse).

Les actionnaires inscrits qui ont nommé une autre personne que celles désignées par la direction à titre de fondé de pouvoir pour les représenter doivent, après avoir envoyé leur procuration, communiquer, ou demander à leur fondé de pouvoir de communiquer, avec AST par téléphone au 1 866 751-6315 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou au 1 212 235-5754 au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020 afin de l'inscrire en fournissant une adresse courriel à laquelle AST transmettra un numéro de contrôle pour fondé de pouvoir à 13 chiffres entre 24 à 48 heures avant l'assemblée.

ACTIONNAIRES NON INSCRITS

Les actionnaires qui ont reçu un formulaire intitulé « Formulaire d'instructions de vote » d'AST ou de leur intermédiaire ou un courriel demandant des instructions de vote de leur intermédiaire et les actionnaires qui participent au régime d'achat d'actions de la Société (« RAA ») sont des actionnaires non inscrits. Les actionnaires non inscrits sont des actionnaires dont les actions sont immatriculées au nom de leur intermédiaire (comme un courtier en valeurs mobilières ou une institution financière) qui les détient en leur nom. Puisque la Société et AST n'ont généralement pas de registre de ces actionnaires et, par conséquent, de leurs droits de vote, les actionnaires non inscrits qui souhaitent voter et poser des questions à l'assemblée ou nommer une autre personne pour le faire doivent suivre les deux étapes suivantes :

Étape 1 : Transmettre leurs instructions de vote par la poste, par Internet, par télécopieur ou par courriel en se nommant eux-mêmes ou une autre personne à titre de fondé de pouvoir au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020 ou tout autre délai antérieur fixé par leur intermédiaire. Le vote par téléphone n'est pas recommandé puisqu'il est impossible de nommer par téléphone une autre personne à titre de fondé de pouvoir que celles qui sont désignées par la direction.

Avis important : Les actionnaires non inscrits aux États-Unis qui ne participent pas au RAA ne peuvent nommer une autre personne que celles désignées par la direction comme fondé de pouvoir et doivent donc communiquer avec leur intermédiaire afin d'obtenir, et d'envoyer à AST au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020, un formulaire de procuration légal pour se nommer ou nommer une autre personne.

Étape 2 : Après avoir transmis leur FIV ou formulaire de procuration légal, les actionnaires non inscrits doivent communiquer, ou demander à leur fondé de pouvoir de communiquer, avec AST par téléphone au 1 866 751-6315 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou au 1 212 235-5754 au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020 afin de s'inscrire en fournissant une adresse courriel à laquelle AST pourra transmettre un numéro de contrôle pour fondé de pouvoir à 13 chiffres entre 24 à 48 heures avant l'assemblée.

Une fois ces étapes complétées et un numéro de contrôle pour fondé de pouvoir reçu, les actionnaires non inscrits ou leur fondé de pouvoir pourront assister à l'assemblée en se rendant à https://web.lumiagm.com/485893784 et en sélectionnant l'option « Actionnaires » et en entrant leur numéro de contrôle pour fondé de pouvoir ainsi que le mot de passe « ALYA2020 » (sensible à la casse). Sans numéro de contrôle pour fondé de pouvoir, ceux-ci ne pourront assister à l'assemblée qu'à titre d'invités et ne pourront ni voter ni poser de questions. Les actionnaires non inscrits qui ne complètent pas les étapes ci-dessus au plus tard à 10 h (heure avancée de l'Est) le 14 septembre 2020 ne pourront obtenir de numéro de contrôle pour fondé de pouvoir. Le numéro de contrôle figurant sur leur FIV N'EST PAS un numéro de contrôle pour fondé de pouvoir permettant d'assister à l'assemblée.

Questions

Pour toute question au sujet des « procédures de notification et d'accès » ou pour de l'aide pour voter, veuillez communiquer avec AST par téléphone au 1 800 387-0825 ou par courriel à inquiries@astfinancial.com, ou avec Broadridge Financial Solutions, Inc. au 1 855 887-2244, selon le cas.

Montréal (Québec), Le 22 juillet 2020

Par ordre du conseil d'administration,

Nathalie Forcier Chef des affaires juridiques et secrétaire corporative